SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk

SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk adalah prosedur pelaksanaan penyaluran hasil akhir dari proses produksi.

Proses distribusi paling akhir dari manufaktur/ industri adalah produk sampai ke pelanggan.

Agar proses itu berjalan sesuai harapan, bagaimana saluran dan strategi distribusi produk tersebut?

Menggunakan Standar Operasional Prosedur Pengendalian Proses Penyaluran Produk adalah salah satu strategi itu.

Bagaimana cara membuat SOP pengendalian proses distribusi produk?

Yuk ikuti cara membuatnya step-by-step berikut ini, lengkap dengan contoh SOP perusahaan tersebut.

 

01: Cara Membuat SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk

makalah saluran distribusi

A: Latarbelakang Penyusunan Standar Operasional Prosedur

Izinkan sedikit cerita ya…

Standar Operasional Prosedur (SOP) Distribusi Produk atau lebih lengkapnya SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk ini dibahas dan dibuat sebagai jawaban.

Serta penjelasan atas beberapa pertanyaan dari seorang peserta kursus akuntansi dan pembuatan Laporan Keuangan.

Baik pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan Excel maupun software akuntansi seperti MYOB Accounting dan Accurate di Surabaya.

Seorang peserta kursus akuntansi ini baru membuka dan memulai menjalankan usaha di bidang farmasi.

Peserta kursus ini menceritakan bahwa untuk tahap awal, perusahaannya menjalankan usaha distribusi produk farmasi dan alat kesehatan.

Produk-produk farmasi tersebut ada yang berasal dari perusahaan lain.

Dan ada juga hasil dari kerja sama dengan perusahaan untuk proses produksinya.

Dan secara bertahap, perusahaannya akan memproduksi produk farmasi sendiri.

 

B: Langkah-Langkah Membuat SOP Penyaluran Produk

konsumsi adalah

Kembali ke topik pembahasan…

Langsung saja mari kita mulai langkah-langkah membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk.

Jadi SOP Pengendalian Proses distribusi produk adalah panduan yang berisi prosedur yang harus dilakukan agar proses penyaluran produk sesuai dengan manajemen mutu penyaluran produk.

Sebelum saya lanjutkan, saran saya Anda membaca juga artikel Pengertian dan Anatomi SOP. yang membahas langkah-langkah dan cara membuat SOP (Standard Operating Procedur) secara umum.

***

Langkah-langkah membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk ini dilakukan dengan asumsi sebagai berikut

  • Langkah pembentukan tim penyusun,
  • Penentuan perencanaan kegiatan (penyusunan time line),
  • Pemetaan proses bisnis (business mapping),
  • Penentuan format SOP, dan
  • Penyusunan prosedur kerja tim penyusun SOP sudah dilakukan.

Untuk membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk, sebenarnya cukup simple.

Kita ‘hanya’ perlu melakukan dua langkah sederhana, yaitu:

  1. Membuat Atribut SOP, yaitu Header dan Footer Standar Operasional Preosedur
  2. Membuat Bagian Utama Standard Operasional Prosedur

Oke, langsung dibahas masing-masing langkahnya ya…

***

Langkah #1. Membuat Atribut SOP Pengendalian Penyaluran Produk

fungsi distribusi produk

A: Bagian Atas (Header) SOP Penyaluran Produk

Bagian paling atas (header) dari SOP pengendalian proses penyaluran produk adalah indentitas Standard Operating Procedure.

Komponen header terdiri dari:

  • Nama dan Logo perusahaan
  • Judul SOP
  • Nomor Dokumen
  • Waktu berlakunya SOP
  • Jumlah Revisi
  • Tanggal Revisi
  • Jumlah halaman dokumen SOP Distribusi Produk

***

Dan berikut ini contoh header Standar Operasional Prosedur pengendalian proses penyaluran produk:

Contoh Header SOP
contoh header SOP pengendalian saluran distribusi

Keterangan :

01: Nama & Logo Perusahaan

Sudah jelas

 

02: Judul SOP

Untuk membuat judul sebaiknya sederhana, menarik dan menggambarkan isi

Contoh: Standard Operating Procedure Pengendalian Proses Penyaluran Produk

 

03: Nomor Dokumen

Penomoran SOP merunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan Standard Operating Procedure.

