SOP Gudang – Pengiriman Barang Dagangan
Langkah-langkah Membuat SOP Pengiriman Barang
Pada bagian kedua ini membahas tata cara pembuatan SOP Pengiriman Barang. Format yang digunakan adalah narasi dan flowchart penjualan.
Perhatikan urutan langkah-langkahnya berikut ini :
A. Tujuan :
Untuk menjelaskan kegiatan pengiriman barang dagangan untuk memastikan bahwa barang yang dikeluarkan sesuai dengan surat pesanan dan surat pengiriman barang.
B. Bahan dan Alat :
- Surat Pesanan (SP)
- Surat Pengiriman Barang (SPB)
- Forklift
- Kendaraan pengangkut barang (Truck)
C. Penanggung jawab :
Kepala Gudang
D. Prosedur:
#1: Pemeriksaan barang yang akan dikirim :
- Periksa barang yang dikirim oleh kepala gudang.
- Periksa kesesuaian nama barang, batch number, tanggal kadaluarsa dengan Surat Pesanan dan Surat Pengiriman Barang (SPB).
- Ditanda tangani kepada gudang apabila kondisi barang sudah sesuai.
- Serahkan Surat Pengiriman Barang dan barang kepada pengirim barang.
- Periksa ulang kesesuaian barang dengan Surat Pesanan (SP) dan SPB oleh pengirim barang.
- Packing barang dan masukkan dalam armada pengiriman.
- Catat pengiriman barang oleh administrasi gudang pada buku ekpedisi pengiriman.
- Serahkan kembali SP dan SPB lembar ke-2 dan ke-3 yang telah ditandatangani dan distempel penangungjawab setelah pengiriman barang kepada staf admin gudang.
- Periksa kesesuaian SPB dengan buku ekspedisi pengiriman.
- Arsipkan SP dan SPB lembar ke-3.
- Serahkan SPB lembar ke-2 ke bagian pajak.
#2: Pengiriman barang melalui jasa angkutan:
- Hubungi jasa angkutan untuk mengambil barang atau antarkan barang ke kantor jasa angkutan.
- Informasikan ke petugas keamanan bila akan ada pengiriman untuk melakukan PENGAWASAN selama pemuatan barang.
- Lakukan serah terima barang kepada petugas jasa angkutan, pastikan petugas pengiriman dan petugas jasa angkutan menandatangani dokumen pada kolom diserahkan oleh dan penerima disertai nama petugas, tanggal dan cap perusahaan.
- Pastikan petugas jasa angkutan memberikan bukti pengiriman / resi sesuai dengan alamat tujuan dan nomor yang tercantum pada surat pengantar.
#3: Pengeluaran barang agar mengikuti sistem :
- FIFO, adalah barang yang lebih dulu diterima agar lebih dahulu dikeluarkan.
- FEFO, adalah barang yang masa kadaluarsanya lebih pendek harus lebih dahulu dikeluarkan.
- Pengemasan barang dilakukan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan untuk tiap jenis barang sehingga mutu tetap terjamin selama dalam perjalanan.
SOP Gudang – Kebersihan dan Kerapihan Gudang
Mengapa Perlu Membuat SOP Kebersihan Gudang
Kebersihan dan kerapihan gudang pun tak kalah pentingnya, bayangkan seandainya gudang berantakan, barang-barang letaknya berantakan, labelnya hilang, ditambah kotor.
Tidak nyaman kan, dan pastinya pendistribusian barang akan berantakan juga.
Oleh karena itu, perlu disusun Standar Operasional Prosedur Kebersihan dan Kerapihan Gudang, format SOP masih sama dengan format sebelumnya.
Perhatikan urutan format dan langkah-langkahnya:
A. Tujuan :
Untuk menjelaskan kegiatan menjaga kebersihan dan kerapihan gudang.
B. Bahan dan Alat :
- Alat pembersih lantai, seperti sapu
- Alat pel
- Cairan desinfektan
- Pestisida ( kalau diperlukan )
C. Kualifikasi pegawai :
Tenaga kerja yang ditunjuk
D. Prosedur :
#1: Lantai
Sapu dan pel lantai setiap pagi, tempatkan palet-palet sedemikian rupa sehingga lantai dapat dengan mudah dibersihkan, catat dalam checklist dan paraf petugas.
#2: Dinding dan Langit-langit
- Bersihkan dinding dan langit-langit dari kotoran atau debu yang menempel
- Bersihkan langit-langit dari sarang laba-laba dan lain-lain.
#3: Pencegahan hama
Lakukan penggunaan pestisida secara berkala untuk mencegah adanya rayap, tikus atau serangga lain yang dapat merusak barang-barang yang ada di gudang, catat dalam check list dan paraf petugas
E. Dokumen terkait :
Kertas dan dokumen.
