Standard Operating Procedure (SOP) Pembayaran Gaji Pegawai dan Karyawan

SOP – Standar Operasional Prosedur pembayaran gaji karyawan dan pegawai adalah pedoman tata cara yang digunakan oleh perusahaan dalam pengeluaran kas untuk membayar gaji karyawan serta pegawainya.

Tujuan SOP pembayaran gaji adalah agar pembayaran gaji, bonus, insentif lainnya dapat diberikan dengan lancar dan tepat pada waktunya.

Sehingga karyawan dan pemilik usaha bahagia.

“Bener seperti itu kan?”

Dan begini tahap-tahap untuk membuat SOP perusahaan tentang pembayaran gaji karyawan, lengkap dengan flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahan.

 

01: Mengapa Perusahan Harus Membayar Gaji Tepat Waktu?

 

Contoh standar operasional prosedur - SOP pembayran gaji

Bagaimana rasanya saat karyawan / pegawai menerima gaji tepat waktu?

Dampaknya, tak usah ditanyakan, “horra umuum alias luar biasa dahsyat”, kata para motivator 🙂

Sang pegawai akan tersenyum bahagia dan penuh bangga saat memberikan uang belanja untuk isterinya.

Biaya pendidikan untuk anak-anaknya, dan mengajak jalan-jalan keluarga ke luar kota.

Atau sekadar menikmati bakso ‘Goyang Lidah’ serta pecel Madiun di pinggiran kota.

Demikian juga dengan pemilik usaha….

Mereka bersyukur bisa memberikan gaji tepat waktu, atau bahkan ‘sebelum keringat pegawai kering’.

Dengan adanya pola hubungan simbiosis mutualisme antara pemilik usaha dan pegawai seperti itu.

Maka akan semakin membuka peluang pertumbuhan dan perkembangan perusahaan semakin cetar membahana.

Melalui perusahaan, ada rezeki-rezeki untuk pemilik usaha dan keluarganya, rezeki untuk anak isteri karyawan, dan rezeki untuk patner perusahaan.

***

Oleh karena itu, mengingat begitu urgent-nya persoalan pembayaran gaji ini, maka perlu dibuat pedoman atau SOP – Standar Operasional Prosedur pembayaran gaji.

Hal itu sebagai bentuk nyata untuk melaksanakan aktivitas pembayaran gaji pegawai.

Okay, langsung saja kita bahas step by step cara membuat SOP pembayaran gaji / upah pegawai…..

 

02: Melakukan Pemetaan Proses Bisnis Pembayaran Gaji dan Pengupahan Pegawai

siklus penggajian

Standar operasional prosedur pembayaran gaji dimulai sejak penerimaan karyawan hingga karyawan menerima uang dan dokumentasi bukti pembayaran gaji

Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan saat membuat standar operasional prosedur – SOP penggajian adalah sebagai berikut:

1. Data karyawan

Pada bagian ini berisi data karyawan antara lain:

  • Semua data penerimaan pegawai, perubahan gaji dan pemberhentian karyawan.
  • Mutasi karyawan, siapa pejabat perusahaan yang memberikan otorisasi.

 

2. Data kinerja karyawan:

Di bagian data kinerja karyawan, dokumen pendukung dikeluarkan oleh bagian SDM terdiri dari:

  • Pekerjaan dan tanggaungjawab karyawan
  • Absensi karyawan
  • Bila terdapat pembayaran upah atas dasar hasil kerja, maka harus ada catatan hasil kerja dan pengawasan. Dicocokkan hasil kerja produksi sebenarnya sebelum dibayar.
  • Total jam kerja setiap karyawan yang telah disetujui oleh staf tertentu.
  • Lembur kerja karyawan terlebih dahulu harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang.
  • Pengumpulan data gaji/upah, perincian masing-masing perhitungan dan total gaji diperiksa kembali oleh pegawai lain sebelum dibayar.
  • Atas gaji tersebut sudah diperhitungkan PPh 21 yang sesuai dengan peraturan pemerintah (UU perpajakan)

 

3. Proses pembayaran gaji/upah:

Proses pembayaran gaji karyawan dan pegawai adalah tugas departemen penggajian.

Prosedur penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:

A: Bila dibayar berupa uang tunai:

  • Harus dibuatkan tanda terima
  • Tanda tangan kemudian dicocokkan dengan contoh pada arsip kepegawaian oleh orang yang tidak mempersiapkan atau membayar gaji/upah.
  • Pembayar gaji/upah kalau bisa orangnya bergantian.
  • Pembayar gaji/upah TERPISAH dari yang mempersiapkan perhitungan.

