Mengintip Standard Operating Procedure (SOP) Manajemen Korespondensi Bisnis

SOP Manajemen Surat Menyurat Perusahaan

Manajemen  Korespondensi Bisnis atau Surat Menyurat di sebuah perusahaan mempunyai peranan yang penting.

Bentuk komunikasi ini masih digunakan hingga saat ini, walaupun perkembangan teknologi canggih tentang surat menyurat sangat cepat dan terus memberikan kemudahan-kemudahan bagi manusia.

Perusahaan dan institusi pun perlu membuat Standard Operating Procedure (SOP) manajemen atau pengelolaan surat menyurat ini.

Mau tahu apa saja yang ada dalam SOP tersebut?

Yukk kita menguliknya step by step….

Baca juga artikel menarik lainnya :

TUJUAN:

Standarisasi pembuatan dan penggunaan surat yang mencerminkan identitas perusahaan serta mendorong tercapainya tujuan perusahaan.

RUANG LINGKUP :

Kebijakan manajemen dalam sistem surat menyurat mencakup:

  1. Pembuatan surat dan memorandum.
  2. Bentuk surat dan memorandum.
  3. Jenis dan kode surat.
  4. Kewenangan penandatanganan.
  5. ldentifikasi kode surat.
  6. Penomoran dan inisial pembuatan surat.
  7. Pengarsipan surat.
  8. Alur surat dan memorandum (ditekankan dipergunakan oleh cabang).

DEFINISI :

  1. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pemyataan, atau pesan kepada pihak Iain yang terkait kegiatan dengan bentuk tertentu dengan harapan infomasi bisa sampai kepada pihak yang dituju.
  2. Memorandum adalah surat tanpa “kop” yang digunakan di Iingkungan intemal perusahaan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang.
  3. Surat ber”kop“ adalah surat yang menggunakan kertas berlogo dengan identitas perusahaan.
  4. Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat umum dan bukan rahasia sehingga dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju , dan menggunakan kop surat.
  5. Lembar pertama menggunakan kertas benogo dengan identitas perusahaan, lembar berikutnya menggunakan kertas berogo tanpa identitas perusahaan.
  6. Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya untuk kalangan terbatas sesuai dengan maksud dan tujuannya.

REFERENSI

ISO 9001, Quality Management System.

prosedur-surat-menyurat

Baca juga kumpulan sop keuangan dan contoh s.o.p accounting di sini : Accounting Tools & SOP

DESKRIPSI PROSEDUR

  • Surat keluar Kantor Pusat kepada pihak eksternal (pihak Ill) di tandatangani oleh Direksi, kecuali yang didelegasi oleh Direksi kepada General Manager! Manager, dengan surat kuasa.
  • Surat keluar Kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha yang berupa kebijakan perusahaan ditandatangi oleh Direksi.
  • Surat keluar Kantor Pusat ke Cabang / Unit Usaha yang bersifat rutin di tandatangani oleh General Manager Manager terkait sesuai kewenangannya.
  • Surat keluar cabang atau Unit Usaha diatur sebagai berikut :
    • Surat keluar cabang atau unit usaha kepada Dlreksi atau pihak eksternal (pihak Ill) yang terkait oprasional cabang atau Unit Usaha ditandatangani oleh kepala Cabang atau pimpinan tertinggi.
    • Dalam hal kepala Cabang /pimpinan tertinggi berhalangan maka surat keluar dapat ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan Kepala Cabang / pimpinan tertinggi.
    • Surat keluar cabang /unit usha kepada Kantor Pusat yang berkaitan dengan kebijakan atau persetujuan disampaikan kepada Direksi, sedangkan yang bersifat rutin disampaikan kepada General Manager terkait.
  • Surat-surat yang berkaitan dengan ketentuan hukum antara lain : Surat Perjanjian, Surat Pemyataan, Surat kuasa, Surat keputusan dan lain-lain dibuat dan diterbitkan oleh Bagian Yuridis serta ditandatangani oleh Direksi.
  • Memorandum hanya dapat dipergunakan secara intemal di lingkungan perusahaan baik Kantor Pusat maupun kantor cabang atau Unit Usaha.
  • Memorandum tidak dapat digunakan untuk surat-menyurat antar Cabang / Unit Usaha termasuk kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha.
  • Memorandum ditandatangani oleh pejabat berwenang, dalam hal berhalangan dapat di tandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan pejabat yang berwenang.
  • Pengaturan stempel surat sebagai berikut :
    • Kantor Pusat  : Stempel Perusahaan hanya ada dan tersimpan di Sekretaris Direksi dan masing masing sekretaris General Manager /Bagian.
    • Kantor Cabang /Unit Usaha : Stempel perusahaan di cabang / Unit Usaha dikelola oleh dan menjadi tanggung jawab Kepala Cabang / Kepala Unit Usaha.
    • Standarisasi stempel dilakukan oleh kantor pusat, sedangkan pengadaannya dapat dilakukan oleh Cabang / Unit Usaha.
  • Ketentuan bentuk Surat atau Memorandum
    • Bentuk Surat dan Memorandum
      • Tata letak surat / Memorandum adalah bentuk lurus berlekuk (indented style)
      • Standarisasi jenis huruf (font) adalah Arial ukuran (size) 11 (sebelas)
      • Jarak Spasi (space line) 1 (satu)
      • Ukuran kertas yang digunakan A4
      • Ukuran batas / margin :
    • Surat :
      • Batas / margin alas : 3.5 Cm (menyesuaikan kop surat)
      • Batas / margin bawah :2.5 Cm
      • Batas / margin kanan 12.5 Cm
      • Batas / margin kiri : 2.5 Cm
    • Memorandum :
      • Batas / margin atas 1 3.0 Cm
      • Batas / margin bawah : 2.5 Cm
      • Batas / margin kanan : 2.5 Cm
      • Batas / margin kiri : 2_5 Cm

