5 SOP Manajemen Gudang




5-SOP-Pengelolaan-Gudang

Bila gudang Anda masih berantakan ataupun anda ingin merapikan tata kelola gudang yang baik, mulai dari penerimaan, pengelolaan dan pengeluaran barang, 5 SOP pengelolaan atau manajemen gudang ini bisa diterapkan untuk gudang Anda.

Dua SOP mengenai penerimaan dan pengeluaran barang dan 3 SOP tentang pengelolaan gudang seperti kebersihan, kerapihan, kesehatan dan keamanan.

Kelima SOP ini masih dalam bentuk draft yang bisa anda sesuaikan dan sempurnakan sesuai dengan proses bisnis anda.

Untuk melengkapi referensi anda, saya sarankan untuk membaca : Cara Membuat SOP

 

#1. Standard Operating Procedure Penerimaan Produk Di Gudang

Format yang digunakan untuk membuat SOP Penerimaan Produk Di Gudang masih sama dengan format-format sebelumnya.

Untuk susunan detilnya adalah sebagai berikut :

Tujuan :

Untuk menjelaskan kegiatan penerimaan barang di gudang dan pengiriman barang untuk memastikan bahwa barang yang telah diterima atau dikirim telah sesuai dengan purchasing order (PO) atau Delivery Order (DO).

Bahan dan alat :

  • Delivery Order (DO)
  • Surat Pesanan
  • Kendaraan
  • Troley

Kualifikasi Pegawai :

Pegawai yang ditunjuk

Prosedur :

  • Saat penerimaan barang sebaiknya menggunakan checklist seperti pada dibawah ini
  • Gudang hanya boleh menerima produk sesuai dengan surat pesanan.
  • Meminta persetujuan Manajer Logistik atau pegawai yang ditunjuk jika ada barang yang tidak dapat dipesan sebelum produk diterima.

Checklist Penerimaan Barang :

  • Nama dan jumlah barang yang datang sesuai dengan surat pesanan.
  • Kebenaran jenis dan jumlah barang yang diterima.
  • Tidak terlihat tanda-tanda kerusakan.
  • Tidak ditemukan kebocoran dan sebagainya.
  • Jangka waktu kadaluarsa yang memadai.
  • Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disyaratkan.

Selain memuat item-item keterangan seperti di atas, dalam checklist sebaiknya juga memuat kolom yang berisi penjelasan singkat dari setiap item keterangan. Untuk bentuk lengkapnya bisa seperti berikut ini :

checklist-penerimaan-barang-01

Baca juga : Inilah Pedoman Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Pada Perusahaan Distribusi

 

#2. Standard Operating Procedure Pengiriman Barang Dagangan

Tujuan :

Untuk menjelaskan kegiatan pengiriman barang dagangan untuk memastikan bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang.

Bahan dan Alat :

  • Surat Pesanan (SP)
  • Surat Pengiriman Barang (SPB)
  • forklift
  • Kendaraan pengangkut barang (Truck)

forklift-gudang

Penanggung jawab :

Kepala Gudang

Prosedur :

# Pemeriksaan barang yang akan dikirim :

  • Periksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
  • Periksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa dengan Surat Pesanan dan Surat Pengiriman Barang (SPB).
  • Ditanda tangani kepada gudang apabila kondisi barang sudah sesuai.
  • Serahkan Surat Pengiriman Barang dan barang kepada pengirim barang.
  • Periksa ulang kesesuaian barang dengan Surat Pesanan (SP) dan SPB oleh pengirim barang.
  • Packing barang dan masukkan dalam armada pengiriman.
  • Catat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada buku ekpedisi pengiriman.
  • Serahkan kembali SP dan SPB lembar ke-2 dan ke-3 yang telah ditandatangani dan distempel penangungjawab setelah pengiriman barang kepada administrasi gudang.
  • Periksa kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman.
  • Arsipkan SP dan SPB lembar ke-3.
  • Serahkan SPB lembar ke-2 ke bagian pajak.

# Pengiriman barang melalui jasa angkutan

  • Hubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau antarkan barang ke kantor jasa angkutan.
  • Informasikan ke petugas keamanan bila akan ada pengiriman untuk melakukan PENGAWASAN selama pemuatan barang.
  • Lakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkutan, pastikan petugas pengiriman dan petugas jasa angkutan menandatangani dokumen pada kolom diserahkan oleh dan penerima disertai nama petugas, tanggal dan cap perusahaan.
  • Pastikan petugas jasa angkutan memberikan bukti pengiriman / resi sesuai dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar.

# Pengeluaran barang agar mengikuti sistem :

  • FIFO, adalah barang yang lebih dulu diterima agar lebih dahulu dikeluarkan.
  • FEFO, adalah barang yang masa kadaluarsanya lebih pendek harus lebih dahulu dikeluarkan.
  • Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan untuk tiap jenis barang sehingga mutu tetap terjamin selama dalam perjalanan.

