SOP (Standard Operating Procedure) penanggulangan dan penanganan bencana perlu dibuat dan diimplementasikan oleh perusahaanuntuk mengantisipasi dan melakukan tindakan cepat dalam menangani bencana.
Bencana seperti banjir, tanah longsor, gempa, tsunami, gunung meletus dan kecelakaan seringkali terjadi dengan tiba-tiba, CEPAT dan menghentak. So, bagaimana cara membuat SOP penanggulangan dan penanganan bencana di perusahaan? Mari ikuti pembahasan rinci sampai kelar beserta contohnya berikut ini.
01. Mengenal Standar Operasional Prosedur – SOP Perusahaan
A: Definisi dan Pengertian SOP (Standard Operating Procedure)
Sebenarnya apa pengertian Standar Operasional Prosedur (SOP)?
Definisi Standar Operasional Prosedur adalah panduan yang berisi prosedur kerja untuk melakukan aktivitas secara konsisten dan sesuai standar yang telah ditentukan.
Apa fungsi Standar Operasional Prosdur (SOP)? Fungsi SOP adalah sebagai alat pandu, alat kendali, alat ukur, alat untuk memberikan hadiah dan peringatan.
B: Tujuan dan Manfaat SOP (Standard Operating Procedure)
Apa tujuan Standar Operasional Prosedur – SOP perusahaan?
Tujuan SOP adalah untuk membuat prosedur kerja sehingga output yang dihasilkan tetap terjaga konsistensinya.
Selain untuk men-standarkan kegiatan prosdur kerja, SOP perusahaan juga diperlukan untuk:
- Memenuhi persyaratan standar sistem manajemen, misalnya ISO 14000, 27000
- Memenuhi persyaratan lembaga regulator, misalnya peraturan Bank Indonesia, Sarbane Oxlay
- Kebutuhan perusahaan atau organisasi
Jadi, dari bidang produksi, marketing, administrasi, K3, perusahaan jasa, perusahaan dagang, toko, restoran, toko kelontong, cafe, rumah sakit, hotel, instansi pemerintah, sampai MILITER, hampir semua memerlukan standar operasional prosedur yang merupakan kepanjangan dari SOP.
Termasuk yang tidak kalah pentingnya adalah Standar Operasional Prosedur – SOP penanggulangan dan penanganan bencana alam, banjir, gempa bumi, gunung meletus, kebakaran, tanah longsor, tsunami.
02. Cara Membuat SOP Penanganan Bencana
Langkah dan Proses Membuat SOP (Standard Operating Procedure)
Kita sudah tahu pengertian, tujuan dan fungsi standar operasional prosedur/SOP, lalu apa yang dimaksud dengan SOP Penanganan Bencana?
Standar Operasional Prosedur Penanganan Bencana di perusahaan adalah prosedur kerja standar (POS) untuk mengantisipasi, menanggulangi dan menangani bencana.
Bagaimana cara bikin SOP Perusahaan untuk penanganan bencana? Ikuti langkah-langkahnya berikut ini..
A. Langkah #1: Persiapan Membuat SOP Perusahaan Penanganan Bencana
Ada 3 (tiga) tahap yang perlu dilakukan untuk mempersiapkan penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur) perusahaan tentang penanganan bencana, yaitu:
01: Membentuk tim penyusun dan koordinasi
Pada tahap ini target pertama adalah terbentuknya tim lengkap penyusunan SOP Perusahaan untuk penanganan bencana.
Selanjutnya, tim ini melakukan koordinasi sebagai persiapan penyusunan SOP dan terbentuknya satu mindset yang sama akan pentingnya SOP penanganan bencana.
02: Membuat time line
Setelah tim penyusunan SOP perusahaan terbentuk lengkap selanjutnya mempersiapkan time line target penyusunan SOP perusahaan, sehingga kerja tim penyusun memiliki panduan target dan langkah yang jelas dalam proses penyusunan SOP perusahaan.
Bagaimana bentuk time line-nya?
Tidak ada ketentuan yang mengharuskan satu jenis format time line. Jadi formatnya diserahkan ke kepada kesepakatan antar anggota tim penyusunan, yang perlu di-ingat bahwa dalam time line tersebut memuat uraian yang jelas tentang target pekerjaan yang akan dilakukan beserta waktu pelaksanaan pekerjaan tersebut.
Contoh Time Line
Perhatikan contoh format time line penyusunan SOP Penanganan Bencana berikut ini:
Pada contoh format time line di atas, ada bagian uraian yang bisa diisi dengan jenis aktivitas atau pekerjaan yang akan dilakukan.