Standarisasi kop surat dan amplop akan di lakukan di Kantor Pusat, sedangkan pengadaanya dapat di lakukan oleh cabang /Unit Usaha.

  • Sifat Surat
    • Surat Biasa
      • lsinya bersifat umum (bukan rahasia) dan dapat diketahui oleh orang lain seiain yang dituju.
      • Menggunakan kertas kop surat wama putih.
    • Surat Rahasia (Confidential)
      • Isinya bersifat rahasia dan hanya beredar dikalangan komisaris, Direksi, General Manager, Manager dan kepaia cabang / unit usaha.
      • Kata-kata “kepada Yth” . cukup ditulis “kepada “ saja.
      • Tidak perlu menggukan Kata-kata “Dengan hormat”.
      • Pada bagian penutup surat tidak periu dituliskan “Hormat kami”, namun pada Kolom tersebut diganti dengan penulisan “ tempat dan tanggal surat”.
  • Jenis, kode dan Administrasi Penomoran Surat /Memorandum

membuat-kode-surat

Masing-masing jenis surat tersebut di atas mempunyai nomor urut tersendiri dan pada awal tahun nomor surat (penomoran) kembali dari awal.

penomoran-surat

Masing-masing jenis surat tersebut diatas penomorannya urut berkelanjutan (tidak dibedakan jenis suratnnya) dan pada awai tahun nomor surat (penomorannya) kembali dari awal.

  • ldentifikasi Kode Surat

identifikasi-kode-Surat

  • Penomoran dan lnisial Pembuat Sural / Memorandum
    • Penomoran surat mengacu pada identifikasi dan Kode jenis surat, ditetapkan dengan susunan sebagai berikut :
    • No : Nomor Surat / Kode jenis surat / Identifikasi Kode surat / Bulan Pemb. / Tahun Pembuatan
    • Contoh :
      • Nomor : 127/S.Pmb/MK_02/VI/17
      • Nomor: 123/Memo/MK.02.2/VI/17
    • Khusus untuk surat susunan paling belakang diberi kode C (Confidential)
    • Contoh : Nomor: 127/Mk.01.1/IV/17/C
    • Guna mengelahui konseptor, pengetik, Ietak file di computer, maka pada halaman akhir pojok kiri bawah surat dengan Size Font, dicantum footnote sebagai berikut :
    • Inisial Pembuat / Kode inisial / Nama InisiaI
  • Arsip Surat
    • Surat di buat minimal rankap 2 asli atau sesuai kebutuhan.
    • Lembar asli terakhir disimpan sebagai arsip diparaf oleh pejabat yang terkait
  • Lay Out Surat dan Memorandum

Secara garis besar layout surat dan memorandum sebagai berikut :

– Layout Surat Resmi :

layout-surat-resmi

– Layout Khusus Surat Direksi Ke Cabang /Unit Usaha

layout-surat-direksi

– Layout Memorandum

memorandum-lay-out

  • Alur Surat Cabang / Unit Ke Kantor Pusat
    • Surat Persetujuan

Demikian artikel yang membahas mengenai SOP Manajemen Surat Menyurat. Semoga bermanfaat.

Terima kasih

2 Komentar

Komentar ditutup.