Pengelolaan Kas Kecil Metode Imprest
Perlu diketahui, ada dua metode yang sudah teruji dengan untuk mengelola petty cash yaitu:
- Sistem Imprest
- Sistem Fluktuatif/Fluktuasi
Dan di bagian ini, kita membahas segala hal tentang metode imprest untuk mengelola petty cash, langsung saja mari ikuti ulasannya langkah demi langkah berikut ini…
A: Pengertian Metode Imprest Menurut Para Ahli
Pengertian Sistem Imprest
Apa yang dimaksud engan sistem imprest dalam pengelolaan petty cash?
Nasehat dari para ahli, sistem ini dijalankan dengan menentukan jumlah dalam rekening petty cash selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dana petty cash.
Oleh kasir cash ini, check tersebut diuangkan ke bank dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kecil. Setiap kali melakukan pembayaran, kasir cash ini harus membuat bukti pengeluaran.
Apabila jumlah petty cash tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari petty cash. “Dengan cara ini jumlah uang dalam petty cash kembali lagi seperti semula.”
B: Pencatatan Jurnal Sistem Imprest
Prosedur Pengisian Cash
Pengisian kembali pada akhir periode perlu dilakukan agar biaya-biaya yang sudah dibayar dari petty cash bisa dicatat karena dalam sistem imprest pengeluaran-pengeluaran petty cash baru dicatat pada saat pengisian kembali.
Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir petty cash akan menyerahkan bukti-bukti pengeluaran dan menerima check sebesar pengeluaran yang sudah dibayar.
Untuk pencatatan jurnal akuntansinya, silahkan baca kembali di artikel tentang Jurnal Kas penerimaan dan pengeluaran kas.
Sedangkan pengisian kembali cash ini dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang dasarnya adalah bukti-bukti pengeluaran dan kreditnya adalah cash.
Prosedur Pencatatan
Perhatikan contoh format jurnal petty cash ini:
[Debit] Biaya pengiriman surat-surat xxx
[Kredit] Cash xxx
Dengan cara seperti ini maka saldo rekening kas kecil tidak akan berubah. Yang membuat jurnal adalah bagian akuntansi.
Kasir cash ini bertanggungjawab atas uang yang diserahkan kepadanya. Apabila sebagian dari cash ini sudah digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran maka bukti pengeluaran harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box).
Untuk menjaga agar dana cash ini bisa memenuhi tujuannya maka cash ini tidak diperbolehkan untuk digunakan sebagai tempat penukaran check-check dari pegawai. Apabila diperbolehkan maka cash akan berubah fungsinya sebagai tempat meminjam uang.
Untuk mengetahui sisa uang yang ada di dalam petty cash, kasir petty cash bisa membuat catatan cash. Tetapi perlu diketahui bahwa catatan kasir petty cash tadi bukannya buku jurnal tetapi merupakan catatan intens untuk kasir petty cash.
C: Implementasi Metode Imprest
Contoh Penerapan Sistem Imprest
Agar pemahaman kita semakin kuat, saya akan memberikan contoh pengelolaan petty cash, mulai dari analisis transaksi hingga metode pencatatan jurnal petty cash.
1: Pencatatan Jurnal Transaksi
Untuk membantu memahami sistem imprest ini berikut ini contoh soal kas kecil metode imprest:
Contoh soal:
Misalnya MyCom Computer pada tanggal 1 Desember 2015 menentukan dana petty cash sebesar Rp 10.000.000.
Pengeluaran cash sampai tanggal 19 Desember 2015 sebesar Rp. 9.000.000 dengan rincian sebagai berikut :
- Biaya angkut Rp. 1.500.000
- Listrik Rp. 1.700.000
- Telpon Rp. 2.800.000
- Supplies kantor Rp. 3.000.000
Pada tanggal 19 Desember 2015 dilakukan pengisian kembali sebesar Rp 9.000.000.
