Begini Langkah-langkah Membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk

SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk

Langkah-langkah umum membuat SOP (Standard Operating Procedur) sudah dibahas secara rinci pada artikel Membedah Anatomi SOP. Saya sarankan untuk membaca artikel tersebut.

Kali ini kita akan menerapkan langkah-langkah tersebut untuk membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk.

Agar lebih jelas dan mengerucut, kita akan membuat SOP Pengendalian Penyaluran Produk pada perusahaan farmasi.

Untuk sistem akuntansi dan prosedur pada perusahaan distribusi lain, bisa baca Sistem Pembelian Kredit Perusahaan Distribusi Minuman Ringan.

Pembahasan dalam artikel ini sekaligus untuk menjelaskan beberapa pertanyaan dari seorang peserta kursus akuntansi Excel dan MYOB di Surabaya yang baru saja mendirikan usaha di bidang farmasi.

Peserta kursus ini menceritakan bahwa untuk tahap awal usahanya bergerak dalam pendistribusian produk farmasi dan alat kesehatan. Dan secara bertahap akan memproduksi produk farmasi sendiri.

Saat ini sebenarnya sudah mulai memasarkan produk sendiri melalui kerjasama dengan perusahaan lain dalam proses produksinya.

Langsung saja mari kita mulai langkah-langkah membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk, dengan asumsi langkah pembentukan tim penyusun,  penentuan perencanaan kegiatan,  bisnis proses mapping, penentuan format, dan penyusunan prosedur sudah dilakukan :

mencatat-semua-urut-urutan kerja

Baca juga : Cara Praktis Menyusun SOP

Langkah #1. Membuat  Header dan Pengesahan.

Isi dari header SOP adalah Nama dan Logo perusahaan, Judul SOP, Nomor Dokumen, Mulai berlakunya SOP, Jumlah Revisi, Tanggal Revisi, keterangan halaman dan jumlah total halaman.

Penampakannya bisa seperti berikut ini :

Header SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk

Keterangan :

Nama & Logo Perusahaan : Sudah jelas

Judul SOP : buat judul yang sederhana, simpel, menarik dan menunjukkan isi, yaitu :Standard Operating Procedure Pengendalian Proses Penyaluran Produk.

Nomor Dokumen : Penomoran SOP merunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan SOP bidang distribusi, misalnya : BJ-SOP-PP-04.17-BJ.01.04

Dan pembahasan terperinci bisa Anda baca di artikel SOP Cara Membuat SOP.

Mulai berlaku : Penetapan waktu mulai berlakunya SOP, misalnya 1 April 2017

Revisi : Jumlah revisi yang sudah dilakukan, misalnya : 00, berarti belum pernah  ada revisi.

Tanggal Revisi : misalnya diisi  – (kosong) menunjukkan belum pernah ada waktu revisi.

Halaman : misalnya diisi 1 dari 3, artinya halaman satu dari total tiga halaman.

Elemen pengesahaan diletakkan pada hal pertama. Letaknya bisa setelah header ataupun bagian bawah halaman pertama.

Untuk kali ini kita akan meletakkan elemen pengesahaan pada bagian bawah halaman satu. Dan berikut ini formatnya:

Bagian Pengesahan SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk

Keterangan :

Bagian pengesahan memuat pembuat, pemeriksa, yang menyetujui SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk dengan nama lengkap, jabatan, dan paraf.

Langkah #2. Membuat ISI SOP

Setelah header sudah selesai kita buat, berikutnya adalah menyusun isi SOP, yang terdiri dari :

#1. Tujuan

Untuk memastikan bahwa proses penyaluran produk memenuhi sistem manajemen mutu distribusi.

#2. Kualifikasi Personal

Karyawan yang ditunjuk.

#3. Prosedur

  • Rutin
    • Pengeluaran produk dari gudang perusahaan/dari prinsipal.
      • Periksa kelengkapan data produk di antaranya nama prinsipal, nama produk, nomor registrasi, Batch No, ED, Jenis persediaan, jumlah, suhu penyimpanan produk dan penampakan fisik produk.
      • Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang dikirim.
      • Lakukan pengemasan dan pengepakan produk sesuai saran penyimpanan.
    • Pengiriman langsung dari perusahaan prinsipal.
      • Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim
      • Serahkan PO yang telah ditandatangani penanggung jawab perusahaan kepada prinsipal
      • Koordinasi dengan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.
      • Barang terlambat datang konfirmasi ke bagian gudang penerima.
    • Pengiriman dari kantor pusat perusahaan
      • Hubungi kantor pusat untuk konfirmasi siap kirim.
      • Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.
    • Jasa Pengiriman
      • Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.
      • Serahkan SP yang telah ditandatangani Penanggung Jawab kepada jasa pengiriman.
      • Untuk produk tertentu/khusus, pisahkan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan dapat menjamin keamanan serta terjaganya kualitas produk.
    • Penerimaan produk oleh pelanggan
      • Tandatangani Surat Penyerahan Barang oleh penanggung jawab jasa.
      • Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk
      • Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang memiliki ijin resmi dari pihak berwenang.
  • Tender
    • Pengeluaran produk dari gudang perusahaan / prinsipal.
      • Periksa kelengkapan data produk di antaranya nama prinsipal, nama produk, nomor registrasi, Bacth No, ED, Jenis persediaan, jumlah, suhu penyimpanan produk dan penampakan fisik produk.
      • Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang dikirim.
      • Serahkan SPK pengiriman, SPB dan Berita Acara Serah Terima Produk yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk, bagian Penjualan dan Manajer Logistik.
    • Pengiriman langsung dari prinsipal
      • Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim
      • Serahkan PO yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk perusahaan kepada prinsipal.
      • Koordinasi dengan bagian gudang untuk waktu penerimaan produk.
    • Pengiriman langsung dari kantor perusahaan
      • Hubungi kantor perusahaan untuk konfirmasi siap kirim
      • Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.
    • Jasa pengiriman
      • Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.
      • Buat SPB yang telah ditandatangani Penanggung Jawab jasa pengiriman.
      • Untuk produk tertentu/khusus, gunakan jasa pengiriman yang telah mengetahui pemisahan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan dapat menjamin keamanan serta baiknya kualitas produk.
    • Penerimaan Produk oeh pelanggan
      • Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk.
      • Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang memiliki ijin resmi dari pihak berwenang.

Demikian susunan SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk. Dan bila kita menggabungkan langkah #1 dan #2 dalam satu kesatuan yang utuh akan nampak sebagai berikut :

SOP Pengendalian Penyaluran Produk-halaman-01
Halaman – 01

 

SOP Pengendalian Penyaluran Produk-halaman-02
Halaman – 02

 

SOP Pengendalian Penyaluran Produk-halaman-03
Halaman – 03

Demikian langkah-langkah membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk.

Bagaimaimana pendapat Anda?

***