Dan setiap perusahaan biasanya memiliki prosedur pencatatan nomor yang berbeda-beda.

Contoh: BJ-SOP-PP-04.17-BJ.01.04

 

04: Mulai berlaku

Penetapan waktu mulai berlakunya Standard Operating Procedure

Contoh: 01 Juli 2020

 

05: Revisi atau perbaikan

Pada bagian ini diisi dengan jumlah revisi (perubahan) Standard Operating Procedure yang pernah dilakukan.

Contoh: 00, berarti belum pernah  ada revisi.

 

06: Tanggal Revisi

Menunjukkan kapan dilakukan revisi (jika pernah dilakukan revisi/perubahan).

Contoh: 3, ini menunjukkan bahwa SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk ini telah mengalami perubahan atau revisi sebanyak 3 kali.

 

07: Jumlah Halaman

Menunjukkan berapa jumlah halaman dokumen SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk.

Contoh: 1 dari 3, artinya halaman satu dari total tiga halaman.

 

B: Bagian Pengesahan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk

Komponen pengesahaan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk diletakkan pada halaman pertama.

Letaknya bisa setelah header ataupun bagian bawah halaman pertama.

Dan pada contoh SOP perusahaan ini, saya meletakkan komponen pengesahaan di bagian bawah halaman satu.

***

Dan berikut ini contoh format pengesahan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk:

Contoh Footer SOP
Contoh Footer SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk

 

Keterangan :

Bagian pengesahan memuat dengan rinci:

  • Orang yang bertanggung jawab membuat Standar Operasional Prosedur.
  • Orang/person yang bertanggungjawab memeriksa Standar Operasional Prosedur
  • Orang /person yang bertanggungjawab untuk memberikan persetujuan Standar Operasional Prosedur.

Semua data dari bagian-bagian itu disajikan secara lengkap, mulai dari nama, jabatan, dan paraf atau tanda tangan.

Sampai di sini sudah cukup jelas ya?

yuk dilanjutkan ke langkah berikutnya…

 

Langkah #2. Membuat Bagian Utama SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk

SOP Distribusi Produk

Setelah kita menyelesaikan pembuatan header dan footer SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk.

Proses penyusunan standard operating procedure selanjutnya adalah membuat bagian utama dari SOP perusahaan ini.

Apa saja komponen utama SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk?

Ada 3 komponen utama SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk, yaitu sebagai berikut:

  1. Tujuan Standard Operating Procedure
  2. Kualifikasi Personal
  3. Prosedur Kerja SOP

Mari dibahas satu-per-satu…

***

A: Tujuan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk

Bagian ini berisi penjelasan mengenai tujuan dibuat SOP Distribusi Produk.

Contoh:

“Untuk memastikan bahwa proses penyaluran produk memenuhi sistem manajemen mutu distribusi”

 

B: Kualifikasi Personal Penyusun SOP Pengendalian Proses Penyusunan Produk

Bagian ini menyajikan orang-orang yang ditunjuk sebagai tim yang bertanggung jawab terhadap penyusunan dan pelaksanaan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk.

Contoh:

“Karyawan yang ditunjuk”

 

C: Prosedur Kerja SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk

persiapan barang di gudang

Bagian ini berisi prosedur kerja dalam proses distribusi produk.

Sejak dari proses pengeluaran produk di gudang sampai laporan setelah proses pendistribusian produk.

***

Berikut contoh prosedur kerja SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk:

A: Produk Reguler/Rutin:

1. Pengeluaran produk dari gudang perusahaan/dari prinsipal:

  • Periksa kelengkapan data produk di antaranya nama prinsipal, nama produk, nomor registrasi, Batch No, ED, Jenis persediaan, jumlah, suhu penyimpanan produk dan penampakan fisik produk.
  • Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang dikirim.
  • Lakukan pengemasan dan pengepakan produk sesuai saran penyimpanan.

 

2. Pengiriman langsung dari perusahaan prinsipal:

  • Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim
  • Serahkan PO yang telah ditandatangani penanggung jawab perusahaan kepada prinsipal
  • Koordinasi dengan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.
  • Barang terlambat datang konfirmasi ke bagian gudang penerima.

