Cara membuat standar operasional prosedur (SOP) termasuk flowchart dan referensinya pun perlu menggunakan prosedur operasional standar (POS) berupa langkah-langkah terstruktur dan sistematis serta jelas tata cara menyusun Standard Operating Procedure Perusahaan baik format sederhana maupun kompleks. Contoh SOP Pelayanan Klinik dan Rumah Sakit.
Apa tujuan prosedur cara penyusunan Standar Operasional Prosedur perusahaan? Tujuan dibuatnya prosedur cara membuat Standar Operasional Procedure SOP adalah untuk:
- Menetapkan format standar pembuatan dan penulisan prosedur standar perusahaan
- Menetapkan prosedur melakukan revisi, modifikasi dan perbaikan Standar Operasional Prosedur.
Standard Operating Procedure untuk menyusun prosedur standar ini bisa dikatakan sebagai dasar pedoman atau landasan dalam menyusun prosedur standar perusahaan.
Tentunya kita ingin hasil final standar operasional prosedur baik dengan format SOP yang simple dan aplikatif. Bagaimana langkah-langkah menyusun prosedur cara menyusun Standar Operasional Prosedur perusahaan? Yuk simak pembahasan dan step-by-step prosedurnya berikut ini…
1: Sekilas tentang Apa itu Standar Operasional Prosedur?
A: Pengertian Standar Operasional Prosedur SOP
Apa yang dimaksud standar operasional prosedur?
Standar operasional prosedur SOP adalah dokumen resmi perusahaan atau organisasi yang harus dipatuhi dan ditaati serta menjadi pedoman serta panduan untuk segala aktivitas tiap departemen dalam perusahaan. Misalnya Pemasaran, HRD, Produksi dan Finance & Accounting.
B: Alasan Pembuatan Standar Operasional Prosedur
Mengapa Perlu SOP?
Dari start up bisnis, usaha menengah kecil UMK/UMKM, sekolah hingga penangan Covid-19 memerlukan Standar Operasional Prosedur.
Perusahaan atau organisasi memerlukan SOP bukan hanya untuk menstandarkan kegiatan operasi namun juga karena tuntutan kebutuhan dan perkembangan teknologi.
Perkembangan zaman yang cukup pesat dirasakan perlu pembenahan manajemen yang lebih tertata, sistematis dan pengelolaan administrasi yang lebih rapi dari sebelumnya. Inilah yang mendorong pengelola bisnis memandang perlunya menerapkan SOP (Standar Operasional Prosedur).
2: Cara Membuat Standar Operasional Prosedur
Bagaimana proses pembuatan SOP?
Secara garis besar, proses pembuatan SOP adalah sebagai berikut:
Pemetaan
Standar Operasional Prosedur dibuat dan disusun tidak serta merta dengan tujuan hanya untuk merubah, mengganti atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan dan nilai sosial budaya yang sudah berjalan puluhan tahun, namun yang lebih penting dan diperlukan adalah untuk membuat sistem kerja yang lebih terstruktur dari alur kerja dan adminstrasinya.
Nilai-nilai budaya yang berlaku dan berjalan baik menjadi identitas unik perusahaan atau organisasi tetap dipertahankan.
Proses pembuatan Standar operasional prosedur SOP ini melalui proses pemetaan bisnis, identifikasi masalah-masalah yang sering terjadi pada proses kerja dan administrasi perusahaan.
Masalah-masalah tersebut bisa dari internal maupun ekternal perusahaan, misalnya customer dan pemasok (supplier).
Dari hasil pemetaan proses bisnis tersebut selanjutnya dilakukan pengumpulan data baik dengan interview maupun pengamatan langsung di lapangan.
Diskusi dengan Pihak Manajemen
Langkah selanjutnya adalah melakukan diskusi dengan pihak manajemen serta perwakilan tiap departemen dalam perusahaan serta unit kerja terkait untuk membahas hasil dari pengumpulan data, sehingga diperoleh ringkasan dan kesimpulan mengenai garis besar penyusunan Standar Operasional Prosedur SOP.
Setelah dilakukan penyusunan draft standar operasional prosedur, review dan uji coba di lapangan, selanjutnya disahkan oleh pimpinan perusahaan menjadi dokumen resmi yang menjadi acuan dan panduan penyelenggaraan semua aktivitas semua departemen di perusahaan.
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dibuat perlu dilakukan monitoring dan pembenahan dalam pelaksanaannya. Lakukan pembaruan dan pengkayaan materi untuk bisa menjawab semua kebutuhan sistem manajemen perusahaan dan organisasi di arena ketatnya persaingan bisnis.
SOP (standard operating procedure) ini harus dijalankan dengan komitmen tinggi oleh semua seluruh karyawan perusahaan yang secara langsung terlibat dalam operasi perusahaan dari lini bawah sampai manajemen puncak perusahaan.
3: Elemen Standar Operasional Prosedur
Apa saja elemen SOP?
Standar operasional prosedur secara garis besar terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut:
1: Tujuan
Elemen ini memuat penjelasan mengenai tujuan dibuat SOP.
2: Ruang Lingkup
Bagian ini memuat cakupan aktivitas yang dipandu oleh standard operating procedure.
3: Tanggung Jawab
Elemen ini berisi penjelasan tentang posisi, fungsi, tugas pokok, tanggung jawab dan wewenang.
Contoh:
Direktur yang bertanggung jawab dan berwenang penuh atas semua pelaksanaan operasi perusahaan.
4: Ketentuan
Bagian ini memuat penjelasan penting yang harus diketahui dan dipahami oleh user sebelum melaksanakan alur kerja.
Contoh:
Staf Administrasi penjualan harus membuat sales order sesuai dengan pesanan Departemen Marketing.
5: Prosedur Pelaksanaan
Berisi proses dan langkah serta tahapan melakukan aktivitas. Penjelasan proses bisa berupa flowchart, narasi, gambar dan video.
6: Pengendalian
Bagian yang berisi prosedur control yang dilakukan sendiri atau atasan user.
