Cara membuat buku besar dengan mudah & EFEKTIF pada perusahaan dagang bisa dilakukan dengan memanfaatkan rumus-rumus Microsoft Excel.
Sebelum dilanjutkan Anda sudah tahu apa itu buku besar?
Secara sederhana, pengertian buku besar adalah kumpulan dari akun-akun yang digunakan untuk menampung transaksi-transaksi yang sesuai dengan jenisnya.
Buku besar adalah salah satu proses dalam Siklus Akuntansi.
Contoh buku besar adalah akun kas, piutang dan modal.
Yuk diselami lebih mendalam…
01. Buku Besar Akuntansi
A. Pengertian Buku Besar
Apa itu Buku Besar?
Pengertian buku besar sudah disinggung di atas, yakni salah satu tahapan dalam proses membuat laporan keuangan,
lalu apa tujuan membuat buku besar?
Tujuan dibuatnya buku besar adalah untuk memudahkan penyusunan Laporan Keuangan, baik untuk perusahaan dagang, jasa, atau manufaktur.
Buku jurnal yang memuat antara lain: jurnal umum, jurnal penerimaan dan pengeluaran kas, serta jurnal penyesuaian adalah dasar dibuatnya buku besar.
Caranya adalah dengan melakukan posting /pemindahan semua transaksi di buku jurnal ke buku besar.
Bila ada pertanyaan, “apakah boleh menyusun laporan keuangan perusahaan dagang tanpa membuat buku besar?”
Sebagaimana disebutkan di paragraf kedua, bahwa tujuan dibuatnya buku besar adalah untuk membantu dalam proses penyusunan laporan keuangan.
Sehingga bila ada cara lain untuk membuat laporan keuangan yang tidak memerlukan alat bantu berupa buku besar menurut saya boleh-boleh saja.
Yang terpenting out put dari proses itu adalah berupa Laporan Keuangan yang valid, akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.
Agar lebih jelas, mari kita perhatikan contoh jurnal umum dan buku besar berikut ini :
Jurnal umum adalah jurnal yang menampung transaksi-transaksi yang tidak termasuk dalam jurnal spesial.
Contoh jurnal umum seperti berikut ini :
(Debit) Piutang Wesel XXX
(Kredit) Piutang Pak Edward XXX
Atau bila ditampilkan dalam bentuk tabel adalah sebagai berikut :
Dari tabel di atas kita bisa melihat bahwa akun Piutang Wesel adalah 1.1200 dan Piutang Pak Edward adalah 1.1300.
Dan semua transaksi Piutang Wesel selama periode tertentu dimasukkan dalam akun 1.1200, demikian juga dengan semua transaksi Piutang Pak Edward.
02. Format/Bentuk Buku Besar
Perhatikan lagi jurnal umum di atas. Tiap akun atau rekening dalam jurnal itulah yang dikenal sebagai buku besar.
Bila disusun dalam bentuk tabel seperti berikut ini :
Bentuk #1: Tabel berisi total transaksi yang masuk debit dan kredit serta saldo akhir.
Bentuk #2: Tabel berisi rincian transaksi selama periode tertentu dan saldo akhir.
Saldo akhir setiap akun atau rekening dalam buku besar selanjutnya diposting ke NERACA LAJUR.
Pertanyaan berikutnya adalah bagaimana bila transaksi tiap akun selama periode akuntansi jumlahnya banyak, apakah diposting satu-per-satu ke buku besar?
BISA dibuat satu per satu, bila ingin melatih dan melemaskan jari jemari tangan 🙂
Dan, hasilnya belum tentu akurat, bisa jadi perlu melakukan koreksi berkali-kali…
Lalu caranya bagaimana dong?
Begini cara mudahnya…
Kita gunakan spreed sheet paling populer di dunia yaitu Ms. Excel untuk mengelompokkan dan menghitung total transaksi dalam sebuah akun.
Persisnya seperti apa? baca penjelasannya berikut ini….
03. Cara Membuat Buku Besar
Dalam kesempatan ini, blog manajemen keuangan akan membedah 3 cara sederhana dan mudah membuat buku besar perusahaan dagang dengan rumus Excel ; Data Validation, SUMIF, IF, VLOOKUP, INDEX, ROWS, INDIRECT dan Advance Filter.
