4 Contoh SOP Untuk Meningkatkan Pelayanan Bisnis, Mana yang Sudah Anda Terapkan?

Standar Operasional Prosedur / Standard Operating Procedure (SOP) sangat vital bagi sebuah perusahaan, instansi, atau organisasi. SOP menjadi tolak ukur bagi aktivitas bisnis perusahaan.

Dan kali ini saya sajikan 4 contoh SOP perusahaan beserta contoh dan langkah-langkah cara membuatnya.

Empat Standar Operasional Prosedur ini sangat penting keberadaannya untuk mendukung aktivitas perusahaan dalam upaya mencapai tujuan, visi dan misinya.

Langsung saja dimulai…

 

01. Sekelumit Tentang Empat Contoh SOP Perusahaan Ini

Mengapa perusahaan perlu membuat standar operasional prosedur (SOP)?

Sebuah perusahaan akan menjadi kuat dengan bisnisnya bila menjalankan standar operasional prosedur yang TEPAT.

Sejenak saksikan penjelasan singkatnya pada video pendek berikut ini:

Sudah  jelas kan, alasan mengapa perusahaan membutuhkan SOP? Okay mantap!

Dilanjukan ya…

Kali ini saya menyajikan 4 contoh SOP perusahaan, yaitu:

#01. Contoh SOP perusahaan tentang internal audit

SOP internal audit adalah sebuah standar operasional prosedur untuk melakukan audit dan inspeksi serta evaluasi terhadap sistem operasi perusahaan dalam semua aspeknya.

#02. Contoh SOP perusahaan tentang penanganan produk kadaluarsa

Standar Operasional Prosedur perusahaan ini merupakan sebuah prosedur yang disusun untuk menangani produk kadaluarsa dan mendekati kadaluarsa.

#03. Contoh SOP perusahaan tentang komplain, keluhan dan laporan dari pelanggan.

SOP ini dibuat oleh perusahaan sebagai prosedur panduan yang menjadi acuan dari semua aktivitas tentang komplain, keluhan, dan laporan dari pelanggan

Ada pepatah mengatakan bahwa “tak ada yang sempurna di dunia ini”.

Demikian juga dengan produk dan jasa perusahaan, walaupun sudah direncanakan, dibuat, dan didistribusikan dengan matang, namun terkadang masih ada kekurangannya sehingga timbul komplain, keluhan dan laporan dari pelanggan.

Oleh karena itu perusahaan perlu membuat standar operasional prosedur untuk menanganinya.

#04. Standar Operasional Prosedur untuk Membuat SOP

Pada contoh ke-empat ini adalah panduan untuk membuat standar operasional prosedur perusahaan, termasuk 3 standar prosedur di atas.

Definisi dan pengertian Standar Operasional Operasional perusahaan beserta seluk beluknya dapat dipelajari di  SOP adalah: Pengertian, Format dan Contoh

Yuk Ikuti terus pembahasannya berikut ini…

 

02. Standar Operasional Prosedur Internal Audit

standar operasional prosedur internal audit

Apa itu SOP Internal Audit?

SOP Internal Audit adalah prosedur-prosedur standar yang digunakan untuk melakukan aktivitas internal audit.

Untuk mempermudah dan sistematis pembahasan tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) Internal Audit ini, pembahasan dibagi menjadi 2 (dua) yaitu:

  • 1) Cara membuat atau penyusunan SOP, dan
  • 2) Contoh SOP Internal Audit.

 

A. Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan Internal Audit

Untuk membuat SOP perusahaan, pertama kali yang harus disiapkan adalah menentukan format SOP perusahaan.

Kita akan menggunakan format SOP perusahaan yang sederhana tapi cukup powerful, yaitu kombinasi antara bentuk deskripsi dengan flowchart atau form/tabel sebagai tools dan untuk menjelaskan prosedur kerja.

Kita akan membagi format SOP perusahaan yang sudah ditentukan menjadi 4 bagian, yaitu:

  • 1) header,
  • 2) isi utama,
  • 3) disposisi, dan
  • 4) penjelasan prosedur (lampiran).

Header

Seperti pada contoh-contoh SOP perusahaan sebelumnya, misalnya contoh SOP Kepuasan Pelanggan, bagian header adalah identitas SOP perusahaan.

