SOP untuk Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Untuk membuat dan menyusun standar operasional prosedur perusahaan pun perlu menggunakan prosedur operasional standar (POS) berupa SOP membuat SOP Perusahaan.

Apa tujuan SOP Cara Menyusun Standar Operasional Prosedur perusahaan?

Tujuan dibuatnya SOP cara membuat SOP perusahaan adalah untuk:

• Menetapkan format standar pembuatan dan penulisan SOP perusahaan
• Menetapkan prosedur melakukan revisi, modifikasi dan perbaikan Standar Operasional Prosedur.

Standard Operating Procedure untuk menyusun SOP ini bisa dikatakan sebagai dasar pedoman atau landasan dalam menyusun SOP perusahaan.

Bagaimana langkah-langkah menyusun SOP cara menyusun Standar Operasional Prosedur perusahaan?

Yuk ikuti pembahasan dan step-by-step prosedurnya berikut ini…

 

01: Langkah-langkah Menyusun SOP Membuat SOP Perusahaan

Ruang lingkup Standard Operating Procedure menyusun SOP perusahaan akan menjelaskan baik juklak dan juknis pembuatan Standar Operasional Prosedur.

Sebagai contoh, prosedur standar penulisan jenis kalimat dan penomoran yang digunakan.

Bagaimana cara menyusun Standar Operasional Prosedur cara membuat SOP perusahaan?

Secara umum ada 3 langkah sistematika penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur) penyusunan SOP perusahaan adalah sebagai berikut:

 

A: Langkah #01: Membuat Header Standar Operasional Prosedur

Langkah pertama adalah menyusun header SOP penyusunan Standar Operasional Prosedur perusahaan.

Header atau bagian paling atas Standar Operasional Prosedur perusahaan adalah identitas sebuah SOP (Standar Operasional Prosedur).

Bagian header Standar Operasional Prosedur cara  menyusun SOP perusahaan terdiri dari:

• Logo dan Nama Perusahaan : Misalnya PT Berkah Jaya (disingkat BJ)
• Judul : Standard Operating Procedure menyusun SOP perusahaan.
• Nomor Dokumen : misalnya BJ-SOP-01.01-BJ.01.04
• Mulai Berlaku : misalnya 01 April 2017.
• Revisi : misalnya 00, berarti belum pernah dilakukan revisi.
• Tanggal revisi : kosong.
• Halaman : misalnya 1 dari 3, berarti halaman 1 dari total 3 halaman.

 

Bila dilihat secara keseluruhan dan utuh, penampakan header SOP adalah seperti berikut ini :

 

B: Langkah #02: Menyusun Bagian Isi Standar Operasional Prosedur

Langkah kedua adalah menyusun bagian Isi SOP cara membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Isi utama dari format Standar Operasional Prosedur menyusun SOP perusahaan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

1: Tujuan:

Menentukan suatu bentuk standar untuk penulisan SOP dan cara merivisinya.

2: Penanggung Jawab:

Penanggungjawab mengenai hal-hal yang berkaitan dengan SOP adalah penanggungjawab.

3: Prosedur:

Sistematikan penyusunan SOP sebaiknya ditulis dengan kalimat aktif dan sesingkat mungkin dengan kata yang jelas dan tegas.

Format SOP sebaiknya dimulai dengan bagian-bagian berikut:

#1: Pengantar yang berisi:

• nomor dokumen,
• tanggal mulai berlaku,
• revisi,
• tanggal revisi,
• judul,
• halaman,
• penyusun,
• pemeriksa, dan
• yang menyetujui Standar Operasional Prosedur.

 

#2: Keterangan mengenai tujuan SOP, dengan menggunakan panjang paragraf standar.

• Hal ini dimaksudkan untuk menekankan kepada pelaksana atau pemakai dokumen bahwa mereka bertanggungjawab untuk memahami isi dan tujuan Standar Operasional Prosedur bersangkutan.
• Pelaksana dapat juga memberikan setiap masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur, baik kesalahan yang dapat disebabkan karena hal yang kurang jelas atau tidak konsisten yang terdapat dalam SOP.

 

#3: Contoh keterangan dalam SOP

Bila ada sesuatu dalam Standar Operasional Prosedur ini yang tidak dimengerti atau tidak dapat ditetapkan sesuai dengan yang tertulis.