Kemudian di kolom berikutnya berisi target pencapaian dari kegiatan itu, antara lain:
Nama aktivitas: Identifikasi potensi bencana
Target: Mengetahui detail potensi bencana di lingkungan perusahaan.
Waktu: dilakukan di minggu pertama bulan pertama.
Tips Membuat Time Line
Jika ada pertanyaan:
“Bagaimana jika tim penyusun belum mengetahui jenis pekerjaan dan durasi waktu penyelesaian pekerjaan tersebut?”
Lakukan analisis dari kasus sejenis di perusahaan lain, baik yang ada di dalam negeri dan di luar negeri.
Kemudian lakukan juga penyesuaian-penyesuian dengan situasi dan kondisi di perusahaan Anda.
Untuk tahap awal dan menghemat biaya, kita bisa melakukan studi literatur. Dan dalam hal ini Google sangat membantu, dan untuk meyakinkan hasil studi literatur, selanjutnya kita lakukan survey lokasi.
Bagaimana jika pekerjaan/aktivitas itu sama sekali belum pernah ada yang melakukan?
Lakukan simulasi sederhana, yang canggih dan super njlimet pun tak dilarang 🙂
Sampai di sini jelas ya? Oke sip. Kita lanjutkan…
03: Pemetaan Proses Bisnis (Business Process Mapping)
Setelah tim penyusun SOP perusahaan terbentuk dengan time line aktivitas yang jelas, tahap selanjutnya adalah melakukan pemetaan proses bisnis perusahaan.
Pemetaan proses bisnis adalah mengidentifikasi gambaran mengenai bagaimana sebuah perusahaan melakukan proses bisnisnya.
Tujuan pemetaan proses bisnis perusahaan adalah untuk mengidentifikasi proses bisnis perusahaan secara rinci.
Dari sini akan diketahui juga dampak yang akan dirasakan jika terjadi bencana, sehingga bisa dilakukan antisipasi yang perlu dilakukan untuk meminimalisir dampak bencana.
B. Langkah #2: Menyusun Bagian Utama SOP Penanganan Bencana di Perusahaan
Ada beberapa tahap yang perlu dilakukan untuk menyusun bagian utama standar operasional prosedur perusahaan mengenai penanggulangan dan penanganan bencana di perusahaan, yaitu:
01: Menentukan format SOP
Pada tahap ini, kita memilih dan menentukan format yang akan digunakan dalam SOP perusahaan tentang penanganan bencana.
Sebagaimana telah dijelaskan secara panjang lebar di artikel tentang cara membuat SOP perusahaan, ada beberpa contoh format SOP, antara lain:
a) Narasi
Format narasi ini bisa digunakan untuk prosedur kerja pendek, diulang-ulang dan tidak membutuhkan proses pengambilan keputusan.
b) Bagan alir (Flowchart)
Format flowchart ini sesuai bila digunakan untuk proses kerja yang panjang dan memerlukan proses pengambilan keputusan
Dan berikut ini beberapa tanda-tanda yang sering digunakan:
c) Gambar
Format gambar ini akan sesuai bila digunakan untuk proses kerja yang panjang dan membutuhkan penjelasan.
d) Video
Format video sesuai bila digunakan untuk proses kerja yang membutuhkan penjelasan visual secara rinci dan jelas, dan bisa dibuat dengan banyak bahasa, misalnya standar operasional prosedur in English.
02: Membuat Bagian header SOP Penanganan Bencana di perusahaan
Setelah kita menentukan format yang akan digunakan dalam membuat standar operasional perusahaan untuk penanganan bencana, selanjutnya kita membuat bagian header (bagian paling atas) SOP.
Pada bagian header ini, paling tidak harus ada 7 item berikut ini, yaitu:
a) Judul
Item ini sebaiknya menggunakan kata aktif yang dapat menunjukkan dan menggambarkan secara deskripsi sebuah SOP. Contoh: SOP Penanganan Bencana
b) Nomor Standar Operasional Prosedur
Item ini digunakan sebagai identitas dan untuk memudahkan aktivitas pengontrolan.
Nomor SOP sebaiknya mengacu pada bidang tertentu, bulan, dan tahun penetapan Standar Operasional Prosedur.
Contoh: MKN-SOP. 05.3/2019.