Hal-hal yang biasanya dicantumkan di bagian header antara lain:

  • nama dan logo perusahaan/entitas/organisasi/institusi,
  • judul/nama SOP,
  • nomor dokumen,
  • tanggal berlaku,
  • keterangan perbaikan, dan
  • jumlah halaman.

Bagian utama: Isi

Bagian ini merupakan isi utama dari SOP perusahaan, terdiri dari:

Tujuan Penyusunan SOP Perusahaan:

Internal audit bertujuan untuk meng-evaluasi seluruh sistem operasi perusahaan dalam semua aspek yang dapat mempengaruhi mutu produk dan sistem distribusi.

Internal audit bukan hanya untuk mencari kesalahan atau kelemahan yang ada ,tapi lebih utama untuk mencari cara pencegahan dan mengatasi masalah secara efektif.

Prosedur ini bertujuan agar sistem internal audit dapat:

  • Mengevaluasi fasilitas distribusi dan operasinya apakah sesuai dengan pedoman dan menemukan kekurangan yang harus diperbaiki.
  • Melaksanakan internal audit teratur dan sistematis untuk mengevaluasi apakah semua aspek dalam operasi distribusi dan pengawasan mutu memenuhi pedoman yang sudah ditetapkan perusahaan.

Cakupan:

Internal audit hendaklah mencakup aspek berikut ini:

  • Manajemen mutu
  • Personalia
  • Bangunan dan Peralatan
  • Dokumentasi
  • Keluhan dan Penarikan Kembali Produk (Recall)

Tanggung Jawab:

Tim internal audit dipimpin oleh kepala tim dan bertanggung jawab melaksanakan internal audit perusahaan.

Prosedur:

  • Siapkan jadwal dan area yang akan di-audit
  • Tentukan tim yang akan melaksanakan internal audit
  • Siapkan daftar periksa
  • Catat semua temuan pada daftar periksa internal audit
  • Kelompokkan temuan ke dalam tingkat kekritisan
  • Buat laporan temuan dan rekomendasi rencana perbaikan dan tindak lanjut
  • Siapkan daftar dan rencana perbaikan laporan internal audit dalam corrective and preventive action (CAPA).
  • Tentukan time line (waktu yang dibutuhkan dalam pemenuhan CAPA) dan PIC temuan yang menjadi masalah.
  • Bagikan laporan kepada kepala bagian yang bersangkutan.
  • Laporkan semuanya kepada kepala tim untuk dilakukan perbaikan.
  • Cantumkan bukti perbaikan, jika telah dilakukan perbaikan pada laporan internal audit dalam CAPA.

Lampiran:

Format Daftar Periksa Internal Audit (lihat di contoh SOP)

Format Laporan Internal Audit (lihat di contoh SOP)

 

B. Contoh SOP Perusahaan Internal Audit

Contoh Standar Operasional Prosedur Internal Audit ini merupakan penggabungan dari bagian header, isi utama, dan bagian pengesahan.

Dan selanjutnya disajikan dalam format SOP Perusahaan yang utuh seperti berikut ini:

Halaman #1:

contoh header standar operasional prosedur internal audit

contoh sop internal audit

contoh pengesahaan sop internal audit

Halaman #2:

contoh header SOP internal audit

contoh sop perusahaan

Halaman #3:

contoh header prosedur internal audit

contoh audit list perusahaan

Halaman #4:

contoh header standar operasional internal audit

contoh form list internal audit perusahaan

Halaman #5:

contoh header sop aktivitas internal audit

contoh template form internal audit

Pada contoh SOP internal audit di atas, terdiri dari 5 halaman, termasuk format laporan hasil internal audit.

 

03. Standar Operasional Prosedur Penanganan Produk Kadaluarsa

Contoh SOP perusahaan ketiga adalah tentang penanganan produk kadaluarsa.

SOP Penanganan Produk Kadaluarsa adalah standar prosedur untuk menangani produk perusahaan yang sudah kadaluarsa.

Produk yang sudah kadaluarsa perlu ditangani secara baik, maka perlu dibuat standar oprasional prosedur sebagai pedoman pelaksanaan penanganan produk kadaluarsa.