 

B: Bila semua atau sebagian gaji pegawai dengan cek (cheque):

  • Setiap cek (cheque) ditandatangani oleh orang-orang yang tidak menyiapkan gaji/upah, menyiapkan cek (cheque), dan membukukan gaji dan upah.
  • Cek (cheque) yang batal dimusnahkan atau disimpan.
  • Buku cek (cheque) hanya dipegang oleh petugas bagian keuangan yang menyiapkan cek (cheque).
  • Rekening bank untuk gaji direkonsiliasi setiap akhir bulan, caranya pelajari di rekonsiliasi bank.
  • Rekonsiliasi bank dilakukan oleh orang lain yang tidak menyiapkan dan membayar gaji dan upah, biasanya bagian internal auditor.
  • Rekening koran dikirimkan langsung.
  • Bila paid cheque dikembalikan oleh bank kepada perusahaan maka diperiksa kembali nama dan jumlah yang tertera pada cek (cheque) dicocokan dengan daftar gaji.
  • Kemudian perhatikan tanda tangan pengambilan uang pada paid cek (cheque) yang dikembalikan tersebut.

 

C: Bila pembayaran dilakukan dengan pemindahbukuan ke rekening bank pegawai, maka:

  • Perintah pemindahbukuan tersebut ditandatangani oleh orang yang terpisah dari: yang mempersiapkan daftar gaji/upah, yang mempersiapkan cek gaji/upah, dan yang mencatat/pembukuan gaji/upah.
  • Pegawai diberi informasi tentang pembayaran kepada mereka.

***

Uang gaji yang belum diambil dalam waktu tertentu (minimal dalam waktu satu bulan) disetor kembali dan dibukukan sebagai berikut :

(Debit) Kas                              XXX
(Kredit) Utang gaji/upah.              XXX

 

4. Cara Menghitung Gaji Karyawan

Sistem akuntansi penggajian karyawan dan cara menghitung gaji karyawan sudah saya bahas dengan detil di: Tips menghitung gaji karyawan

***

Dan untuk memperkaya wawasan, saksikan juga video pendek berikut ini yang menjelaskan mengenai cara menghitung gaji karyawan perusahaan jasa laundry:

Dan bila Anda ingin mengetahui cara membuat laporan keuangan perusahaan jasa laundry, langsung saja ke: 7 langkah mudah dan menyenangkan membuat laporan keuangan perusahaan jasa laundry.

 

03: Cara Membuat SOP Pembayaran Gaji Karyawan/Pegawai

contoh SOP perusahaan - pembayaran gaji

Setelah kita melakukan identifikasi, mencatat dan analisis prosedur pembayaran gaji karyawan perusahaan.

Sselanjutnya kita menyusun sebuah standar operasional prosedur (SOP) yang akan menjadi pedoman dalam aktivitas pembayaran gaji pegawai.

 

A: Format SOP – Standar Operasional Prosedur Pembayaran Gaji

Sebagaimana sudah kita ketahui bahwa ada 2 elemen dalam standar operasional prosedur, yaitu: 1) Atribut, dan 2) elemen utama.

1: Atribut SOP – Standar Operasional Prosedur Pembayaran Gaji

Atribut, biasanya diletakkan di bagian awal SOP sebagai header dan footer.

Atribut merupakan identitas sebuah SOP.

Atribut header berisi tentang:

  • judul SOP,
  • nama dan logo perusahaan yang membuat SOP,
  • nomor dokumen,
  • masa berlaku, dan
  • keterangan tentang jumlah halaman SOP.

Sedangkan Atribut footer berisi orang-orang yang bertanggung jawab terhadap SOP meliputi:

  • yang membuat SOP perusahaan
  • yang memeriksa SOP perusahaan,
  • menyetujui penyusunan penyusunan SOP.

***

Perhatikan contoh atribut standar operasional prosedur (SOP) pembayaran gaji karyawan perusahaan berikut ini:

Atribut: header SOP pembayaran gaji/upah pegawai

Contoh SOP Perusahaan - Identitas SOP Penggajian karyawan

 

Atribut: footer SOP pembayaran gaji/upah pegawai

Contoh SOP Perusahaan tentang Pembayaran Gaji

 

2: Elemen utama Standar Operasional Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan

Disclosure & Disclaimer

Elemen utama standar operasional prosedur diletakkan pada batang tubuh, antara lain terdiri dari:

A: Tujuan:

Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk membuat pedoman dan panduan dalam melaksanakan aktivitas pembayaran gaji/upah karyawan/pegawai.

