2 Metode Ampuh Pengelolaan Kas Kecil, Terbukti Berikan Hasil Optimal Bagi Kas Perusahaan

Kas, termasuk kas kecil adalah laksana aliran darah pada manusia.

Tersumbatnya aliran darah akan mengganggu semua proses dalam tubuh.

Mulai dari gejala ringan sampai super berat, bahkan kematian,

Demikian juga dengan perusahaan, agar semua aktivitas perusahaan dapat berjalan dengan lancar, perlu di-support oleh kas.

Dan agar kas sehat maka perlu dikelola secara apik dan baik serta accountable.

Bagaimana prosedur pengelolaan kas yang baik?

Mari ikuti pembahasan makalah kas kecil ini berikut ini:

  • Pengertian dan konsep kas
  • Pengertian kas kecil
  • Metode pencatatan, serta contoh aplikasi-nya di perusahaan.

 

01. Pengertian Kas

kas kecil akuntansi

Definisi Kas adalah alat tukar yang digunakan sebagai ukuran dalam akuntansi.

Sifat dan karakteristik kas yang sangat lancar dan nilainya bisa dengan cepat berubah-ubah

Maka perlu ada manajemen kas yang bisa menjaga agar jumlah tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil, “sedang-sedang saja”.

Sedangkan pengertian kas menurut akuntansi adalah alat pertukaran yang dapat diterima untuk:

  • Pelunasan utang
  • Dapat diterima sebagai setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.

Peran kas dalam siklus bisnis perusahaan dan sistem informasi akuntansi sangat penting.

Batasan utama sesuatu dikategorikan sebagai kas adalah “Diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominal

Berdasarkan batasan tersebut, maka check mundur, wesel tagih, saham dan obligasi tidak dikelompokkan sebagai kas.

Perhatikan penjelasannya, mengapa mereka tidak dimasukkan sebagai kas:

  • Wesel Tagih

Wesel tagih akan tetap dimasukkan sebagai piutang wesel sampai dilunasi oleh yang membuat wesel.

  • Cek Mundur (post dated checks)

Cek mundur tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal di mana cek tersebut diuangkan. Cek mundur yang diterima untuk membayar pada pihak lain, maka cek mundur dicatat dalam rekening cek mundur yang termasuk dalam kelompok piutang.

  • Saham dan Obligasi

Saham dan obligasi relatif mudah dijual dan menjadi uang tunai, tapi sebelum dijual saham dan obligasi tersebut tidak termasuk kas.

  • Uang kas yang dibatasi penggunaannya.

Biasanya dalam bentuk dana, tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan terpisah sebagai dana.

Jika penggunaannya masih dalam waktu satu tahun, maka termasuk dalam kelompok aktiva lancar,

Tapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu satu tahun.

Maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar.

Sedangkan petty cash simpanan dalam bentuk giro, traveller’s check dikategorikan sebagai kas, karena memenuhi batasan-batasan sebagai kas.

 

02. Pengertian Kas Kecil

dana kas kecil adalah

Definisi Kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan check.

Dana ini diserahkan ke kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil.

Jika jumlah kas tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah.

Penambahan kas biasanya dilakukan dalam periode waktu tertentu dengan jumlah tertentu.

Penentuan jumlah penambahan dana didasarkan pada pengalaman lalu, misalnya dalam satu minggu jumlah penambahan dana Rp 15 juta.

Bila anda ingin meningkatan keakuratan dana kas ini, caranya sudah dibahas di: Bagaimana Cara Rekonsiliasi Kas 

 

03. Pengelolaan Kas Kecil – Sistem Imprest

kas kecil adalah

A: Pengertian Sistem Imprest

Pengelolaan kas kecil sistem imprest adalah manajemen kas yang dijalankan dengan menentukan jumlah dalam rekening Kas Kecil selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir petty cash untuk dana kas kecil.

Oleh kasir kas ini, check tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil.

Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas ini harus membuat bukti pengeluaran.

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode.

Kasir petty cash akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil.

“Dengan cara ini jumlah uang dalam kas kecil kembali lagi seperti semula.”

Pengisian kembali pada akhir periode perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari petty cash bisa dicatat.

Karena dalam sistem imprest pengeluaran-pengeluaran petty cash baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas kecil akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima check sebesar pengeluaran yang sudah dibayar.

Untuk pencatatan jurnal akuntansiny, silahkan baca kembali di artijel tentang Bagaimana Cara Mencatat Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Sedangkan pengisian kembali kas ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran.

Apa yang dijadikan dasar pengeluaran-pengeluaran tersebut?

Dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah kas.

Perhatikan contoh format jurnal kas kecil ini:

Biaya pengiriman surat-surat   xxx  ……  [Debit]
           Kas                                     xxx …. [Kredit]

Dengan cara seperti ini maka saldo rekening kas kecil tidak akan berubah. Yang membuat jurnal adalah bagian akuntansi.

