Manfaat SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah menjadi pedoman dan panduan dalam melakukan semua aktivitas penting di perusahaan atau entitas bisnis.
Upaya perusahaan untuk mencapai tujuannya akan lebih mudah tercapai dengan dengan prosedur yang tertata secara sistematis, strategis, dan taktis.
Dan bila didetilkan lagi, salah satu manfaat SOP adalah untuk nge-boost keuntungan atau profit perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, ikuti pembahasannya berikut ini …
Daftar Isi :
01: Fungsi dan Manfaat SOP untuk Bisnis Anda
A: Alasan Perusahaan Menyusun dan Menggunakan SOP
Bagi Anda pengelola usaha dan karyawan, yuk sejenak baca dan renungkan beberapa pertanyaan berikut ini:
Yakinkah BISNIS yang Anda dikelola apa adanya akan bisa terus bertahan dan mampu bersaing dengan pendatang baru yang lebih fresh, inovatif dan kreatif?
Yakinkah BISNIS Anda tidak akan BANGKRUT?
Yakinkah BISNIS Anda tidak MATI tergerus zaman?
Bila Anda seorang pegawai, yakinkah Anda tidak akan dipecat/ PHK?
Atau KARIR Anda akan begitu-begitu saja, sementara rekan kerjamu yang baru masuk kerja beberapa saat sudah MELESAT jauh meninggalkan Anda?
***
Salah satu solusi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah menyusun dokumen prosedur standar.
Dokumen itu berisi cara melakukan sesuatu sesuai dengan standar perusahaan.
Jadi semua aktivitas di perusahaan mengacu pada dokumen standar operasional prosedur yang disusun dan ditetapkan perusahaan.
SOP tersebut di-implementasikan dan di-update sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan jaman.
Sehingga perusahaan akan terus bisa menyesuaikan dan bertahan mengahadapi perkembangan jaman.
Selain itu, manfaat SOP adalah men-standarkan semua aktivitas perusahaan di kantor pusat dan kantor cabang.
Itulah pentingnya SOP bagi perusahaan.
B: Fungsi dan Manfaat Standar Operasional Prosedur
Sebenarnya apa manfaat SOP?
Manfaat SOP yang paling utama adalah agar perusahaan, organisasi, lembaga, yayasan, atau sebuah entitas bisa berjalan, bertumbuh, dan berkembang sesuai dengan tujuan, visi, dan misinya.
Pernahkah kita mendengar perusahaan-perusahaan raksasa dan organisasi lainnya yang kini hanya menjadi KENANGAN?
***
Izinkan saya sedikit cerita…
Obrolan singkat saat istirahat siang di sebuah warung nasi pecel lima ribuan:
“Makan apa Kang?”
“Nasi pecel”
“pakai apa Kang”
“Tempe sama telur dadar”
“tunggu bentar ya Kang”
Sejurus kemudian pesanan datang …
“mangga Kang, minumnya apa ?”
“Es teh aja Bu”
“mangga minumnya Kang”
“iya Bu, suwun”
Setelah menikmati sepiring nasi pecel dan estehnya, ia pun bergegas mau membayar,
“sudah Bu, berapa semua?”
“Nasi pecelnya 5 ribu, estehnya seribu 5 ratus, nambah apalagi Kang?”
“gak nambah lagi”
“jadi semuanya 6 ribu 5 ratus Kang”
“ ini Bu “ sembari menyodorkan uang 10 ribuan.
“ ini kembalinya Kang 3 ribu 5 ratus ya”
“suwun ya Kang”
“sama-sama Bu”….
Begitu obrolan singkat di sebuah warung nasi pecel serba 5 ribuan di depan masjid jami’ desa Kemiri, Sidoarjo, Jawa Timur.
