Mengoptimalkan Kas Kecil dengan Metode Imprest dan Fluktuasi

Kas kecil adalah laksana aliran darah pada manusia. Tersumbatnya aliran darah akan mengganggu semua proses dalam tubuh, mulai dari gejala ringan sampai super berat, bahkan kematian. So, kita kudu menjaganya dengan sebaik-baiknya.

Kas kecil perusahaan pun perlu dijaga dengan baik agar semua aktivitas bisa berjalan dengan lancar, sehat, dan seperti apa adanya. Penerapan sistem pengelolaan cash yang baik dan benar serta accountable adalah koentji mewujudkan kondisi itu.

Hanya cash yang sehat yang bisa memberikan manfaat dan kegunaan yang optimal dalam mendukung semua aktivitas bisnis, sehingga laba perusahaan bisa melesat dan kesejahteraan karyawan, owner, investor akan terjamin.

Bagaimana prosedur dan metode pengelolaan kas yang baik? yuk baca dan ikuti pembahasannya satu per satu sampai kelar  berikut ini…

Jika Anda ingin membenahi sistem pengelolaan akuntansi dan keuangan bisnis Anda, segera aplikasikan SOP Keuangan beserta Accounting Tools Simpel.

 

01: Pengertian Kas

A: Materi Pembahasan tentang Kas

Apa saja yang menjadi pembahasan dalam materi tentang cash?

Sebelum kita membahas lebih dalam materi kas, berikut ini sub tema yang akan diulas dalam artikel ini adalah:

  1. Pengertian dan konsep kas
  2. Pengertian kas kecil
  3. Metode pencatatan, serta contoh aplikasi-nya di perusahaan.

 

B: Definisi Kas Menurut Para Ahli

Apa yang dimaksud dengan kas atau dalam bahasa Inggris disebut cash?

Menurut para ahli dan pakar, definisi Kas adalah alat tukar yang digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi. Sifat dan karakteristik kas yang sangat lancar dan nilainya bisa dengan cepat berubah-ubah, maka perlu ada manajemen kas yang bisa menjaga agar jumlah tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil, “sedang-sedang saja”.

Bagaimana pengertian kas menurut ilmu akuntansi?

Sedangkan pengertian kas menurut akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk:

  • Pelunasan utang
  • Dapat diterima sebagai setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.

Peran kas dalam siklus bisnis perusahaan dan sistem informasi akuntansi sangat penting. Tanpa kas, perusahaan tidak bisa membiayai aktivitasnya sehari-hari, sehingga tidak bisa mencapai target yang diinginkan.

 

C: Batasan dan Karakteristik Kas

Apa karakteritik cash?

Diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominal” adalah batasan utama sesuatu dikategorikan sebagai kas.

Berdasarkan batasan tersebut, maka check mundur, wesel tagih, saham dan obligasi tidak dikelompokkan sebagai kas.

Perhatikan penjelasannya, mengapa mereka tidak dimasukkan sebagai kas:

1: Wesel Tagih

Perlu diingat dan dipahami bahwa wesel tagih akan tetap dimasukkan sebagai piutang wesel sampai dilunasi oleh yang membuat wesel.

2: Cek Mundur (post dated checks)

Cek mundur tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal di mana cek tersebut diuangkan. Bila cek mundur yang diterima untuk membayar pada pihak lain, maka cek mundur dicatat dalam rekening cek mundur yang termasuk dalam kelompok piutang.

3: Saham dan Obligasi

Saham dan obligasi relatif mudah dijual dan menjadi uang tunai, tapi sebelum dijual saham dan obligasi tersebut tidak termasuk kas.

4: Uang kas yang dibatasi penggunaannya.

Biasanya dalam bentuk dana, tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan terpisah sebagai dana.

Jika penggunaannya masih dalam waktu satu tahun, maka termasuk dalam kelompok aktiva lancar, tapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu satu tahun, maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar.

Sedangkan Kas Kecil, simpanan dalam bentuk giro, traveller’s check dikategorikan sebagai kas, karena memenuhi batasan-batasan sebagai kas.

 

02: Pengertian Kas Kecil (Petty Cash)

membaca materi petty cash

A: Pengertian Kas Kecil Menurut Para Ahli

 

Apa yang dimaksud dengan kas kecil atau petty cash dalam bahasa Inggris?

