Standar Operasional Prosedur [SOP] Rumah Sakit – Bagian Keuangan

Standar operasional prosedur – SOP rumah sakit memiliki peran yang sangat vital dalam mendukung aktivitas rumah sakit.

Salah satu peran itu adalah menyediakan informasi keuangan yang valid sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan penting dan pengendalian rumah sakit.

Dan dalam kesempatan ini, blog manajemen keuangan menyajikan artikel tentang cara membuat standar operasional prosedur bagian keuangan rumah sakit, sub bagian SOP akuntansi rumah sakit.

Bagaimana format dan langkah-langkah membuat SOP akuntansi rumah sakit?

Mari ikuti pembahasan lengkapnya berikut ini…

 

01. Cara Membuat SOP Rumah Sakit – Bagian Akuntansi

format sop rumah sakit

A. Memilih Format Standar Operasional Prosedur Rumah Sakit – Bagian Akuntansi

Format yang digunakan untuk membuat SOP Rumah Sakit bagian keuangan ini adalah format narasi.

Yaitu sebuah format standar operasional prosedur untuk menjelaskan prosedur kerja dengan menggunakan tulisan pendek, minimal satu paragraf.

Dalam format ini dicantumkan langkah besar dan langkah-langkah pendeknya, sehingga sangat membantu, baik untuk seorang yang sudah berpengalaman ataupun yang masih pemula.

 

B. Tahapan Membuat SOP Rumah Sakit – Bagian Akuntansi

Setelah memilih dan menentukan format yang akan digunakan digunakan dalam membuat SOP Rumah Sakit – Bagian Akuntansi, selanjutnya kita membuat tiap bagian dari SOP tersebut.

Ada 4 bagian utama dalam SOP Rumah Sakit ini, yaitu:

  • Bagian #1: Header
  • Bagian #2: Isi utama
  • Bagian #3: Pengesahan
  • Bagian #4: Lampiran (opsional)

Sesuai dengan bagian yang perlu ada dalam sebuah Standar Operasional Prosedur Rumah Sakit – Bagian Akuntansi, maka ada empat tahap yang harus dilakukan untuk membuat Standar Operasional Prosedur ini, yaitu:

Tahap #1: Membuat Bagian Header (bagian paling atas dari SOP)

Bagian ini adalah identitas standar operasional prosedur, berisi antara lain:

  • Logo dan nama entitas/perusahaan, misalnya, Rumah Sakit Cordova Tulungagung
  • Judul Standar Operasional prosedur, misalnya, SOP Rumah Sakit – Bagian Akuntansi Keuangan
  • Nomor dokumen, misalnya, RS Cordova-02/SOP-18/07/2019
  • Tanggal Terbit, misalnya, 19 Juli 2019
  • Masa berlaku, misalnya, 19 Juli 2019 – 18 Agustus 2020
  • Revisi, di isi dengan revisi yang keberapa
  • Jumlah halaman dokumen SOP

 Mengapa perlu dicantumkan masa berlaku sebuah SOP?

Standar operasional prosedur bukanlah sebuah kitab suci, sehingga perlu ada penyesuaian-penyesuaian.

Kondisi saat SOP Rumah Sakit disusun, dibandingkan dengan keadaan satu tahun kedepan bisa jadi sudah berubah, sehingga SOP tersebut tidak bisa diterapkan lagi untuk kondisi saat itu.

Bagaimana solusinya?

Maka perlu dilakukan penyesuaian terhadap Standar operasional prosedur agar bisa diterapkan dengan kondisi dan situasi yang terbaru.

Dan contoh bentuk header SOP Rumah Sakit – Bagian Akuntansi seperti berikut:

sop keuangan rumah sakit - bagian header

 

Tahap #2. Membuat Bagian Isi utama (Bagian paling penting dari sebuah SOP)

contoh sop rumah sakit yang baik dan benar

Pada bagian ini memuat pokok-pokok penting dalam SOP Rumah Sakit.  Dan berikut ini contoh-contohnya:

