SOP Keuangan dan 15 Contoh Prosedur Kerja di Perusahaan

SOP Purchasing – Pengadaan Peralatan 

1. Format Standar Operasional Prosedur Pengadaan Peralatan

Tujuan

Standard Operating Procedures pengadaan barang disusun untuk menjaga ketersediaan peralatan melalui aktivitas pemesanan (order) pembelian kepada supplier (produsen)

Alat/ Bahan

1. Surat Pesanan Pembelian/ Purchase Order (PO)
2. Farecast dari Bagian Terkait
3. Data Stock

Pihak Terkait

1. Manajer Logistik
2. Penanggung jawab peralatan
3. Pelaksana Adminstrasi Pesanan

Prosedur Kegiatan:

1. Sumber Produk:
   • Lokal (Dalam Negeri)
   • Impor (Luar Negeri)
2. Pemesanan dilakukan hanya kepada sumber yang dapat dipertanggungjawabkan:
   • Produsen yang memiliki izin
   • Agen tunggal yang memiliki izin
3. Pemesanan memperhatikan keadaan stok (stok siap dan stok pengaman) untuk memberikan pelayanan berkesinambungan berdasarkan analisa dan evaluasi kebutuhan rata-rata penjualan.
4. Perusahaan harus melakukan analisa pemasok yang meliputi:
   • Produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan yang berlaku
   • Pemasok sudah memiliki izin usaha dan ijin edar terhadap produk yang dijual.
   • Pemasok memiliki struktur harga yang jelas, ketersediaan stock yang baik dan waktu pengiriman yang tepat.

Langkah Pemesanan Produk Lokal:

• • • Pelaksana Administrasi Pesanan Lokal membuat PO (Purchase Order) ke supplier/ principal lokal.
    • PO (Purchase Order) ke supplier dibuat berdasarkan forcast dari marketing, analisa kebutuhan penjualan dan pesanan dari divisi/ cabang.
    • PO (Purchase Order) diberi nomor secara berurutan. Nomor dicetak dengan baik, jelas dan rapi.
    • Dokumen PO (Purchase Order) harus dengan kop perusahaan dan ditandatangani oleh penanggung jawab dan manajer logistik dengan dicantumkan nama jelas.
    • PO (Purchase Order) dicetak kemudian difoto copy untuk dijadikan arsip, bagian gudang, marketing, pembukuan dan keuangan.
    • PO (Purchase Order) asli dikirim melalui fax/ email/ ekspedisi ke supplier yang dituju.
    • Purchase Order (PO) yang batal atau PO (Purchase Order) revisi (jika ada) harus diarsipkan, beri tanda pembatalan atau revisi yang jelas.
    • Konfirmasi pengiriman PO (Purchase Order) ke supplier/ principal dan pengiriman produk datang.
    • Lakukan penerimaan produk oleh gudang dan buat tanda terima penerimaan barang.

Pemesanan Produk Impor:

• • • • Pelaksana Administrasi Pesanan Impor membuat PO ke supplier/ principal luar negeri.
      • PO (Purchase Order) ke supplier/ principal dibuat berdasarkan forcast dari marketing yang berasal dari analisa kebutuhan penjualan dan pesanan dari divisi/ cabang.
      • Beri nomor secara berurutan. Nomor dicetak dengan baik, jelas dan rapi.
      • PO (Purchase Order) harus dengan kop perusahaan dan ditandatangani oleh direktur Dicantumkan nama jelas dan stempel perusahaan.
      • PO (Purchase Order) dikirim melalui email ke supplier/ principal yang dituju.
      • Supplier/ principal luar negeri akan memberikan proforma invoice (pengakuan sementara), jika ada perbedaan antara proformas invoice dengan PO. Maka Adm, impor akan merevisi PO (Purchase Order) dan mengirim kembali PO tersebut.
      • Impor menunggu shipment dikirim oleh supplier/ principal untuk mengetahui waktu pengiriman pesanan datang.
      • Lakukan penerimaan produk oleh gudang dan buat suart penerimaan barang.

 

2. Contoh SOP Standar Operasional Prosedur Pengadaan Peralatan Lengkap

#1: Halaman 01

#2: Halaman 02

 

Standar Operasional Prosedur  Purchasing – Prospecting Supplier/Principal

1. Format Standar Operasional Prosedur Prospecting Supplier

Tujuan

Mencari supplier/principal yang mempunyai produk-produk bagus dan terpercaya yang inline dengan bisnis perusahaan.