A. Format SOP Perusahaan Penanganan Produk Kadaluarsa

SOP Penanganan Produk Kadaluarsa susunannya terdiri dari:

Tujuan

Untuk menjelaskan bagaimana menangani obat yang kadaluarsa atau mendekati kadaluarsa.

Bahan/Alat

Data dan kartu stock

Kualifikasi Personil

Karyawan yang ditunjuk

Prosedur

Produk mendekati kadaluarsa:

  • Lakukan stock opname minimal satu kali sebulan
  • Pisahkan produk-produk yang mendekati kadaluarsa. Simpan di bagian depan rak penyimpanan.
  • Catat produk-produk yang mendekati kadaluarsa. Distribusikan ke bagian operasional untuk ditindaklanjuti.
  • Keluarkan produk-produk yang mendekati kadaluarsa terlebih dahulu jika ada penjualan.

Produk kadaluarsa:

  • Pisahkan produk-produk yang kadaluarsa dari stok penjualan dan simpan di ruang karantina, dokumentasikan dan beri tanda “barang Exp. Date”.
  • Catat produk-produk yang kadaluarsa.
  • Buat berita acaranya dan usulkan untuk pemindahan/penghapusan barang rusak.
  • Buat berita acara pengembalian ke produsen, jika produk bisa dikembalikan (bila jenis perusahaan distribusi).

 

B. Contoh SOP Perusahaan Penanganan Produk Kadaluarsa

Contoh SOP Perusahaan Penangan Produk Kadaluarsa ini adalah gabungan dari bagian-bagian SOP yang telah kita buat sebelumnya.

Dan setelah dibuat menjadi format SOP Perusahaan yang utuh, hasilnya adalah sebagai berikut:

Contoh headaer SOP penanganan produk kadaluarsa

Contoh SOP Perusahaan - penanganan produk

Contoh pengesahan SOP penanganan produk kadaluarsa

 

04. Standar Operasional Prosedur Penanganan Komplain

penanganan komplain

SOP Penanganan Komplain adalah dokumen prosedur yang menjadi pedoman pelaksanaan penanganan komplain pelanggan.

Komplain pelanggan harus cepat ditanggapi dengan tepat.

Penangan komplain pelanggan adalah salah satu jenis pelayanan yang diberikan kepada pelanggan.

Bila pelanggan merasa puas dengan pelayanan perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh baik terhadap penjualan dan perusahaan secara keseluruhan.

A. Format SOP Perusahaan Penanganan Komplain

Elemen-elemen utama dari standar operasional prosedur (SOP) Penangan Klaim adalah sebagai berikut:

Tujuan:

Untuk menjelaskan bagaimana laporan keluhan ditangani dengan cepat.

Bahan / Alat:

Laporan hasil pemeriksaan

Kualifikasi Personil:

Karyawan yang ditunjuk

Prosedur:

Sumber komplain dan keluhan:
  1. Komplain danKeluhan dapat berasal dari pelanggan atau pihak lain dari luar atau dari dalam perusahaan
  2. Catat sumber keluhan: nama, alamat, dan keluhan yang disampaikan.

Laporan:

  1. Semua keluhan dan laporan disampaikan secara lisan atau tertulis melalui karyawan atau langsung kebagian yang terkait yaitu gudang, pengiriman, dan pemasaran.
  2. Kejadian yang serius harus segera dilaporkan dalam waktu 24 jam dan tidak boleh ditunda sampai keesokan harinya dengan menggunakan sarana informasi yang paling efektif antara lain: telepon, fax, email
  3. Laporan disampaikan dengan atau tanpa contoh produk.

Penanganan keluhan dan laporan:

  1. Klasifikasi keluhan dan laporan berdasarkan jenisnya, misalnya terkait mutu, pelayanan pengiriman atau penjualan.
  2. Keluhan dan laporan dari pelanggan harus ditangani oleh bagian terkait (pemasaran, penjualan, dan gudang).
  3. Bagaian terkait segera mengirim laporan beserta contoh produk/ bila ada ke bagian manajemen / logistik.

Tindak lanjut:

  1. Hasil penelitian dari bagian manajemen mutu agar di bahas bersama dengan divisi pemasaran, bagian penjualan, bagian gudang dan logistik.
  2. Menjawab semua keluhan dan mengambil tindakan pencegahan atau pengamanan lain seperti perbaikan proses distribusi dan bila perlu penarikan kembali produk.

