Masih CUEK dengan SOP?

Masih CUEK dengan SOP

Yakin BISNIS Anda tidak akan BANGKRUT?

Yakin BISNIS Anda tidak MATI tergerus zaman?

Yakin BISNIS yang Anda dikelola apa adanya akan TERUS mampu bersaing dengan pendatang baru yang lebih fresh, inovatif dan kreatif?

Pernahkah mendengar perusahaan-perusahaan raksasa yang kini hanya menjadi KENANGAN?

Bila Anda seorang pegawai, yakinkah Anda tidak akan diPECAT?

Atau KARIR Anda akan begitu-begitu saja, sementara rekan kerjamu yang baru masuk kerja beberapa saat sudah MELESAT jauh meninggalkan Anda?

Tengok kejadian kecil di sebuah warung nasi pecel lima ribuan berikut ini…

“Makan apa Kang?”

“Nasi pecel”

“pakai apa Kang”

“Tempe sama telur dadar”

“tunggu bentar ya Kang”

Sejurus kemudian pesanan datang …

“mangga Kang, minumnya apa ?”

“Es teh aja Bu”

“mangga minumnya Kang”

“iya Bu, suwun”

Setelah menikmati sepiring nasi pecel dan estehnya, ia pun bergegas mau membayar,

“sudah Bu, berapa semua?”

“Nasi pecelnya 5 ribu, estehnya seribu 5 ratus, nambah apalagi Kang?”

“gak nambah lagi”

“jadi semuanya 6 ribu 5 ratus Kang”

“ ini Bu “ sembari menyodorkan uang 10 ribuan.

“ ini kembalinya Kang 3 ribu 5 ratus ya”

“suwun ya Kang”

“sama-sama Bu”….

Begitu obrolan singkat di sebuah warung nasi pecel serba 5 ribuan di depan masjid jami’ desa Kemiri, Sidoarjo, Jawa Timur.

Suatu hari kebetulan saya lewat depan warung tersebut dan heran “apa istimewanya warung nasi pecel itu, kok rame ya”

Biar nggak penasaran saya ke sana…

masakan indonesia

Di sana sudah banyak pembeli dari berbagai macam orang, pelajar berseragam, kuli bangunan, pekerja pabrik, salesman dan entah apalagi…

Tidak ada aksi SROBOT, semua teratur dalam antrian.

Sambil ikut dalam antrian, mata ini ‘menyapu’ isi ruangan warung dan….. terhenti pada sebuah banner sederhana bertuliskan “SERBA 5 RIBU”….

Sambil menduga-duga “mungkin ini yang menyebabkan rame” begitu kata hatiku.

Tapi coba dulu deh, apa benar ini nih penyebabnya.

Saat tiba giliranku, “ nasi pecel sama dadar Bu, dibungkus”

Sambil menunggu si Ibu pemilik warung membungkus nasi pesenanku, saya amati disekelilingnya.

Dan ternyata semua proses “FRESH FROM the Oven”, semuanya masih fresh….

“ada lagi Kang” suara yang menghentikan lamunanku.

“sudah Bu, berapa?”

“5 RIBU”

Wow cukup 5 RIBU sudah dapat nasi pecel+lauk telur dadar+seiris tempe+3 peyek…. lumayan lah.

Dalam perjalanan ke kantor, saya sambil memikirkan “masih ada ya nasi pecel seharga 5 ribu, masih fresh lagi”….

Dan pelayananya pun tak kalah dengan gerai restoran cepat saji kelas dunia 🙂

Semua sudah ada prosedurnya, seakan sudah menerapkan Standar Operating Prosedur (SOP).

Warung pecel nasi 5 ribuan aja sudah ada prosedurnya, lah bagaimana dengan bisnis yang sudah cetar membahana! Pasti ada dong….

Coba Tengok sebentar Mc Donald, industri perbankan, tambang, NGO kelas dunia, dan sport : klub sepak bola, F1, MotoGP, NBA .. .

Apapun jenis aktivitasnya semua pasti ada SOP-nya.

Atau bila Anda penggemar MotoGP atau F1, perhatikan bagaimana mereka mengganti ban,  dilakukan dengan prosedur yang sangat rapi, apalagi untuk mengelola bisnisnya?

pentingnya SOP

Bagi sobat-sobat yang baru merintis bisnis, istilah keren-nya start up business atau yang sudah lama berbisnis namun belum memiliki SOP, yukkk kita buat dan rapikan dengan membuat SOP untuk keberlangsungan dan pertumbuhan bisnis kita.

Masih ingat cerita tentang mahasiswa yang berbisnis Jus Buah dari nol?

Sekedar mengingatkan, atau bila belum membacanya, silahkan langsung saja ke Cara Menentukan Harga Jual Produk Minuman dan Cara Menghitung HPP Usaha Jus Buah.

Seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan usahanya, ia ingin mendokumentasikan dan membuat sistem usahanya terstandar.

Caranya dengan membuat Standard Operating Procedure atau dikenal SOP.

Sebagai seorang pembelajar, ia berusaha mencari sumber tentang seluk-beluk SOP, dari alasan kenapa perlu dibuat SOP, cara membuat SOP, langkah-langkah membuat SOP, hingga contoh-contoh SOP dari berbagai jenis bisnis.

Setelah mendapatkan berbagai referensi tentang SOP, sebagai langkah awal, ia mencatat semua proses bisnis usahanya, sejak proses pembelian hingga laporan keuangannya.

“ nggak usah nDEKIK-nDEKIK Bro, yang simpel dan gampang dimengerti aja”

Begitu kalimat yang keluar dari lisannya saat berkonsultasi dengan temannya.

Ia ingin membuat SOP yang sederhana dan mudah dimengerti serta yang paling penting bisa dan mudah diaplikasikan.

