Automatic Posting : Fitur Powerful yang Sebaiknya Tersedia di Aplikasi Akuntansi




automatic posting-fitur yang sebaiknya ada di aplikasi akuntansi

automatic posting-fitur powerfull yang sebaiknya ada di aplikasi akuntansi

 

Automatic posting adalah salah satu fitur yang sangat baik dan berguna saat melakukan sebuah transaksi yang melibatkan beberapa modul.

Seperti modul finance accounting dengan modul penjualan, modul finance accounting dengan material manajemen.

Pada sebuah sistem yang telah terintegrasi antara satu bagian dengan bagian lain, satu transaksi yang terjadi pada bagian tertentu akan berpengaruh pada bagian lain.

Misalnya; bila ada transaksi penerimaan atau pengeluaran barang maka secara otomatis akan mempengaruh data di bagian finance & accounting.

Agar lebih jelas lagi penulis akan memberikan sebuah contoh tentang automatic posting di aplikasi ERP SAP.

Contoh yang penulis berikan ini sangat teknis sehingga dikhususkan bagi mereka yang berkecimpung di SAP atau mereka yang tertarik untuk belajar dan mendalami SAP.

Sebagai gambaran umum SAP kepanjangan dari System Application and Product in Data Processing.

Didirikan pada tahun 1972 oleh Hasso Plattner bersama empat koleganya dari IBM.

SAP merupakan aplikasi Enterprise Resource Planning yaitu sebuah aplikasi yang mengintegrasikan semua bagian dan proses pada sebuah organisasi yaitu sales, procurement, production, warehouse, accounting, payroll dan human resource.

Yuk langsung saja kita membahas contoh tentang Automatic Posting SAP modul Finance dengan modul Material Management dan modul Sales Distribution.

Menjalankan prosedur automatic posting ini akan sangat berguna untuk integrasi modul Material Management dengan modul Finance serta integrasi antara modul Sales Distribution dengan modul Finance.

Gambaran integrasi antara modul finance dengan modul material management nampak seperti pada gambar berikut ini:

 

integrasi antara accounting dengan Material Management
gambar : Integrasi antara Accounting dengan Material Management

 

Sedangkan ilustrasi integrasi antara modul finance dengan modul sales distribution nampak seperti pada gambar berikut ini :

 

integrasi antara sistem akuntansi dengan sales distribution
gambar : Integrasi antara Accounting dengan Sales Distribution

 

Manfaat dari menjalankan automatic posting akan terlihat nyata saat user melakukan transaksi seperti Goods receipt (GR), Goods issue (GI), Invoice verification/receipt (IR).

Kenapa?

Karena pada saat terjadi transaksi-transaksi tersebut user harus meng-update data accounting di modul Finance.

Contoh

Melalui contoh ini kita juga akan mengetahui manfaat dari transaction key PRD, WRX, GBB berkaitan dengan automatic posting.

Misalnya kita akan melakukan sebuah transaksi dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Langkah #1. Membuat purchase order dengan account assignment ‘S’ (Cost center), untuk material 1200050 dengan valuation class 3012.

Agar purchase order bisa terbentuk dengan menggunakan account assignment ‘S’ maka user harus memasukkan G/L account number dan Cost Center.

Dalam contoh ini, kita menggunakan Cost Center = 24103 dan G/L account number :  43340000.

Setelah memasukkan semua syarat tersebut maka Purchase Order berhasil dibuat.

Langkah #2. Melakukan Goods Receipt dengan MIGO.

Pada saat melakukan Goods Receipt dengan MIGO yang terjadi adalah muncul error message : “Account determination for entry PS01 WRX 0002 ___ 3012

Dari error message tersebut, kita menjumpai beberapa istilah seperti ini :

PS01 –> chart of account

WRX –> transaction key untuk GR/IR clearing account

0002 –> valuation modification

3012 –> valuation class

Lalu bagaimana dong?

Yuk kita analisa bareng ya….

Problem seperti pada langkah ke-2 ini terjadi pada saat Goods Receipt posting.

Jika kita telusuri melalui TCode OBYC –> transaction key WRX –> pada line valuation modification 0002 –> ternyata valuation class 3012 tidak berhubungan dengan G/L account 43340000.

Note:
Penampakan screen display setelah WRX mungkin tidak sama disetiap aplikasi yang digunakan, hal itu tergantung dari pengaturan yang ada di system.

Pada contoh ini pengaturan item yang dipilih adalah Valuation Modification dan Valuation class, untuk kasus lain bisa saja item yang dipilih adalah Debit dan Credit.

Lalu bagaimana solusinya… ikuti langkah-langkah berikutnya 🙂

Langkah #3. Solusi.

G/L account number yang ada di Purchase Order seharusnya diisi dengan G/L account number yang terdaftar dalam pengaturan OBYC –> WRX –> valuation class 3012

Bila G/L account number tersebut sudah dikoreksi maka Goods Receipt posting akan bisa dilakukan.

Hasil dari pengaturan di automatic posting WRX akan mengakibatkan Purchase Order yang dibuat di Goods Receipt, secara otomatis accounting document akan ter-posting ke modul Finance.

Prosedur yang sama juga bisa dilakukan untuk transaction key PRD (cost/price differences).

Salah satu kegunaan dari transaction key PRD biasanya berhubungan dengan price.

Bila harga di Purchase Order lebih tinggi dari harga standard di material master maka bisa dilakukan pengaturan agar selisih harga tersebut diposting ke G/L account number tertentu.

Sedangkan valuation class itu berisi tentang pengaturan (setting) dan konfigurasi akun number.

Misalnya melakukan pengaturan terhadap suatu material yang diassign ke valuation class tertentu, maka material tersebut akan bisa ber-relasi dengan G/L account number yang bisa ditentukan kemudian.

Satu valuation class ke satu G/L account number, tapi satu G/L account number bisa dipakai oleh banyak valuation class.

Posting key yang ada di dalam pengaturan akun dalam automatic posting procedure bisa saja diubah-ubah dan hal itu akan berpengaruh pada waktu mem-posting transaksi.

Satu lagi yang berhubungan dengan automatic posting procedure adalah movement type.

Untuk movement type yang berbeda bisa saja akun posting yang dipakai juga beda, apakah akun tersebut ambil dari GBB, BSX atau WRX.

Misalnya :
Bila kita melakukan transaksi posting material dengan menggunakan TCode MB1C dengan movement type 561, maka G/L account number yang akan terposting adalah akun yang dipakai sebagai acuan posting dalam transaction key GBB.

***

2 Komentar

Komentar ditutup.