SOP perusahaan adalah dokumen tertulis yang secara resmi disahkan oleh pihak manajemen sebagai pedoman dan panduan yang bersifat mengikat harus dipatuhi serta dilaksanakan. Contoh SOP Internal Audit.
Standar Operasional Prosedur / Standard Operating Procedure / SOP sangat vital keberadaanya bagi sebuah perusahaan swasta, instansi pemerintah, yayasan, sekolah, organisasi sosial, lembaga pengelola zakat, infak, sedekah, bahkan organisasi mahasiswa.
SOP menjadi tolak ukur bagi aktivitas bisnis perusahaan atau lembaga/organisasi lainnya.
Dan kali ini saya sajikan 4 contoh SOP perusahaan lengkap beserta langkah-langkah cara membuatnya. Empat Standar Operasional Prosedur ini sangat penting keberadaannya untuk mendukung aktivitas perusahaan dalam upaya mencapai tujuan, sesuai dengan visi dan misinya.
Bagaimana format dan cara membuat 4 contoh SOP perusahaan tersebut? Mari langsung saja dimulai pembahasan satu per satu ya….
Sekelumit Tentang Empat Contoh SOP Perusahaan Ini
Mengapa perusahaan perlu membuat SOP (standard operating procedure?
Sebuah perusahaan akan menjadi kuat dengan bisnisnya bila menjalankan standar operasional prosedur (SOP) yang TEPAT.
Kali ini saya menyajikan 4 contoh SOP perusahaan. Empat contoh SOP perusahaan swasta ini bisa diadoptasi dan digunakan sebagai SOP perusahaan dagang, perusahaan jasa, dan perusahaan manufaktur/pengolahan.
Empat contoh SOP perusahaan ini adalah:
1. Contoh SOP perusahaan tentang internal audit
SOP internal audit adalah sebuah standar operasional prosedur untuk melakukan audit dan inspeksi serta evaluasi terhadap sistem operasi perusahaan dalam semua aspeknya.
2. Contoh SOP perusahaan tentang penanganan produk kadaluarsa
Standar Operasional Prosedur perusahaan ini merupakan sebuah prosedur yang disusun untuk menangani produk kadaluarsa dan mendekati kadaluarsa.
3. Contoh SOP perusahaan tentang komplain, keluhan dan laporan dari pelanggan.
SOP ini dibuat oleh perusahaan sebagai prosedur panduan yang menjadi acuan dari semua aktivitas tentang komplain, keluhan, dan laporan dari pelanggan
Ada pepatah mengatakan bahwa “tak ada yang sempurna di dunia ini”.
Demikian juga dengan produk dan jasa perusahaan, walaupun sudah direncanakan, dibuat, dan didistribusikan dengan matang.
Namun terkadang masih ada kekurangannya sehingga timbul komplain, keluhan dan laporan dari pelanggan. Oleh karena itu perusahaan perlu membuat SOP (standard operating procedure) untuk menanganinya.
4. Panduan dan Prosedur Kerja Membuat SOP Perusahaan
Pada contoh ke-empat ini adalah panduan untuk membuat standard operating procedure perusahaan, termasuk 3 standar prosedur di atas.
Definisi dan pengertian Standar Operasional Operasional perusahaan beserta seluk beluknya dapat dipelajari di SOP adalah: Pengertian, Format dan Contoh
Yuk Ikuti terus pembahasannya berikut ini…
Standar Operasional Prosedur – SOP Internal Audit
Apa itu SOP Internal Audit?
SOP Internal Audit adalah prosedur-prosedur standar yang digunakan untuk melakukan aktivitas internal audit.
Untuk mempermudah dan sistematis pembahasan tentang Standard Operating Procedure (SOP) Internal Audit ini, pembahasan dibagi menjadi 2 (dua) yaitu:
- Cara membuat atau penyusunan SOP, dan
- Contoh SOP Internal Audit.
A. Cara Membuat SOP Internal Audit
Untuk membuat SOP perusahaan, pertama kali yang harus disiapkan adalah menentukan format SOP perusahaan.