Keterangan:
MKN : menunjukkan nama perusahaan, misalnya PT Manajemen Keuangan Network
SOP : Identitas dokumen
05 : Menunjukkan bagian, misalnya Departemen K3 (Kesehatan Keselamatan Kerja)
3 : Menunjukkan bulan, misalnya, Maret
2019 : Menunjukkan tahun, misalnya tahun 2019
c) Tanggal penetapan
Item ini menunjukkan waktu penetapan berlaku Standar Operasional Prosedur. Contoh: 21 Maret 2019
d) Nomor revisi,
Item nomor revisi menunjukkan jumlah perubahan SOP. Contoh: 02 (dua kali)
e) Tanggal revisi
Tanggal revisi ini menunjukkan waktu dilakukannya perubahan SOP. Contoh: 31 Maret 2019
f) Nomor halaman
Item nomor halaman menunjukkan halaman berapa dan berapa halaman. Misalnya: 2 dari 3
Dan berikut ini contoh header SOP Perusahaan Penanganan Bencana.
Ingat, hanya contoh ya. Silahkan sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan tempat Anda berkarya.
03: Membuat bagian utama SOP Perusahaan
Bagian utama SOP perusahaan terdiri dari beberapa bagian, yaitu:
a) Tujuan
Bagian ini berisi mengenai penjelasan mengenai alasan dibuatnya SOP perusahaan. Contoh: SOP ini dibuat sebagai panduan untuk mengantisipasi dan menanggulangi bencana.
b) Ruang lingkup
Pada bagian ruang lingkup berisi penjelasan tentang ruang lingkup dan cakupan SOP. Contoh: Ruang lingkup SOP adalah proses antisipasi sampai penanggulangan bencana.
c) Tanggungjawab
Bagian ini menjelaskan bagian yang terlibat dan bertanggunggung jawab terhadap masalah ini. Contoh: bagian K3 dan Kebencanaan.
d) Ketentuan/Kebijakan
Bagian ini memuat ketentuan dan syarat-syarat yang harus dipenuhi saat menjalankan standar operasional prosedur.
d) Definisi
Bagian ini menjelaskan tentang istilah-istilah yang digunakan dalam standar operasional prosedur
Contoh: K3, Basarnas, Rumah Sakit
e) Referensi
Bagian yang menjelaskan litertur dan referensi yang digunakan dalam standar operasional prosedur ini.
Contoh: UU Penanggulangan Bencana, Peraturan perusahaan nomor 2 bab 2 pasal 2
f) Peralatan
Bagian ini menjelaskan mengenai alat yang digunakan dalam pelaksanaan standar operasional perusahaan. Contoh: Mobil damkar, pelampung, sarung tangan.
g) Peringatan
Bagian yang menjelaskan mengenai hal-hal yang harus diperhatikan ketika melaksanakan SOP perusahaan ini. Contoh: harus menggunakan peralatan keamanan saat melakukan pertolongan.
h) Prosedur
Bagian ini menjelaskan prosedur kerja yang harus diikuti ketika menjalankan SOP.
i) Lampiran
Bagian-bagian yang tidak bisa dimasukkan pada bagian SOP perusahaan karena berbagai alasan tertentu. Contoh: Undang-undang, ISO.
04: Membuat Footer SOP Perusahaan
Bagian footer standar operasional prosedur perusahaan menyajikan tentang penyusun dan pengesahan/persetujuan SOP perusahaan.
Nama penyusun, yang memerikasa dan meyetujui dicantumkan lengkap dengan nama departemen dan tanda tangan atau tanda/bukti lain yang sudah dispesifikasikan.
Dan berikut ini contoh bagian pengesahan SOP penanggulangan dan penanganan bencana:
03. Contoh SOP Penanganan Bencana di Perusahaan
Melengkapi pembahasan tentang cara sederhana dan mudah membuat standar operasional prosedur (SOP) penanggulangan dan penanganan bencana di perusahaan, berikut ini saya sajikan contoh Standar Operasional Prosedur perusahaan tentang penanganan bencana:
Contoh bagian header dan footer sudah ada di atas, sehingga hanya disajikan contoh SOP perusahaan bagian utama.
Berikut contohnya…
Tujuan:
- Memberikan pemahaman secara utuh dan komprehensif kepada karyawan
- Memberikan pengetahuan dan keterampilan dalam menanggapi informasi tentang potensi bencana dan langkah-langkah serta keterampilan dalam merespon informasi potensi sebelum, selama, dan setelah bencana datang.
- Mendorong optimalisasi dan mobilisasi sumber daya perusahaan dalam mengantisipasi dan tindakan cepat tanggap dalam penanganan bencana.
- Menggali dan meningkatkan kemampuan karyawan dalam mempersiapkan diri terhadap bencana yang mengancam.
