Tutorial Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) Perusahaan

Cara membuat standar operasional prosedur (SOP) termasuk flowchart dan referensi,  perusahaan pun perlu menggunakan prosedur operasional standar (POS) berupa langkah-langkah terstruktur dan sistematis serta jelas tata cara menyusun Standard Operating Procedure Perusahaan baik format sederhana maupun kompleks. Contoh SOP Pelayanan Klinik dan Rumah Sakit.

Apa tujuan prosedur cara penyusunan Standar Operasional Prosedur perusahaan? Tujuan dibuatnya prosedur cara membuat Standar Operasional Procedure SOP adalah untuk:

• Menetapkan format standar pembuatan dan penulisan prosedur standar perusahaan
• Menetapkan prosedur melakukan revisi, modifikasi dan perbaikan Standar Operasional Prosedur.

Standard Operating Procedure untuk menyusun prosedur standar ini bisa dikatakan sebagai dasar pedoman atau landasan dalam menyusun prosedur standar perusahaan.

Tentunya kita ingin hasil final standar operasional prosedur baik dengan format SOP yang simple dan aplikatif.  Bagaimana langkah-langkah menyusun prosedur cara menyusun Standar Operasional Prosedur perusahaan? Yuk simak pembahasan dan step-by-step prosedurnya berikut ini…

 

01: Sekilas tentang Standar Operasional Prosedur Adalah?

A: Pengertian Standar Operasional Prosedur SOP Adalah?

Standar operasional prosedur SOP adalah dokumen resmi perusahaan atau organisasi yang harus dipatuhi dan ditaati serta menjadi pedoman serta panduan untuk segala aktivitas tiap departemen dalam perusahaan. Misalnya Pemasaran, HRD, Produksi dan Finance & Accounting.

 

B: Mengapa Perlu SOP?

Dari start up bisnis, usaha menengah kecil UMK/UMKM, sekolah hingga penangan Covid-19 memerlukan Standar Operasional Prosedur.

Perusahaan atau organisasi memerlukan SOP bukan hanya untuk menstandarkan kegiatan operasi namun juga karena tuntutan kebutuhan dan perkembangan teknologi.

Perkembangan zaman yang cukup pesat dirasakan perlu pembenahan manajemen yang lebih tertata, sistematis dan pengelolaan administrasi yang lebih rapi dari sebelumnya. Inilah yang mendorong pengelola bisnis memandang perlunya menerapkan SOP (Standar Operasional Prosedur).

 

02: Cara Membuat Standar Operasional Prosedur Adalah?

Standar Operasional Prosedur dibuat dan disusun tidak serta merta dengan tujuan hanya untuk merubah, mengganti atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan dan nilai sosial budaya yang sudah berjalan puluhan tahun, namun yang lebih penting dan diperlukan adalah untuk membuat sistem kerja yang lebih terstruktur dari alur kerja dan adminstrasinya.

Nilai-nilai budaya yang berlaku dan berjalan baik menjadi identitas unik perusahaan atau organisasi tetap dipertahankan.

Proses pembuatan Standar operasional prosedur  SOP ini melalui proses pemetaan bisnis, identifikasi masalah-masalah yang sering terjadi pada proses kerja dan administrasi perusahaan.

Masalah-masalah tersebut bisa dari internal maupun ekternal perusahaan, misalnya customer dan pemasok (supplier).

Dari hasil pemetaan proses bisnis tersebut selanjutnya dilakukan pengumpulan data baik dengan interview maupun pengamatan langsung di lapangan.

***

Langkah selanjutnya adalah melakukan diskusi dengan pihak manajemen serta perwakilan tiap departemen dalam perusahaan serta unit kerja terkait untuk membahas hasil dari pengumpulan data, sehingga diperoleh ringkasan dan kesimpulan mengenai garis besar penyusunan Standar Operasional Prosedur SOP.

Setelah dilakukan penyusunan draft standar operasional prosedur, review dan uji coba di lapangan, selanjutnya disahkan oleh pimpinan perusahaan menjadi dokumen resmi yang menjadi acuan dan panduan penyelenggaraan semua aktivitas semua departemen di perusahaan.

Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat perlu dilakukan monitoring dan pembenahan dalam pelaksanaannya. Lakukan pembaruan dan pengkayaan materi untuk bisa menjawab semua kebutuhan sistem manajemen perusahaan dan organisasi di arena ketatnya persaingan bisnis.

SOP (standard operating procedure) ini harus dijalankan dengan komitmen tinggi oleh semua seluruh karyawan perusahaan yang secara langsung terlibat dalam operasi perusahaan dari lini bawah sampai manajemen puncak perusahaan.

 

03: Elemen Standar Operasional Prosedur Adalah?

Standar operasional prosedur secara garis besar terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut:

1: Tujuan

Elemen ini memuat penjelasan mengenai tujuan dibuat SOP.

2: Ruang Lingkup

Bagian ini memuat cakupan aktivitas yang dipandu oleh standard operating procedure.

3: Tanggung Jawab

Elemen ini berisi penjelasan tentang posisi, fungsi, tugas pokok, tanggung jawab dan wewenang.

Contoh:

Direktur yang bertanggung jawab dan berwenang penuh atas semua pelaksanaan operasi perusahaan.

4: Ketentuan

Bagian ini memuat penjelasan penting yang harus diketahui dan dipahami oleh user sebelum melaksanakan alur kerja.

Contoh:

Staf Administrasi penjualan harus membuat sales order sesuai dengan pesanan Departemen Marketing.

5: Prosedur Pelaksanaan

Berisi proses dan langkah serta tahapan melakukan aktivitas. Penjelasan proses bisa berupa flowchart, narasi, gambar dan video.

6: Pengendalian

Bagian yang berisi prosedur control yang dilakukan sendiri atau atasan user.

 

04: Format Standar Operasional Prosedur Adalah?

Berikut ini format standar operasional prosedur yang biasa digunakan perusahaan:

1: Narasi

Format SOP yang disajikan dalam bentuk tulisan/text untuk menjelaskan suatu proses aktivitas.

2: Flowchart

Bentuk standard operating procedure ini menggunakan flowchart atau diagram alir untuk menjelaskan pelaksanaan prosedur kegiatan.

Simbol atau atribut yang digunakan untuk menjelaskan prosedur antara lain sebagai berikut:

3: Gambar

Penggunaan gambar untuk memberikan penjelasan tentang prosedur kerja. Format ini sangat membantu dan mudah dipahami bagi user baru maupun yang sudah advance. Misalnya untuk menjelaskan proses penggunaan alat produksi.

4: Video

Format standar operasional prosedur ini seperti format sebelumnya, namun menggunakan gambar bergerak dalam bentuk video atau film. Format video akan sangat membantu user.

 

05: Atribut Standar Operasional Prosedur SOP Adalah?

Atribut yang sering digunakan dalam pembuatan standar operasional prosedur adalah:

1: Judul Standar Operasional Prosedur

Judul ini mencerminkan jenis dan isi SOP, oleh karena itu dalam membuat judul sebaiknya singkat, padat dan menggambarkan standard operating procedure.

2: Sub Judul Standar Operasional Prosedur

Sub judul SOP sifatnya opsional bisa ada atau tidak. Tujuan atribut sub judul untuk memperjelas judul.

3: Nomor Referensi

Manfaat nomor referensi adalah membantu memudahkan proses pengendalian.

4: Nomor Revisi

Atribut ini menunjukkan jumlah perbaikan yang pernah dilakukan, misalnya 1 kali.

5: Masa Berlaku

Atribut yang menunjukkan periode waktu berlakunya standar operasional prosedur.

6: Dokumentasi

Atribut ini dimaksudkan untuk memudahkan dalam meng-akses kembali dokumen SOP. Caranya dengan memberikan nama file beserta lokasi penyimpanan.

 

06: Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan Accounting Tools by Manajemen Keuangan

A: Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur

Proses penyusunan standar operasional prosedur (SOP) pengelolaan keuangan usaha bisa menggunakan materi yang disediakan oleh Manajemen Keuangan Network.

Materi standard operating procedure ini mencakup semua aktivitas standar divisi finance & accounting, sejak dari penerimaan hingga pengeluaran dana dengan bentuk gabungan format narasi dan flowchart.