Kasir kas ini bertanggungjawab atas uang yang diserahkan kepadanya.

Apabila sebagian dari kas ini sudah digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran.

Maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box).

Untuk menjaga agar dana kas ini bisa memenuhi tujuannya.

Maka kas ini tidak diperbolehkan untuk digunakan sebagai tempat penukaran check-check dari pegawai.

Apabila diperbolehkan maka kas akan berubah fungsinya sebagai tempat meminjam uang.

Untuk mengetahui sisa uang yang ada di dalam petty cash, kasir petty cash bisa membuat catatan kas.

Tetapi perlu diketahui bahwa catatan kasir petty cash  tadi bukannya buku jurnal tetapi merupakan catatan intens untuk kasir petty cash.

 

B: Contoh Penerapan Pengelolaan Kas Kecil Sistem Imprest

karakteristik kas kecil

Agar pemahaman kita semakin kuat, saya akan memberikan contoh pengelolaan petty cash.

Mulai dari analisis transaksi hingga metode pencatatan jurnal kas kecil.

Perhatikan contoh soal kas kecil sistem imprest berikut ini:

Misalnya MyCom Computer pada tanggal 1 Desember 2015 menentukan dana petty cash sebesar Rp 10.000.000.

Pengeluaran kas sampai tanggal 19 Desember 2015 sebesar Rp. 9.000.000 dengan rincian sebagai berikut :

  • Biaya angkut Rp. 1.500.000
  • Listrik Rp. 1.700.000
  • Telpon Rp. 2.800.000
  • Supplies kantor Rp. 3.000.000

Pada tanggal 19 Desember 2015 dilakukan pengisian kembali sebesar Rp 9.000.000.

Sejak tanggal 20 Desember 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015.

Pengeluaran petty cash sebesar Rp. 8.000.000 dengan perincian sebagai berikut :

  • Biaya pengiriman penjualan  Rp. 2.540.000
  • Langganan surat kabar dan majalah Rp. 475.000
  • Biaya Rapat dan pertemuan Rp. 3.085.000
  • Biaya pencetakan form, dll  Rp. 1.900.000

Bagaimana cara melakukan pencatatan jurnal transaksi-transaksi yang terjadi bulan Desember 2015 di atas?

Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal seperti berikut ini:


kas kecil sistem impres

Apabila pada tanggal 31 Desember 2015 tidak dilakukan pengisian kembali.

Maka petty cash jumlahnya tinggal Rp 2.000.000 dan yang Rp 8.000.000 sudah dikeluarkan untuk membayar biaya-biaya.

Karena tidak dilakukan pengisian kembali maka biaya-biaya sejumlah Rp 8.000.000 tersebut belum tercatat.

Oleh karena itu ada tanggal 31 Desember 2015 dibuat jurnal penyesuaian kas kecil sebagai berikut:

jurnal penyesuaian kas kecil metode imprest

Pada hari kerja pertama  tahun berikutnya pada tanggal 2 Januari 2016 dibuat jurnal penyesuaian kas kecil kembali.

Jurnal penyesuaian kembali ini dibuat agar saldo rekening kas kembali seperti semula.

Dan pengisian kembali petty cash berikutnya bisa dicatat dengan cara yang sama seperti jurnal  pengisian kembali di atas.

Kalau anda tidak ingin ribet dalam menangani prosedur pencatatan jurnal ini, saran saya, buat saja SOP dengan Accounting tools yang powerful.

Sehingga anda bisa jalan-jalan liburan dan tidak khawatir lagi dengan aktivitas bisnis.

Jurnal penyesuaian kembali yang dibuat tanggal 02 Januari 2016 adalah sebagai berikut:

contoh jurnal kas kecil metode imprest

Jurnal penyesuaian yang dibuat pada tanggal 31 Desember 2015 mengakibatkan saldo rekening petty cash berubah.

Tetapi perubahan ini dikembalikan lagi pada tanggal 2 Januari 2016 dengan pembuatan jurnal penyesuaian kembali.

Perubahan saldo rekening kas dapat juga terjadi jika ada penambahan atau atau pengurangan jumlah petty cash.

Misalnya kas kecil Rp 10.000.000 dirasakan terlalu besar maka diputuskan untuk menurunkan jumlahnya menjadi Rp. 7.500.000.

Pengurangan kas kecil pada imprest fund system di jurnal seperti berikut ini:

[Debit]  Kas            Rp. 2.100.000
[Kredit)] Kas kecil            Rp. 2.100.000

Sebaliknya jika jumlah kas  Rp 10.000.000 dirasakan terlalu kecil dan diputuskan untuk menambahnya menjadi Rp. 15.000.000,-

Sesudah jumlah untuk menambah atau mengurangi petty cash di atas dibukukan  ke dalam rekening petty cash.

