SOP Pengeluaran Kas Bon adalah standar operasional prosedur yang berisi prosedur kerja standar yang digunakan untuk melakukan semua aktivitas pengeluaran kas bon.
Standard Operating Procedure [SOP] pengeluaran kasbon adalah prosedur pengeluaran kasbon karyawan perusahaan, atau peraturan perusahaan tentang pinjaman karyawan untuk memenuhi kebutuhan yang mendadak. Contoh permintaan pengeluaran kas kecil untuk pinjaman karyawan yang anaknya sakit.
Bagaimana cara membuat SOP Pengeluaran Kas Bon karyawan perusahaan?
Pada kesempatan ini website Manajemen Keuangan akan memberikan contoh dan cara membuat prosedur pengeluaran kas bon sementara. Yuk segera dimulai…
Daftar Isi :
01. SOP Pengeluaran Kas Bon Sementara Karyawan Perusahaan
A: Pengertian SOP Pengeluaran Kas Bon Karyawan Perusahaan
Apa pengertian standar operasional prosedur pengeluaran kasbon karyawan perusahaan?
Pengertian SOP Pengeluaran Kasbon adalah prosedur yang dibuat sebagai usaha untuk mengelola pengeluaran kas agar efektif dan efisien.
Seringkali perusahaan menghadapi pengeluaran kas yang mendadak, sehingga perlu dibuat SOP yang menjadi prosedur pengeluaran kas tersebut.
Transaksi pengeluaran kas pada perusahaan seringkali tak terhindarkan, mulai dari yang jumlahnya recehan hingga tak terbatas (bila mau dipenuhi).
***
Contoh fungsi pengeluaran kas:
Misalnya, karyawan sakit dan segera membutuhkan pengobatan.
Ia terpaksa meminjam uang sementara (bon) ke perusahaan.
Atau kebutuhan dana mendadak untuk sebuah proyek, padahal belum waktunya perusahaan mencairkan dana belanja.
Contoh pengeluaran kasbon lain adalah biaya pengadaan workshop penyusunan anggaran.
Pihak manajemen harus mengetahui tingkat efektifitas setiap pengeluaran kas, berapa pun jumlahnya, kecil atau besar.
Kecuali bila anda 100% ingin meng-ikhlaskan uang yang keluar itu sebagai sedekah, mungkin tidak perlu dicatat dan dianalisa, bahkan kalau perlu dilupakan 🙂
Betul atau tidak?
Nah, berkaitan dengan upaya untuk menciptakan efektifitas pengeluaran uang dengan bon sementara.
Maka perusahaan perlu membuat SOP (standard operating procedure), form kasbon karyawan, menentukan kategori pengeluaran kas kecil, hingga flowchart penjelasan pelaksanaan prosedur.
Itulah pentingnya SOP Pengeluaran Kasbon peraturan perusahaan tentang pinjaman karyawan.
B: Tujuan Standar Operasional Prosedur Pengeluaran Kas Bon Karyawan
Tujuan SOP Pengeluaran Kas Bon Sementara untuk karyawan perusahaan adalah prosedur pengeluaran kas itu dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Kenapa prosedur pengeluaran kasbon tersebut harus efektif?
Karena, bila aliran cash flow terganggu, maka akan mengganggu operasional perusahaan secara menyeluruh.
Kas adalah laksana aliran darah yang memompa jantung dalam mahluk hidup.
Bila aliran darah tersebut terganggu, maka tubuh pun akan terganggu
Bila aliran darah tersumbat, maka tubuh pun akan sakit.
Bila tersumbatnya di kepala, maka akan mengakibatkan stroke, itu salah satu contohnya.
Apalagi tanpa darah, maka akan mati!
Demikian juga dengan perusahaan, bila aliran kas terganggu maka jalannya perputaran aktivitas perusahaan pun akan terganggu.
Bahkan bisa bangkrut!
Tak ada yang mau seperti itu kan?
02. Langkah Praktis Membuat SOP Pengeluaran Kas Bon Karyawan Perusahaan
Setelah kita melakukan observasi dan analisa aktivitas pengeluaran kas dengan bon sementara, maka langkah-langkah berikutnya yang harus dilakukan adalah:
A: Menentukan Format SOP Pengeluaran Kas Bon
Format SOP yang kami gunakan adalah narasi. Contoh format SOP secara utuh bisa dilhat pada paragraf berikutnya, ikuti terus pembahasannya.
Dalam format ini, SOP dibagi menjadi 3 bagian pokok, yaitu: 1) Header, 2) Isi dan Uraian termasuk flowchart, dan 3) Pengesahan.