1: Pencatatan Penerimaan Kas

Prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan produk dan jasa. Penerimaan bisa berupa tunai, cek/giro dan transfer bank.

2: Pencatatan Pengeluaran Kas

Pedoman prosedur pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan untuk biaya dan pembelian. Pos-pos biaya antara lain:

• Tenaga Kerja
• Pengeluaran Kantor
• Overhead pabrik
• Beban utilitas
• Tax
• Bunga

 

B: Form Pendukung Pelaksanaan Standar Operasional Prosedur

Selain itu untuk membantu dan mempermudah pelaksanaan standar operasional prosedur dilengkapi dengan form dan template Excel antara lain:

1: Standar Operasional Prosedur (SOP) Accounting:

• Kartu Utang
• Faktur Pembelian
• Purchase Order
• Tanda Terima Barang

2: Standar Operasional Prosedur (SOP) Finance:

• Voucher Payment
• Buku Bank
• Reimburse Claim
• Buku Kas Kecil

Materi SOP by Manajemen Keuangan ini bisa di-edit sesuai dengan kondisi dan kebutuhan usaha. Jadi sangat cocok untuk yang ingin membuat standar operasional sendiri. Penjelasan lengkap beserta contoh SOP bisa lihat di SOP Finance Accounting Tools.

 

07: Proses Membuat Standar Operasional Prosedur SOP Adalah?

01: Ruang Lingkup  Standar Operasional Prosedur SOP Adalah?

Ruang lingkup Standard Operating Procedure  ini  adalah untuk menjelaskan baik juklak dan juknis pembuatan Standar Operasional Prosedur.

Sebagai contoh, prosedur standar penulisan jenis kalimat dan penomoran yang digunakan.

Bagaimana cara menyusun Standar Operasional Prosedur cara membuat pedoman prosedur perusahaan? Yuk teruskan membacanya ya…

 

02: Langkah Membuat Standar Operasional Prosedur SOP Adalah?

Secara umum ada 3 langkah sistematika penyusunan Standar Operasional Prosedur penyusunan prosedur perusahaan adalah sebagai berikut:

A: Langkah #1: Membuat Header Standar Operasional Prosedur

Langkah pertama adalah menyusun header standard operating procedure penyusunan Standar Operasional Prosedur perusahaan.

Header atau bagian paling atas Standar Operasional Prosedur perusahaan adalah identitas sebuah Standar Operasional Prosedur)

Bagian header Standar Operasional Prosedur cara  menyusun standard operating procedure perusahaan terdiri dari:

• Logo dan Nama Perusahaan : Misalnya PT Berkah Jaya (disingkat BJ)
• Judul : Standard Operating Procedure menyusun SOP perusahaan.
• Nomor Dokumen : misalnya BJ-SOP-01.01-BJ.01.04
• Mulai Berlaku : misalnya 01 April 2017.
• Revisi : misalnya 00, berarti belum pernah dilakukan revisi.
• Tanggal revisi : kosong.
• Halaman : misalnya 1 dari 3, berarti halaman 1 dari total 3 halaman.

Bila dilihat secara keseluruhan dan utuh, penampakan header pedoman prosedur ini adalah seperti berikut ini :

 

B: Langkah #2: Menyusun Bagian Isi Standar Operasional Prosedur

Langkah kedua adalah menyusun bagian Isi pedoman prosedur cara membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Isi utama dari format Standar Operasional Prosedur menyusun pedoman prosedur perusahaan terdiri dari beberapa komponen, yaitu:

1: Tujuan

Menentukan suatu bentuk standar untuk penulisan pedoman prosedur dan cara merivisinya.

2: Penanggung Jawab

Penanggungjawab mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pedoman prosedur adalah penanggungjawab.

3: Prosedur

Sistematika penyusunan pedoman prosedur ini sebaiknya ditulis dengan kalimat aktif dan sesingkat mungkin dengan kata yang jelas dan tegas.

4: Format SOP

Format standard operating procedure sebaiknya dimulai dengan bagian-bagian berikut:

1: Pengantar

Bagian ini berisi antara lain:

• nomor dokumen,
• tanggal mulai berlaku,
• revisi,
• tanggal revisi,
• judul,
• halaman,
• penyusun,
• pemeriksa, dan
• personil yang menyetujui Standar Operasional Prosedur.