I. Latar Belakang:
  • Memberikan pedoman, tahapan proses dan prosedur aktivitas akuntansi
  • Agar pengelolaan pembuatan anggaran, pencatatan dan penyusunan laporan keuangan berjalan dengan baik dan sesuai standar akuntansi keuangan yang berlaku.
II. Ruang Lingkup:
  • Prosedur ini dimulai sejak proses penyusunan anggaran oleh bagian akuntansi sampai proses penyusunan laporan keuangan.
III. Definisi:
  • Akuntansi rumah sakit adalah akuntansi yang digunakan untuk mendukung kegiatan rumah sakit melalui pengelolaan sistem informasi akuntansi yang dapat menyediakan informasi valid.
    Untuk digunakan oleh pihak-pihak terkait sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
IV. Kebijakan Akuntansi Rumah Sakit:
01. Penyajian Laporan Keuangan:

Laporan keuangan disusun berdasarkan harga historis (historical cost). Jumlah satuan mata uang yang disajikan dalam laporan keuangan dibulatkan dalam ribuan yang terdekat.

02. Periode Akuntansi:

Periode akuntansi yang digunakan adalah dimulai tanggal 01 Januari dan berakhir 31 Desember.

03. Pengakuan Pendapatan dan Beban:

Pengakuan pendapatan dan beban dianut sistem accrual basis. Beban diakui pada saat terjadinya.

Pembebanan biaya yang menyangkut harga pelayanan dialokasikan dengan memperhatikan matching cost againt revenue.

Pengakuan pendapatan berdasarkan pada saat terjadinya transaksi.

V. Prosedur Kerja:
01. Perencanaan:

Aktivitas ini bertujuan untuk merumuskan rencana-rencana penting  berkaitan dengan perjalanan rumah sakit ke depan, meninjau kembali peraturan dan kebijakan rumah sakit.

Dalam penyusunan rencana ini, dapat dipecah-pecah menjadi beberapa bagian, misalnya:

  • rencana jangka panjang
  • rencana tahunan, dan
  • rencana triwulan
02. Penyusunan Anggaran:

Untuk menyusun anggaran, langkah awal adalah dengan mengacu pada visi dan misi rumah sakit.  Kemudian identifikasi aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan ke depan secara rinci.

Selanjutnya setiap 3 bulan disusun laporan anggaran vs realisasi. Dari laporan rencana vs realisasi ini manajemen rumah sakit akan mengetahui apa yang terjadi dan perkembangan terakhir.

Sehingga, jika ada perlu penyesuaian, maka dilakukan penyesuaian-penyesuaian.

03. Penerimaan Kas:
  • Untuk menampung dana rumah sakit dibuka rekening Giro atas nama pengelola rumah sakit. Dan ditandatangani oleh orang yang mewakili manajemen rumah sakit, misalnya direktur dan komisaris.
  • Jumlah rekening yang dibuka disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit.
  • Seluruh penerimaan tunai harus dibuatkan bukti penerimaan berupa kwitansi penerimaan.
  • Setiap penerimaan kas dari pasien dan pengguna jasa lainnya, harus dimasukkan ke rekening bank sesuai dengan peruntukkannya.
04. Pengeluaran Kas:
  • Semua pengeluaran kas, selain pengeluaran kecil-kecil melalui kas kecil, harus dilakukan menggunakan cek/bilyet giro dan dilengkapi dengan bukti pengeluaran bankdan bukti pendukung lain yang telah disetujui pejabat berwenang.
  • Semua cek/bilyet giro yang dikeluarkan harus ditandatangani minimal oleh dua orang yang diberi wewenang untuk hal tersebut.
  • Bagian keuangan tidak diperkenankan mengeluarkan kas/membuka cek/bilyet giro tanpa otorisasi.
  • Semua dokumen pembayaran dicap lunas, tanggal pembayaran, dan paraf pejabat yang berwenang.
  • Rekonsiliasi bank dilakukan setiap akhir periode.
05. Prosedur pengeluaran kas kecil:
  • Rumah sakit membentuk dana kas kecil dengan sistem imprest
  • Tanggung jawab pengeluaran kas dipegang oleh kasir kas kecil
  • Nilai kas kecil direncanakan untuk memenuhi kebutuhan selama satu bulan
  • Setiap pengeluaran kas kecil harus dilengkapi dengan bukti pengeluaran yang sudah diotorisasi pejabat berwenang.
  • Pertanggungjawaban kas bon paling lama 1 minggu setelah tanggal pengajuan.
  • Bila dana kas kecil sudah menipis, maka dilakukan pengisian kembali.
  • Cash opname dilakukan pada waktu tertentu dan secara tiba-tiba.
VI. Penyusunan Laporan:
  • Menganalisis dan mencatat semua transaksi keuangan dalam jurnal khusus & umum
  • Memindahkan semua catatan ke buku besar
  • Menyusun Laporan Keuangan terdiri dari:
    • Neraca, adalah laporan sistematis tentang aktiva, kewajiban dan modal dari rumah sakit pada tanggal tertentu. Fungsi neraca adalah menunjukkan posisi keuangan rumah sakit pada tanggal tertentu.
    • Laporan Laba Rugi, adalah suatu laporan yang sistematis tentang pendapatan dan beban rumah sakit dalam periode tertentu.
    • Laporan Perubahan Ekuitas, adalah laporan yang menunjukkan perubahan modal dalam periode tertentu.
    • Laporan Arus Kas, adalah laporan yang menunjukkan penerimaan kas dan pengeluaran kas dalam periode tertentu.
    • Catatan Atas Laporan Keuangan, adalah penjelasan pos-pos laporan keuangan.

