Cara Membuat Buku Besar Menggunakan Rumus IF, Sumif, dan Vlookup

cara membuat buku besar dengan rumus IF, SUMIF dan VLookup

Membuat buku besar adalah salah satu proses dalam siklus akuntansi.

Buku besar dibuat setelah melakukan pencatatan terhadap bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal.

Catatan dalam buku jurnal ini akan dipindahkan ke dalam akun-akun yang sesuai. Kumpulan akun-akun inilah yang disebut sebagai buku besar.

Dan proses ini akan memudahkan penyusunan laporan keuangan.

Untuk pembahasan detail tentang Buku Besar penulis sarankan Anda membacanya di artikel : Begini Cara Menyusun Rekening Buku Besar yang akan Memudahkan Penyusunan Laporan Keuangan.

Dan dalam kesempatan ini, penulis akan membahas mengenai cara membuat buku besar dengan menggunakan rumus-rumus Microsoft Excel.

Rumus yang akan kita gunakan adalah rumus-rumus yang populer, mudah dan cukup powerful seperti IF, SUMIF dan Vlookup.

***

01. Langkah-langkah Membuat Buku Besar

Sebagai studi kasus, kami menggunakan contoh buku besar perusahaan jasa. Semua langkah dalam tutorial membuat buku besar ini sudah diuji dan bisa dikuti.

Bila anda ingin mempelajari bentuk dan contoh buku besar akuntansi perusahaan dagang, temukan cara lengkapnya di artikel 3 Cara Mudah Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang dengan Excel.

Dan inilah langkah-langkahnya:

Langkah #1. Membuat tabel daftar akun yang digunakan dalam menyusun laporan keuangan.

Langkah paling awal menyusun buku besar adalah menyusun kode akun atau nomor rekening.

Manfaat dan kegunaan kode akun sangat banyak, salah satunya untuk memudahkan dalam mengklasifikasikan setiap transaksi.

Cara membuat kode akun dan sistem pemberian kode akun sudah pernah penulis bahas di Cara Mudah Input Kode Akun Akuntansi dengan Excel Macro

Perhatikan contoh kode akun desimal berikut ini :

tabel daftar akun
Contoh : Tabel daftar akun

 

Langkah #2. Membuat buku Jurnal Umum dan Jurnal Khusus

Langkah kedua setelah kita membuat nomor akun adalah membuat buku jurnal.

Pada tahap ini, kita akan berkenalan dengan istilah debit dan kredit. Kalaupun kita tidak paham istilah itu, tapi paling tidak kita harus tahu transaksi mana saja yang harus dimasukkan ke debit dan kredit 🙂

Teruskan bacanya ya sahabatku…

Dan tidak usah khawatir, risau, galau, apalagi guling-guling di tanah, karena langkah langkah, rumus dan cara membuat jurnal umum & khusus sudah saya bahas dengan tingkat kebenaran 99% di Begini Cara Membuat Jurnal Akuntansi yang Benar, Simpel, Cepat dan Akurat

enjoy and keep focus aja gaes 🙂

langkah langkah membuat jurnal umum

Untuk langkah ini saya anggap sudah bisa dan sudah dilakukan.

Perhatikan contoh buku jurnal seperti berikut ini :

buku jurnal
Contoh : Format buku jurnal

 

Langkah #3. Membuat buku besar

Langkah ketiga adalah membuat buku besar. Bentuk Buku Besar yang akan kita buat format 6 kolom.

Bentuk ini sederhana dan mudah dibuat serta digunakan.

Perhatikan bentuk buku besar dengan format seperti ini :

format buku besar
contoh : Format buku besar

Format buku besar 6 (enam) kolom ini terdiri dari: kolom kode akun, nama akun, keterangan, debit, kredit dan saldo.

Di bagian atas tabel buku besar ada sel kode akun dan nama akun.

Sistem kerjanya adalah ketika kita memilih salah satu kode akun di sel D2, maka otomatis nama akun di sel D3 akan berubah.

Demikian juga akan terjadi perubahan di sel di kolom kode akun, nama akun, keterangan, debit, kredit dan saldo.

Untuk membuat sistem kerja seperti itu, caranya dengan menggunakan rumus IF, SUMIF, VLookup dan fungsi validation untuk meminimalisir kesalahan.

Yuk kita masukkan rumus-rumus tersebut ke dalam masing-masing sel:

Sel D2 (memilih kode akun)

Pergunakan fungsi Data Validation dengan sumber data dari tabel daftar akun.

