SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk adalah pedoman dan panduan prosedur pelaksanaan semua aktivitas penyaluran hasil akhir dari proses produksi. Proses distribusi paling akhir dari manufaktur/ industri adalah produk sampai ke pelanggan.
Bagaimana cara dan strategi paling efektif efesien agar proses distribusi produk tersebut berjalan sesuai dengan harapan perusahaan?
Menggunakan Standar Operasional Prosedur Pengendalian Proses Penyaluran Produk adalah salah satu strategi jitu dan logis untuk mewujudkan harapan itu.
Bagaimana cara membuat Standard Operating Procedure (SOP) pengendalian proses distribusi produk yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan? Yuk ikuti cara membuatnya step-by-step lengkap dengan contoh SOP perusahaan tersebut berikut ini…
01: Cara Membuat SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk
Langkah-langkah Membuat Standard Operating Procedure
Bagaimana cara dan proses serta langkah-langkah menyusun standard operating procedure (SOP) Pengendalian Distribusi Produk? Berikut ini prosesnya step by step berikut ini…
A: Latarbelakang Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Izinkan sedikit cerita ya…
Standar Operasional Prosedur (SOP) Distribusi Produk atau lebih lengkapnya SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk ini dibahas dan dibuat sebagai jawaban.
Serta penjelasan atas beberapa pertanyaan dari seorang peserta kursus akuntansi dan pembuatan Laporan Keuangan.
Baik pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan Excel maupun software akuntansi seperti MYOB Accounting, Bee Accounting dan SAP Financial & Controlling.
Seorang peserta kursus akuntansi ini baru membuka dan memulai menjalankan usaha di bidang farmasi.
Peserta kursus ini menceritakan bahwa untuk tahap awal, perusahaannya menjalankan usaha distribusi produk farmasi dan alat kesehatan.
Produk-produk farmasi tersebut ada yang berasal dari perusahaan lain.
Dan ada juga hasil dari kerja sama dengan perusahaan untuk proses produksinya.
Dan secara bertahap, perusahaannya akan memproduksi produk farmasi sendiri.
B: Langkah-Langkah Membuat SOP Penyaluran Produk
Kembali ke topik pembahasan…
Langsung saja mari kita mulai langkah-langkah membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk.
Jadi SOP Pengendalian Proses distribusi produk adalah panduan yang berisi prosedur yang harus dilakukan agar proses penyaluran produk sesuai dengan manajemen mutu penyaluran produk.
Sebelum saya lanjutkan, saran saya Anda membaca juga artikel standar operasional prosedur yang membahas langkah-langkah dan cara membuat SOP (Standard Operating Procedur) secara umum.
***
Langkah-langkah membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk ini dilakukan dengan asumsi sebagai berikut
- Langkah pembentukan tim penyusun,
- Penentuan perencanaan kegiatan (penyusunan time line),
- Pemetaan proses bisnis (business mapping),
- Penentuan format SOP, dan
- Penyusunan prosedur kerja tim penyusun SOP sudah dilakukan.
Untuk membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk, sebenarnya cukup simple.
Kita ‘hanya’ perlu melakukan dua langkah sederhana, yaitu:
- Membuat Atribut SOP, yaitu Header dan Footer Standar Operasional Preosedur
- Membuat Bagian Utama Standard Operasional Prosedur
Oke, langsung dibahas masing-masing langkahnya ya…
***
Langkah #1. Membuat Atribut SOP Pengendalian Penyaluran Produk
A: Bagian Atas (Header) SOP Penyaluran Produk
Bagian paling atas (header) dari SOP pengendalian proses penyaluran produk adalah indentitas Standard Operating Procedure.
Komponen header terdiri dari:
- Nama dan Logo perusahaan
- Judul SOP
- Nomor Dokumen
- Waktu berlakunya SOP
- Jumlah Revisi
- Tanggal Revisi
- Jumlah halaman dokumen SOP Distribusi Produk
***
Dan berikut ini contoh header Standar Operasional Prosedur pengendalian proses penyaluran produk:
Keterangan :
01: Nama dan Logo Perusahaan
Sudah jelas
02: Judul SOP
Untuk membuat judul sebaiknya sederhana, menarik dan menggambarkan isi. Contoh: Standard Operating Procedure Pengendalian Proses Penyaluran Produk
03: Nomor Dokumen
Penomoran SOP merunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan Standard Operating Procedure.