Baca juga : Bila Distribusi Barang Anda belum Optimal, Segera Benahi dengan SOP Manajemen Distribusi atau Pesaing Anda yang akan Mengisinya

 

#3. Standard Operating Procedure Kebersihan dan Kerapihan Gudang

Kerapihan-dan-kebersihan-barang-di-gudang

Tujuan :

Untuk menjelaskan kegiatan menjaga kebersihan dan kerapihan gudang.

Bahan dan Alat :

  • Alat pembersih lantai, seperti sapu
  • Alat pel
  • Cairan desinfektan
  • Pestisida ( kalau diperlukan )

Kualifikasi pegawai :

Tenaga kerja yang ditunjuk

Prosedur :

# Lantai

Sapu dan pel lantai setiap pagi, tempatkan palet-palet sedemikian rupa sehingga lantai dapat dengan mudah dibersihkan, catat dalam checklist dan paraf petugas.

# Dinding dan Langit-langit

  • Bersihkan dinding dan langit-langit dari kotoran atau debu yang menempel
  • Bersihkan langit-langit dari sarang laba-laba dan lain-lain.

# Lakukan penggunaan pestisida secara berkala untuk mencegah adanya rayap, tikus atau serangga lain yang dapat merusak barang-barang yang ada di gudang, catat dalam check list dan paraf petugas.

Dokumen terkait :

Kertas dan dokumen checklist.

 

#4. Standard Operating Procedure Kebersihan dan Hygiene

Tujuan :

Menjaga kebersihan ruang penyimpanan (gudang) untuk memelihara mutu barang yang disimpan di gudang.

Alat dan bahan :

  • Alat kebersihan seperti sapu dan alat pel
  • Penandaan dilarang merokok, makan, minum dan meludah
  • Checklist kebersihan gudang

Pihak Terkait :

  • Pimpinan
  • Kepala gudang
  • Pelaksana Gudang
  • Cleaning service

Prosedur :

  • Ruang penyimpanan harus kering, bersih, bebas limbah / sampah dan debu.
  • Ruang penyimpanan harus dibersihkan setiap hari oleh petugas yang menangani kebersihan (cleaning service) sesuai checklist yang dibuat.
  • Dilarang menyimpan makanan, minuman, meludah, rokok dan obat untuk penggunaan pribadi di area penyimpanan (gudang).
  • Toilet dan wastafel harus terpisah dari ruang penyimpanan dan harus terjaga kebersihannya.
  • Rekaman kegiatan pembersihan harus dipelihara.

 

#5. Standard Operating Procedure Keamanan Gudang

Tujuan :

Untuk menjelaskan kegiatan bagaimana menjaga keamanan gudang termasuk keamanan barang yang disimpan di dalamnya.

Bahan dan Alat :

Alat pengamanan seperti kunci / gembok, alarm

Kualifikasi personel :

Pegawai yang ditunjuk

Prosedur :

  • Selain petugas dan orang yang tidak berkepentingan dilarang masuk gudang ( pemberitahuan ini dicantumkan pada pintu masuk gudang ).
  • Pintu gudang harus selalu terkunci jika tidak ada proses penerimaan dan pengeluaran barang.
  • Kunci gudang disimpan oleh kepala gudang / orang yang berwenang jika kepala gudang berhalangan.

Demikian 5 contoh draft SOP untuk pengelolaan gudang, selanjutnya tinggal menambah header dan bagian pengesahaan SOP.

Header memuat logo perusahaan, judul, nomor dokumen, masa berlaku, keterangan jumlah perbaikan dan jumlah halaman.

Sedangkan bagian pengesahaan yang terletak pada bagian akhir halaman pertama berisi orang-orang yang membuat, memeriksa dan menyetujui SOP lengkap dengan jabatan dan tanda tangan.

Selanjutnya tinggal melakukan sosialisasi pelaksanaan SOP tersebut. Tahapan ini sangat krusial berkaitan dengan keberhasilan implementasi SOP.

Ada 4 hal pokok yang harus diperhatikan agar penerapan SOP berhasil, yaitu : 1) Planning, 2) Organizing, 3) Actuating, 4) Controlling. Atau sering disingkat dengan POAC.

Keempat hal itu sudah dibahas dalam artikel Inilah Alasan Mengapa Perlu Manajemen Keuangan.

Saya menyarankan Anda membaca artikel tersebut agar usaha anda untuk meng-implementasikan 5 SOP pengelolaan gudang ini bisa sukses.

Ingin tahu contoh SOP Akuntansi & Keuangan? Baca di sini : Accounting Tools dan SOP.

***