Job Desk dan Tugas Account Payable
Sebelum membahas tentang tugas dan job desk account payable, saya akan bahas tentang perbedaan antara job desk dengan tugas. Hal ini penting untuk diketahui agar tidak terjadi kerancuan dalam memahami dua istilah tersebut.
A: Perbedaan Job Desk dan Tugas
Perbedaan antara job desk atau deskripsi pekerjaan dan tugas terletak pada tingkat rinci dan cakupan informasi, dan agar tidak bingung, baca ulasannya berikut ini:
1: Job Desk (Deskripsi Pekerjaan)
Definisi:
Job desk adalah dokumen yang merinci secara komprehensif apa yang diharapkan dari seorng karaywan yang mengisi posisi tertentu di perusahaan.
Cakupan:
Job desk mencakup informasi tentang fungsi, tanggung jawab, kualifikasi, skill yang diperlukan, dan ukuran kinerja yang jelas untuk posisi tertentu
Tujuan:
Job desk digunakan untuk memberikan panduan yang jelas kepada karyawan atau calon karyawan tentang apa yang harus dikerjakan dalam posisi tertentu, sehingga juga membantu dalam penilaian kinerja, perekrutan, dan pengembangan karyawan.
2: Tugas
Definisi:
Tugas adalah pekerjaan atau aktivitas spesifik yang harus diselesaikan oleh seseorang dalam konteks pekerjaan mereka.
Cakupan:
Tugas adalah aktivitas nyata yang harus dilakukan oleh seorang individu dalam menjalankan pekerjaannya. Tugas bisa mencakup aktivitas harian, mingguan, atau proyek-proyek khusus yang harus diselesaikan.
Tujuan:
Tugas adalah bagian dari pelaksanaan job desk. Mereka lebih spesifik dan operasional. Tugas membantu seorang karyawan untuk mengatur waktu dan sumber daya mereka untuk menyelesaikan pekerjaan dengan efisien.
Jadi, bisa diringkas bahwa job desk adalah panduan umum tentang fungsi, peran dan tanggung jawab dalam suatu posisi, sedangkan tugas adalah aktivitas konkret yang harus dilakukan oleh seseorang untuk memenuhi tanggung jawab yang ada dalam job desk tersebut.
Dan harus dipahami bahwa keduanya bekerja secara bersamaan untuk membantu seseorang dalam menjalankan pekerjaan mereka dengan efektif.
B: Tugas Bagian Account Payable Perusahaan
Apa saja tugas account payable?
Secara umum, dalam pengelolaan keuangan dan operasi perusahaan, tugas account payable adalah:
1: Memproses Faktur
Mengumpulkan, memverifikasi, dan memproses faktur dari pemasok atau vendor yang mencakup barang atau jasa yang telah diterima oleh perusahaan. Proses ini melibatkan pengecekan atas keabsahan faktur dan kecocokan antara pesanan pembelian, penerimaan barang/jasa, dan faktur.
2: Memeriksa Data
Tugas ini bertujuan untuk menentukan bahwa informasi yang tertera di faktur, seperti jumlah, harga, dan jumlah pajak, telah sesuai dengan perjanjian dan prosedur perusahaan.
3: Otorisasi Pembayaran
Membuat langkah-langkah otorisasi dan persetujuan pembayaran sebelum faktur dapat dibayar. Pelaksanaan tugas ini memerlukan kerjasama yang apik dengan departemen atau bagian lain, seperti bagian keuangan, dan pengadaan.
4: Tugas Pelacakan dan Pemantauan
Melacak tanggal jatuh tempo pembayaran faktur, memastikan bahwa faktur dibayar tepat waktu, dan mengelola pembayaran dengan baik untuk menghindari denda atau bunga atas keterlambatan pembayaran.
5: Penyusunan Arsip
Mengelola rekam jejak pembayaran yang akurat dan penyusunan dokumen-dokumen terkait untuk keperluan audit dan pelaporan keuangan.
6: Rekonsiliasi
Tugas ini dilaksnakan untuk menyelesaikan perbedaan atau ketidakcocokan dalam catatan pembayaran, seperti ketidaksesuaian antara faktur dan penerimaan barang/jasa.
7: Hubungan dengan Pemasok
Menjaga hubungan yang baik dengan pemasok, termasuk berkomunikasi mengenai pembayaran, diskon pembayaran awal, dan perjanjian lain yang berhubungan dengan kondisi pembayaran.
8: Membantu Pelaporan Keuangan
Memberikan informasi yang diperlukan untuk pelaporan keuangan dan membantu dalam penyusunan laporan keuangan yang tepat waktu dan akurat.
9: Optimalisasi Proses
Mencari cara untuk mengoptimalkan proses pembayaran agar lebih efisien, seperti melalui otomatisasi dan digitalisasi proses pembayaran.
10: Kepatuhan Hukum dan Pajak
Tugas ini dijalankan untuk memastikan bahwa perusahaan sudah mematuhi semua regulasi pajak dan hukum yang berlaku dalam hal pembayaran dan pelaporan pembayaran.
—
Perlu dipahami dan disadari bahwa ketepatan serta keteraturan dalam menjalankan segala sesuatu sangat penting untuk diperhatikan, tidak terkecuali dengan sepuluh tugas seorang staf account payable di atas, kenapa? Karena untuk mendukung dan menjaga kelancaran operasi perusahaan serta menjaga reputasi perusahaan dalam melakukan pembayaran ke supplier.
Bagian account payable mempunyai fungsi penting dalam membantu pengelolaan kas perusahaan dan menjaga hubungan yang baik dengan supplier.
Baca >>> Job Desk Pemeriksa Internal
—
Apa saja tugas account payable?
Tugas account payable adalah mengelola semua proses terkait utang, antara lain mencatat utang, memproses penagihan, dan mengajukan pembayaran kepada supplier atau kreditor.
Berapa gaji account payable staff?
Gaji account payable staff di indonesia berkisar antara Rp 4.000.000 hingga Rp 7.000.000
Apa itu pekerjaan AP?
Pekerjaan account payable adalah menyangkut aktivitas utang dan pembayarannya kepada pemasok dan kreditor.
Apa itu account payable Staff?
Account payable Staff adalah seorang pegawai yang kerjanya mengurusi segala hal terkait utang, seperti mencatat dan menyiapkan pembayaran ke pada pemasok.