Mari di-urai tiap bagiannya….
***
Standard Operating Procedure Header
Pada bagian ini, hal-hal yang perlu disajikan adalah tentang identitas perusahaan, bisa berupa logo atau identitas lainnya.
Judul standar operasional prosedur menjadi hal terpenting kedua yang perlu disajikan di header. Judul ini menjadi penanda/identitas SOP.
Bisa anda bayangkan sendiri seandainya tidak ada judulnya, bisa jadi seperti manusia yang tidak memiliki nama. Bingung kan mau dipanggil apa? Masa dipanggil Mr. X atau Mrs Y 🙂
Waktu diberlakukannya SOP menjadi elemen berikutnya yang mesti ada di bagian header.
Elemen ini perlu ada agar ada kejelasan tentang kapan SOP itu diimplementasikan.
Sekaligus untuk mengukur waktu yang diperlukan sejak pertama kali diberlakukan hingga lancar tanpa kendala.
***
Selanjutnya perlu disajikan juga nomor dokumen. Hal ini untuk memudahkan dalam identifikasi SOP.
Jumlah dan jenis SOP banyak, bila tidak ada nomor dokumen maka akan menyulitkan perusahaan.
Elemen berikutnya yang perlu ada di bagian header adalah elemen revisi, termasuk kapan dilakukan revisi dan berapa kali revisi itu dilakukan.
Jumlah halaman menjadi elemen terakhir yang menjadi pertimbangkan untuk disajikan di header.
Elemen ini menerangkan berapa jumlah keseluruhan halaman yang ada di SOP tersebut.
Bila ke-tujuh elemen di bagian header tersebut disatukan, bentuknya kira-kira seperti berikut ini:
Isi dan Uraian SOP
Pada bagian ini, paling tidak ada 5 hal pokok yang perlu disajikan dalam SOP Pengeluaran Kas Bon Sementara, yaitu:
1. Ruang Lingkup SOP
Prosedur ini dimulai sejak adanya permohonan pengeluaran kas dengan bon sementara untuk keperluan yang mendesak dan berakhir setelah kasir mengeluaran uang.
Dan berikut ini contoh form kasbon karyawan sementara:
2. Pengendalian Internal
Dalam pengendalian internal ini ada beberapa point yang perlu diperhatikan, berikut ini contohnya:
- Permohonan pengeluaran kas dengan bon sementara diverifikasi manajer akuntansi dan ditandatangani oleh pemohon.
- Pengeluaran Kas dengan bon sementara hanya untuk keperluan yang mendesak.
- Penerima uang menandatangani bon sementara dengan mencantumkan nama jelas.
- Bon sementara harus dipertanggungjawabkan paling lambat 2X24jam sejak uang dikeluarkan oleh kasir.
- Setiap pengeluaran dengan bon sementara dicatat di buku pengeluaran kas khusus bon sementara.
3. Sistem Otorisasi
Untuk mengajukan permohonan dana, pemohon harus mengisi form kasbon karyawan sementara.
ditandatangani oleh pemohon, selanjutnya pemohon meminta persetujuan dari atasan pemohon dan atasan dari atasan pemohon.
Setelah form kasbon sementara /voucher pengeluaran kas / bukti pengeluaran kas kecil mendapat verifikasi dari manajer akuntansi keuangan.
Selanjutnya pemohon bisa mencairkan ke bagian keuangan (kasir).
Dan bagian akuntansi mencatat jurnal pengeluaran kas adalah jurnal untuk mencatat transaksi.
4. Pihak-pihak yang terlibat dalam pengendalian internal
- Divisi Akuntansi dan Keuangan
- Manajer atau kepala divisi pemohon
- Kasir
5. Dokumen yang digunakan
- Form Bon Sementara
6. Prosedur Pelaksanaan dalam Flowchart
Proses dan prosedur SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara bila dirangkai dalam sebuah flowchart adalah seperti berikut ini:
Perhatikan flowchart di atas, secara sederhana dapat dijelaskan sebagai berikut:
- Yang berkepentingan membuat permohonan pengeluaran uang dengan form BON SEMENTARA yang telah disetujui atasannya.
- Bagian Akuntansi & Keuangan menerima permohonan pengeluaran Bon Sementara.
- Kepala bagian akuntansi & keuangan memverifikasi kelayakan pengeluaran bon sementara.
- Bila disetujui, Bon Sementara selanjutnya dapat diajukan ke Kepala Cabang /Divisi untuk mendapat persetujuan.