Sejak tanggal 20 Desember 2015 sampai dengan tanggal 31 Desember 2015 pengeluaran petty cash sebesar Rp. 8.000.000 dengan perincian sebagai berikut :
- Biaya pengiriman penjualan Rp. 2.540.000
- Langganan surat kabar dan majalah Rp. 475.000
- Biaya Rapat dan pertemuan Rp. 3.085.000
- Biaya pencetakan form, dll Rp. 1.900.000
Pembahasan jawaban:
Transaksi-transaksi di atas akan dicatat dalam buku jurnal seperti berikut ini:
Sebagai catatan tentang cara melakukan pencatatan transaksi cash, kita tetap berpedoman pada aturan debit dan kredit ya. Jadi, jika suatu transaksi menyebabkan kenaikan nilai cash, maka dicatat ke sisi Debit, sedangkan jika terjadi sebaliknya, maka dicatat ke sisi KREDIT.
2: Jurnal Penyesuaian Petty Cash
Apabila pada tanggal 31 Desember 2015 tidak dilakukan pengisian kembali maka petty cash jumlahnya tinggal Rp 2.000.000 dan yang Rp 8.000.000 sudah dikeluarkan untuk membayar biaya-biaya.
Karena tidak dilakukan pengisian kembali maka biaya-biaya sejumlah Rp 8.000.000 tersebut belum tercatat.
Oleh karena itu pada tanggal 31 Desember 2015 dibuat jurnal penyesuaian petty cash sebagai berikut:
Biaya Pengiriman Penjualan …. Rp 2.540.000 [Debit]
Langganan Surat Kabar dan Majalah …. Rp 475.000 [Debit]
Biaya Rapat dan Pertemuan …… Rp 3.085.000 [Debit]
Biaya Percetakan Form dll …… Rp 1.900.000 [Debit]
Kas Kecil ….. Rp 8.000.000 [Kredit]
Demikianlah proses dan langkah-langkah penyesuaian Kas Kecil Sistem Imprest
Jurnal Penyesuaian Kembali Petty Cash
Pada hari kerja pertama tahun berikutnya pada tanggal 2 Januari 2016 dibuat jurnal penyesuaian petty cash kembali.
Jurnal penyesuaian kembali ini dibuat agar saldo rekening cash kembali seperti semula dan pengisian kembali petty cash berikutnya bisa dicatat dengan cara yang sama seperti jurnal pengisian kembali di atas.
Kalau anda tidak ingin ribet dalam menangani prosedur pencatatan jurnal ini, saran saya, buat saja SOP Finance dengan Accounting tools yang powerful, sehingga anda bisa jalan-jalan liburan dan tidak khawatir lagi dengan aktivitas bisnis, maka, jurnal penyesuaian kembali yang dibuat tanggal 02 Januari 2016 adalah sebagai berikut:
Kas Kecil ….. Rp 8.000.000 [Debit]
Biaya Pengiriman Penjualan …. Rp 2.540.000 [Kredit]
Langganan Surat Kabar dan Majalah …. Rp 475.000 [Kredit]
Biaya Rapat dan Pertemuan …… Rp 3.085.000 [Kredit]
Biaya Percetakan Form dll …… Rp 1.900.000 [Kredit]
Penjelasan pencatatan:
Jurnal penyesuaian yang dibuat pada tanggal 31 Desember 2015 mengakibatkan saldo rekening petty cash berubah, tetapi perubahan ini dikembalikan lagi pada tanggal 2 Januari 2016 dengan pembuatan jurnal penyesuaian kembali.
Perubahan saldo rekening cash dapat juga terjadi jika ada penambahan atau atau pengurangan jumlah petty cash.
Misalnya petty cash Rp 10.000.000 dirasakan terlalu besar sehingga diputuskan untuk menurunkan jumlahnya menjadi Rp. 7.500.000.
Pengurangan kas kecil pada imprest fund system di jurnal seperti berikut ini:
(Debit) Cash………. Rp. 2.100.000
(Kredit) Petty Cash ……… Rp. 2.100.000
Sebaliknya jika jumlah cash Rp 10.000.000 dirasakan terlalu kecil dan diputuskan untuk menambahnya menjadi Rp. 15.000.000,-
Sesudah jumlah untuk menambah atau mengurangi petty cash di atas dibukukan ke dalam rekening petty cash maka rekening petty cash akan menunjukkan saldonya yang baru.