Maka rekening petty cash akan menunjukkan saldonya yang baru.

Untuk melengkapi pembahasan tentang pengertian petty cash, saya sajikan penjelasan singkatnya melalui video pendek berikut:

 

04. Pengelolaan Kas Kecil – Metode Fluktuatif

Metode Pencatatan Kas Kecil

A: Pengertian Pengelolaan Kas Kecil Metode Fluktuatif

Pengelolaan kas kecil dengan metode fluktuatif adalah manajemen petty cash yang dilakukan dengan menentukan saldo dana kas kecil tidak tetap.

Jadi perbedaaa antara sistem imprest dengan sistem fluktuatif adalah dalam hal penentuan saldo rekening petty cash.

Di mana saldo petty cash pada sistem imprest adalah tetap. Sedangkan pada sistem fluktuatif saldo rekening petty cash tidak tetap alias berubah-ubah.

Bagaimana cara pengisian kembali saldo petty cash pada sistem fluktuatif?

Pengisian saldo dana petty cash berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaraan dari petty cash.

Kalau dalam sistem imprest pencatatan terhadap pengeluaran-pengeluaran petty cash baru dilakukan pada saat pengisian kembali.

Dalam metode fluktuasi setiap terjadi pengeluaran uang dari petty cash langsung dicatat.

Jadi buku pengeluaran petty cash mempunyai fungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk pembukuan ke rekening-rekening buku besar.

Karena pencatatan dilakukan setiap terjadi pengeluaran maka rekening petty cash akan diredit sebesar jumlah yang dikeluarkan.

Pada saat pengisian kembali rekening petty cash di-debet sebesar uang yang diterima.

 

B: Contoh Penerapan Pengelolaan Kas Kecil Metode Fluktuatif

Pengelolaan Kas Kecil

Untuk memudahkan pemahaman dan memperluas wawasan kita mengenai metode fluktuatif ini.

Saya sajikan contoh-contoh penerapan sistem fluktuatif dan pencatatan jurnal transaksinya.

Perhatikan soal kas kecil beserta jawabannya berikut ini dan perhatikan bedanya dengan sistem imprest:

Misalnya MyCom Computer menetapkan dana petty cash sebesar Rp. 10.000.000 pada tanggal 1  Desember 2015 .

Transaksi-transaksi contoh pengeluaran kas kecil sebagai berikut:

kas kecil metode imprest dan fluktuasi

 

Dengan menggunakan metode fluktuasi transaksi-transaksi di atas dicatat dengan jurnal-jurnal sebagai berikut:

contoh jurnal kas kecil

 

Jurnal-jurnal di atas bila dibukukan ke dalam rekening petty cash akan nampak sebagai berikut:

kas kecil jurnal

Dari rekening petty cash di atas dapat dilihat bahwa saldonya berfluktuasi sesuai dengan penerimaan dan pengeluaran kas.

Pada tanggal 31 Desember 2015 tidak diperlukan pembuatan jurnal penyesuaian karena setiap terjadi pengeluaran kas sudah dicatat.

 

05. Kesimpulan

Kas adalah sangat penting bagi perusahaan dan entitas bisnis.

Kondisi kas yang baik sangat berperan bagi aktivitas dan keberlangsungan perusahaan.

Selagi kondisi kas masih bisa menopang operasi perusahaan, maka perusahaan masih bisa jalan dan terus berupaya untuk tumbuh dan berkembang.

Namun, jika kondisi kas buruk, maka kondisi buruk pun bisa menimpa perusahaan.

Tidak ingin kan kondisinya seperti itu?

So, sebelum kejadian yang tidak diinginkan terjadi, maka segera lakukan pengelolaan kas yang baik dan benar.

Pilih dan gunakan yang paling sesuai dengan karakteristik bisnis Anda,  sehingga hasilnya akan optimal.

Sekali lagi, sebelum kejadian buruk atau kebangkrutan menghampiri usaha anda, segera kelola kas dengan baik.

Hanya kas yang sehat yang bisa memberikan manfaat dan kegunaan yang optimal dalam mendukung semua aktivitas bisnis.

Sehingga laba perusahaan melesat dan kesejahteraan karyawan terjamin.

Melengkapi pembahasaan ini, saya sajikan video singkat mengenai cara membuat pembukuan petty cash dengan Excel:

Demikian yang dapat saya share mengenai 2 (dua) metode pengelolaan kas.

Semoga bermanfaat untuk pertumbuhan dan perkembangan BISNIS anda di tahun 2020 ini dan tahun-tahun selanjutnya.

Terima kasih, salam sukses penuh KEBERKAHAN.

manajemen keuangan dan SOP