Apalah artinya membuat SOP yang rumit dan ‘ndekik-ndekik’ tapi sulit untuk diterapkan, akhirnya akan sia-sia saja.

Setelah mendokumentasikan semua proses bisnisnya, ia pelajari secara detail, agar tidak ada yang tertinggal. Urut-urutan per prosesnya ia catat dan pelajari.

Istilah-istilah khusus dan teknis dikonversi menjadi menjadi istilah yang ringkas, jelas dan sistematis sehingga mudah dipahami oleh seluruh karyawan.

Setelah semua proses, urut-urutan, dan istilah-istilah dianggap sudah cukup ringkas dan jelas, selanjutnya ia menentukan format SOP yang akan digunakan., ia pilih yang paling sederhana sesuai dengan kebutuhan perusahaan namun powerful.

draf SOP

Draf awal SOP pun akhirnya selesai. Kemudian ia meeting dengan semua karyawan untuk membahas draf SOP. Tujuan dari meeting ini adalah agar SOP yang dihasilkan nanti memenuhi kriteria sebagai berikut :

  • Sistematis dan mudah dimengerti
  • Layak diterapkan di perusahaan
  • Mudah untuk melakukan pengendalian
  • Mudah dalam melakukan audit
  • Dinamis, mudah menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan perusahaan
  • Lengkap, mencakup seluruh sistem yang ada
  • Bersifat spesifik perusahaan yang bersangkutan

Hasil meeting dengan seluruh karyawan digunakan untuk memperbaiki draf awal SOP. Perbaikan terhadap draf awal ini akan menghasilkan draf final SOP.

Sekarang saatnya uji coba menerapkan draf finap SOP.

Tahapan uji coba ini dilakukan untuk mengetahui pengaruh dari penerapan SOP terhadap proses kerja. Bila uji coba ini tidak dilakukan dikhawatirkan terjadi kesalahan atau penyimpangan saat SOP benar-benar sudah diimplementasikan.

Sebelum dan selama dilakukannya uji coba ini, ia melakukan sosialisasi dan pengamatan secara teliti saat karyawan melakukan aktivitas sesuai  SOP.

Namanya uji coba, maka karyawan diberikan kesempatan untuk menggunakan SOP beberapa kali.

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan uji coba ini?

Lama waktu uji coba ini disesuaikan dengan kebutuhan, bisa dalam hitungan jam, hari, minggu dan bulan untuk menemukan hasil yang benar-benar signifikan.

Uji coba yang dilakukan dengan tepat maka akan mengurangi tingkat kesalahan dan perbaikan SOP.

Untuk diingat bahwa tahap uji coba ini merupakan tahapan yang krusial  dalam penyusunan SOP.

Perbaikan Draf SOP Final

perbaikan SOP

Setelah dirasa cukup dalam melakukan uji coba, segera ia melakukan evaluasi terhadap hasil uji coba.

Setelah evaluasi selesai dilakukan dan ditentukan langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan, maka SOP segera disusun dan diperbaiki.

Perbaikan ini sifatnya minor pada beberapa bagian saja, yaitu pada proses yang bermasalah. Itu pun harus dilihat apakah proses tersebut benar-benar mempengaruhi proses bisnis secara keseluruhan atau tidak, sehingga tidak perlu melakukan perbaikan pada dokumen SOP.

Draf SOP final yang sudah diperbaiki, selanjutnya dicetak dan disahkan. SOP yang sudah disahkan ini secara resmi menjadi dokumen perusahaan yang harus dipatuhi  dan dilaksanakan oleh semua karyawan.

Contoh SOP bisa dilihat di SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk dan di SOP Cara Membuat SOP.

Sampai di tahapan ini, sebagai pemilik usaha jus buah ia merasa lega, “akhirnya penyusunan SOP pun selesai juga” begitu kalimat pelan dan pendek yang terucap dari lisannya….

Setelah rehat untuk beberapa saat, selanjutnya ia ingin mengetahui bagaimana hasil dari implementasi SOP tersebut.

Salah satu kriteria SOP yang baik bersifat DINAMIS. Artinya, sebaik apapun sebuah SOP namun memerlukan peninjauan, karena perubahan akan terus terjadi.

Menyadari kondisi tersebut, pemilik usaha jus buah ini pun terus melakukan pengamatan terhadap perubahan yang terjadi. Tak lupa, ia pun melakukan Benchmarking terhadap perusahaan sejenis.

Dan bila Anda seorang pegawai, yukkk melengkapi diri dengan pengetahuan dan skill yang bisa meningkatkan karir.

Bagaimana senangnya atasan atau bos Anda bila anda bisa memberikan kontribusi yang baik terhadap perusahaan.

Saat ada bagian tertentu dari proses bisnis perusahaan terganggu, Anda sebagai karyawan bisa memberikan usulan solusi yang tepat….

Saat kondisi perusahaan kacau karena tidak ada standar dan prosedur yang digunakan, anda bisa memberikan usulan solusi untuk memberikan menyusun sebuah prosedur yang digunakan bagi seluruh karyawan…

Anda mampu melakukan itu semua karena Anda MAU BELAJAR tentang bisnis proses, standar, dan prosedur.

Jadi belajar, mengerti, dan memahami standard operating procedur sangat penting, entah  Anda sedang berperan sebagai PENGUSAHA atau PEGAWAI.

seorang sahabat pernah menulis …..

Tidak akan pernah sia-sia dengan pengetahuan yang pernah Anda pelajari, Ketika tiba saatnya pengetahuan itu akan sangat berguna dan bermanfaat untuk kemajuan hidup Anda bila Anda TERAPKAN dan LAKUKAN.

Bagaimana menurut Anda?

***

Downlad gratis