Utang usaha adalah salah satu komponen penting yang disajikan dalam Laporan Keuangan, yaitu di Neraca atau Laporan Posisi Keuangan Perusahaan. Tepatnya di bagian Passiva.
Semua utang jangka panjang dan jangka pendek perusahaan disajikan pada laporan tersebut. Detil dari utang usaha tersebut dijelaskan pada catatan atas laporan keuangan.
Perhatikan Laporan Keuangan Perusahaan Tbk berikut ini:
Neraca/Laporan Posisi Keuangan:
Untuk memudahkan pemahaman, saya menampilkan contoh laporan keuangan dari PT Indoritel Makmur Internasional Tbk per 31 Desember 2016.
Dari Neraca yang disajikan di atas kita bisa melihat dan membaca bahwasanya liabiltas (utang) adalah elemen penting yang dilaporkan, baik utang jangka pendek dan jangka panjang.
Pada laporan tersebut, disajikan ringkasan dari masing-masing jenis utang. Misalnya ada utang usaha pihak ketiga, utang lain-lain, utang pajak, utang pembiayaan, dan imbalan kerja.
Sehingga kita dapat melihat total liabilitas/utang jangka pendek sebesar Rp 17.536.357.951, dan total utang jangka panjang sebesar Rp 88.152.137.853. Jadi total utang adalah Rp 105. 688.495.804.
Sedangkan penjelasan detil tentang utang tersebut disajikan pada Catatan Atas Laporan Keuangan, sebagian saya tunjukkan berikut ini:
Dari contoh Laporan Posisi Keuangan (neraca) perusahaan tbk di atas, kita memahami bahwa utang usaha merupakan satu elemen penting dalam perusahaan.
Utang usaha HARUS dikelola dengan baik, teliti, dan terpercaya. Tujuan utama adalah agar keberadaan utang usaha itu menjadi pendorong pertumbuhan dan perkembangan perusahaan.
Sudah sering kita mendengar sebuah perusahaan di-vonis pailit karena tidak bisa memenuhi kewajiban atau utang-utangnya.
Perhatikan data infografis berikut ini:
Dari data pengadilan niaga Jakarta Pusat, mengenai jumlah perusahaan pailit tahun 2012 – 2017, kita melihat bahwa setiap tahun selalu ada perusahaan yang pailit.
Jumlahnya bervariasi, naik turun. Ambil contoh jumlah perusahaan pailit tahun 2012 sebanyak 77, sedangkan pada tahun 2014 turun menjadi 51, namun naik lagi hingga 73 perusahaan di tahun 2017.
Begitu pentingnya masalah utang usaha ini, maka perusahaan perlu membuat standar operasional prosedur sebagai pedoman transaksi utang usaha.
Metode lain pengelolaan utang adalah dengan Taksiran Hutang/Utang.
***
Contoh dan Langkah Membuat SOP Permohonan Pembayaran Utang Usaha
SOP ini merupakan salah satu bagian dari 3 SOP tentang pembayaran utang usaha. Pembahasan dan contoh tentang dua SOP sudah dijelaskan panjang lebar di artikel INI.
Saran saya, pelajari artikel tersebut, kemudian ditambah materi di artikel ini, sehingga pemahaman kita dan implementasi SOP Pembayaran Utang Usaha akan utuh, tidak sepotong-sepotong.
Elemen Penyusun SOP
Ada 6 elemen penting SOP Permohonan/permintaan Pembayaran Utang Usaha dari Cabang Perusahaan ke Kantor Pusat yaitu:
01. Ruang Lingkup
Prosedur ini dimulai sejak adanya faktur pembelian dari pemasok yang akan jatuh tempo dan berakhir setelah cabang membukukan pelunasan utang yang dibayar oleh pusat.
02. Pengendalian Internal
- Utang yang dibayar adalah atas faktur pembelian yang telah jatuh dan diyakini kebenarannya berdasarkan dokumen pendukung yang lengkap.
- Faktur tagihan yang akan dibayar, harus sudah dibukukan sebagai utang cabang
- Cabang membukukan pembayara utang usaha berdasarkan bukti keluar bank (BKB) dan lampirannya dari Departemen Akuntansi dan Keuangan.
03. Sistem Otorisasi
Permohonan pembayaran utang usaha ditandatangani oleh Kepala Cabang.
04. Organisasi/Bagian/Departemen Terkait
- Departemen Akuntansi dan Keuangan
- Cabang
05. Dokumen-dokumen yang digunakan
- Surat permohonan pembayara utang usaha
- Buku keluar bank (BKB) – Kantor Pusat Perusahaan
06. Prosedur Kegiatan
- Cabang mengirim surat permohonan pembayaran utang ke Departemen Akuntansi Keuangan, dengan dicantumkan:- Data lengkap faktur tagihan yang akan dibayar
– Data lengkap alamat dan tujuan pembayaran
– Data lengkap faktur pajak yang terkait - Atas dasar permohonan dari cabang, bagian/departemen akuntansi keuangan melakukan konfirmasi balik kepada cabang terkait dengan permohonan tersebut.
- Departemen/bagian Akuntansi dan Keuangan menerbitkan bukti keluar bank (BKB) sesuai prosedur pengeluaran bank.
- Departemen/bagian Akuntansi dan Keuangan melakukan pembayaran utang kepada pemasok.
- Departemen/bagian Akuntansi dan Keuangan mengirimkan BKB lembar copy ke cabang.
- Atas dasar BKB dari Departemen/bagian Akuntansi dan Keuangan, cabang membukukan pelunasan utang.
Dari ke-enam elemen utama tersebut, bila di sajikan dalam format SOP adalah seperti berikut ini:
Format SOP Permohonan Pembayaran Utang Usaha saya buat menjadi 3 halaman, dan begini penampakan tiap halamannya.
Halaman 01:
Halaman 02:
Perhatikan tampilan halaman #2 di atas. Halaman 2 ini memuat prosedur kegiatan/aktivitas/kerja sejak dari awal hingga akhir.
Aktivitas awal dimulai dari surat permohonan pembayaran utang usaha dari cabang perusahaan, dalam hal ini diajukan oleh bagian akuntansi.
Permohonan ini dilengkapi dengan data-data pendukung, antara lain: faktur/invoice tagihan, faktur pajak dan data-data pemasok.
Proses selanjutnya adalah seperti yang dibahas dalam artikel sebelumnya (Cara Membuat SOP Pembayaran Utang Usaha dan Contohnya), silahkan dibaca kalau sempat ya 🙂
Halaman 03:
Di halaman #3 ini, merupakan penjelasan prosedur kegiatan dalam bentuk diagram alir (flowchart).
Di mulai dari permohonan pembayaran utang usaha dari kantor cabang hingga membukukan pelunasan utang/hutang tersebut serta mendokumentasikan bukti-bukti pembayaran, misalnya bilyet giro.
Kesimpulan
Demikian pembahasan tentang SOP Permohonan Pembayaran Utang Usaha dari Cabang ke Kantor Pusat, lengkap mulai dari langkah dan elemen penyusunan SOP serta contoh-contohnya.
Harapan saya bisa bermanfaat dan menjadi referensi saat anda ingin membuat SOP.
Terima kasih
***