***
Standar Operasional Prosedur – SOP Warung Pecel Sidoarjo
Suatu hari kebetulan saya lewat depan warung pecel di atas tersebut dan heran “apa istimewanya warung nasi pecel itu, kok rame banget ya”
Biar nggak penasaran saya ke sana…
Di sana sudah banyak pembeli dari berbagai macam bidang.
Ada pelajar berseragam, kuli bangunan, pekerja pabrik, salesman dan entah apalagi…
Tidak ada aksi SROBOT, semua teratur dalam antrian.
***
Sambil ikut dalam antrian, mata ini ‘menyapu’ isi ruangan warung dan….. terhenti pada sebuah banner sederhana bertuliskan “SERBA 5 RIBU” dan “tidak jual lauk”
Sambil menduga-duga “mungkin ini yang menyebabkan rame” begitu kata hatiku.
Tapi coba dulu deh, apa benar ini nih penyebabnya.
Saat tiba giliranku, “ nasi pecel sama dadar Bu, dibungkus”
Sambil menunggu si Ibu pemilik warung membungkus nasi pesenanku, saya amati disekelilingnya.
Dan ternyata semua proses “FRESH FROM the Oven”, semuanya masih fresh….
“ada lagi Kang” suara yang menghentikan lamunanku.
“sudah Bu, berapa?”
“5 RIBU”
“Kembaliannya untuk tempe peyek” sahut saya.
“tempe peyeknya untuk lauk, jadi tidak bisa nambah”
Wow, sangat konsisten dengan tulisan yang tertera di tembok.
Dan satu lagi, cukup 5 RIBU sudah dapat nasi pecel+lauk telur dadar+seiris tempe+3 peyek…. lumayan lah.
***
Dalam perjalanan ke kantor, saya berpikir “masih ada ya nasi pecel seharga 5 ribu, masih fresh lagi”….
Dan pelayananya pun tak kalah dengan gerai restoran cepat saji kelas dunia 🙂
Semua sudah ada prosedurnya, seakan sudah menerapkan Standar Operating Prosedur (SOP).
Apa hikmah dari kisah nyata itu?
Warung pecel nasi 5 ribuan saja sudah ada prosedurnya, manfaat dan fungsi standar operasional prosedur bagi usaha warung nasi pecel jelas.
Bagaimana dengan bisnis yang sudah mendunia dan cetar membahana?
Pastinya ada dong….
Coba Tengok sebentar Mc Donald, industri perbankan, tambang, NGO kelas dunia,
Demikan juga di bidang olah raga seperti, klub sepak bola, F1, MotoGP, dan Liga Bola Basket NBA .
***
Atau bila Anda penggemar MotoGP atau F1, coba perhatikan bagaimana mereka mengganti ban?
Semua dilakukan dengan prosedur yang sangat rapi.
so, apalagi untuk mengelola bisnisnya?
Apapun jenis aktivitasnya semua membutuhkan Standar Operasional Prosedur (SOP)
“Tidak asal NGGLUNDUNG”
Atau “ntar kata nanti aja” 🙂
Jadi, manfaat dan fungsi standar operasional prosedur (SOP) sangat penting.
Setelah kita mengetahui manfaat dan fungsi standar operasional prosedur, pertanyaan berikutnya adalah, bagaimana cara membuat SOP?
Baca terus artkel ini ya….
02: Cara Sederhana Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)
Bagi sobat-sobat yang baru merintis bisnis, istilah keren-nya start up business atau yang sudah lama berbisnis namun belum memiliki SOP.
Dan sudah memahami manfaat dan fungsi standar operasional prosedur, yuk kita susun, buat dan rapikan kegiatan bisnisnya dengan membuat tandar operasional prosedur (SOP).
Itu semua demi keberlangsungan dan pertumbuhan bisnis kita.
“ndak usah rumit, yang penting bermanfaat dan mendukung bisnis Anda”
***
Masih ingat cerita tentang mahasiswa yang berbisnis Jus Buah dari nol?
