Standard Operating Procedures (SOP) Gudang – Stock Opname
Pengertian SOP Stock Opname
Apa itu SOP Stock Opname?
Definisi SOP Stock Opname adalah standar operasional prosedur yang digunakan sebagai panduan dan pedoman dalam melakukan semua kegiatan stock opname.
#1: Mengapa Perusahaan Perlu Mengelola Persediaan/ Stock Barang?
Pengelolaan yang baik atas persediaan barang atau stok barang harus dilakukan oleh perusahaan.
Dua tujuan utama dari pengelolaan atas persediaan barang adalah melindungi persediaan dan menyusun laporan stok barang dengan benar dalam laporan keuangan. Pengelolaan atas persediaan harus segera dimulai sejak barang dagang diterima.
Laporan penerimaan harus dilengkapi oleh bagian penerimaan perusahaan sebagai akuntabilitas awal atas persediaan.
Untuk memastikan persediaan yang diterima adalah barang yang dipesan, laporan penerimaan harus sesuai dengan pesanan pembelian barang yang dikeluarkan perusahaan.
—
Pesanan pembelian memberi wewenang atas pembelian suatu barang dari supplier atau pemasok yang telah menandatangi surat perjanjian kerjasama bisnis.
Begitu pula, harga persediaan yang dipesan seperti yang ditunjukkan dalam pesanan pembelian, harus dibandingkan dengan harga yang ditagihkan pemasok ke perusahaan. Seperti ditunjukkan dalam faktur supplier.
Setelah laporan penerimaan, pesanan pembelian, dan faktur pemasok dicocokkan perusahaan harus melaporkan persediaan dan utang usaha terkait di catatan akuntansi.
Manajemen persediaan antara lain mengembangkan dan menggunakan tindakan keamanan untuk mencegah kerusakan persediaan atau penyalahgunaan oleh pelanggan atau karyawan.
Sebagai contoh, persediaan harus disimpan dalam sebuah gudang atau area lain dengan akses terbatas hanya pada pada karyawan yang telah diberi wewenang.
—
Salah satu alat yang bisa digunakan untuk mengelola persediaan dengan efektif adalah BUKU BESAR PEMBANTU persediaan atau buku persediaan barang.
Dalam buku besar pembantu persediaan, kita bisa mengetahui jumlah setiap jenis barang. Selain itu buku besar pembantu dapat menjadi alat bantu untuk menjaga kuantitas persediaan pada tingkat tertentu.
Seringkali membandingkan saldo tingkat persediaan maksimum dan minimum yang telah ditentukan sebelumnya memungkinkan pemesanan kembali tepat pada waktunya. Dan mencegah pemesanan kembali dalam jumlah yang berlebihan.
#2: Pengertian Stock Opname
Apa itu stock opname?
Stock Opname adalah cara perusahaan untuk mendata persediaan dengan menghitung dan memeriksa kondisi fisik persediaan.
Untuk memastikan keakuratan jumlah persediaan yang dilaporkan dalam laporan keuangan, sebuah perusahaan perlu melakukan penghitungan fisik persediaan (physical inventory) atau stock opname secara berkala, yaitu menghitung persediaan secara fisik.
Langkah awal yang dapat lakukan saat stock opname adalah memeriksa kartu stok,
kartu stok barang, atau form stok barang. Selanjutnya memeriksa dan membandingkan dengan kondisi fisik yang sebenarnya.
—
Hasil penghitungan fisik tersebut kemudian dibandingkan dengan catatan persediaan untuk menghitung jumlah persediaan yang hilang atau rusak.
Jika persediaan yang hilang jumlahnya tidak normal, maka manajemen dapat menyelidiki lebih jauh dan melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.
Mengetahui bahwa penghitungan fisik akan dilaksanakan juga membantu mencegah penyalahgunaan persediaan oleh karyawan.
Kebanyakan perusahaan melakukan penghitungan fisik saat tingkat persediaan paling rendah. Sebagai contoh, kebanyakan perusahaan retail melakukan penghitungan fisik pada akhir Januari atau awal Februari, yaitu setelah penjualan musim liburan akhir tahun dan sebelum memesan kembali persediaan untuk musim berikutnya.
Namun ada perusahaan lain yang melakukan penghitungan fisik (stock opname) menjelang akhir periode akuntansi.
#3: Contoh SOP Stock Opname dan Cara Membuatnya
Karena begitu pentingnya arti, manfaat dan kegunaan dari pemeriksaan fisik persediaan barang, maka perusahaan perlu membuat prosedur baku sebagai pedoman pelaksanaan proses stock opname.
Bagaimana cara dan langkah untuk membuat Standar Operasional Prosedur – SOP Stock opname?