Kita akan menggunakan format SOP perusahaan yang sederhana tapi cukup powerful, yaitu kombinasi antara bentuk deskripsi dengan flowchart.
Atau form/tabel sebagai tools dan untuk menjelaskan prosedur kerja.
Kita akan membagi format SOP perusahaan yang sudah ditentukan menjadi 4 bagian, yaitu:
- 1) header,
- 2) isi utama,
- 3) disposisi, dan
- 4) penjelasan prosedur (lampiran).
Header
Seperti pada contoh-contoh SOP perusahaan sebelumnya, misalnya contoh SOP Kepuasan Pelanggan, bagian header adalah identitas Standar Operasional Prosedur perusahaan. Hal-hal yang biasanya dicantumkan di bagian header antara lain:
- nama dan logo perusahaan/entitas/organisasi/institusi,
- judul/nama SOP,
- nomor dokumen,
- tanggal berlaku,
- keterangan perbaikan, dan
- jumlah halaman.
Bagian utama: Isi
Bagian ini merupakan isi utama dari SOP perusahaan, terdiri dari:
Tujuan Penyusunan SOP Perusahaan:
Internal audit bertujuan untuk meng-evaluasi seluruh sistem operasi perusahaan dalam semua aspek yang dapat mempengaruhi mutu produk dan sistem distribusi.
Internal audit bukan hanya untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang ada ,tapi lebih utama untuk mencari cara pencegahan dan mengatasi masalah secara efektif.
Prosedur ini bertujuan agar sistem internal audit dapat:
- Mengevaluasi fasilitas distribusi dan operasinya apakah sesuai dengan pedoman dan menemukan kekurangan yang harus diperbaiki.
- Melaksanakan internal audit teratur dan sistematis untuk mengevaluasi apakah semua aspek dalam operasi distribusi dan pengawasan mutu memenuhi pedoman yang sudah ditetapkan perusahaan.
Cakupan:
Internal audit hendaklah mencakup aspek berikut ini:
- Manajemen mutu
- Personalia
- Bangunan dan Peralatan
- Dokumentasi
- Keluhan dan Penarikan Kembali Produk (Recall)
Tanggung Jawab:
Tim internal audit dipimpin oleh kepala tim dan bertanggung jawab melaksanakan internal audit perusahaan.
Prosedur:
- Siapkan jadwal dan area yang akan di-audit
- Tentukan tim yang akan melaksanakan internal audit
- Siapkan daftar periksa
- Catat semua temuan pada daftar periksa internal audit
- Kelompokkan temuan ke dalam tingkat kekritisan
- Buat laporan temuan dan rekomendasi rencana perbaikan dan tindak lanjut
- Siapkan daftar dan rencana perbaikan laporan internal audit dalam corrective and preventive action (CAPA).
- Tentukan time line (waktu yang dibutuhkan dalam pemenuhan CAPA) dan PIC temuan yang menjadi masalah.
- Bagikan laporan kepada kepala bagian yang bersangkutan.
- Laporkan semuanya kepada kepala tim untuk dilakukan perbaikan.
- Cantumkan bukti perbaikan, jika telah dilakukan perbaikan pada laporan internal audit dalam CAPA.
Lampiran:
- Format Daftar Periksa Internal Audit (lihat di contoh SOP)
- Format Laporan Internal Audit (lihat di contoh SOP)
B. Contoh SOP Perusahaan Internal Audit
Contoh Standar Operasional Prosedur Internal Audit ini merupakan penggabungan dari bagian header, isi utama, dan bagian pengesahan. Dan selanjutnya disajikan dalam format SOP Perusahaan yang utuh seperti berikut ini:
Halaman #1:
Contoh Halaman #2:
Halaman #3:
Penampakan Halaman #4:
Tampilan Halaman #5:
Pada contoh SOP internal audit di atas, terdiri dari 5 halaman, termasuk format laporan hasil internal audit.
