SOP – Standar Operasional Prosedur pembayaran gaji karyawan dan pegawai adalah pedoman tata cara yang digunakan oleh perusahaan dalam pengeluaran kas untuk membayar gaji karyawan serta pegawainya. Tujuan SOP pembayaran gaji adalah agar pembayaran gaji, bonus, insentif lainnya dapat diberikan dengan lancar dan tepat pada waktunya, sehingga karyawan dan pemilik usaha bahagia. “Bener seperti itu kan?”
Bagaimana cara membuat SOP pembayaran gaji karyawan? Yuk ikuti ulasan tahap-tahap pembuatan SOP perusahaan tentang pembayaran gaji karyawan, lengkap dengan flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berikut ini.
Mengapa Perusahan Harus Membayar Gaji Tepat Waktu?
Bagaimana rasanya saat karyawan maupun pegawai menerima gaji tepat waktu?
Dampaknya, tak usah ditanyakan, “horra umuum alias luar biasa dahsyat”, kata para motivator 🙂
Sang pegawai akan tersenyum bahagia dan penuh bangga saat memberikan uang belanja untuk isterinya. Biaya pendidikan untuk anak-anaknya, dan mengajak jalan-jalan keluarga ke luar kota atau sekadar menikmati bakso ‘Goyang Lidah’ serta pecel Madiun di pinggiran kota.
Demikian juga dengan pemilik usaha….
Mereka bersyukur bisa memberikan gaji tepat waktu, atau bahkan ‘sebelum keringat pegawai kering’.
Dengan adanya pola hubungan simbiosis mutualisme antara pemilik usaha dan pegawai seperti itu, maka akan semakin membuka peluang pertumbuhan dan perkembangan perusahaan semakin cetar membahana.
Melalui perusahaan, ada rezeki-rezeki untuk pemilik usaha dan keluarganya, rezeki untuk anak isteri karyawan, dan rezeki untuk patner perusahaan.
Oleh karena itu, mengingat begitu urgent-nya persoalan pembayaran gaji ini, maka perlu dibuat pedoman atau SOP – Standar Operasional Prosedur pembayaran gaji. Hal itu sebagai bentuk nyata untuk melaksanakan aktivitas pembayaran gaji pegawai. Okay, langsung saja kita bahas step by step cara membuat SOP pembayaran gaji / upah pegawai…..
Melakukan Pemetaan Proses Bisnis Pembayaran Gaji dan Pengupahan Pegawai
Standar operasional prosedur pembayaran gaji dimulai sejak penerimaan karyawan hingga karyawan menerima uang dan dokumentasi bukti pembayaran gaji
Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan saat membuat standar operasional prosedur – SOP penggajian adalah sebagai berikut:
1. Data karyawan
Pada bagian ini berisi data karyawan antara lain:
- Semua data penerimaan pegawai, perubahan gaji dan pemberhentian karyawan.
- Mutasi karyawan, siapa pejabat perusahaan yang memberikan otorisasi.
2. Data kinerja karyawan:
Di bagian data kinerja karyawan, dokumen pendukung dikeluarkan oleh bagian SDM terdiri dari:
- Pekerjaan dan tanggungjawab karyawan, misalnya staf administrasi.
- Absensi karyawan
- Bila terdapat pembayaran upah atas dasar hasil kerja, maka harus ada catatan hasil kerja dan pengawasan. Dicocokkan hasil kerja produksi sebenarnya sebelum dibayar.
- Total jam kerja setiap karyawan yang telah disetujui oleh staf tertentu.
- Lembur kerja karyawan terlebih dahulu harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
- Pengumpulan data gaji/upah, perincian masing-masing perhitungan dan total gaji diperiksa kembali oleh pegawai lain sebelum dibayar.
- Atas gaji tersebut sudah diperhitungkan PPh 21 yang sesuai dengan peraturan pemerintah (UU perpajakan)
3. Proses pembayaran gaji/upah:
Proses pembayaran gaji karyawan dan pegawai adalah tugas departemen penggajian.
Prosedur penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
A: Bila dibayar berupa uang tunai:
- Harus dibuatkan tanda terima
- Tanda tangan kemudian dicocokkan dengan contoh pada arsip kepegawaian oleh orang yang tidak mempersiapkan atau membayar gaji/upah.
- Pembayar gaji/upah kalau bisa orangnya bergantian.
- Pembayar gaji/upah TERPISAH dari yang mempersiapkan perhitungan.
B: Bila semua atau sebagian gaji pegawai dengan cek (cheque):
- Setiap cek (cheque) ditandatangani oleh orang-orang yang tidak menyiapkan gaji/upah, menyiapkan cek (cheque), dan membukukan gaji dan upah.
- Cek (cheque) yang batal dimusnahkan atau disimpan.
- Buku cek (cheque) hanya dipegang oleh petugas bagian keuangan yang menyiapkan cek (cheque).
- Rekening bank untuk gaji direkonsiliasi setiap akhir bulan, caranya pelajari di rekonsiliasi bank.
- Rekonsiliasi bank dilakukan oleh orang lain yang tidak menyiapkan dan membayar gaji dan upah, biasanya bagian internal auditor.
- Rekening koran dikirimkan langsung.
- Bila paid cheque dikembalikan oleh bank kepada perusahaan maka diperiksa kembali nama dan jumlah yang tertera pada cek (cheque) dicocokan dengan daftar gaji.
- Kemudian perhatikan tanda tangan pengambilan uang pada paid cek (cheque) yang dikembalikan tersebut.
C: Bila pembayaran dilakukan dengan pemindahbukuan ke rekening bank pegawai, maka:
- Perintah pemindahbukuan tersebut ditandatangani oleh orang yang terpisah dari: yang mempersiapkan daftar gaji/upah, yang mempersiapkan cek gaji/upah, dan yang mencatat/pembukuan gaji/upah.
- Pegawai diberi informasi tentang pembayaran kepada mereka.
Uang gaji yang belum diambil dalam waktu tertentu (minimal dalam waktu satu bulan) disetor kembali dan dibukukan sebagai berikut :
(Debit) Kas Rp xxxx
(Kredit) Utang gaji/upah. Rp xxxx
4. Cara Menghitung Gaji Karyawan
Sistem akuntansi penggajian karyawan dan cara menghitung gaji karyawan sudah saya bahas dengan detil di: Tips menghitung gaji karyawan
