Pengertian dan Peran Utama Account Payable dalam Bisnis

D: Job Desk Account Payable

Apa job desk job desk account payable?

Job desk atau deskripsi pekerjaan untuk posisi staff di bagian account payable seringkali tidak sama untuk setiap entitas, hal itu tergantung pada ukuran dan kompleksitas perusahaan. Dan, berikut ini kami sajikan lima belas contoh job desk yang umumnya berhubungan dengan posisi tersebut:

1: Menerima dan Memeriksa Faktur

• Menerima faktur dari pemasok atau vendor.
• Memeriksa keakuratan dan kelengkapan informasi pada faktur, termasuk jumlah, harga, dan rincian pesanan.
• Memeriksa kesesuaian antara faktur dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang/jasa.

2: Menginput Data

• Memasukkan data dari faktur ke dalam sistem akuntansi
• Memastikan bahwa data yang dimasukkan akurat dan sesuai.

3: Melakukan Verifikasi Otorisasi

• Memeriksa bahwa faktur telah disetujui dan diotorisasi sesuai dengan kebijakan perusahaan sebelum melakukan pembayaran.

4: Melacak dan Menyampaikan Waktu Pembayaran

• Memantau tanggal jatuh tempo pembayaran faktur.
• Menyusun daftar faktur yang akan jatuh tempo dan mengingatkan pihak yang berwenang.

5: Menjalankan Pemrosesan Pembayaran

• Memproses pembayaran kepada pemasok atau vendor sesuai dengan syarat-syarat pembayaran yang telah disepakati.
• Memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.

6: Mencatat Jurnal

• Membuat jurnal transaksi untuk mencatat kewajiban atau utang yang harus dibayar kepada pemasok.

7: Menyajikan Pelaporan

• Menyiapkan laporan berkala tentang akun payable, termasuk laporan mengenai kewajiban yang belum dibayar.

8: Merapikan dan Mengarsip Dokumen

• Menyusun dan menyimpan dokumen terkait pembayaran, seperti bukti pembayaran dan salinan faktur, untuk keperluan audit dan pelaporan.

9: Melaksanakan Korespondensi

• Berkomunikasi dengan pemasok, departemen internal, atau tim manajemen lainnya terkait dengan masalah pembayaran atau pertanyaan mengenai akun payable.

10: Memeriksa Kepatuhan Pajak

• Memastikan bahwa pajak yang berlaku atas pembayaran telah dipertimbangkan dan diperhitungkan dengan benar dalam proses pembayaran.

11: Berinovasi Terhadap Proses

• Memberikan masukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses akun payable.

12: Menjalankan Kepatuhan Internal

• Mematuhi kebijakan dan prosedur internal perusahaan terkait dengan akun payable.
• Menjaga keamanan data dan informasi keuangan yang bersifat rahasia.

13: Menjaga Hubungan Baik dengan Pemasok

• Menjaga hubungan yang baik dengan pemasok, merespons pertanyaan atau masalah dengan sopan dan profesional.

14: Mengelola Diskon Pembayaran Dini

• Memastikan bahwa kesempatan untuk mendapatkan diskon pembayaran dini dimanfaatkan jika memungkinkan.

15: Mematuhi Ketentuan Hukum yang Berlaku

• Memastikan bahwa semua transaksi akun payable mematuhi regulasi dan hukum yang berlaku.

Lima belas job desk yang telah disebutkan di atas bisa memberikan gambaran umum tentang tugas dan tanggung jawab seorang staff account payable.

Setiap entitas bisnis mungkin memiliki kekhususan yang berbeda-beda, tergantung pada spesifikasinya, namun perlu dipahami keberadaan mereka penting, dan harus selalu mematuhi kebijakan serta standar operasional prosedur (SOP) perusahaan yang berlaku.

Kesimpulan

Account payable adalah sebuah istilah dalam bahasa Inggris yang secara harfiah berarti “akun yang harus dibayar” atau “utang yang harus dibayar.” Istilah ini digunakan dalam akuntansi keuangan untuk menggambarkan posisi keuangan perusahaan terkait dengan kewajiban pembayaran yang harus diselesaikan pada saat jatuh tempo.

Contoh account payable antara lain: tagihan dari pemasok atas barang atau jasa yang telah diterima oleh perusahaan dengan sistem pembayaran kredit, tagihan dari penyedia layanan seperti listrik dan air, serta utang lainnya kepada kreditur atau pihak ketiga.

Account payable adalah salah satu komponen penting dari neraca keuangan perusahaan dan merupakan bagian dari kewajiban jangka pendek. Perusahaan harus mencatat dan mengelola account payable dengan baik untuk memastikan bahwa mereka bisa memenuhi kewajiban pembayaran tepat waktu dan menghindari masalah keuangan yang bisa timbul akibat tunggakan pembayaran.

Bagaimana menurut pendapat Anda?