C: Tugas Staff Account Payable
Tugas seorang staff account payable adalah melakukan tugas-tugas yang lebih spesifik dalam pengelolaan dan pemrosesan pembayaran perusahaan.
Perhatikan dua belas tugas yang secara rutin dijalankan oleh seorang karyawan account payable berikut ini:
1: Penerimaan Faktur
Menerima faktur dari pemasok atau vendor dan memeriksa keakuratannya. Ini melibatkan verifikasi bahwa semua informasi pada faktur, seperti jumlah, harga, dan item yang dipesan, sesuai dengan pesanan pembelian yang telah ada.
2: Penginputan Data
Memasukkan data dari faktur ke dalam sistem akuntansi perusahaan. Ini melibatkan penggunaan perangkat lunak akuntansi atau perangkat lunak manajemen akun payable untuk mencatat informasi faktur.
3: Verifikasi Otorisasi
Memeriksa bahwa faktur telah disetujui dan diotorisasi sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum melakukan pembayaran.
4: Penyusunan Jurnal
Membuat entri jurnal untuk mencatat kewajiban atau utang yang harus dibayar kepada pemasok.
5: Pelacakan Jatuh Tempo
Memantau tanggal jatuh tempo pembayaran faktur dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu. Ini melibatkan penggunaan kalender pembayaran dan pengingat.
6: Pemrosesan Pembayaran
Memproses pembayaran kepada pemasok atau vendor sesuai dengan syarat-syarat pembayaran yang telah disepakati. Pembayaran bisa dilakukan melalui cek, transfer bank, atau metode pembayaran lainnya.
7: Penyusunan Dokumen
Menyusun dan menyimpan dokumen terkait pembayaran, seperti bukti pembayaran dan salinan faktur, untuk keperluan audit dan pelaporan.
8: Penyelesaian Masalah
Menangani masalah atau pertanyaan dari pemasok terkait dengan pembayaran atau faktur yang diterima.
9: Kepatuhan Pajak
Memastikan bahwa pajak yang berlaku atas pembayaran telah dipertimbangkan dan diperhitungkan dengan benar dalam proses pembayaran.
10: Pelaporan
Menyiapkan laporan berkala mengenai akun payable, termasuk laporan mengenai kewajiban yang belum dibayar.
11: Korespondensi
Berkomunikasi dengan pemasok, departemen internal, atau tim manajemen lainnya terkait dengan masalah pembayaran atau pertanyaan mengenai akun payable.
12: Perbaikan Proses Secara Terus Menerus
Memberikan masukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses akun payable.
Tugas seorang staff Account Payable memerlukan akurasi, perhatian terhadap detail, kemampuan pengorganisasian yang baik, serta pemahaman yang kuat tentang prosedur dan kebijakan akun payable perusahaan.
Kesalahan dalam pengelolaan akun payable dapat memiliki dampak finansial dan operasional yang serius bagi perusahaan, sehingga tugas ini sangat penting dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