Menurut para pakar akuntansi keuangan, Definisi Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan check.

Dana ini diserahkan ke kasir petty cash yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil, jika jumlah cash tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah. Penambahan cash biasanya dilakukan dalam periode waktu tertentu dengan jumlah tertentu.

Penentuan jumlah penambahan dana didasarkan pada pengalaman lalu, misalnya dalam satu minggu jumlah penambahan dana Rp 15 juta.

Bila anda ingin meningkatan keakuratan dana cash ini, caranya sudah dibahas di: Rekonsiliasi Kas Kecil, step by step.

 

03: Metode Pengelolaan Kas Kecil Metode Imprest

Perlu diketahui, ada dua metode yang sudah teruji dengan untuk mengelola petty cash yaitu:

1: Sistem Imprest

2: Sistem Fluktuatif/Fluktuasi

Dan di bagian ini, kita membahas segala hal tentang metode imprest untuk mengelola petty cash, langsung saja mari ikuti ulasannya langkah demi langkah berikut ini…

A: Pengertian Metode Imprest Menurut Para Ahli

Pengertian Sistem Imprest

Apa yang dimaksud engan sistem imprest dalam pengelolaan petty cash?

Nasehat dari para ahli, sistem ini dijalankan dengan menentukan jumlah dalam rekening petty cash selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dana petty cash.

Oleh kasir cash ini, check tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran, kasir cash ini harus membuat bukti pengeluaran.

Apabila jumlah petty cash tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari petty cash. “Dengan cara ini jumlah uang dalam petty cash kembali lagi seperti semula.”

 

B: Pencatatan Jurnal Sistem Imprest

Prosedur Pengisian Cash

Pengisian kembali pada akhir periode perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari petty cash bisa dicatat karena dalam sistem imprest pengeluaran-pengeluaran petty cash baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir petty cash akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima check sebesar pengeluaran yang sudah dibayar.

Untuk pencatatan jurnal akuntansinya, silahkan baca kembali di artikel tentang Jurnal Kas penerimaan dan pengeluaran kas.

Sedangkan pengisian kembali cash ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah cash.

Prosedur Pencatatan

Perhatikan contoh format jurnal petty cash ini:

[Debit] Biaya pengiriman surat-surat          xxx
[Kredit] Cash                                                     xxx

Dengan cara seperti ini maka saldo rekening kas kecil tidak akan berubah. Yang membuat jurnal adalah bagian akuntansi.

Kasir cash ini bertanggungjawab atas uang yang diserahkan kepadanya. Apabila sebagian dari cash ini sudah digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box).

Untuk menjaga agar dana cash ini bisa memenuhi tujuannya maka cash ini tidak diperbolehkan untuk digunakan sebagai tempat penukaran check-check dari pegawai. Apabila diperbolehkan maka cash akan berubah fungsinya sebagai tempat meminjam uang.

Untuk mengetahui sisa uang yang ada di dalam petty cash, kasir petty cash bisa membuat catatan cash. Tetapi perlu diketahui bahwa catatan kasir petty cash  tadi bukannya buku jurnal tetapi merupakan catatan intens untuk kasir petty cash.

 

C: Implementasi Metode Imprest

Contoh Penerapan Sistem Imprest

Agar pemahaman kita semakin kuat, saya akan memberikan contoh pengelolaan petty cash, mulai dari analisis transaksi hingga metode pencatatan jurnal petty cash.

1: Pencatatan Jurnal Transaksi

Untuk membantu memahami sistem imprest ini berikut ini contoh soal kas kecil metode imprest:

Contoh soal:

Misalnya MyCom Computer pada tanggal 1 Desember 2015 menentukan dana petty cash sebesar Rp 10.000.000.

Pengeluaran cash sampai tanggal 19 Desember 2015 sebesar Rp. 9.000.000 dengan rincian sebagai berikut :

  • Biaya angkut Rp. 1.500.000
  • Listrik Rp. 1.700.000
  • Telpon Rp. 2.800.000
  • Supplies kantor Rp. 3.000.000

Pada tanggal 19 Desember 2015 dilakukan pengisian kembali sebesar Rp 9.000.000.

