Cara Membuat SOP Pembayaran Gaji Karyawan/Pegawai
Setelah kita melakukan identifikasi, mencatat dan analisis prosedur pembayaran gaji karyawan perusahaan.
Sselanjutnya kita menyusun sebuah standar operasional prosedur (SOP) yang akan menjadi pedoman dalam aktivitas pembayaran gaji pegawai.
A: Format SOP – Standar Operasional Prosedur Pembayaran Gaji
Sebagaimana sudah kita ketahui bahwa ada 2 elemen dalam standar operasional prosedur, yaitu: 1) Atribut, dan 2) elemen utama.
1: Atribut SOP – Standar Operasional Prosedur Pembayaran Gaji
Atribut, biasanya diletakkan di bagian awal SOP sebagai header dan footer. Atribut merupakan identitas sebuah SOP. Dan atribut header berisi tentang:
- judul SOP,
- nama dan logo perusahaan yang membuat SOP,
- nomor dokumen,
- masa berlaku, dan
- keterangan tentang jumlah halaman SOP.
Sedangkan Atribut footer berisi orang-orang yang bertanggung jawab terhadap SOP meliputi:
- yang membuat SOP perusahaan
- yang memeriksa SOP perusahaan,
- menyetujui penyusunan penyusunan SOP.
Perhatikan contoh atribut standar operasional prosedur (SOP) pembayaran gaji karyawan perusahaan berikut ini:
Atribut: header SOP pembayaran gaji/upah pegawai
Atribut: footer SOP pembayaran gaji/upah pegawai
2: Elemen utama Standar Operasional Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan
Elemen utama standar operasional prosedur diletakkan pada batang tubuh, antara lain terdiri dari:
A: Tujuan:
Prosedur ini disusun dengan tujuan untuk membuat pedoman dan panduan dalam melaksanakan aktivitas pembayaran gaji/upah karyawan/pegawai.
B: Ruang Lingkup:
Standar operasional prosedur ini meliputi kegiatan penggajian karyawan mulai pengumpulan data-data pegawai, perhitungan gaji, sampai pembayaran gaji dan penyimpanan dokumen.
C: Definisi:
Pembayaran gaji/upah karyawan adalah aktivitas untuk membayarkan sejumlah uang dan tunjangan kepada pegawai sebagai imbal balik atas jasa yang digunakan oleh perusahaan.
D: Dokumen Terkait:
- SK Pengangkatan pegawai
- Kartu gaji
- Daftar gaji karyawan
- Daftar utang karyawan
- Bukti pembayaran
E: Pihak Terkait:
- Divisi HRD & SDM
- Divisi Akuntansi & Keuangan
- Direksi
F: Referensi:
- SK Pengangkatan Karyawan
- Peraturan perusahaan
G: Prosedur pelaksanaan pembayaran gaji :
Prosedur pembayaran gaji/upah pegawai:
- Berdasarkan penerimaan karyawan dan surat keputusan pengangkatan karyawan dibuat kartu gaji termasuk pinjaman karyawan oleh bagian personalia.
- Berdasarkan kartu gaji dibuat rekapan daftar gaji dan utang karyawan termasuk pembayaran pinjaman tiap bagian oleh bagian personalia.
- Selanjutnya dibuat rekapan total gaji karyawan dan daftar utang karyawan per bagian diberikan ke bagian keuangan.
- Bagian keuangan meminta otorisasi dari rireksi, setelah diotorisasi gaji dibayarkan ke bagian personalia. Bagian personalia menerima uang sebesar total gaji sebelum dikurangi pinjaman karyawan, dan total gaji karyawan dan daftar utang karyawan, dengan menandatangani bukti pembayaran.
- Bukti pembayaran diberikan ke bagian dokumentasi.
- Bagian personalia memasukkan uang ke amplop/untuk masing-masing karyawan.
- Hasil pelunasan pinjaman karyawan oleh bagian personalia dikembalikan ke bagian keuangan.
Baca tugas dan job desk admin operasional perusahaan
H: Flowchart sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
Untuk melengkapi penjelasan pelaksanaan standar operasional prosedur tentang penggajian karyawan, saya sajikan dalam bentuk diagram alir (flowchart) berikut:
Bagan alir sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan #1: Bagian Personalia
Contoh Flowchart SOP atau bagan alir sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan #2:
Bagan alir sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan #3: Bagian Keuangan
Bila Anda ingin mengetahui contoh SOP perusahaan yang lain, terutama tentang Finnance & Accounting, Anda bisa membacanya di >> Standard Operating Procedure Finance dan Accounting Tools sederhana serta bermanfaat.
