Buku besar atau general ledger adalah ringkasan transaksi per akun yang dilakukan oleh perusahaan selama periode waktu tertentu, misalnya kas dan setara kas. Format general ledger biasa mencakup rincian transaksi dan saldo akhir akun yang bersangkutan. Bagaimana cara membuat buku besar?
Cara membuat buku besar perusahaan dagang bisa dilakukan dengan mudah dan efektif dengan memanfaatkan rumus serta fitu Microsoft Excel, seperti IF dan SUMIF. Langsung saja mari baca dan ikuti pembahasan berta contoh riil dalam artikel berikut ini.
Daftar Isi :
01: Buku Besar Akuntansi (General Ledger)
A: Pengertian Buku Besar Menurut Para Ahli
Sebelum dilanjutkan Anda sudah tahu apa itu buku besar?
Secara sederhana, pengertian buku besar adalah kumpulan dari akun-akun yang digunakan untuk menampung transaksi-transaksi yang sesuai dengan jenisnya.
Perlu kita pahami bareng-bareng, bahwa buku besar adalah salah satu proses dalam Siklus Akuntansi, setelah merancang chart of account dan buku jurnal. Contoh general ledger adalah akun kas, piutang dan modal.
Jadi, pengertian general ledger sudah telah disinggung di atas, adalah salah satu tahapan dalam proses membuat laporan keuangan,
B: Tujuan Membuat General Ledger
Sebenarnya apa tujuan membuat buku besar?
Tujuan dibuatnya buku besar adalah untuk memudahkan penyusunan Laporan Keuangan, baik untuk perusahaan dagang, jasa, atau manufaktur.
Buku jurnal yang memuat antara lain: jurnal umum, jurnal penerimaan dan pengeluaran kas, serta jurnal penyesuaian adalah dasar dibuatnya general ledger. Caranya adalah dengan melakukan posting /pemindahan semua transaksi di buku jurnal ke general ledger.
Bila ada pertanyaan, “apakah boleh menyusun laporan keuangan perusahaan dagang tanpa membuat general ledger?”
Sebagaimana disebutkan di paragraf kedua, bahwa tujuan dibuatnya buku besar adalah untuk membantu dalam proses penyusunan laporan keuangan, sehingga bila ada cara lain untuk membuat laporan keuangan yang tidak memerlukan alat bantu berupa general ledger menurut saya boleh-boleh saja, yang terpenting out put dari proses itu adalah berupa Laporan Keuangan yang valid, akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.
C: Buku Besar dan Jurnal Umum
Agar lebih jelas, mari kita perhatikan contoh jurnal umum dan general ledger berikut ini :
Jurnal umum adalah jurnal yang menampung transaksi-transaksi yang tidak termasuk dalam jurnal spesial, contoh jurnal umum seperti berikut ini :
(Debit) Piutang Wesel …………… Rp xxxx
(Kredit) Piutang Pak Edward ……….. Rp xxxx
Atau bila ditampilkan dalam bentuk tabel adalah sebagai berikut :
Dari tabel di atas kita bisa melihat bahwa akun Piutang Wesel adalah 1.1200 dan Piutang Pak Edward adalah 1.1300. Dan semua transaksi Piutang Wesel selama periode tertentu dimasukkan dalam akun 1.1200, demikian juga dengan semua transaksi Piutang Pak Edward.
02: Format Bentuk Buku Besar
Perhatikan lagi jurnal umum di atas. Tiap akun atau rekening dalam jurnal itulah yang dikenal sebagai buku besar. Bila disusun dalam bentuk tabel seperti berikut ini :
Bentuk #1: Tabel berisi total transaksi yang masuk debit dan kredit serta saldo akhir.
Bentuk #2: Tabel berisi rincian transaksi selama periode tertentu dan saldo akhir.
Saldo akhir setiap akun atau rekening dalam general ledger selanjutnya diposting ke NERACA LAJUR.
Pertanyaan berikutnya adalah bagaimana bila transaksi tiap akun selama periode akuntansi jumlahnya banyak, apakah diposting satu-per-satu ke buku besar?
BISA dibuat satu per satu, bila ingin melatih dan melemaskan jari jemari tangan 🙂
Dan, hasilnya belum tentu akurat, bisa jadi perlu melakukan koreksi berkali-kali…
Lalu caranya bagaimana dong?
Begini cara mudahnya…
Kita gunakan spreed sheet paling populer di dunia yaitu Ms. Excel untuk mengelompokkan dan menghitung total transaksi dalam sebuah akun.
Persisnya seperti apa? baca penjelasannya berikut ini….
03: Cara Membuat Buku Besar
Dalam kesempatan ini, blog manajemen keuangan akan membedah 3 cara sederhana dan mudah membuat buku besar perusahaan dagang dengan rumus Excel ; Data Validation, SUMIF, IF, VLOOKUP, INDEX, ROWS, INDIRECT dan Advance Filter.
Yukk ikuti pembahasan cara sederhananya berikut ini….
