Empat contoh format SOP Logistik tentang penanganan produk palsu, produk retur, product traceability (mampu telusur produk), dan berita acara pemusnahan produk.
Empat SOP Logistik ini perlu diperhatikan oleh perusahaan sebagai pedoman pelaksanaan aktivitas tersebut.
Dan pada kesempatan ini Blog Manajemen Keuangan kembali manyajikan contoh format SOP Logistik perusahaan untuk penanganan produk palsu, produk retur, product traceability, dan berita acara pemusnahan produk.
Langsung saja kita mulai pembahasannya….
Daftar Isi :
01. SOP Penanganan Produk Palsu
Dalam persaingan bisnis yang semakin sengit, tak bisa dihindarkan kemungkinan adanya produk palsu yang entah asalnya dari mana, dan entah disengaja atau tidak, ber-huznudhon aja deh 🙂
Yang lebih penting sebagai tindakan pencegahan adalah dengan membuat SOP.
SOP untuk menangani produk palsu tersebut dengan sebaik-baiknya. Tentu sesuai dengan prosedur yang berlaku.
A. Langkah Membuat SOP Logistik – Penanganan Produk Palsu
Format SOP Logistik mengenai penangan produk palsu unakan terdiri dari:
Tujuan
Untuk menjelaskan mengenai bagaimana menangani produk palsu.
Bahan dan Alat
Laporan Pelanggan
Kualifikasi Personil
Karyawan yang ditunjuk.
Prosedur
- Kumpulkan produk palsu atau yang diduga palsu dari pelanggan.
- Letakkan di area tersendiri dan beri tanda atau tulisan “Produk Palsu atau diduga palsu”
- Kirimkan contoh produk ke bagian produksi untuk dianalisa apakah produk tersebut palsu atau tidak.
- Jika diketahui palsu, bersama-sama dengan bagian produksi/pabrik instruksikan ke pelanggan untuk segera menarik produk dengan ciri-ciri atau tanda-tanda (spesifikasi) tersebut di atas.
- Kirimkan produk tersebut ke bagian produksi/pabrik dan buat laporannya.
B. Contoh SOP Logistik – Penanganan Produk Palsu [Format Lengkap]
Contoh format SOP logistik perusahaan tentang penanganan produk palsu yang kami sajikan di sini merupakan penggabungan format SOP di atas ditambah dengan header dan bagian pengesahan.
Perhatikan penampilannya berikut ini:
Apa saja tugas seorang Sekretaris Perusahaan? Baca sampai kelar ya.
02. SOP Penanganan Produk Retur
Produk retur atau produk kembalian akan selalu ada dengan berbagai alasan, walaupun perusahaan sudah berusaha untuk meminimalisir jumlah barang retur.
Barang retur ini perlu ditangani dengan baik agar tidak menimbulkan kerugian yang lebih besar.
Oleh karena itu perlu disusun standar operasional prosedur yang akan mengatur dan menangani produk retur ini.
A. Langkah Membuat SOP Logistik – Penanganan Produk Retur
Format SOP Logistik perusahaan tentang penanganan produk ini terdiri dari:
Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana produk dari perusahaan cabang dan distributor dikembalikan (retur)
Pengertian
Yang dimaksud produk retur (kembalian) adalah produk yang dikembalikan dari distributor atau cabang perusahaan karena komplain cacat kualitas teknik, komplain produk kadaluarsa atau salah pengiriman.
Kualifikasi Personil
Karyawan yang ditunjuk
Prosedur
#1. Lakukan penerimaan kembali atas persetujuan manajer logistik
#2. Alasan retur produk:
Produk yang rusak:
- Produk yang rusak berkaitan dengan kualitas dan karena masalah produksi, terjadi perubahan fisik, misalnya warna, perubahan bentuk (misalnya lembek), terjadi pemisahan tetap, misalnya pada suspensi, terjadi pengendapan tetap.
- Kerusakan kemasan primer. Kemasan primer pecah, sobek, menggelembung, penutup tidak sempurna sehingga isi produk keluar, misalnya pada minuman, atau kemasan tetap tapi isinya berkurang.
- Kerusakan kemasan sekunder, kemasan sobek, etiket tidak lengket
Produk yang kadaluarsa:
- Perusahaan akan mengganti 100% untuk produk yang sampai di gudang perusahaan tiga bulan sebelum batas kadaluarsa pada batas kadaluarsa.
Misalnya, Expired Date Januari 2018, maka batas penerimaan di gudang perusahaan antara 1 November 2017 sampai dengan Januari 2018.
#3. Alasan produk kembalian yang tidak dapat diterima gudang
- Rusak karena kesalahan penyimpanan di gudang. Misalnya, dimakan rayap, dimakan tikus, kebocoran dan penyimpangan dari tata cara yang sudah ditentukan.
- Komplain kerusakan primer dan sekunder yang disampaikan lebih dari seminggu sejak barang diterima pelanggan.
- Produk yang sampai di gudang perusahaan dalam waktu di luar ketentuan, baik sebelum maupun sesudahnya tidak mendapatkan penggantian.
#4. Terima produk yang dikembalikan oleh bagian gudang dan periksa serta catat dalam buku penerimaan pengendalian gudang: nama produk, batch no, tanggal kadaluarsa, jumlah dan bentuk persediaan.
#5. Kategorisasi dan analisis setiap produk kembalian.
#6. Untuk produk kembalian yang rusak, kemas produk sedemikian rupa agar tidak mencemari produk lainnya.
