Membedah Anatomi SOP

membedah-anatomi-sop

Langkah pertama memahami anatomi SOP adalah dengan memahami istilah-istilah yang terkandung dalam SOP, yaitu :

Standard, adalah kesepakatan tertulis berisi aturan, kebijakan, spesifikasi teknis digunakan secara konsisten untuk menjamin proses produksi barang dan jasa sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Operating, adalah aplikasi dari sebuah proses.

Sedangkan proses merupakan kegiatan yang merubah masukan menjadi keluaran, termasuk sebuah keluaran yang digunakan untuk proses berikutnya.

Perusahaan yang memiliki banyak kegiatan dapat menggunakan proses sebagai fasilitasnya.

Procedure, adalah cara khusus yang digunakan untuk menjalankan suatu tugas.

Anatomi SOP mencakup 2 hal yaitu :

  1. Elemen
  2. Otoritas / Kewenangan

Kedua hal tersebut secara garis besar sudah dibahas pada artikel Cara Praktis Menyusun SOP. Kami sarankan Anda membaca artikel penting itu juga.

Bila kita membedah anatomi SOP, maka secara rinci dapat diketahui bagian-bagiannya sebagai berikut :

#1. Penomoran SOP

Dalam membuat nomor SOP ada 2 (dua) hala yang perlu diperhatikan, yaitu : menjaga konsistensi penggunaan nomor, misalnya 0,1,2,3 …

Bisa juga menggunakan nomor dengan abjad bila nomor tersebut ditekankan, misalnya dua ribu rupiah.

Penomoran SOP bisa diletakan pada header atau footer halaman SOP.

#2. Judul SOP

Pertimbangan utama dalam membuat judul SOP adalah bisa menjelaskan aktivitas kerja. Sekali orang membaca judul, mereka akan langsung tahu bahwa SOP tersebut untuk aktivitas tertentu.

Dalam membuat judul SOP, sebaiknya dibedakan antara menulis cerpen, puisi atau untuk konten blog atau website.

Misalnya, tema SOP adalah tentang pembayaran pembelian barang dagangan ke supplier, maka judul SOP adalah “SOP Pembayaran ke Supplier, atau SOP Pembayaran Pembelian Barang Dagangan”.

Simple dan to the point.

ingin tahu sistem pembelian? baca : Sistem Pembelian Kredit Pada Perusahaan Distribusi Air Mineral 

Intinya ada 3 (tiga) point dalam menulis judul SOP, yaitu : menjelaskan kegiatan kerja, dari membaca judul pembaca sudah bisa memperkirakan isinya, buat judul yang simpel dan mudah dimengerti.

Bila sebuah SOP itu panjang maka bisa dibuat sub judul. Bila sub judul tersebut memuat beberapa kegiatan, sebaiknya gunakan bahasa aktif. Misalnya, “Membayar Utang Lain-lain”.

Judul SOP diletakkan pada header halaman SOP.

#3.   Revisi

SOP bukan sebuah kitab suci yang tidak bisa diubah-ubah isinya. SOP bersifat dinamis dan mengikuti perkembangan proses bisnis perusahaan.

Semakin berkembang sebuah perusahaan maka akan semakin berkembang juga jenis transaksi, proses produksi, dan distribusi produk.

Bila SOP bersifat statis maka lama kelamaan akan menjadi dokumen usang yang hanya pantas dipajang di museum 🙂

Oleh karena itu perlu dilakukan peninjauan kembali secara berkala terhadap SOP.

Teliti kembali apakah proses bisnis yang terjadi masih sesuai atau tidak, sehingga perlu dicantumkan nomor yang menunjukkan sudah berapa kali terjadi revisi terhadap SOP tersebut.

Informasi mengenai nomor revisi adalah penting diberikan pada header halaman untuk memastikan bahwa SOP yang digunakan adalah yang paling up to date.

Nomor revisi biasanya diletakkan pada header halaman SOP.

#4. Tanggal Penerbitan SOP

Bagian ini menjelaskan tentang waktu dikeluarkan dan diterbitkannya SOP. Tanggal penerbitan SOP biasanya diletakkan pada bagian header halaman SOP.

#5. Halaman #

Bagian ini menjelaskan mengenai nomor halaman dan jumlah total halaman. Misalnya, dituliskan “Halaman 4 dari 5 halaman”

Bagian halaman bisa diletakkan pada header atau footer halaman.

#6. Isi SOP

Bagian isi dari SOP bisa dibagi-bagi lagi menjadi beberapa sub bagian antara lain :

#6.1. Tujuan

Bagian ini menjelaskan mengenai maksud dan tujuan dari penyusunan SOP. Uraikan secara detail, jelas dan inspiratif, sehingga pembaca merasa tergugah dan bersemangat menerapkan SOP.

#6.2. Ruang Lingkup

Uraikan secara detail mengenai ruang lingkup implementasi SOP, hal-hal yang perlu dituliskan antara lain, bagian yang memuat proses-proses yang terjadi, kondisi  dan keterbatasan SOP.