Sejak tanggal 20 Desember 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015 pengeluaran petty cash sebesar Rp. 8.000.000 dengan perincian sebagai berikut :

  • Biaya pengiriman penjualan  Rp. 2.540.000
  • Langganan surat kabar dan majalah Rp. 475.000
  • Biaya Rapat dan pertemuan Rp. 3.085.000
  • Biaya pencetakan form, dll  Rp. 1.900.000

Pembahasan jawaban:

Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal seperti berikut ini:

kas kecil sistem impres
Implementasi Sistem Imprest

Sebagai catatan tentang cara melakukan pencatatan transaksi cash, kita tetap berpedoman pada aturan debit dan kredit ya. Jadi, jika suatu transaksi menyebabkan kenaikan nilai cash, maka dicatat ke sisi Debit, sedangkan jika terjadi sebaliknya, maka dicatat ke sisi KREDIT.

 

2: Jurnal Penyesuaian Petty Cash

Apabila pada tanggal 31 Desember 2015 tidak dilakukan pengisian kembali maka petty cash jumlahnya tinggal Rp 2.000.000 dan yang Rp 8.000.000 sudah dikeluarkan untuk membayar biaya-biaya.

Karena tidak dilakukan pengisian kembali maka biaya-biaya sejumlah Rp 8.000.000 tersebut belum tercatat.

Oleh karena itu pada tanggal 31 Desember 2015 dibuat jurnal penyesuaian petty cash sebagai berikut:

Biaya Pengiriman Penjualan …. Rp 2.540.000 [Debit]
Langganan Surat Kabar dan Majalah …. Rp 475.000 [Debit]
Biaya Rapat dan Pertemuan …… Rp 3.085.000 [Debit]
Biaya Percetakan Form dll …… Rp 1.900.000 [Debit]
Kas Kecil ….. Rp 8.000.000 [Kredit]

Demikianlah proses dan langkah-langkah penyesuaian Kas Kecil Sistem Imprest

Jurnal Penyesuaian Kembali Petty Cash

Pada hari kerja pertama  tahun berikutnya pada tanggal 2 Januari 2016 dibuat jurnal penyesuaian petty cash kembali.

Jurnal penyesuaian kembali ini dibuat agar saldo rekening cash kembali seperti semula dan pengisian kembali petty cash berikutnya bisa dicatat dengan cara yang sama seperti jurnal  pengisian kembali di atas.

Kalau anda tidak ingin ribet dalam menangani prosedur pencatatan jurnal ini, saran saya, buat saja SOP Finance dengan Accounting tools yang powerful, sehingga anda bisa jalan-jalan liburan dan tidak khawatir lagi dengan aktivitas bisnis, maka, jurnal penyesuaian kembali yang dibuat tanggal 02 Januari 2016 adalah sebagai berikut:

Kas Kecil ….. Rp 8.000.000 [Debit]
Biaya Pengiriman Penjualan …. Rp 2.540.000 [Kredit]
Langganan Surat Kabar dan Majalah …. Rp 475.000 [Kredit]
Biaya Rapat dan Pertemuan …… Rp 3.085.000 [Kredit]
Biaya Percetakan Form dll …… Rp 1.900.000 [Kredit]

Penjelasan pencatatan:

Jurnal penyesuaian yang dibuat pada tanggal 31 Desember 2015 mengakibatkan saldo rekening petty cash berubah, tetapi perubahan ini dikembalikan lagi pada tanggal 2 Januari 2016 dengan pembuatan jurnal penyesuaian kembali.

Perubahan saldo rekening cash dapat juga terjadi jika ada penambahan atau atau pengurangan jumlah petty cash.

Misalnya petty cash Rp 10.000.000 dirasakan terlalu besar sehingga diputuskan untuk menurunkan jumlahnya menjadi Rp. 7.500.000.

Pengurangan kas kecil pada imprest fund system di jurnal seperti berikut ini:

(Debit)  Cash………. Rp. 2.100.000
(Kredit) Petty Cash ……… Rp. 2.100.000

Sebaliknya jika jumlah cash  Rp 10.000.000 dirasakan terlalu kecil dan diputuskan untuk menambahnya menjadi Rp. 15.000.000,-

Sesudah jumlah untuk menambah atau mengurangi petty cash di atas dibukukan  ke dalam rekening petty cash maka rekening petty cash akan menunjukkan saldonya yang baru.

 

04: Metode Fluktuasi

A: Pengertian Sistem Fkuktuasi

Apa yang dimaksud sistem fluktuasi?