#7. Simpan produk kembalian di ruang karantina atau tempatkan terpisah dahulu dari persediaan barang.
#8. Buat bukti penerimaan oleh bagian gudang yang kemudian dikirim ke bagian logistik.
#9. Kembalikan produk ke persediaan penjualan, bila:
- Produk tersegel dalam kemasan asli dan dalam kondisi yang baik.
- Diketahui bahwa produk telah disimpan dan dikelola dalam kondisi yang sesuai dan belum kadaluarsa.
- Telah diperiksa dan diuji oleh petugas yang memiliki kewenangan untuk itu.
#10. Catatan kembalian produk disimpan oleh penanggungjawab dan secara resmi meneruskan produk tersebut ke bagian pemasaran apabila masih layak jual.
#11. Apabila produk kembalian tersebut kadaluarsa atau rusak maka diberi tanda secara mencolok “KADALUARSA” atau “RUSAK”, selanjutnya diatur pelaksanaan pemusnahan dan berita acaranya.
B. Contoh SOP Logistik – Penanganan Produk Retur [Format Lengkap]
Perhatikan contoh SOP Logistik tentang Penanganan Produk Retur, terdiri dari Header, Isi Utama, dan Disposisi:
Halaman #1:
Halaman #2:
Tampilan Halaman #3:
03. SOP Product Traceability
Kemamputelusuran produk perlu diperhatikan untuk memudahkan pengelolaan produk.
Sehingga bila terjadi suatu kejadian yang tidak diinginkan, perusahaan akan bisa menyelesaikan solusi dengan cepat.
A. Langkah Membuat SOP Logistik – Product Traceability
Format SOP yang digunakan terdiri dari:
Tujuan
Menyediakan Product Traceability sejak dari bagian produksi sampai ke pelangggan.
Alat dan Bahan
- Kartu Stok Gudang
- Data Laporan Distribusi Produk
Pihak Terkait
- Logistik
- Gudang
- Marketing
Prosedur
- Memelihara catatan terkini yang memudahkan ketertelusuran produk yang didistribusikan, misalnya pada kartu stok gudang, yang meliputi nama konsumen, kode produksi, no. Batch, tipe, jumlah, nomor ijin edar.
- Catatan harus dipelihara selama periode tertentu yang ditetapkan berdasarkan persyaratan atau ketentuan regulasi yang terkait.
- Sesuai dengan masa kegunaan produk yang bersangkutan sebagaimana ditetapkan oleh bagian produksi yang membuat produk tersebut.
- Tidak kurang dari tahun terhitung tanggal produk tersebut dikirim dari perusahaan. Diambil periode yang paling lama.
- Harus diterapkan sistem penelusuran hingga ke tingkat customer.
- Jika penelusuran tidak memungkinkan hingga ke tingkat customer, diterapkan sistem penelusuran hingga ke fasilitas pengguna.
- Catatan penelusuran sekurang-kurangnya meliputi tanggal produk dibeli cusmtomer.
- Hasil penelusuran harus dilaporkan kepada instansi berwenang.
- Catatan-catatan penelusuran harus dipelihara.
B. Contoh SOP Logistik – Product Traceability [Format Lengkap]
Perhatikan contoh SOP logistik mengenai Product Traceability berikut ini:
Halaman #1:
Halaman #2:
04. SOP Berita Acara Pemusnahan Produk
Saat perusahaan memutuskan untuk memusnahkan produk-produknya, maka perlu dibuat berita acara pemusnahan produk.
A. Langkah Membuat SOP Logistik – Berita Acara Pemusnahan Produk
Format Standar Operasional Prosedur – SOP Logistik tentang BAP pemusnahan produk terdiri dari:
Tujuan
Untuk menjelaskan bagaimana pembuatan berita acara pemusnahan produk.
Penanggung jawab
Tenaga yang ditunjuk
Prosedur
Pada hari ini … tanggal….. tahun ….. kami yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama :
Pekerjaan :
Alamat :
Dengan dilakukan oleh:
Nama / NIK :
Jabatan :
Dengan disaksikan oleh petugas ……. :
Nama / NIP :
Jabatan :
Nama / NIP :
Jabatan :
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa telah memusnahkan produk-produk dengan perincian sebagai berikut:
Pemusnahan ini dilakukan dengan cara: ………………
Berita acara pemusnahan ini dibuat rangkap 4 (empat) yang kami kirimkan kepada:
- Direktur pengawasan distribusi produk
- Kepala Dinas …..
- Kepala balai besar/balai POM di….
- Arsip
Demikian berita acara ini kami buat dengan sesungguhnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
B. Contoh SOP Logistik – Berita Acara Pemusnahan Produk [Lengkap]
Perhatikan Contoh SOP Logistik tentang Berita Acara Pemusnahan Produk berikut ini:
Halaman #1:
Halaman #2:
05. Kesimpulan
Demikian artikel yang dapat saya bagikan tentang 4 contoh SOP Logistik, yaitu:
- SOP Perusahaan untuk mengelola aktivitas Penanganan Produk Palsu,
- SOP Penanganan Produk Retur,
- Standard Operating Procdure (SOP) Product Traceability, dan
- SOP BAP Pemusnahan Produk.
Masing-masing contoh Standar Operasional Prosedur dibahas mulai dari langkah-langkah membuat dan contoh SOP lengkapnya.
Dan bila Anda ingin mengetahui contoh SOP Finance, lansgung saja ke: SOP Keuangan dengan Accounting Tools Sederhana dan powerful.
Mudah-mudah bermanfaat dan terima kasih.*****