Yuk kita bahas cara membuat SOP Gudang – Stock Opname step-by-step. let’s go…
Format SOP yang digunakan adalah narasi dengan diagram alir (flowchart). Untuk SOP Stock Opname ini, kita tidak perlu menggunakan flowchart untuk menjelaskan prosedur kerja.
A: Menentukan Header (bagian paling atas) SOP
Perhatikan contoh format header SOP Manajemen Gudang – Stock Opname berikut ini:
Dari gambar di atas, kita melihat ada 7 bagian dalam sebuah header, perhatikan bagian-bagian yang saya beri angka 1-7 warna merah.
Angka 1:
Bagian Header yang di-isi dengan logo atau nama perusahaan yang menerapkan Standard Operating Procedure.
Angka 2:
Bagian ini menunjukkan judul atau nama dari Standar Operating Procedure, dalam hal ini adalah Standar Operasional Prosedur – SOP Stock Opname.
Angka 3:
Bagian yang berisi nomor dokumen.
Angka 4:
Bagian yang menunjukkan waktu berlakunya SOP Gudang – Stock Opname.
Angka 5:
Bagian yang berisi keterangan tentang revisi atau perbaikan terhadap Standar Operasional Prosedur Manajemen Gudang – Stock Opname
Angka 6:
Bagian yang menjelaskan tentang jumlah revisi/perbaikan yang pernah dilakukan.
Angka 7:
Bagian yang berisi tentang jumlah halaman dari SOP Gudang – Stock Opname.
Ketujuh elemen tersebut sudah cukup menjelaskan identitas sebuah Standard Operating Procedure. Bila SOP Manajemen Gudang yang Anda bikin, terasa kurang, anda bisa menambah sesuai dengan kebutuhan.
B: Bagian Isi
Perhatikan contoh format SOP Manajemen Gudang berikut ini:
Seperti terlihat pada format di atas, bagian isi utama di SOP Stock Opname ini terdiri dari 4 point yaitu:
- Tujuan: Berisi penjelasan dibuatnya Standar Operasional Prosedur.
- Alat dan Bahan: Penjelasan alat (tools) yang digunakan saat pelaksanaan Standard Operating Procedure ini, misalnya kartu stok gudang.
- Pihak Terkait: Penjelasan tentang bagian/siapa saja yang terkait dengan pelaksanaan Standar Operasional Prosedur, yaitu kepala gudang dan stafnya.
- Prosedur: Penjelasan prosedur kerja saat pelaksanaan SOP Gudang – Stock Opname.
#3: Bagian Penutup/pengesahan
Perhatikan contoh format SOP Gudang – Stock Opanme bagian pengesahan berikut ini:
Bagian ini menjelaskan siapa saja yang bertanggungjawab dalam penyusunan, dan pelaksanaan Standard Operating Procedure. Terdiri dari siapa yang menyusun, memeriksa, dan menyetujui SOP. Lengkap dengan nama, jabatan, dan paraf.
Contoh Standard Operating Procedure (SOP) Stock Opname
Bila ketiga bagian Standard Operating Procedure di atas di satukan dalam satu format SOP Warehouse – Stock Opname yang utuh, maka bentuknya seperti berikut ini:
Setelah selesai menyusun SOP Warehouse – Stock Opname, selanjutnya perusahaan menerapkan Standar Operasional Prosedur ini dalam aktivitas pengelolaan persediaan.
Selama pelaksanaan terus dipantau. Adakah masukkan atau komplain dari pihak-pihak terkait.
Dari masukkan dan kasus-kasus yang terjadi selama pelaksanaan Standar operasional prosedur manajemen persediaan ini, maka bila dipandang ada yang kurang dan perlu untuk dilakukan revisi, maka segera lakukan revisi serta penyesuaian (update) hingga diperoleh kondisi yang ideal atau mendekati ideal.
—
Apa itu stock opname gudang?
Pengertian stock opname gudang adalah aktivitas untuk memeriksa kondisi fisik dan jumlah inventory di gudang dan selanjutnya membandingkan dengan catatan pembukuan.
Langkah-langkah dalam melakukan stock opname?
Secara umum ada 4 langkah, yaitu:
- Persiapan menjalankan stock opname
- Menghitung dan memeriksa kondisi fisik barang
- Mencatat hasil
- Melakukan proses penyesuaian dengan data di catatan pembukuan<br>
Stock opname tanggung jawab siapa?
- Bagian Warehouse
- Finance Accounting Department
- Bagian Internal Audit
Dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam proses stock opname?
Tiga dokumen utama yang dibutuhkan, yaitu:
- Daftar persediaan barang
- Formulir-formulir pencatatan
- Laporan hasil stock opname<br>