- Bon sementara diserahkan ke kasir sebagai dasar pengeluaran dana.
- Kasir mengeluarkan uang tunai dan dicatat di buku pengeluaran Bon Sementara.
- Yang berkepentingan menerima uang tunai dengan menandatangani dan mencantumkan nama jelas pada Bon Sementara.
Bagian Pengesahan
Bagian ini berisi nama-nama dan tanda tangan dari pihak-pihak yang membuat, memeriksa, dan menyetujui SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara.
Contoh bentuk dari bagian pengesahan adalah seperti berikut ini:
B: Implementasi dan Penerapan SOP Pengeluaran Kas Bon
Bagaimana penerapan dan implementasikan standard operating procedure pengeluaran kasbon di lapangan?
Setelah selesai membuat format lengkap dan sudah mendapat pengesahan dari pihak berwenang, langkah berikutnya adalah meng-implementasikan SOP Pengeluaran Kas.
Saat implementasi ini, semua pihak perlu memberikan support demi keberhasilan implementasi SOP.
Bila pertama kali SOP ini dilaksanakan, kekeliruan dan kesalahan yang terjadi adalah hal lumrah. Semua perlu proses.
C: Evaluasi dan Penilaian Hasil Implementasi SOP di Lapangan
Langkah ini dilakukan saat atau setelah SOP Pengeluaran Kasbon dimplementasikan di lapangan. Review dilakukan sejak awal sampai kondisi terakhir.
Kendala dan kelebihan apa saja yang dihadapi saat implementasi? Semua data dikumpulkan dan dianalisis.
D: Melakukan Revisi dan Perbaikan SOP Pengeluaran Kas Bon
Hasil dari langkah (c), yaitu mereview pelaksanaan SOP pengeluaran kasbon adalah melakukan revisi dan perbaikan terhadap SOP Pengeluaran Kas.
Perbaikan bisa dilakukan pada semua bagian, dari header isi utama dan prosedur.
E: Meng-implementasikan Kembali SOP Pengeluaran Kasbon yang Sudah Direvisi
Setelah dilakukan perbaikan dan revisi terhadap dokumen SOP, langkah selanjutnya adalah meng-implementasikan kembali SOP tersebut.
Seharusnya bisa berjalan dengan baik, kalau pun masih ada kekurangan sifatnya tak seberapa dan tidak berpengaruh terhadap SOP secara keseluruhan.
F: Secara Berkala Melakukan Evaluasi Pelaksanaan SOP Pengeluaran Kasbon
Kesempurnaan itu milik yang maha sempurna,.
Walaupun kita sudah berupaya untuk meminimalisir kekurangan SOP, perkembangan di lapangan seringkali berubah dengan cepat.
Oleh karena itu secara terus menerus dan berkelanjutan, evaluasi SOP tetap dilakukan.
03. Contoh SOP Pengeluaran Kas Bon Karyawan Perusahaan
Dari langkah kedua, kita mendapatkan satu contoh SOP Pengeluaran Kas dengan Bon Sementara dengan format yang lengkap, seperti berikut ini:
Contoh SOP Pengeluaran Kas Bon Halaman 01:
Contoh SOP Pengeluaran Kas Bon Halaman 02:
***
Dan untuk menambah wawasan dan perspektif lain tentang prosedur pengeluaran kas bon karyawan perusahaan, saya sajikan video ilustrasi berikut ini…
04. Kesimpulan
Berbicara dan membahas tentang SOP (standar operasional prosedur) memang menarik dan tak ada habisnya.
Setiap bagian dari aktivitas di perusahaan sebaiknya dibuatkan SOP. Apalagi berkenaan dengan pengeluaran kas.
Apa tujuan penyusunan SOP pengeluaran kasbon? Tentu agar visi dan misi perusahaan dapat tercapai dengan lebih ter-struktur, sistemik dan smooth.
Dan SOP pengeluaran kas ini menjadi salah satu aktivitas penting yang perlu mendapat prioritas dan perhatian penuh.
Contoh dan langkah-langkah membuat SOP yang baik dan benar yang disajikan di sini bisa menjadi referensi bagi anda dalam membuat SOP untuk usaha/bisnis anda.
Tentunya tidak harus seperti contoh di sini, mungkin masih memerlukan penambahan dan pengurangan sesuai bidang dan bisnis proses usaha/bisnis anda.
Dan jika Anda ingin mengetahui contoh SOP lainya, langsung saja meluncur ke: SOP & Accounting Tools.
Demikian yang dapat saya sampaikan. Semoga bermanfaat. Terima kasih. *****