Seiring dengan pertumbuhan dan perkembangan usahanya, ia ingin mendokumentasikan dan membuat sistem usahanya terstandar.
Caranya dengan membuat Standard Operating Procedure atau dikenal SOP.
Sebagai seorang pembelajar, ia berusaha mencari sumber tentang seluk-beluk SOP:
- Alasan perlunya membuat SOP
- Manfaat dan fungsi standar operasional prosedur
- Cara membuat SOP
- Langkah-langkah membuat SOP
- Contoh-contoh SOP dari berbagai jenis bisnis.
A. Langkah-langkah Membuat Standar Operasional Prosedur
Secara umum ada beberapa langkah dalam membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan, yaitu:
Langkah #1: Memetakan Proses Bisnis Perusahaan
Setelah mendapatkan berbagai referensi tentang SOP, sebagai langkah awal, ia mencatat semua proses bisnis usahanya, sejak proses pembelian hingga laporan keuangannya.
“ nggak usah nDEKIK-nDEKIK Bro, yang simpel dan gampang dimengerti aja”
Begitu kalimat yang keluar dari lisannya saat berkonsultasi dengan temannya.
Ia ingin membuat SOP yang sederhana dan mudah dimengerti serta yang paling penting bisa dan mudah diaplikasikan.
Apalah artinya membuat SOP yang rumit dan ‘ndekik-ndekik’ tapi sulit untuk diterapkan, akhirnya akan sia-sia saja.
Setelah mendokumentasikan semua proses bisnisnya, ia pelajari secara detail, agar tidak ada yang tertinggal.
Urut-urutan per prosesnya ia catat dan pelajari.
Istilah-istilah khusus dan teknis dikonversi menjadi menjadi istilah yang ringkas, jelas dan sistematis sehingga mudah dipahami oleh seluruh karyawan.
Langkah #2: Menentukan Format Standar Operasional Prosedur (SOP)
Setelah semua proses, urut-urutan, dan istilah-istilah dianggap sudah cukup ringkas dan jelas.
Selanjutnya ia menentukan format SOP yang akan digunakan., ia pilih yang paling sederhana sesuai dengan kebutuhan perusahaan namun powerful.
Langkah #3: Membuat Draft Awal Standar Operasional Prosedur ( SOP perusahaan)
Draf awal SOP pun akhirnya selesai. Kemudian ia meeting dengan semua karyawan untuk membahas draf SOP.
Tujuan dari meeting ini adalah agar SOP yang dihasilkan nanti memenuhi kriteria sebagai berikut :
- Sistematis dan mudah dimengerti
- Layak diterapkan di perusahaan
- Mudah untuk melakukan pengendalian
- Mudah dalam melakukan audit
- Dinamis, mudah menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan perusahaan
- Lengkap, mencakup seluruh sistem yang ada
- Bersifat spesifik perusahaan yang bersangkutan
Hasil meeting dengan seluruh karyawan digunakan untuk memperbaiki draf awal SOP. Perbaikan terhadap draf awal ini akan menghasilkan draf final SOP.
Langkah #4: Uji Coba Standar Operasional Prosedur (SOP perusahaan) – Fungsi SOP
Sekarang saatnya uji coba menerapkan draft final SOP.
Tahapan uji coba ini dilakukan untuk mengetahui pengaruh dari penerapan SOP terhadap proses kerja.
Bila uji coba ini tidak dilakukan dikhawatirkan terjadi kesalahan atau penyimpangan saat SOP benar-benar sudah diimplementasikan.
Sebelum dan selama dilakukannya uji coba ini, ia melakukan sosialisasi dan pengamatan secara teliti saat karyawan melakukan aktivitas sesuai SOP.
Namanya uji coba, maka karyawan diberikan kesempatan untuk menggunakan SOP beberapa kali.
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan uji coba ini?
Lama waktu uji coba ini disesuaikan dengan kebutuhan, bisa dalam hitungan jam, hari, minggu dan bulan untuk menemukan hasil yang benar-benar signifikan.