Pilih menu Data-Data Validation-List-Source

Kemudian masukkan kode berikut ini :

fungsi data validation

Artinya : mengambil data nomer akun dari tabel daftar akun.

sel D3 (nama akun yang dipilih)

Masukkan rumus Vlookup dalam sel ini :

menggunakan rumus vlookup

Caranya letakkan cursor di sel D3 kemudian ketikkan rumus berikut ini :

rumus vlookup

Artinya : baca tabel daftar nomer akun, kemudian pindahkan data dari tabel tersebut sesuai dengan kode akun yang dipilih di sel D2.

Bila dibedah tiap komponen dalam rumus tersebut adalah :

Vlookup : fungsi pembacaan tabel referensi (tabel daftar akun)
D2 : Nilai yang dijadikan acuan dalam pembacaan tabel referensi (kode akun).
Tabel!$B$2:$C$16  : Range tabel referensi (lihat tabel daftar akun)
2  : nomer indeks kolom yaitu nomor urut kolom dalam tabel referensi yang datanya akan diambil.

Jika penulisannya benar (sesuai dengan penulisan di atas) maka ketika kita memilih kode akun tertentu maka nama akun otomatis akan keluar sesuai dengan yang dipilih.

Cara ini juga digunakan untuk mengisi sel di kolom kode akun (B8) dan nama akun (C8) dalam tabel buku besar.

Sel D8 (kolom keterangan)

Gunakan rumus IF dan Text untuk mengisi sel ini.

gunakan rumus IF
Untuk memasukkan rumus tersebut, caranya dengan meletakkan cursor di sel D8 selanjutnya tuliskan rumus berikut ini :

rumus if

Artinya adalah pertama kita mengambil karakter pertama dari arah kiri di sel B8 pada kolom kode akun. Jika  karakter pertama di sel B8 nilainya “1”, “2”,”3” maka di isikan “NERACA”. Namun jika karkater pertama di sel B8 nilanya BUKAN   “1”, “2”,”3”, maka di-isikan “LABA RUGI”.

Sel E8 (kolom Debit)

Gunakan rumus SUMIF untuk mengisi kolom ini.

gunakan rumus SUMIF
Cara memasukkan rumusnya, letakkan cursor di sel E8, selanjutnya ketik rumus berikut ini :

rumus SUMIF

Arti dari rumus di atas adalah menjumlahkan nilai transaksi yang termasuk dalam jenis akun tertentu, misalnya akun KAS.

‘Jurnal Umum’!$D$3:$D$32 : range data di kolom nama akun/nama rekening pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

D3 : sel yang dijadikan acuan, dalam hal ini nama akun

‘Jurnal Umum’!$F$3:$F$32 : range data di kolom DEBIT pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

Sel F8 (kolom kredit)

Untuk mengisi kolom ini, rumus yang digunakan sama dengan yang digunakan dalam sel E8, yaitu SUMIF.

Bedanya untuk data range yang diambil dari buku jurnal adalah dari kolom KREDIT. Sehingga rumusnya adalah seperti ini :

rumus sumif - kolom kredit

‘Jurnal Umum’!$G$3:$G$32 : range data di kolom KREDIT pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

Sel G8 (kolom saldo)

Gunakan rumus pengurangan biasa untuk mengisi sel ini.

rumus pengurangan excel
Caranya, letakkan cursor di sel G8 kemudian tuliskan rumus pengurangan Excel seperti ini :

penggunaan rumus pengurangan

Artinya adalah mengurangkan sel E8 (kolom debit) dengan sel F8 (kolom kredit).

Bila semua langkah sudah dilakukan, sekarang saatnya mencoba menggunakan Buku Besar yang telah dibuat, dengan memilih salah satu kode akun yang ada dalam list akun.

Maka semua data mengenai kode akun tersebut akan dimunculkan, termasuk nilai saldonya, seperti tabel contoh : Format buku besar di atas

Mudah kan?

 

02. Kesimpulan

Demikian pembahasan tentang penggunaan rumus Excel IF, SumIf, dan VlookUp untuk membuat Buku Besar.

Kuncinya, adalah pelajari lalu praktekkan!

Tanpa kedua hal itu, rasanya tidak mudah untuk menggunakan dalam dunia kerja, atau kalau masih kesulitan atau tidak ada waktu untuk membuatnya, silahkan ke Accounting Tools & SOP Akuntansi Keuangan, tool powerful untuk meningkatkan kinerja dan omset penjualan Anda.

Kita tidak perlu repot-repot menghitung satu per satu kode akun untuk mencari nilai saldonya.

Bagaimana menurut Anda?

***

sop akuntansi keuangan powerful