Sasaran:
- Perluasan pemahaman umum dan skill dasar dalam penyelamatan dan evakuasi penyelamatan.
- Pengembangan keterampilan dasar dan pemahaman spesifik dalam prinsip-prinsip penanganan bencana oleh karyawan.
Pengertian:
- Bencana adalah peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan baik oleh faktor alam dan/atau faktor non alam maupun manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis.
Jenis-jenis Bencana:
- Bencana alam, adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang disebabkan antara lain: gempa bumu, tsunami, gunung meletus, banjir, kekeringan, angin topan/beliung, dan tanah longsor.
- Bencana non alam, adalah bencana yang disebabkan oleh peristiwa atau rangkaian peristiwa non alam, seperti gagal teknologi, gagal modernisasi, epidemik dan wabah penyakit.
- Bencana sosial, adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau serangkaian peristiwa yang diakibatkan oleh manusia yang meliputi konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat, dan teror.
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk antisipasi dan penanganan bencana:
- Lakukan pemetaan daerah rawan genangan tertinggi jika terjadi banjir
- Buat jalur evakuasi
- Tentukan tempat yang aman untuk penampungan produk sementara
- Lakukan pertemuan rutin atau datangkan ahli untuk mendapatkan informasi tentang penanganan bencana.
- Pahami gejala-gejala alam yang tidak biasa terjadi
- Lakukan latihan evakuasi secara reguler, baik terjadwal maupun tidak terjadwal
- Buat kode tertentu yang dikenali karyawan guna menandakan evakuasi
- Buat peta evakuasi dan edarkan kepada karyawan
Prosedur Saat Bencana:
- Bunyikan tanda bahaya
- Jangan panik
- Bila terjadi gempa:
- Segera menuju ke tempat terbuka jauh dari bangunan tinggi, dinding, tebing terjal, cabang listrik dan tiang listrik.
- Jauhi kaca jendela
- Jika tidak sempat keluar ruangan, berlindunglah dibawah meja yang kokoh, jauhi rak buku, lemari, dan jendela kaca.
- Lindungi kepala dengan benda yang lunak.
***
Dan bila bagian contoh SOP perusahaan ini digabungkan dengan bagian header dan bagian footer maka akan menjadi satu SOP prusahaan yang utuh seperti berikut:
Contoh SOP perusahaan yang lain dapat Anda baca dan lihat di SOP Anggaran Perusahaan dan SOP Rumah Sakit.
Dua contoh SOP tersebut sangat sesuai dengan SOP Perusahaan Penangangan Bencana yang akan disusun maupun yang sedang dilaksanakan.
SOP Anggaran, untuk menentukan jumlah budget yang dialokasikan untuk penanganan bencana, sedangkan SOP Rumah Sakit akan sangat berkaitan dengan penanganan korban bencana, maka saran saya sebaiknya Anda juga memahami dua Stadandar Operasional Prosedur perusahaan tersebut.
Video Pembelajaran Tips Menghadapi Bencana
Untuk menambah wawasan saksikan video singkat tentang prosedur penanganan gempa bumi berikut ini:
04. Kesimpulan Tentang SOP Penanganan Bencana
Tentunya kita tidak menginginkan terjadinya bencana, namun demikian itu semua di luar kemampuan kita, bencana seringkali datang dan pergi sesuka-Nya. Namun yakin aja, semua untuk kebaikan kita.
Agar pengaruh bencana tidak lebih besar, sebagai manusia kita diberi wewenang untuk berupaya untuk mengantisipasi dan melakukan penanganan bencana dengan terencana, cepat, dan sesuai prosedur. Oleh karena itu, sebagai salah satu upaya tersebut adalah membuat dan menerapkan SOP Penanggulangan dan Penanganan Bencana.
Dan melalui penjelasan dan contoh yang telah saya sajikan ini, mudah-mudahan dapat membantu dan menjadi inspirasi bagi Anda untuk mulai membuat SOP, bagi yang belum ada, dan terus memperbaiki SOP bagi yang sudah punya.
Okay, demikian yang dapat saya sampaikan.
Jika Anda ingin mengetahui contoh SOP perusahaan lainnya+perangkat pendukung implementasinya di lapangan, langsung saja ke: SOP.
Inilah sedikit tips yang bisa saya bagikan tentang standard operating procedure penanggulangan dan penanganan bencana. Semoga bermanfaat. Terima kasih.*****
Note:
Silahkan mengutip artikel ini, mohon disebutkan sumber link-nya ya Bro/Mbak/Mas, agar makin berkah, gak cuma nge-duplicat. Thanks.