Uji coba yang dilakukan dengan tepat maka akan mengurangi tingkat kesalahan dan perbaikan SOP.
Untuk diingat bahwa tahap uji coba ini merupakan tahapan yang krusial dalam penyusunan SOP.
Langkah #5: Perbaikan Draft Standar Operasional Perusahaan (SOP Final)
Setelah cukup melakukan uji coba, segera ia melakukan evaluasi terhadap hasil uji coba.
Setelah evaluasi selesai dilakukan dan ditentukan langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan.
Maka SOP segera disusun dan diperbaiki.
Perbaikan ini sifatnya minor pada beberapa bagian saja, yaitu pada proses yang bermasalah.
Itu pun harus dilihat apakah proses tersebut benar-benar mempengaruhi proses bisnis secara keseluruhan atau tidak.
Sehingga tidak perlu melakukan perbaikan pada dokumen SOP.
Draf SOP final yang sudah diperbaiki, selanjutnya dicetak dan disahkan.
SOP yang sudah disahkan ini secara resmi menjadi dokumen perusahaan yang harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh semua karyawan.
Contoh SOP perusahaan lain: SOP Marketing.
Sampai di tahapan ini, sebagai pemilik usaha jus buah ia merasa lega.
“akhirnya penyusunan SOP pun selesai juga” begitu kalimat pelan dan pendek yang terucap dari lisannya….
B: Kriteria Standar Operasional Prosedur (SOP)
Setelah rehat untuk beberapa saat, selanjutnya sang pengusaha muda ini ingin mengetahui bagaimana hasil dari implementasi SOP tersebut.
Salah satu kriteria SOP yang baik adalah bersifat DINAMIS.
Artinya, sebaik apapun sebuah SOP namun memerlukan peninjauan, karena perubahan akan terus terjadi.
Menyadari kondisi tersebut, pemilik usaha jus buah ini pun terus melakukan pengamatan terhadap perubahan yang terjadi.
Tak lupa, ia pun melakukan Benchmarking terhadap perusahaan sejenis.
Dan bila Anda seorang pegawai, yukkk melengkapi diri dengan pengetahuan dan skill yang bisa meningkatkan karir.
Bagaimana senangnya atasan atau bos Anda bila anda bisa memberikan kontribusi yang baik terhadap perusahaan.
Saat ada bagian tertentu dari proses bisnis perusahaan terganggu, Anda sebagai karyawan bisa memberikan usulan solusi yang tepat….
Saat kondisi perusahaan kacau karena tidak ada standar dan prosedur yang digunakan, anda bisa memberikan usulan solusi untuk memberikan menyusun sebuah prosedur yang digunakan bagi seluruh karyawan…
Anda mampu melakukan itu semua karena Anda MAU BELAJAR tentang bisnis proses, standar, dan prosedur.
03: Kesimpulan – Manfaat dan Fungsi SOP
Demikian pembahasan tentang manfaat dan fungsi standar operasional prosedur bagi bisnis anda,.
Jadi belajar, mengerti, dan memahami standar operasional prosedur sangat penting,.
Entah Anda sedang berperan sebagai PENGUSAHA atau PEGAWAI.
seorang sahabat pernah menulis …..
Tidak akan pernah sia-sia dengan pengetahuan yang pernah Anda pelajari, Ketika tiba saatnya pengetahuan itu akan sangat berguna dan bermanfaat untuk kemajuan hidup Anda bila Anda TERAPKAN dan LAKUKAN.
Jika Anda ingin mengetahui contoh-contoh SOP perusahaan dan perangkat pendukung pelaksanaannya, silahkan langsung saja ke: Accounting Tools & SOP Finance.
Demikian yang dapat saya sampaikan tentang manfaat dan fungsi SOP.
Semoga bermanfaat. Terima kasih. *****