 

3. Pengiriman dari kantor pusat perusahaan:

  • Hubungi kantor pusat untuk konfirmasi siap kirim.
  • Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.

 

4. Jasa Pengiriman:

  • Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.
  • Serahkan SP yang telah ditandatangani Penanggung Jawab kepada jasa pengiriman.
  • Untuk produk tertentu/khusus, pisahkan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan dapat menjamin keamanan serta terjaganya kualitas produk.

 

5. Penerimaan produk oleh pelanggan:

  • Tandatangani Surat Penyerahan Barang oleh penanggung jawab jasa.
  • Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk
  • Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang memiliki ijin resmi dari pihak berwenang.

 

B: Produk Tender

fungsi distribusi

1. Pengeluaran produk dari gudang perusahaan / prinsipal:

  • Periksa kelengkapan data produk di antaranya:
    • nama prinsipal,
    • nama produk,
    • nomor registrasi,
    • Bacth No, ED,
    • Jenis persediaan,
    • jumlah,
    • suhu penyimpanan produk
    • penampakan fisik produk.
  • Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang dikirim.
  • Serahkan:
    • SPK pengiriman,
    • SPB dan Berita Acara Serah Terima Produk yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk, bagian Penjualan dan Manajer Logistik.

 

2. Pengiriman langsung dari prinsipal:

  • Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim
  • Serahkan PO yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk perusahaan kepada prinsipal.
  • Koordinasi dengan bagian gudang untuk waktu penerimaan produk.

 

3. Pengiriman langsung dari kantor perusahaan:

  • Hubungi kantor perusahaan untuk konfirmasi siap kirim
  • Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.

 

4. Jasa pengiriman:

  • Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.
  • Buat SPB yang telah ditandatangani Penanggung Jawab jasa pengiriman.
  • Untuk produk tertentu/khusus, gunakan jasa pengiriman yang telah mengetahui pemisahan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan dapat menjamin keamanan serta baiknya kualitas produk.

 

5. Penerimaan Produk oeh pelanggan

  • Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk.
  • Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang memiliki ijin resmi dari pihak berwenang (pemerintah).

***

Sampai di sini, lengkap sudah langkah-langkah membuat SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk.

Selanjutnya mari kita lihat contoh SOP perusahaan ini secara utuh dan lengkap dalam satu dokumen standar operasional prosedur.

 

02: Contoh SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk

tingkatan saluran distribusi

Berikut ini saya sajikan contoh SOP perusahaan tentang pengendalian proses distribusi produk.

Contoh SOP Perusahaan ini saya sajikan dengan cara menyatukan komponen-komponen SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk yang sudah dibuat pada pembahasan sebelumnya.

Contoh SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk ini terdiri dari 3 halaman.

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut ini:

 

A: Halaman #1:

contoh SOP saluran distribusi produk
Contoh SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk Hal #1.

 

B: Halaman #2:

contoh SOP saluran distribusi produk
Contoh SOP Pengendalian Penyaluran Produk Hal #2.

 

C: Halaman #3:

contoh sop distribusi produk
Contoh SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk Hal #3.

***

Dan untuk menyegarkan kembali wawasan kita tentang prosedur penyaluran produk, saksikan video pendek tentang saluran distribusi produk garam berikut ini…

 

03: Kesimpulan

Perlu diperhatikan, SOP Pengendalian Distribusi Produk adalah salah satu SOP perusahaan yang perlu dibuat sebagai strategi untuk meningkatkan kinerja distribusi produk baik barang maupun jasa.

Demikian yang dapat saya bagikan mengenai cara membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk beserta contoh Standard Operating Procedure tersebut.

Bila Anda ingin menyusun SOPperusahaan sejenis ini, tidak harus ‘pleg‘ dengan materi pembahasan yang saya sajikan di sini.

Silahkan sesuaikan dengan jenis, kondisi dan situasi usaha Anda.

Dan sebagai bahan inspirasi bisa lihat-lihat contoh SOP lainya di Accounting Tools & SOP.

Dan bila ada yang ingin didiskusikan, silahkan tuliskan di forum diskusi setelah artikel ini.

Semoga bermanfaat.

Terima kasih. *****

manajemen keuangan dan SOP