 

2: Keterangan mengenai tujuan SOP

Cara menyajikan keterangan sebaiknya menggunakan panjang paragraf standar dengan alasan sebagai berikut:

• Hal ini dimaksudkan untuk menekankan kepada pelaksana atau pemakai dokumen bahwa mereka bertanggungjawab untuk memahami isi dan tujuan Standar Operasional Prosedur bersangkutan.
• Pelaksana dapat juga memberikan setiap masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan Standar Operasional Prosedur, baik kesalahan yang dapat disebabkan karena hal yang kurang jelas atau tidak konsisten yang terdapat dalam prosedur standar.

 

3: Contoh keterangan dalam Standar Operasional Prosedur

Bila ada sesuatu dalam Standar Operasional Prosedur ini yang tidak dimengerti atau tidak dapat ditetapkan sesuai dengan yang tertulis.

Ssegera beritahukan kepada supervisor yang bersangkutan mengenai instruksi yang jelas dan tepat tentang pelaksanaan operasional yang dimaksudkan.

 

4: Penulisan

Dalam kondisi tertentu sebaiknya penanggungjawab Standar Operasional Prosedur terkait ditulis pada kolom terpisah, dibagian kanan pada teks dokumen.

Hal tersebut memungkinkan pemberian tanggung jawab yang lebih spesifik dibandingkan dengan penulisan dalam pengantar umum.

 

5: Penomoran

Penomoran SOP meunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan Standar Operasional Prosedur. Bidang Standard Operating Procedure distribusi meliputi : Pengadaan produk

Pengelolaan Produk meliputi:

• penyimpanan,
• pemeriksaan,
• pemantauan,
• antisipasi dan penanganan, serta
• distribusi.

Perhatikan contoh penomoran Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan berikut ini:

1: Nomor 001 – 099 = SOP Penyesuaian perijinan, kelengkapan dan laporan keuangan.

2: Nomor 100 – 199 = SOP pengelolaan dan penyaluran produk

3: Nomor 200 – 299 = SOP Higiene dan Sanitasi

4: Nomor 300 – 399 = SOP Tata kelola adm, kontrak kerjasama dan penanganan keluhan.

5: Nomor 400 – 499 = Tata kelola produk tertentu / khusus.

6: Nomor 500 – 599 = SOP tata kelola produk.

7: Nomor 600 – 699 = SOP Inspeksi.

8: Nomor 700 – 799 = Tata cara kalibrasi alat dan validasi sistem pengelolaan dan penyaluran produk.

9: Nomor 800 – 899 = SOP Retur, ED, dan pemusnahan.

10: Nomor 900 – 999 = SOP Pelatihan dan Sistem manajemen kesehatan keselamatan kerja.

 

C: Langkah #3: Membuat Form Pengesahan Standar Operasional Prosedur

Langkah ketiga adalah membuat bagian pengesahan SOP cara membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Komponen-komponen yang ada dalam bagian pengesahan adalah sebagai berikut:

1: Siapa yang membuat/menulis,

2: Siapa yang memeriksa Standar Operasional Prosedur, dan

3: Siapa yang menandatangani Standar Operasional Prosedur menyusun Standard Operating Procedure

Data-data tersebut meliputi nama, jabatan dan paraf dari tiap-tiap orang yang terlibat. Format lengkapnya adalah sebagai berikut :

 

08: Contoh SOP Membuat Standar Operasional Prosedur Perusahaan

Jika bagian-bagian standar operasional prosedur di atas digabungkan menjadi satu bagian utuh. Maka terbentuklah satu contoh standard operating procedure perusahaan untuk membuat Standar Operasional Prosedur yang terdiri dari tiga halaman seperti berikut ini:

1: Contoh SOP cara membuat standar operasional prosedur halaman #1

 

2: Contoh SOP cara membuat standar operasional prosedur halaman #2

 

3: Contoh SOP cara membuat standar operasional prosedur halaman #3

 

09: Contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Rekruitmen Karyawan Perusahaan

Berikut ini disajikan contoh SOP Personalia sederhana:

1: Tujuan

Standar operasional prosedur ini disusun untuk mengatur rekruitmen tenaga kerja musiman, tidak tetap dan tetap.

