3 Cara Mudah Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang dengan Rumus Excel

3 Cara Mudah Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang dengan Rumus Excel

Membuat buku besar perusahaan dagang bisa dilakukan dengan memanfaatkan rumus-rumus Microsoft Excel. Sebelumnya perlu dipahami pengertian buku besar adalah kumpulan dari akun-akun yang digunakan untuk menampung transaksi-transaksi yang sesuai dengan jenisnya. Atau juga merupakan salah satu proses dalam siklus akuntansi. Contoh jurnal umum dan buku besar adalah  akun kas, piutang dan modal.

Baca : Siklus Akuntansi Lengkap dari A sampai Z

Tujuan dibuatnya buku besar adalah untuk memudahkan penyusunan Laporan Keuangan Perusahaan Dagang.

Buku jurnal yang berisi jurnal umum, jurnal penerimaan dan pengeluaran kas, serta jurnal penyesuaian adalah dasar dari dibuatnya buku besar. Caranya adalah melakukan posting ke buku besar semua transaksi di buku jurnal.

Apakah boleh menyusun laporan keuangan perusahaan dagang tanpa membuat buku besar?

Sebagaimana disebutkan di paragraf kedua bahwa tujuan dibuatnya buku besar adalah untuk membantu dalam proses penyusunan laporan keuangan. Sehingga bila ada cara lain untuk membuat laporan keuangan yang tidak memerlukan alat bantu berupa buku besar menurut saya boleh-boleh saja.

Yang terpenting out put dari proses itu adalah berupa Laporan Keuangan yang valid, akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.

Agar lebih jelas, mari kita perhatikan contoh jurnal umum dan buku besar berikut ini :

Jurnal umum adalah jurnal yang menampung transaksi-transaksi yang tidak termasuk dalam jurnal spesial. Contohnya seperti berikut ini :

(Debit) Piutang Wesel              XXX
(Kredit) Piutang Pak Edward            XXX

 

Atau bila ditampilkan dalam bentuk tabel adalah sebagai berikut :

Buku Besar Perusahaan Dagang

 

Dari tabel di atas kita bisa melihat bahwa akun Piutang Wesel adalah 1.1200 dan Piutang Pak Edward adalah 1.1300. Dan semua transaksi Piutang Wesel selama periode tertentu dimasukkan dalam akun 1.1200, demikian juga dengan semua transaksi Piutang Pak Edward.

Tiap akun atau rekening itulah yang dikenal sebagai buku besar. Bila disusun dalam bentuk tabel seperti berikut ini :

 

#Bentuk 1 : Tabel berisi total transaksi yang masuk debit dan kredit serta saldo akhir.

 

Buku Besar Perusahaan Dagang

 

#Bentuk 2 : Tabel berisi rincian transaksi selama periode tertentu dan saldo akhir.

Buku Besar Perusahaan Dagang

 

Saldo akhir setiap akun atau rekening dalam buku besar selanjutnya diposting ke NERACA LAJUR.

Cara membuat neraca lajur bisa dibaca di : Cara Mudah dan Praktis Membuat Neraca Lajura dengan MS Excel

Pertanyaan berikutnya adalah bagaimana bila transaksi tiap akun selama periode akuntansi jumlahnya banyak, apakah diposting satu-satu ke buku besar?

BISA, bila ingin melatih dan melemaskan jari jemari tangan J

Dan, hasilnya belum tentu akurat, bisa jadi perlu melakukan koreksi berkali-kali …

Lalu caranya bagaimana dong?

Kita gunakan software spreed sheet paling populer di dunia yaitu Excel untuk mengelompokkan dan menghitung total transaksi dalam sebuah akun.

Dalam kesempatan ini, blog manajemen keuangan akan membedah 3 cara membuat buku besar perusahaan dagang dengan rumus Excel ; Data Validation, SUMIF, IF, VLOOKUP, INDEX, ROWS, INDIRECT dan Advance Filter.

Yukk dibahas langkah-langkahnya satu per satu….

 

#1. Buku Besar yang hanya menampilkan saldo akhir tiap akun

Cara ini dilakukan dengan menghitung nilai semua transaksi tiap akun dalam periode tertentu, misalnya per bulan. Nilai yang ditampilkan adalah total di sisi Debit dan Kredit, kemudian dihitung selisihnya yang merupakan saldo akhir per akun.

Berikut ini contohnya :

Asumsinya kita sudah membuat buku jurnal atau General Ledger selama satu period akuntansi. Format yang digunakan untuk membuat buka besar adalah tabel dengan 5 kolom, seperti ini :

Buku Besar Perusahaan Dagang

 

Dari Buku Jurnal di atas, maka akan diperoleh BUKU BESAR yang formatnya seperti berikut ini :

Buku Besar Perusahaan Dagang

 

Keterangan :

Kolom AKUN dibuat dengan menggunakan fungsi Data Validation, sehingga kita bisa memilih akun yang diinginkan. Nama Akun diperoleh dengan menggunakan fungsi Vlookup.

Kolom Debit, angka sebesar Rp. 5.900.000 diperoleh dengan menjumlahkan semua transaksi akun 1101 dengan nama akaun KAS.

= 4.000.000 + 1.900.000 = 5.900.000

Atau dengan menggunakan rumus excel SUMIF.

=SUMIF(kolom_akun;no_akun;kolom_debit)

=SUMIF($B$2:$B$15;$B$2;$D$2:$D$15)

Kolom kredit senilai Rp. 4.900.000 diperoleh dengan menggunakan rumus seperti ini :

=SUMIF($B$2:$B$15;$B$2;$E$2:$E$15)

Akun-akun selanjutnya, anda tinggal copy paste format buku besar seperti di atas, sampai semua akun terisi semua atau memang kosong alias tidak ada transaksi.

 

#2. Buku Besar yang menampilkan rincian transaksi tiap akun

Untuk membuat buku besar, pemilihan jenis akun tertentu dengan menggunakan fungsi Advance Filter, dengan hasilnya seperti ini:

Buku Besar Perusahaan Dagang

 

Dan step-stepnya adalah berikut ini :

  1. Tentukan akun dan nama akun yang akan dicari, dalam hal ini misalnya akun 1101 dengan nama akun KAS.
  2. Pilih menu Data – Advance Filter :

Buku Besar Perusahaan Dagang

3. Setelah memilih Advance filter akan muncul :

Buku Besar Perusahaan Dagang

Selanjutnya tentukan lokasi untuk menempatkan data yang sudah dishort tersebut. Dan hasilnya seperti atas.

 

 

#3. Buku Besar yang menampilkan rincian transaksi tiap akun dengan dinamis

Cara yang ketiga ini men-short data dengan rumus Excel INDEX, INDIRECT, SMALL, ROW dan ROWS.

Hasilnya seperti ini :

Buku Besar Perusahaan Dagang

 

Ketika kita memilih akun 1101 maka akan keluar nama akun, jumlah transaksi dan rincian serta nilai transaksi.

Rumus Excel yang digunakan adalah sebagai berikut  :

=IF(ROWS(B$6:B6)<=$C$3;INDEX(INDIRECT(B$5);SMALL(IF(Akun=$B$3;ROW(Akun)-ROW(‘Buku Jurnal’!$E$3)+1);ROWS(B$6:B6)));””)

 

Agar rumus excel ini bisa berjalan dengan baik, maka ketika selesai membuat rumus ini klik secara bersamaan Ctrl+SHIFT+ENTER.

Demikian pembahasan mengenai 3 Cara Mudah Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang dengan Rumus Excel

Semoga bermanfaat.

Terima kasih