 

Tahap #3. Membuat Bagian Pengesahan

Bagian ini berisi tentang orang-orang yang bertanggungjawab terhadap pembuatan, supervisi dan menyetujui SOP Rumah Sakit.

Perhatikan contoh format bagian pengesahan SOP Rumah Sakit (RS) berikut ini:

contoh bagian pengesahan SOP rumah sakit

Perhatikan tabel di atas, jadi dalam format pengesahan SOP RS berisi tentang orang yang membuat,  memeriksa dan menyetujui SOP, lengkap dengan nama, jabatan, dan tanda tangan.

 

Tahap #4. Membuat Bagian Lampiran (opsional)

Bagian ini berisi dokumen-dokumen pendukung yang terkait dengan Standar Operasional Prosedur Rumah Sakit bagian Keuangan. Misalnya:

  • Peraturan-peraturan pemerintah,
  • Peraturan asosiasi yang terkait,
  • Standar ISO, Manajemen Standar Mutu Rumah Sakit
  • Standar akuntansi Keuangan yang berlaku (PSAK).

 

02. Contoh Lengkap SOP Rumah Sakit Bagian Keuangan

Contoh SOP Rumah Sakit (RS) Bagian Keuangan yang disajikan ini merupakan penggabungan dari semua bagian SOP yang sudah kita buat sebelumnya menjadi sebuah SOP Rumah Sakit Bagian Keuangan yang utuh seperti berikut:

Bagian Header SOP Rumah Sakit

Bagian Utama SOP RS

Bagian Isi Utama SOP RS

Contoh SOP Rumah Sakit

Pada bagian kebijakan akuntansi rumah sakit, prosedur dan penyusunan laporan hanya diberikan contoh poin-poinnya saja, sedangkan rinciannya ada di bagian #2: Isi Utama.

 

03. Kesimpulan

Demikian pembahasan dan materi yang dapat saya bagikan mengenai SOP Rumah Sakit (RS) untuk bagian keuangan, sub bagian akuntansi.

Pembahasan dimulai dari pengertian, pemilihan format standar operasional prosedur, langkah-langkah rinci membuat SOP, sampai contoh SOP Rumah Sakit – Bagian Keuangan.

Perlu diperhatikan bahwa selain bagian akuntansi keuangan, beberapa SOP Rumah Sakit seperti alur pelayanan pendaftaran pasien:

Jenis SOP RS lainnya untuk bagian:

  • Satpam
  • Laundry/Housekeeping
  • Humas
  • Laboratorium
  • Manajemen risiko
  • Rawat jalan
  • IT
  • Logistik/gudang
  • Farmasi
  • Fisioterapi
  • Kepegawaian/HRD
  • Radiologi
  • ICU
  • Resepsionis
  • Administrasi
  • UGD
  • Sanitasi
  • Keperawatan

Dan jika Anda ingin mengetahui lebih dalam mengenai contoh SOP akuntansi keuangan beserta perangkat pelaksanaannya yaitu Accounting Tools, langsung saja meluncur ke: SOP.

Semoga bermanfaat. Terima kasih

***