Dokumentasi:

  1. Semua keluhan harus didokumentasikan dan disimpan dengan baik.

 

B. Contoh SOP Perusahaan Penanganan Komplain

Perhatikan contoh SOP perusahaan tentang penanganan komplain dengan format beserta cara penulisannya berikut ini:

Halaman #1:

Contoh header sop penanganan komplain

Contoh sop perusahaan

Contoh pengesahan SOP penanganan komplain

Halaman #2:

Contoh header sop penanganan komplain

contoh sop perusahaan
sop perusahaan penanganan komplain – isi.2

Contoh SOP Penanganan Komplain in terdiri dari dua halaman. Bagian pengesahan diletakkan dibagian akhir halaman 01.

 

05. Standar Operasional Prosedur Membuat SOP

Untuk membuat SOP pun perlu dibuatkan panduannya, yaitu standar operasional prosedur untuk membuat SOP.

Bagaimana langkah-langkah menyusun prosedur untuk membuat SOP?

Berikut ini langkah-langkahmya…

A. Langkah-langkah menyusun Standar Operasional Prosedur Membuat SOP

Ruang lingkup Standard Operating Procedure Cara Membuat SOP perusahaan akan menjelaskan baik juklak dan juknis pembuatan SOP.

Sebagai contoh, prosedur standar penulisan jenis kalimat dan penomoran yang digunakan.

Bagaimana langkah-langkah menyusun Standar Operasional Prosedur Cara Membuat SOP perusahaan?

Secara umum ada 3 langkah untuk membuat Standar Operasional Prosedur Panduan Membuat SOP, yaitu:

#1: Membuat Header (Bagian Paling Atas) Standar Operasional Prosedur Cara Membuat SOP

Header SOP Cara Membuat SOP adalah identitas sebuah SOP (Standar Operasional Prosedur).

Bagian header  terdiri dari:

  • Logo dan Nama Perusahaan : Misalnya PT Berkah Jaya (disingkat BJ)
  • Judul : Standard Operating Procedure Cara Membuat SOP.
  • Nomor Dokumen : misalnya BJ-SOP-01.01-BJ.01.04
  • Mulai Berlaku : misalnya 01 April 2017.
  • Revisi : misalnya 00, berarti belum pernah dilakukan revisi.
  • Tanggal revisi : kosong.
  • Halaman : misalnya 1 dari 3, berarti halaman 1 dari total 3 halaman.

Bila dilihat secara keseluruhan dan utuh, penampakan header SOP adalah seperti berikut ini :

Contoh header SOP
Contoh bagian atas (header) Standar operasional prosedur

 

#2: Menyusun Isi Standar Operasional Prosedur Cara Membuat SOP Perusahaan

Isi utama dari contoh SOP Cara Membuat SOP perusahaan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

A. Tujuan:

Menentukan suatu bentuk standar untuk penulisan SOP dan cara merivisinya.

B. Penanggung Jawab:

Penanggungjawab mengenai hal-hal yang berkaitan dengan SOP adalah penanggungjawab.

C. Prosedur:

SOP sebaiknya ditulis dengan kalimat aktif dan sesingkat mungkin dengan kata yang jelas dan tegas.

Standar Operasional Prosedur sebaiknya dimulai dengan bagian-bagian berikut:

  • Pengantar:

yang berisi nomor dokumen, tanggal mulai berlaku, revisi, tanggal revisi, judul, halaman, penyusun, pemeriksa, dan yang menyetujui SOP.

  • Keterangan mengenai tujuan SOP:

Dalam membuat keterangan tentang tujuan SOP, sebaiknya menggunakan panjang paragraf standar.

    • Hal ini dimaksudkan untuk menekankan kepada pelaksana atau pemakai dokumen bahwa mereka bertanggungjawab untuk memahami isi dan tujuan SOP bersangkutan.
    • Pelaksana dapat juga memberikan setiap masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan SOP, baik kesalahan yang dapat disebabkan karena hal yang kurang jelas atau tidak konsisten yang terdapat dalam SOP.
  • Contoh keterangan dalam SOP

Bila ada sesuatu dalam SOP ini yang tidak dimengerti atau tidak dapat ditetapkan sesuai dengan yang tertulis.