Yukk ikuti pembahasan cara sederhananya berikut ini….
#1: Cara Membuat Buku Besar yang hanya menampilkan saldo akhir tiap akun
Cara membuat buku besar Excel ini dilakukan dengan menghitung nilai semua transaksi tiap akun dalam periode tertentu, misalnya per bulan.
Nilai yang ditampilkan adalah total di sisi Debit dan Kredit, kemudian dihitung selisihnya yang merupakan saldo akhir per akun.
Perhatikan contohnya berikut ini:
Asumsinya kita sudah membuat buku jurnal atau General Ledger selama satu period akuntansi.
Format yang digunakan untuk membuat buka besar adalah tabel dengan 5 kolom, seperti ini :
Dari Buku Jurnal di atas, maka akan diperoleh BUKU BESAR yang formatnya seperti berikut ini :
Keterangan :
Kolom AKUN dibuat dengan menggunakan fungsi Data Validation, sehingga kita bisa memilih akun yang diinginkan.
Nama Akun diperoleh dengan menggunakan fungsi Vlookup.
Kolom Debit, angka sebesar Rp. 5.900.000 diperoleh dengan menjumlahkan semua transaksi akun 1101 dengan nama akaun KAS.
= 4.000.000 + 1.900.000 = 5.900.000
Atau dengan menggunakan rumus excel SUMIF.
=SUMIF(kolom_akun;no_akun;kolom_debit)
=SUMIF($B$2:$B$15;$B$2;$D$2:$D$15)
Kolom kredit senilai Rp. 4.900.000 diperoleh dengan menggunakan rumus seperti ini :
=SUMIF($B$2:$B$15;$B$2;$E$2:$E$15)
Akun-akun selanjutnya, anda tinggal copy paste format buku besar seperti di atas, sampai semua akun terisi semua atau memang kosong alias tidak ada transaksi.
#2: Cara Membuat Buku Besar yang menampilkan rincian transaksi tiap akun
Untuk membuat buku besar, pemilihan jenis akun tertentu dengan menggunakan fungsi Advance Filter, dengan hasilnya seperti ini:
Dan langkah-langkah membuat buku besarnya adalah berikut ini :
- Tentukan akun dan nama akun yang akan dicari, dalam hal ini misalnya akun 1101 dengan nama akun KAS.
- Pilih menu Data – Advance Filter :
- Setelah memilih Advance filter akan muncul :
Selanjutnya tentukan lokasi untuk menempatkan data yang sudah dishort tersebut.
Dan hasilnya seperti atas.
#3: Cara Membuat Buku Besar yang menampilkan rincian transaksi tiap akun dengan dinamis
Cara yang ketiga ini men-short data dengan rumus Excel INDEX, INDIRECT, SMALL, ROW dan ROWS.
Hasilnya seperti ini :
Ketika kita memilih akun 1101 maka akan keluar nama akun, jumlah transaksi dan rincian serta nilai transaksi.
Rumus Excel yang digunakan adalah sebagai berikut :
=IF(ROWS(B$6:B6)<=$C$3;INDEX(INDIRECT(B$5);SMALL(IF(Akun=$B$3;ROW(Akun)-ROW(‘Buku Jurnal’!$E$3)+1);ROWS(B$6:B6)));””)
Agar rumus excel ini bisa berjalan dengan baik, maka ketika selesai membuat rumus ini klik secara bersamaan Ctrl+SHIFT+ENTER.
04. Kesimpulan
Fitur-fiter yang ada dalam spread sheet dapat dimanfaatkan untuk membantu kita dalam membuat dan menyusun Laporan Keuangan.
Mulai dari proses pembuatan kode akun hingga penyusunan laporan laba rugi, laporan posisi keuangan, laporan perubahan modal, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan.
Termasuk untuk membuat BUKU BESAR. Aplikasi spread sheet sangat membantu.
Demikian yang dapat saya sajikan pembahasan mengenai 3 Cara Mudah & Efektif Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang dengan Rumus Excel
Anda dapat memilih salah satu cara di atas yang menurut Anda paling mudah dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Dan bila Anda mencari template Excel untuk membuat Laporan Keuangan, PPh 21, Penyusutan, budget proyek, dan lainya, langsung saja ke Accounting Tools & SOP Finance.
Semoga bermanfaat.
Terima kasih
***