Ssegera beritahukan kepada supervisor yang bersangkutan mengenai instruksi yang jelas dan tepat tentang pelaksanaan operasional yang dimaksudkan.

 

#4: Penulisan

Dalam kondisi tertentu sebaiknya penanggungjawab Standar Operasional Prosedur terkait ditulis pada kolom terpisah, dibagian kanan pada teks dokumen.

Hal tersebut memungkinkan pemberian tanggung jawab yang lebih spesifik dibandingkan dengan penulisan dalam pengantar umum.

 

#5: Penomoran

Penomoran SOP meunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan SOP.

Bidang SOP distribusi meliputi : Pengadaan produk

 

Pengelolaan Produk meliputi:

• penyimpanan,
• pemeriksaan,
• pemantauan,
• antisipasi dan penanganan, serta
• distribusi.

 

Contoh penomoran Standar Operasional Prosedur – SOP perusahaan:

• Nomor 001 – 099 = SOP Penyesuaian perijinan, kelengkapan dan laporan keuangan.
• Nomor 100 – 199 = SOP pengelolaan dan penyaluran produk
• Nomor 200 – 299 = SOP Higiene dan Sanitasi
• Nomor 300 – 399 = SOP Tata kelola adm, kontrak kerjasama dan penanganan keluhan.
• Nomor 400 – 499 = Tata kelola produk tertentu / khusus.
• Nomor 500 – 599 = SOP tata kelola produk.
• Nomor 600 – 699 = SOP Inspeksi.
• Nomor 700 – 799 = Tata cara kalibrasi alat dan validasi sistem pengelolaan dan penyaluran produk.
• Nomor 800 – 899 = SOP Retur, ED, dan pemusnahan.
• Nomor 900 – 999 = SOP Pelatihan dan Sistem manajemen kesehatan keselamatan kerja.

 

C: Langkah #03: Membuat Form Pengesahan Standar Operasional Prosedur

Langkah ketiga adalah membuat bagian pengesahan SOP cara membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Komponen-komponen yang ada dalam bagian pengesahan adalah sebagai berikut:

• siapa yang membuat/menulis,
• siapa yang memeriksa Standar Operasional Prosedur, dan
• siapa yang menandatangani Standar Operasional Prosedur menyusun SOP

Data-data tersebut meliputi nama, jabatan dan paraf dari tiap-tiap orang yang terlibat. Format lengkapnya adalah sebagai berikut :

 

02: Contoh SOP Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Jika bagian-bagian standar operasional prosedur di atas digabungkan menjadi satu bagian utuh.

Maka terbentuklah satu contoh SOP perusahaan untuk membuat Standar Operasional Prosedur yang terdiri dari tiga halaman seperti berikut ini:

 

Halaman 01:

 

Halaman 02:

 

Halaman 03:

***

Untuk menambah wawasan tentang standar operasional prosedur, saksikan video singkat berikut ini:

Bagaimana menurut pendapat Anda tentang video tersebut?

 

03: Kesimpulan

Untuk menyusun Standar Operasional Prosedur pada hakekatnya adalah ‘menata’ proses yang sudah ada menjadi lebih terstruktur dan lebih baik.

Proses di bagian keuangan, proses di bagian produksi, proses di bagian gudangan, marketing, dan proses di bagian unit usaha.

Agar proses menuju ke yang lebih baik itu berjalan soft, baik dan berdampak indah bagi perusahaan.

Tentunya harus dilakukan improvisasi (perbaikan, penambahan, dan penghapusan) terus menerus dari waktu ke waktu, sampai tercapai titik optimal.

Bila kita sudah memiliki satu format baku, maka untuk membuat Standar Operasional Prosedur yang lain akan lebih mudah.

Dari format yang sudah ada tersebut, Anda tinggal meng-copy paste formatnya.

Kemudian sesuaikan dengan proses bisnis pada usaha dan bisnis Anda.

Tidak perlu membuat format baru lagi, jadi, mudah kan?

Bila Anda ingin mengetahui dan membuat sendiri SOP Finance, silahkan ke Accounting Tools dan SOP.

Atau ingin tahu contoh SOP perusahaan untuk mengatur aktivitas kontraktor, silahkan ke Standar Operasional Prosedur Kontraktor.

Demikian pembahasan tentang SOP untuk membuat Standar Operasional Prosedur perusahaan.

Semoga bermanfaat dan terima kasih.*****