3 Contoh Standard Operating Procedure (SOP) Kerjasama BISNIS dan Cara Mudah Membuatnya

3: SOP Kerjasama Bisnis – Pembuatan Surat Bisnis

Korespondensi bisnis adalah bagian tak terpisahkan dan sangat penting dalam aktivitas perusahaan. Penting saat mengelola bisnis yang sedang berjalan dan menjajaki peluang bisnis baru.

A: Cara Membuat SOP Kerjasama Bisnis – Surat Bisnis

Apa pengertian SOP Korespondensi/ Surat Bisnis?

SOP Korespondensi bisnis adalah prosedur-prosedur yang dibuat oleh perusahaan untuk mengelola aktivitas korespondensi bisnis, misalnya membuat surat bisnis.

Langkah-langkah membuat standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan surat bisnis adalah memilih format yang akan digunakan.

Setelah menentukan format SOP Kerjasa Bisnis ini,  selanjutnya menguraikan dan memberi penjelasan untuk tiap bagian dalam format tersebut.

Dan berikut langkah-langkah membuat SOP Kerjasama Bisnis – Korespondensi/ Surat Bisnis, bagian per bagian:

A. Tujuan

Standarisasi pembuatan dan penggunaan surat yang mencerminkan identitas perusahaan serta mendorong tercapainya tujuan perusahaan.

Cara Membuat Surat Korespondensi Bisnis

B. Ruang Lingkup

Kebijakan manajemen dalam sistem surat menyurat mencakup:

  1. Pembuatan surat dan memorandum.
  2. Bentuk surat dan memorandum.
  3. Jenis dan kode surat.
  4. Kewenangan penandatanganan.
  5. ldentifikasi kode surat.
  6. Penomoran dan inisial pembuatan surat.
  7. Pengarsipan surat.
  8. Alur surat dan memorandum (ditekankan dipergunakan oleh cabang perusahaan).

C. Definisi

  1. Surat merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi, pemyataan, atau pesan kepada pihak Iain yang terkait kegiatan dengan bentuk tertentu dengan harapan infomasi bisa sampai kepada pihak yang dituju.
  2. Memorandum adalah surat tanpa “kop” yang digunakan di Iingkungan intemal perusahaan baik di kantor pusat maupun di kantor cabang.
  3. Surat ber”kop“ adalah surat yang menggunakan kertas berlogo dengan identitas perusahaan.
  4. Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat umum dan bukan rahasia sehingga dapat diketahui oleh orang lain selain yang dituju , dan menggunakan kop surat.
  5. Lembar pertama menggunakan kertas benogo dengan identitas perusahaan, lembar berikutnya menggunakan kertas berogo tanpa identitas perusahaan.
  6. Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya untuk kalangan terbatas sesuai dengan maksud dan tujuannya.

D. Referensi

ISO 9001 Quality Management System.

E. Deskripsi Prosedur

#1: Deskripsi prosedur 01:

Surat keluar Kantor Pusat kepada pihak eksternal (pihak Ill) di tandatangani oleh Direksi, kecuali yang didelegasi oleh Direksi kepada General Manager! Manager, dengan surat kuasa.

#2: Deskripsi prosedur 02:

Surat keluar Kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha yang berupa kebijakan perusahaan ditandatangi oleh Direksi.

#3: Deskripsi prosedur 03:

Surat keluar Kantor Pusat ke Cabang / Unit Usaha yang bersifat rutin di tandatangani oleh General Manager Manager terkait sesuai kewenangannya.

contoh korespondensi bisnis

#4: Deskripsi prosedur 04:

Surat keluar cabang atau Unit Usaha diatur sebagai berikut :

  • Surat keluar cabang atau unit usaha kepada Direksi atau pihak eksternal (pihak Ill) yang terkait oprasional cabang atau Unit Usaha ditandatangani oleh kepala Cabang atau pimpinan tertinggi.
  • Dalam hal kepala Cabang /pimpinan tertinggi berhalangan maka surat keluar dapat ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan Kepala Cabang / pimpinan tertinggi.
  • Surat keluar cabang /unit usaha kepada Kantor Pusat yang berkaitan dengan kebijakan atau persetujuan disampaikan kepada Direksi, sedangkan yang bersifat rutin disampaikan kepada General Manager terkait.
  • Surat-surat yang berkaitan dengan ketentuan hukum antara lain :
    • Surat Perjanjian, Surat Pemyataan,
    • Surat kuasa,
    • Surat keputusan dan lain-lain dibuat dan diterbitkan oleh Bagian Yuridis serta ditandatangani oleh Direksi.
  • Memorandum hanya dapat dipergunakan secara intemal di lingkungan perusahaan baik Kantor Pusat maupun kantor cabang atau Unit Usaha.
  • Memorandum tidak dapat digunakan untuk surat-menyurat antar Cabang / Unit Usaha termasuk kantor Pusat ke cabang / Unit Usaha.
  • Memorandum ditandatangani oleh pejabat berwenang, dalam hal berhalangan dapat di tandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan tugas secara tertulis, dengan mengatasnamakan pejabat yang berwenang.

#6: Deskripsi prosedur 05:

Pengaturan stempel surat sebagai berikut :

  • Kantor Pusat  : Stempel Perusahaan hanya ada dan tersimpan di Sekretaris Direksi dan masing masing sekretaris General Manager /Bagian.
  • Kantor Cabang /Unit Usaha : Stempel perusahaan di cabang / Unit Usaha dikelola oleh dan menjadi tanggung jawab Kepala Cabang / Kepala Unit Usaha.
  • Standarisasi stempel dilakukan oleh kantor pusat, sedangkan pengadaannya dapat dilakukan oleh Cabang / Unit Usaha.

Manajemen Keuangan Profil

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.