Implementasi metode fluktuasi untuk menentukan dana petty cash dilakukan hampir sama seperti dalam sistem imprest, perbedaannya adalah, dalam sistem metode fluktuasi saldo rekening petty cash tidak tetap, tapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaraan dari petty cash.

Kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran petty cash baru dilakukan pada saat pengisian kembali dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran uang dari petty cash langsung dicatat.

Jadi buku pengeluaran petty cash mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar.

Karena pencatatan dilakukan setiap terjadi pengeluaran maka rekening petty cash akan dikredit sebesar jumlah yang dikeluarkan, sedangkan pada saat pengisian kembali rekening petty cash di-debet sebesar uang yang diterima.

 

B: Contoh Implementasi dan Pencatatan Sistem Fluktuasi

Bagaimana penerapan sistem fluktuasi dalam dunia usaha dan bisnis?

Contoh soal:

Perhatikan soal kas kecil beserta jawabannya berikut ini dan perhatikan bedanya dengan sistem imprest:

Misalnya MyCom Computer menetapkan dana petty cash sebesar Rp. 10.000.000 pada tanggal 1  Desember 2015 .

Contoh transaksi-transaksi pengeluaran petty cash sebagai berikut:

02 Desember : Membayar majalah dan koran sebesar Rp 720.000

03 Desember : Membayar biaya angkut senilai Rp 4.500.000

07 Desember : Supplies kantor sebesar Rp 1.780.000

09 Desember : Membayar rekening listrik senilai Rp 1.400.000

10 Desember : Dana petty cash di-isi kembali sebesar Rp 7.500.000

Pembahasan dan jawaban:

1: Pencatatan Jurnal Transaksi

Bagaimana cara mencatat transaksi keuangan bisnis menggunakan metode fluktuasi?

Contoh transaksi-transaksi di atas bila dicatat dengan menggunakan metode fluktuasi, maka pencatatan jurnal akuntansinya adalah sebagai berikut:

contoh jurnal kas kecil
Pencatatan jurnal petty cash

 

2: Saldo Rekening Petty Cash

Pencatatan jurnal transaksi-transaksi di atas bila dibukukan ke dalam rekening buku besar petty cash akan nampak sebagai berikut:

kas kecil jurnal
Buku Besar Kas Kecil

Dari rekening petty cash di atas dapat dilihat bahwa saldonya berfluktuasi sesuai dengan penerimaan dan pengeluaran cash.

Pada tanggal 31 Desember 2015 tidak diperlukan pembuatan jurnal penyesuaian karena setiap terjadi pengeluaran cash sudah dicatat.

 

C: Video Tutorial Pembukan Petty Cash

Untuk menambah pengetahuan dan wawasan serta melengkapi pembahasan tentang pengertian petty cash, saya sajikan penjelasan singkatnya melalui video pendek mengenai cara membuat pembukuan petty cash dengan Excel berikut ini :

Bagaimana menurut pendapatan Anda tentang video di atas?

 

05: Kesimpulan

Cash management atau pengelolaan kas yang baik perlu diterapkan oleh setiap pengelola bisnis, tak terkecuali pengelolaan petty cash. Ada dua cara atau metode untuk mengelola kas kecil, yaitu:

  1. Metode Imprest
  2. Metode Fluktuasi

Penjelasan dan uraian panjang dan lengkap telah disampaikan di atas beserta definisi dan penerapannya dalam dunia bisnis. Silahkan pilih dan gunakan yang paling sesuai dengan karakteristik serta kondisi bisnis Anda,  sehingga hasilnya akan optimal dalam upaya mendongkrak laba usaha serta keberlangsungan bisnis Anda.

Perlu diingat dan diperhatikan, sebelum kejadian buruk atau kebangkrutan menghampiri usaha anda, segera lakukan pengelolaan cash dengan baik.

Demikian sedikit yang dapat kami share tentang pembahasan 2 prosedur pengelolaan kas kecil metode imprest dan fluktuatif. Semoga bermanfaat untuk pertumbuhan dan perkembangan bisnis anda di tahun ini dan tahun-tahun selanjutnya. Terima kasih, salam sukses penuh KEBERKAHAN.*****

Note:
Apabila Anda mau mengutip/menyadur artikel ini, mohon dengan tingkat kesadarannya yang super tinggi untuk menyebutkan dan menyertakan sumbernya ya bosss. Terima kasih.

Manajemen Keuangan Profil

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.