Dan setiap perusahaan biasanya memiliki prosedur pencatatan nomor yang berbeda-beda. Contoh: BJ-SOP-PP-04.17-BJ.01.04
04: Mulai berlaku
Penetapan waktu mulai berlakunya Standard Operating Procedure. Contoh: 01 Juli 2020
05: Revisi atau perbaikan
Pada bagian ini diisi dengan jumlah revisi (perubahan) Standard Operating Procedure yang pernah dilakukan. Contoh: 00, berarti belum pernah ada revisi.
06: Tanggal Revisi
Menunjukkan kapan dilakukan revisi (jika pernah dilakukan revisi/perubahan).
Contoh: 3, ini menunjukkan bahwa SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk ini telah mengalami perubahan atau revisi sebanyak 3 kali.
07: Jumlah Halaman
Menunjukkan berapa jumlah halaman dokumen SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk. Contoh: 1 dari 3, artinya halaman satu dari total tiga halaman.
B: Bagian Pengesahan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk
Komponen pengesahaan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk diletakkan pada halaman pertama. Letaknya bisa setelah header ataupun bagian bawah halaman pertama dan pada contoh SOP perusahaan ini, saya meletakkan komponen pengesahaan di bagian bawah halaman satu.
***
Dan berikut ini contoh format pengesahan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk:
Keterangan :
Bagian pengesahan memuat dengan rinci:
- Orang yang bertanggung jawab membuat Standar Operasional Prosedur.
- Orang/person yang bertanggungjawab memeriksa Standar Operasional Prosedur
- Orang /person yang bertanggungjawab untuk memberikan persetujuan Standar Operasional Prosedur.
Semua data dari bagian-bagian itu disajikan secara lengkap, mulai dari nama, jabatan, dan paraf atau tanda tangan.
Sampai di sini sudah cukup jelas ya?
yuk dilanjutkan ke langkah berikutnya…
Langkah #2. Membuat Bagian Utama SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk
Setelah kita menyelesaikan pembuatan header dan footer SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk. Proses penyusunan standard operating procedure selanjutnya adalah membuat bagian utama dari SOP perusahaan ini.
Apa saja komponen utama SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk?
Ada 3 komponen utama SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk, yaitu sebagai berikut:
- Tujuan Standard Operating Procedure
- Kualifikasi Personal
- Prosedur Kerja SOP
Mari dibahas satu-per-satu…
A: Tujuan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk
Bagian ini berisi penjelasan mengenai tujuan dibuat SOP Distribusi Produk.
Contoh: “Untuk memastikan bahwa proses penyaluran produk memenuhi sistem manajemen mutu distribusi”
B: Kualifikasi Personal Penyusun SOP Pengendalian Proses Penyusunan Produk
Bagian ini menyajikan orang-orang yang ditunjuk sebagai tim yang bertanggung jawab terhadap penyusunan dan pelaksanaan SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk.
Contoh: “Karyawan yang ditunjuk”
C: Prosedur Kerja SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk
Bagian ini berisi prosedur kerja dalam proses distribusi produk.
Sejak dari proses pengeluaran produk di gudang sampai laporan setelah proses pendistribusian produk.
Contoh Prosedur Kerja
Berikut contoh prosedur kerja SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk:
A: Produk Reguler/Rutin:
1. Pengeluaran produk dari gudang perusahaan/dari prinsipal:
- Periksa kelengkapan data produk di antaranya nama prinsipal, nama produk, nomor registrasi, Batch No, ED, Jenis persediaan, jumlah, suhu penyimpanan produk dan penampakan fisik produk.
- Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang dikirim.
- Lakukan pengemasan dan pengepakan produk sesuai saran penyimpanan.
2. Pengiriman langsung dari perusahaan prinsipal:
- Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim
- Serahkan PO yang telah ditandatangani penanggung jawab perusahaan kepada prinsipal
- Koordinasi dengan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.
- Barang terlambat datang konfirmasi ke bagian gudang penerima.
3. Pengiriman dari kantor pusat perusahaan:
- Hubungi kantor pusat untuk konfirmasi siap kirim.
- Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.
4. Jasa Pengiriman:
- Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.
- Serahkan SP yang telah ditandatangani Penanggung Jawab kepada jasa pengiriman.
