Cara Sederhana dan MUDAH Membuat Tabel Analisa Umur Piutang Excel

Piutang usaha adalah salah satu faktor sangat penting yang memengaruhi perputaran arus kas (cashflow) perusahaan. Oleh karena itu melakukan analisa umur piutang adalah aktivitas mutlak yang harus dilakukan secara rutin .

Tugas ini tidak boleh di-sambi atau menjadi tugas sampingan, tapi harus ditangani oleh staf khusus credit controll di departemen finance & accounting.

Dan kali ini, saya akan tunjukkan cara membuat analisa umur piutang Excel.

Yuk ikuti ulasan lengkapnya berikut ini….

 

01. Alasan Mengapa Perlu Analisa Umur Piutang?

analisis umur piutang menurut para ahli

Izinkan sedikit cerita ya…

Pengalaman saya beberapa tahun lalu pernah bertugas di bagian credit controll.

Data-data tentang piutang customer adalah menu harian yang harus pahami, dikuasai, dan dianalisa termasuk oleh atasan saya waktu itu, yaitu manajer keuangan.

Tentu tidak sekedar bisa menyajikan angka-angka saja (agar tidak dijuluki orang akuntansi-keuangan ‘abal-abal’ tentunya) 🙂

Namun juga menyangkut analisis piutang secara mendetail, sehingga data tersebut bisa dijadikan sebagai dasar untuk pengambilan sebuah keputusan penting dan strategis.

Lalu, mengapa perusahaan perlu melakukan analisa umur piutang?

Begini…

Operasional perusahaan akan bisa berjalan dengan baik bila, ia dapat mengelola cash flow dengan baik.

Namun kenyataannya, penjualan barang dan jasa tidak hanya dilakukan secara tunai namun juga ada yang kredit.

Sehingga menimbulkan permasalahan hutang piutang.

Permasalahan hutang piutang perusahaan harus dikelola secara baik agar aktivitas perusahaan terus berjalan secara normal dan tidak terganggu.

Misalnya karena kesulitan cash flow.

Bila kesulitan cash flow tidak segera diselesaikan dengan baik, maka akan berdampak pada harga pokok produksi dan harga pokok penjualan yang tinggi, dan akhirnya daya saing di pasar menjadi rendah.

Agar seluruh piutang dagang perusahaan bisa dibayar sesuai dengan jatuh temponya.

Maka diperlukan usaha yang sungguh-sungguh dari:

  • pihak manajemen,
  • departemen keuangan,
  • marketing, dan
  • semua bagian yang terkait.

Sebagai upaya perusahaan untuk mewujudkan pengelolaan hutang piutang yang baik adalah dengan memberikan tugas pada orang atau bagian yang setiap hari memonitor hutang piutang.

Divisi inilah yang membuat analisa umur piutang.

Dengan upaya-upaya ini akan sangat bermanfaat dalam menjaga LIABILITAS dan likuiditas perusahaan.

Melalui analisa umur piutang, perusahaan dapat memperkirakan jumlah dan waktu jatuh tempo piutang.

Manfaat lainnya adalah untuk menentukan jumlah cadangan kerugian piutang tak tertagih (pembahasan mengenai cadangan kerugian ada di jurnal cadangan piutang)

Itulah alasan mengapa perusahaan perlu melakukan analisa umur piutang!

 

02. Persiapan Membuat Analisa Umur Piutang

manfaat analisa umur piutang

Sebagaimana sudah dibahas sebelumnya bahwa manajemen piutang adalah sesuatu yang penting agar cash flow perusahaan tetap terjaga dengan baik.

Selain itu, perusahaan dapat meminimalisir piutang yang tak tertagih karena perusahaan terlalu mudah dalam memberikan piutang atau karena karakter pelanggan itu sendiri yang tidak baik.

Ada 2 (dua) persiapan yang perlu dilakukan oleh perusahaan ketika akan membuat analisa umur piutang, yaitu:

Persiapan #01:

Perusahaan mengelompokkan piutang usaha berdasarkan pada waktu pembayaran piutang, seperti berikut ini :

(a) Kelompok piutang lancar:

Adalah piutang yang pembayarannya tepat waktu sesuai dengan jatuh tempo pembayaran atau batas waktu yang ditentukan.

(b) Kelompok piutang tidak lancar:

Adalah piutang yang pembayarannya melewati jatuh tempo yang telah ditentukan misalnya antara 7 sampai 30 hari, dengan penagihan yang sangat aktif.

(c) Kelompok piutang macet:

Adalah piutang yang pembayarannya melewati batas waktu yang telah ditentukan, misalnya lebih dari 30 hari setelah jatuh tempo.

Persiapan #02:

Persiapan yang kedua ini adalah mengelompokkan piutang berdasarkan waktu jatuh temponya.

Tujuannya agar perusahaan lebih mudah untuk mengetahui besarnya piutang berdasarkan waktu jatuh temponya.

Dan berikut ini contoh pengelompokkan umur piutang:

(a) Kelompok 1- 30:

Adalah kelompok piutang usaha yang umurnya antara 1 sampai 30 hari

(b) Kelompok 31 – 60:

Adalah kelompok piutang usaha yang umurnya antara 31 sampai 60 hari

(c) Kelompok 61- 90:

Adalah kelompok piutang usaha yang umurnya antara 61 sampai 90 hari

(d) Kelompok 90 ke atas:

Adalah kelompok piutang usaha yang umurnya lebih dari 90 hari

 

03. Cara Membuat Analisa Umur Piutang Excel

analisa umur piutang excel
Contoh: analisa umur piutang excel

Tabel dia atas adalah contoh tabel analisa umur piutang Excel.