2: Ruang Lingkup

Ruang lingkup standar prosedur adalah mencakup rencana kebutuhan dan penambahan tenaga berdasarkan kebutuhan perusahaan serta proses rekruitmen-nya.

3: Tanggung Jawab

• Kepala Bagian Perencanaan
• Kepala Bagian SDM
• Karyawan yang bertugas dan bertanggung jawab membuat dan mensosialisasikan standar operasional prosedur
• User standar operasional prosedur.

4: Definisi

Tenaga kerja adalah seluruh karyawan dan pekerja yang melakukan kegiatan kerja di lingkungan perusahaan berdasarkan kesepakatan kerja bersama.

5: Prosedur Pelaksanaan

1. Prosedur penerimaan karyawan dimulai dari usulan tiap-tiap divisi dalam perusahaan.
2. Usulan penambahan tenaga kerja harus disertai dengan latar belakang kebutuhan, kualifikasi dan job deskripsi tenaga kerja
3. Usulan disampaikan kepada divisi SDM kemudian dikonfirmasikan kepada pimpinan perusahaan apakah disetujui atau tidak.
4. Penerimaan karyawan dilaksanakan dengan prosedur rekruitmen yang telah ditetapkan perusahaan. Prosedur itu menyangkut persyaratan administrasi, persyaratan teknis berkaitan dengan skill/keterampilan, serta persyaratan fisik dan kesehatan.
5. Pegawai yang baru diterima harus melalui tahapan masa percobaan 3 (tiga) bulan, dari masa percobaan tersebut akan dinilai prestasi kerjanya, apakah yang bersangkutan layak untuk diangkat sebagai karyawan tetap.
6. Prestasi kerja yang dinilai antara lain: loyalitas terhadap perusahaan, etos kerja, skill, mental dan kedisiplinan kerja.
7. Pegawai yang lulus masa percobaan 3 bulan akan menerima surat pengangkatan sebagai karyawan tetap.

6: Pengawasan

Kepala Bagian SDM mengontrol proses penyusunan SOP Rekruitmen Tenaga Kerja dengan melakukan review, saran dan masukkan terhadap standar operasional prosedur yang akan disahkan.

***

Agar pemahaman kita semakin terang benderang dan untuk menambah wawasan tentang SOP standar operasional prosedur, saksikan video singkat berikut ini:

Bagaimana menurut pendapat Anda video tentang cara membuat standar operasional prosedur perusahaa tersebut?

 

10: Kesimpulan tentang Cara Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)

Untuk menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pada hakekatnya adalah ‘menata’ proses yang sudah ada menjadi lebih terstruktur dan lebih baik.

Proses di bagian keuangan, proses di bagian produksi, proses di bagian gudangan, marketing, dan proses di bagian unit usaha.

Agar proses menuju ke yang lebih baik itu berjalan soft, baik dan berdampak indah bagi perusahaan, tentunya harus dilakukan improvisasi (perbaikan, penambahan, dan penghapusan) terus menerus dari waktu ke waktu, sampai tercapai titik optimal.

Bila kita sudah memiliki satu format baku, maka untuk membuat Standar Operasional Prosedur yang lain akan lebih mudah.

Dari format yang sudah ada tersebut, Anda tinggal meng-copy paste formatnya. Kemudian sesuaikan dengan proses bisnis pada usaha dan bisnis Anda.

Tidak perlu membuat format baru lagi, jadi, mudah kan?

Bila Anda ingin mengetahui dan membuat sendiri standard operating procedure Finance, silahkan ke SOP Keuangan dan Accounting Tools.

Atau Anda jika ingin tahu contoh standard operating procedure perusahaan untuk mengatur aktivitas kontraktor, silahkan ke Standar Operasional Prosedur Kontraktor.

Demikian yang bisa kami share pembahasan tentang contoh SOP beserta step by step cara membuat Staandar Operasional Prosedur (SOP) dengan format sederhana dan aplikatif

Semoga bermanfaat dan terima kasih.*****