- Untuk produk tertentu/khusus, pisahkan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan dapat menjamin keamanan serta terjaganya kualitas produk.
5. Penerimaan produk oleh pelanggan:
- Tandatangani Surat Penyerahan Barang oleh penanggung jawab jasa.
- Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk
- Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang memiliki ijin resmi dari pihak berwenang.
B: Produk Tender
1. Pengeluaran produk dari gudang perusahaan / prinsipal:
- Periksa kelengkapan data produk di antaranya:
- nama prinsipal,
- nama produk,
- nomor registrasi,
- Bacth No, ED,
- Jenis persediaan,
- jumlah,
- suhu penyimpanan produk
- penampakan fisik produk.
- Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang dikirim.
- Serahkan:
- SPK pengiriman,
- SPB dan Berita Acara Serah Terima Produk yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk, bagian Penjualan dan Manajer Logistik.
2. Pengiriman langsung dari prinsipal:
- Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim
- Serahkan PO yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk perusahaan kepada prinsipal.
- Koordinasi dengan bagian gudang untuk waktu penerimaan produk.
3. Pengiriman langsung dari kantor perusahaan:
- Hubungi kantor perusahaan untuk konfirmasi siap kirim
- Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.
4. Jasa pengiriman:
- Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.
- Buat SPB yang telah ditandatangani Penanggung Jawab jasa pengiriman.
- Untuk produk tertentu/khusus, gunakan jasa pengiriman yang telah mengetahui pemisahan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan dapat menjamin keamanan serta baiknya kualitas produk.
5. Penerimaan Produk oleh pelanggan
- Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk.
- Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang memiliki ijin resmi dari pihak berwenang (pemerintah).
C: Bagian Footer
Pengertian bagian footer dalam Standard Operating Procedure (SOP) Pengendalian Penyaluran Produk merupakan bagian akhir atau penutup. Apa saja isi bagian footer?
Bagian footer berisikan orang-orang yang bertanggung jawab atas penyusunan SOP, orang yang memeriksa dan yang menyetujui SOP ini. Profil dari setiap orang yang terlibat dalam penyusunan ini disebutkan secara lengkap termasuk jabatan dan paraf atau tanda tangan.
***
Sampai di sini, lengkap sudah langkah-langkah membuat SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk. Selanjutnya mari kita lihat contoh SOP perusahaan ini secara utuh dan lengkap dalam satu dokumen standar operasional prosedur.
02: Contoh SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk
Berikut ini saya sajikan contoh SOP perusahaan tentang pengendalian proses distribusi produk.
Contoh SOP Perusahaan ini saya sajikan dengan cara menyatukan komponen-komponen SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk yang sudah dibuat pada pembahasan sebelumnya. Contoh SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk ini terdiri dari 3 halaman. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut ini:
A: Halaman #1: Prosedur Pengiriman Barang Reguler
B: Halaman #2: Prosedur Pengiriman Barang Tender
C: Halaman #3: Penerimaan Barang Oleh Pelanggan
D: Video Proses Distribusi Produk Garam
Dan untuk menyegarkan kembali wawasan kita tentang prosedur penyaluran produk, saksikan video pendek tentang saluran distribusi produk garam berikut ini…
Bagaimana menurut pendapat Anda?
03: Kesimpulan
Perlu diperhatikan, Pedoman Prosedur Pengendalian Distribusi atau Penyaluran Produk adalah salah satu SOP perusahaan yang perlu dibuat sebagai strategi untuk meningkatkan kinerja distribusi produk baik barang maupun jasa.
Bila Anda ingin menyusun SOPperusahaan sejenis ini, tidak harus ‘pleg‘ dengan materi pembahasan yang saya sajikan di sini.
Silahkan sesuaikan dengan jenis, kondisi dan situasi usaha Anda, dan sebagai bahan inspirasi bisa lihat-lihat contoh SOP lainya di SOP Accounting Tools Sederhana Bermanfaat.
Apabila ada yang ingin didiskusikan, silahkan tuliskan di forum diskusi setelah artikel ini.
Demikian yang dapat saya bagikan mengenai cara membuat SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk beserta contoh Standard Operating Procedure tersebut. Semoga bermanfaat dan Terima kasih. *****
Note:
Boleh mengutip artikel ini dengan menyebutkan sumber link artikel. Thanks