Ruang Lingkup

1. Direksi
2. Divisi Marketing
3. Calon Supplier

Definisi

1. Supplier/Principal adalah perusahaan yang memproduksi produk atau jasa yang mempunyai bisnis perjanjian dengan distributor untuk menjual produk atau jasa di wilayah yang telah ditentukan.
2. Produk adalah barang atau jasa yang dapat diperjualbelikan. Dalam marketing, produk adalah apapun yang bisa ditawarkan ke sebuah pasar dan bisa memuaskan sebuah keinginan atau kebutuhan.
3. Katalog adalah daftar koleksi produk atau jasa yang ditawarkan dalam bentuk display untuk user.

Prosedur Kegiatan

4.1: Flowchart  Proses Prospecting Supplier/Principal

 

4.2: Penjelasan Flowchart:

Nomor 1

Tanggung jawab: Divisi Pengembangan

Deskripsi:

Menghadiri eksibisi lokal dan internasional untuk mencari supplier dan principal-principal yang mempunyai product qualified.

Dokumen terkait:

• Brosur
• Katalog
• Price list
• Contact list
• Website supplier/principal

Nomor 2 – 5:

Tanggung jawab: Divisi Pengembangan

Deskripsi:

Jka supplier/principal lama maka dipertimbangkan untuk revisi kontrak kerjasama.

Bila tidak perlu kontrak, langsung registrasi produk.

Dokumen terkait:

• Contract kerjasama,
• Katalog produk

Nomor 5 – 9:

Tanggung jawab: Divisi Pengembangan

Deskripsi:

Jika supplier/principal baru, pastikan apakah sudah memiliki distributor lokal.

Bila belum memiliki distributor lokal, maka lakukan SOP Business Opportunity Review.

Jika sudah memiliki distributor lokal, lakukan negosiasi untuk menjadi sole distributor (atau alternatif lain yang menguntungkan).

Bila calon supplier/principal tidak bersedia, maka peluang bisnis tidak dapat dilanjutkan.

Dokumen terkait:

• Brosur
• Katalog
• Price List
• Contact List
• Website calon supplier/principal

 

2. Contoh Standar Operasional Prosedur Prospecting Supplier Lengkap

#1: Halaman 01

#2: Halaman 02

#3: Halaman 03

 

Standar Operasional Prosedur Purchasing – Penomoran PO (Purchase Order)

1. Format Standar Operasional Prosedur Penomoran Purchasing Order (PO)

Tujuan

Untuk pelaksanaan dan pengawasan aktivitas pengadaan persediaan bahan baku, bahan penolong, produk jadi, sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang sesuai dengan kebutuhan serta menjamin ketersediaan persediaan barang-barang tersebut.

Penanggung jawab

Karyawan yang diberi tanggungjawab

Prosedur

1. Terima Surat Pesanan dari Divisi terkait
2. Tulis nomor Surat Pesanan, tujuan, kebutuhan pesanan, dan paraf di buku Surat Pesanan pada masing-masing bagian pesanan.
3. Khusus untuk tender, kelompok penomoran PO telah dibuat secara otomatis oleh bagian IT.
4. Pembuatan nomor pesanan.
   • Untuk rutin; inisial divisi/cabang/kelompok produk pesanan/tahun/ Nomor PO
     Contoh: Akt 1/B1/19/0012345
   • Untuk insidental; inisial kelompok produk pesanan/Divisi Logistik/Tahun/Nomor PO
     Contoh: MT/LOG/19/006789

 

2. Contoh Standar Operasional Prosedur Penomoran Purchasing Order Lengkap

 

FAQ tentang SOP Purchasing

Apa itu SOP Pengadaan Peralatan?

Standard Operating Procedures pengadaan barang disusun untuk menjaga ketersediaan peralatan melalui aktivitas pemesanan (order) pembelian kepada supplier (produsen)

Apa yang dimaksud SOP Prospecting Supplier/Principal?

Mencari supplier/principal yang mempunyai produk-produk bagus dan terpercaya yang inline dengan bisnis perusahaan.

Apa itu SOP Penomoran PO (Purchase Order)?

Untuk pelaksanaan dan pengawasan aktivitas pengadaan persediaan bahan baku, bahan penolong, produk jadi, sehingga mendapatkan jumlah dan jenis yang sesuai dengan kebutuhan serta menjamin ketersediaan persediaan barang-barang tersebut.