#7. Tanggungjawab

Bagian ini menjelaskan mengenai siapa saja yang harus melaksanakan, bertanggung jawab dan pihak terkait dengan SOP.

#8. Ketentuan

Bagian ini berisi tentang aturan, kebijakan, dan keputusan yang harus dipatuhi dalam menjalankan SOP.

#9. Referensi

Bagian ini berisi tentang referensi, dokumen, peraturan, dan SOP lain yang berkaitan dengan SOP.

#10. Istilah, definisi dan singkatan

Pengguna SOP belum tentu mengetahui dan memahami semua istilah, definisi dan singkatan serta hal-hal tertentu yang tercantum dalam SOP.

Oleh karena itu, harus dijelaskan hal-hal yang perlu diterangkan seperti istilah dan singkatan.

Masukan semua informasi tersebut secara jelas dan lengkap, sehingga pengguna SOP tidak menggunakan berbagai penafsiran terhadap istilah, definisi dan singkatan yang tertulis dalam SOP.

Misalnya, pada SOP Pembayaran ke Supplier. Penyusun SOP harus menjelaskan juga apa yang dimaksud supplier, transfer, tunai atau misalnya dalam SOP tersebut ada kalimat “mengisi formulir BKB”. Maka penyusun SOP harus menuliskan apa itu BKB? Dituliskan dan dijelaskan secara gamblang dan tidak menyebabkan multi tafsir.

#11. Prosedur

Alur SOP prosedur

Sebagaimana definisi prosedur yang sudah diterangkan pada awal tulisan ini, maka pada bagian ini berisi penjelasan rinci dari isi dengan langkah-langkah prosesnya.

Prosedur bisa disajikan dalam bentuk narasi, gambar, flowchart ataupun video.

#12. Lampiran

Untuk melengkapi SOP yang sudah disusun jika perlu bisa ditambahkan lampiran bila umur dokumen lampiran lebih pendek dibanding dengan prosedurnya sehingga tidak dapat diletakkan di tubuh prosedur.

Lampiran diperlukan juga karena untuk memuat penjelasan yang tidak bisa dimasukkan dalam tubuh SOP, misalnya formulir-formulir, tabel, grafik, dan lembar kerja.

Sedangkan pada bagian kewenangan pengesahan SOP berisi mengenai siapa yang menerbitkan SOP, bagian pemeriksa, biasanya atasan dari pihak yang menerbitkan SOP, dan yang ketiga adalah bagian persetujuan pimpinan tertinggi dari pihak yang menerbitkan SOP.

Demikian bagian-bagian yang menyusun sebuah SOP. Sekarang yuk kita coba bedah anatomi dari contoh SOP berikut ini bagian per bagian:

SOP - Header

Pada header SOP terdiri dari beberapa elemen yaitu :

  1. Judul SOP : Workshop Penyusunan Anggaran

Judul singkat dan sudah memberikan gambaran terhadap isi SOP. Ujung kiri atas berisi Nama dan Logo Perusahaan.

  1. Dokumen
  2. Mulai Berlakunya SOP
  3. Revisi : 00, ini menunjukkan bahwa belum pernah terjadi revisi
  4. Tanggal Revisi
  5. Halaman : 1 dari 3, ini berarti halaman 1 dari 3 total halaman.

SOP - Latarbelakang

Latar Belakang SOP, berisi tentang perlunya pedoman yang disusun secara sistematis sebagai panduan untuk penyusunan anggaran.

SOP - Tujuan, Ruang Lingkup

Tujuan, berisi tujuan yang ingin dicapai dari penyusunan SOP.

Ruang Lingkup SOP, berisi tentang hal-hal apa saja yang akan dilakukan agar tujuan bisa tercapai. Misalnya negosiasi, evaluasi, dan pengesahan.

SOP - Bagian yang terlibat, Dokumen, referensi

Satuan Kerja Terlibat, yaitu daftar dari siapa saja atau bagian mana saja yang terlibat dalam SOP ini. Misalnya Bagian Anggaran, Cabang, Manager Akuntansi Keuangan.

Dokumen yang dipergunakan, berisi daftar dokumen apa saja yang digunakan dalam penerapan SOP ini, misalnya :  formulir negosiasi omzet, biaya, investasi dan formasi karyawan.

Referensi, berisi tentang dokumen dan peraturan yang berkaitan dengan SOP, misalnya ISO 9001

SOP - Pengesahan

Pengesahan, pada bagian ini berisi tentang siapa saja yang membuat, memeriksa, dan menyetujui SOP. Semua yang terlibat disajikan dengan nama, jabatan dan paraf.

SOP - Prosedur

Prosedur Pelaksanaan, berisi tentang prosedur pelaksanaan aktivitas sejak dimulai kegiatan sampai kegiatan tersebut berakhir. Langkah-langkahnya jelas dan rinci.

SOP - Flowchart

Flowchart, menggambarkan urut-urutan aktivitas melalui flowchart.

Demikianlah artikel yang membahas mengenai anatomi SOP.

Ada pertanyaan?

***