#1: Cara Membuat Buku Besar yang hanya menampilkan saldo akhir tiap akun
Cara membuat buku besar Excel ini dilakukan dengan menghitung nilai semua transaksi tiap akun dalam periode tertentu, misalnya per bulan.
Nilai yang ditampilkan adalah total di sisi Debit dan Kredit, kemudian dihitung selisihnya yang merupakan saldo akhir per akun.
Perhatikan contohnya berikut ini:
Asumsinya kita sudah membuat buku jurnal atau General Ledger selama satu period akuntansi.
Format yang digunakan untuk membuat buka besar adalah tabel dengan 5 kolom, seperti ini :
Dari Buku Jurnal di atas, maka akan diperoleh general ledger yang formatnya seperti berikut ini :
Keterangan :
Kolom AKUN dibuat dengan menggunakan fungsi Data Validation, sehingga kita bisa memilih akun yang diinginkan.
Nama Akun diperoleh dengan menggunakan fungsi Vlookup.
Kolom Debit, angka sebesar Rp. 5.900.000 diperoleh dengan menjumlahkan semua transaksi akun 1101 dengan nama akaun KAS.
= 4.000.000 + 1.900.000 = 5.900.000
Atau dengan menggunakan rumus excel SUMIF.
=SUMIF(kolom_akun;no_akun;kolom_debit)
=SUMIF($B$2:$B$15;$B$2;$D$2:$D$15)
Kolom kredit senilai Rp. 4.900.000 diperoleh dengan menggunakan rumus seperti ini :
=SUMIF($B$2:$B$15;$B$2;$E$2:$E$15)
Akun-akun selanjutnya, anda tinggal copy paste format general ledger seperti di atas, sampai semua akun terisi semua atau memang kosong alias tidak ada transaksi.
#2: Cara Membuat Buku Besar yang menampilkan rincian transaksi tiap akun
Untuk membuat general ledger, pemilihan jenis akun tertentu dengan menggunakan fungsi Advance Filter, dengan hasilnya seperti ini:
Dan langkah-langkah membuat buku besarnya adalah berikut ini :
- Tentukan akun dan nama akun yang akan dicari, dalam hal ini misalnya akun 1101 dengan nama akun KAS.
- Pilih menu Data – Advance Filter :
- Setelah memilih Advance filter akan muncul :
Selanjutnya tentukan lokasi untuk menempatkan data yang sudah dishort tersebut.
Dan hasilnya seperti atas.
#3: Cara Membuat Buku Besar yang menampilkan rincian transaksi tiap akun dengan dinamis
Cara yang ketiga ini men-short data dengan rumus Excel INDEX, INDIRECT, SMALL, ROW dan ROWS.
Hasilnya seperti ini :
Ketika kita memilih akun 1101 maka akan keluar nama akun, jumlah transaksi dan rincian serta nilai transaksi.
Rumus Excel yang digunakan adalah sebagai berikut :
=IF(ROWS(B$6:B6)<=$C$3;INDEX(INDIRECT(B$5);SMALL(IF(Akun=$B$3;ROW(Akun)-ROW(‘Buku Jurnal’!$E$3)+1);ROWS(B$6:B6)));””)
Agar rumus excel ini bisa berjalan dengan baik, maka ketika selesai membuat rumus ini klik secara bersamaan Ctrl+SHIFT+ENTER.
Apabila Anda ingin tahu seperti apa bentuk financial statement perusahaan dagang, jasa, dan manufaktur, silahkan baca di Contoh Laporan Keuangan.
04: Video Tutorial Membuat Buku Besar Excel
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan Anda, berikut ini disajikan video tips ringan dan simpel banget untuk Pemula: Langkah demi langkah membuat Buku Besar (General Ledger) menggunakan rumus Excel SUMIF, langsung saja yuk tonton sampai selesai video berikut ini:
Bagaimana dengan video tutorial di atas? Jika ada pertanyaan, saran, dan tanggapan, silahkan tulis di kolom komentar di bawah ini ya.
05: Kesimpulan
Fitur-fitur yang ada dalam spread sheet dapat dimanfaatkan untuk membantu kita dalam membuat dan menyusun Laporan Keuangan, mulai dari proses pembuatan kode akun hingga penyusunan laporan laba rugi, laporan posisi keuangan, laporan perubahan modal, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan.
Termasuk untuk membuat general ledger, aplikasi spread sheet sangat membantu. Anda dapat memilih salah satu cara di atas yang menurut Anda paling mudah dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Dan bila Anda mencari template Excel untuk membuat Laporan Keuangan, PPh 21, Penyusutan, budget proyek, dan lainya, langsung saja ke Accounting Tools SOP Finance.
Demikian yang dapat saya sajikan pembahasan mengenai 3 Cara Mudah & Efektif Membuat Buku Besar Perusahaan Dagang dengan Rumus Excel. Semoga bermanfaat. Terima kasih.
Catatan kaki:
Boleh mengutip artikel ini dengan menyebutkan dan menyertakan sumbernya ya. Trims