Tabel tersebut dibuat berdasarkan pada materi yang dijelaskan pada persiapan pembuatan analisa umur piutang di atas.

Pada tabel di atas, ada 10 kolom, yang terdiri dari:

  • Kolom #1: Nomor urut invoice/nota
  • Kolom #2:Tanggal invoice
  • Kolom #3: Nomor invoice/nota
  • Kolom #4:Nama pelanggan
  • Kolom #5: Nilai uang dari invoice
  • Kolom #6: Umur piutang
  • Kolom #7: Umur piutang 0 – 30 hari
  • Kolom #8: Umur piutang 31 – 60 hari
  • Kolom #9: Umur piutang 61 – 90 hari
  • Kolom #10: Umur piutang lebih dari 90 hari

Bagaimana cara membuat tabel analisa umur piutang Excel tersebut?

Yuk ikuti terus pembahasannya berikut ini…

Langkah #01: Buat daftar semua penjualan

Masukkan:

  • data-data pelanggan,
  • nomer nota penjualan,
  • tanggal, dan
  • nilai rupiahnya.

Seperti terlihat pada contoh tabel analisa umur piutang Excel di atas:

  • tanggal dimasukkan ke kolom C,
  • nomer nota penjualan dimasukkan ke kolom D,
  • nama pelanggan di masukkan ke kolom E, dan
  • nilai rupiah nota penjualan dimasukkan ke kolom F.

 

Langkah #02: Buat kolom umur piutang usaha

Pada contoh form di atas dibuat di kolom G, caranya dengan mengurangi tanggal pembukuan dengan tanggal nota penjualan.

Formulanya sangat sederhana, yaitu :

  • Tanggal pembukuan : 31 Desember 2015 (kolom B, baris ke-4)
  • Tanggal nota penjualan : 30 Agustus 2015 (kolom C, baris ke-9)
  • Umur piutang : tanggal pembukuan – tanggal nota penjualan

Dan rumus Excel yang digunakan cukup sederhana, yaitu:

=$B$4-C9

31 Desember 2015 – 30 Agustus 2015 = 123 hari

 

Langkah #03: Buat kolom untuk kelompok umur piutang 0 sampai 30 hari.

Pada contoh tabel di atas, dibuat di kolom H, yaitu dengan menghitung piutang yang umurnya sampai 30 hari.

Dan rumus Excel yang digunakan adalah:

=IF(G9<=30;F9;0)

 

Langkah #4. Buat kolom untuk kelompok umur piutang 31 sampai 60 hari.

Pada contoh tabel analisa umur piutang di atas dibuat di kolom I, yaitu dengan menghitung piutang yang umurnya antara 31 – 60 hari.

Formula Excel yang digunakan adalah sebagai berikut :

=IF((F9-H9)>0;IF((G9<=60);F9-H9;0);0)

 

Langkah #5. Buat kolom untuk kelompok umur piutang 61 sampai 90 hari.

Pada contoh form di atas dibuat di kolom J, yaitu dengan menghitung piutang yang umurnya antara 61 – 90 hari.

Formula Excel yang digunakan masih cukup sederhana, yaitu:

=IF((F9-H9-I9)>0;IF((G9<=90);F9-H9-I9;0);0)

 

Langkah #6. Buat kolom untuk kelompok umur piutang lebih dari 91 hari.

Pada contoh form di atas dibuat di kolom K, yaitu dengan menghitung piutang yang umurnya di atas 90 hari.

Dan rumus Excel yang digunakan adalah seperti ini :

=IF((F9-H9-I9-J9)>0;IF((G9>90);F9-H9-I9-J9;0);0)

Manfaat Excel selain untuk membuat tabel analisa umur piutang, juga dapat digunakan untuk membuat Excel Template untuk membuat laporan keuangan, budget proyek, laporan budget vs realisasi, menghitung PPh 21 karyawan tetap dan tidak tetap.

 

04. Kesimpulan

download analisa umur piutang

Dari contoh form atau tabel analisa umur piutang di atas terlihat jelas bahwa ada beberapa piutang yang sudah melebihi jangka waktu kredit.

Piutang yang menunggak dipisah-pisahkan dalam kelompok berdasar lamanya waktu menunggak.

Setelah piutang masing-masing pelanggan dapat dikelompokkan berdasarkan umurnya seperti contoh form di atas.

Langkah berikutnya adalah menetapkan besarnya persentase kerugian piutang untuk masing-masing kelompok umur.

Persentase kerugian piutang tak tertagih dapat dipengaruhi oleh interval lamanya umur piutang dan jumlah piutang yang terjadi pada periode akuntansi sebelumnya.

Dengan membuat dan memonitor secara rutin analisa umur piutang akan sangat bermanfaat bagi perusahaan untuk menjaga likuiditas keuangan sehingga perputaran kas untuk aktivitas perusahaan bisa berjalan lancar.

Usaha Anda tidak akan nyungsep, namun sebaliknya, akan terus bertumbuh cetar membahana.

Dan bila Anda berkeinginan untuk membenahi tata kelola sistem keuangan usaha Anda, termasuk melakukan analisa umur piutang, Anda bisa menggunakan Accounting Tools dan SOP untuk mewujudkan keinginan dan harapan tersebut.

Demikian yang dapat saya sampaikan tentang analisa umur piutang dan pembuatan tabel umur piutang Excel.

Semoga bermanfaat.

***

manajemen keuangan dan SOP