B: Ruang Lingkup:

Standar operasional prosedur ini meliputi kegiatan penggajian karyawan mulai pengumpulan data-data pegawai, perhitungan gaji, sampai pembayaran gaji dan penyimpanan dokumen.

C: Definisi:

Pembayaran gaji/upah karyawan adalah aktivitas untuk membayarkan sejumlah uang dan tunjangan kepada pegawai sebagai imbal balik atas jasa yang digunakan oleh perusahaan.

D: Dokumen Terkait:

  • SK Pengangkatan pegawai
  • Kartu gaji
  • Daftar gaji karyawan
  • Daftar utang karyawan
  • Bukti pembayaran

E: Pihak Terkait:

  • Divisi HRD & SDM
  • Divisi Akuntansi & Keuangan
  • Direksi

F: Referensi:

  • SK Pengangkatan Karyawan
  • Peraturan perusahaan

G: Prosedur pelaksanaan pembayaran gaji :

Prosedur pembayaran gaji/upah pegawai:

  1. Berdasarkan penerimaan karyawan dan surat keputusan pengangkatan karyawan dibuat kartu gaji termasuk pinjaman karyawan oleh bagian personalia.
  2. Berdasarkan kartu gaji dibuat rekapan daftar gaji dan utang karyawan termasuk pembayaran pinjaman tiap bagian oleh bagian personalia.
  3. Selanjutnya dibuat rekapan total gaji karyawan dan daftar utang karyawan per bagian diberikan ke bagian keuangan.
  4. Bagian keuangan meminta otorisasi dari rireksi, setelah diotorisasi gaji dibayarkan ke bagian personalia. Bagian personalia menerima uang sebesar total gaji sebelum dikurangi pinjaman karyawan, dan total gaji karyawan dan daftar utang karyawan, dengan menandatangani bukti pembayaran.
  5. Bukti pembayaran diberikan ke bagian dokumentasi.
  6. Bagian personalia memasukkan uang ke amplop/untuk masing-masing karyawan.
  7. Hasil pelunasan pinjaman karyawan oleh bagian personalia dikembalikan ke bagian keuangan.

 

H: Flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

Untuk melengkapi penjelasan pelaksanaan standar operasional prosedur tentang penggajian karyawan, saya sajikan dalam bentuk diagram alir (flowchart) berikut:

Bagan alir sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan #1: Bagian Personalia

flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahan

 

Bagan alir sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan #2:

bagan alir sistem penggajian
Bagan alir sistem penggajian

 

Bagan alir sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan #3: Bagian Keuangan

siklus penggajian
siklus penggajian

 

04: Contoh Standar Operasional Prosedur Pembayaran Gaji

sistem penggajian skala tunggal

Berikut ini disajikan contoh SOP Pembayaran Gaji yang merupakan penggabungan dari elemen-elemen SOP yang telah kita bahas di atas.

Inilah contoh Standar Operasional Prosedur Pembayaran gaji karyawan dan pegawai:

Contoh SOP Pembayaran Gaji halaman #1:

Contoh sop pembayaran gaji
Contoh sop pembayaran gaji – halaman #1

 

Contoh SOP Pembayaran Gaji halaman #2:

Contoh sop pembayaran gaji
Contoh sop pembayaran gaji – halaman #2

Pada contoh di atas, saya hanya menampilkan 2 halaman. Halaman selanjutnya adalah pelaksanaan prosedur SOP Pembayaran Gaji Karyawan berupa flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahan seperti pada sub bab (H).

 

05: Kesimpulan –  Prosedur Pembayaran Gaji

Tugas departemen penggajian adalah menjalankan siklus penggajian.

Mempersiapkan sistem dan prosedur pembuatan daftar gaji adalah adalah salah satu tugas yang harus dilakukan dengan dokumen pendukung dikeluarkan oleh bagian SDM.

Bagaimana proses perhitungan gaji dan penyusunan SOP pembayaran gaji pegawai dan karyawan sudah kita bahas dan sajikan beserta-contohnya.

Demikian contoh standar operasional prosedur – SOP pembayaran gaji dan upah karyawan dan pegawai:

  • perusahaan swasta,
  • BUMN, dan
  • instansi lain.

Beserta pembahasan tentang cara membuat standar operasional prosedur.

Bila Anda ingin mengetahui contoh SOP perusahaan yang lain, terutama tentang Finnance & Accounting, Anda bisa membacanya di >>> SOP dan Accounting Tools sederhana serta bermanfaat.

Bila ada yang ingin didiskusikan, silahkan melalui ruang komentar setelah artikel ini.

Mudah-mudahan bermanfaat dan terima kasih.*****

manajemen keuangan dan SOP