Ssegera beritahukan kepada supervisor yang bersangkutan mengenai instruksi yang jelas dan tepat tentang pelaksanaan operasional yang dimaksudkan.

  • Penulisan

Dalam kondisi tertentu sebaiknya penanggungjawab prosedur SOP terkait ditulis pada kolom terpisah, dibagian kanan pada teks dokumen.

Hal tersebut memungkinkan pemberian tanggung jawab yang lebih spesifik dibandingkan dengan penulisan dalam pengantar umum.

  • Penomoran

Penomoran SOP meunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan SOP.

Bidang SOP distribusi meliputi : Pengadaan produk

Pengeloaan Produk meliputi:
  • penyimpanan,
  • pemeriksaan,
  • pemantauan,
  • antisipasi dan penanganan, serta
  • distribusi.
Contoh penomoran Standar Operasional Prosedur:
  • Nomor 001 – 099 = SOP Penyesuaian perijinan, kelengkapan dan laporan keuangan.
  • Nomor 100 – 199 = SOP pengelolaan dan penyaluran produk
  • Nomor 200 – 299 = SOP Higiene dan Sanitasi
  • Nomor 300 – 399 = SOP Tata kelola adm, kontrak kerjasama dan penanganan keluhan.
  • Nomor 400 – 499 = Tata kelola produk tertentu / khusus.
  • Nomor 500 – 599 = SOP tata kelola produk.
  • Nomor 600 – 699 = SOP Inspeksi.
  • Nomor 700 – 799 = Tata cara kalibrasi alat dan validasi sistem pengelolaan dan penyaluran produk.
  • Nomor 800 – 899 = SOP Retur, ED, dan pemusnahan.
  • Nomor 900 – 999 = SOP Pelatihan dan Sistem manajemen kesehatan keselamatan kerja.

 

#3: Membuat Bagian Pengesahan dari Standar Operasional Prosedur Panduan Membuat SOP 

Komponen-komponen yang ada dalam bagian pengesahan adalah siapa yang membuat/menulis, siapa yang memeriksa dan siapa yang menandatangani Standar Operasional Prosedur Panduan Membuat SOP.

Data-data tersebut meliputi nama, jabatan dan paraf dari tiap-tiap orang yang terlibat. Format lengkapnya adalah sebagai berikut :

komponen pengesahan – SOP Cara Membuat SOP

 

B. Contoh Standar Operasional Prosedur Membuat SOP

contoh standar operasional prosedur

Jika bagian-bagian standar operasional prosedur di atas digabungkan menjadi satu bagian utuh, maka terbentuklah satu contoh SOP perusahaan untuk membuat SOP yang terdiri dari tiga halaman seperti berikut ini :

  • Contoh SOP Perusahaan untuk Membuat SOP – Halaman 01:
Contoh SOP perusahaan
Contoh Standar Operasional Prosedur Membuat SOP: hal 1
  • Contoh SOP Perusahaan untuk Membuat SOP – Halaman 02:
Contoh SOP perusahaan
Contoh Standar Operasional Prosedur Membuat SOP: hal 2
  • Contoh SOP Perusahaan untuk Membuat SOP – Halaman 03:
Contoh SOP Perusahaan
Contoh Standar Operasional Prosedur Membuat SOP: hal 3

Contoh SOP Penanganan Komplain ini terdiri dari tiga halaman, dan bagian pengesahaan diletakkan di halaman pertama.

 

06. Kesimpulan

Demikian yang dapat saya bagikan tentang 4 contoh Standar Operasional Prosedur Perusahaan, yaitu:

  • Standar prosedur untuk melakukan Internal Audit,
  • Standar prosedur untuk  aktivitas Penanganan Produk Kadaluarsa,
  • Standar prosedur untuk aktivitas Penanganan Komplain
  • Standar prosedur untuk membuat SOP

Dan semua dilengkapi langkah-langkah untuk membuatnya. so sangat mudah untuk diikuti.

Bila Anda ingin melihat contoh prosedur kerja lainnya, silahkan ke: SOP dan SOP Anggaran Perusahaan

Semoga bermanfaat dan terima kasih.

***