Biaya dibayar dimuka bagi para pelaku usaha masih sering diperlakukan sama dengan biaya, padahal keduanya berbeda banget. Biaya yang dibayar dimuka termasuk dalam golongan akun aset yang disajikan dalam neraca atau laporan posisi keuangan, sedangkan biaya adalah kelompok laporan laba rugi (income statement). Contoh sewa dan pajak dibayar dimuka.
Kesalahan dalam memperlakukan dan mencatat suatu transaksi akan mengakibatkan laporan keuangan yang disajikan kurang akurat. Oleh karena itu agar hal itu tidak terjadi maka para pelaku usaha, khususnya mereka yang fokus proses penyusunan laporan keuangan perlu mengetahui prosedur pencatatan biaya dibayar dimuka dengan tepat dan benar.
Daftar Isi :
01: Biaya Dibayar Dimuka Adalah?
A: Definisi Biaya Dibayar Dimuka
Definisi Umum
Pengertian biaya dibayar dimuka atau prepaid expense (biaya dibayar dimuka in English) atau ada yang menyebutkan sebagai beban yang ditangguhkan (deferred expense) menurut para ahli adalah biaya yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan sebelum memperoleh manfaat dari barang atau jasa tersebut.
Manfaat tersebut akan diperoleh pada saat yang akan datang sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Pos ini tidak bisa langsung diakui sebagai biaya, tapi harus dicatat terlebih dahulu sebagai unsur kelompok aktiva.
Pos ini juga bukan uang muka. Perbedaan uang muka dan biaya dibayar dimuka adalah uang muka merupakan sebagian pembayaran barang dan jasa yang akan dibeli, sedangkan biaya dibayar dimuka adalah biaya penuh yang dibayarkan dulu sebelum memperoleh barang dan jasa.
Definisi Menurut Para Ahli
Apa definisi biaya dibayar di muka menurut para ahli?
Secara umum, yang dimaksud dengan biaya dibayar di muka adalah jenis transaksi bisnis yang menggambarkan pembayaran atau pengeluaran biaya sebelum terjadi proses penerimaan barang atau jasa. Apa dalilnya, yuk kita cari tahu bareng-barang apa yang disampaikan oleh para ahli berikut ini:
1: I. Gusti Ketut Agung Suryawan
Menurut I. Gusti Ketut Agung Suryawan, definisi Biaya Dibayar di Muka adalah jumlah biaya-biaya yang telah dibayarkan terlebih dahulu oleh perusahaan namun belum dipakai atau belum menghasilkan manfaat.
2: M. Munawir
Buku “Akuntansi Biaya” karya penulisan M. Munawir dalam salah satu bagiannya mencerminkan pandangan beliau tentang apa itut biaya dibayar di muka.
Menurutnya, arti Biaya Dibayar Dimuka adalah pengeluaran dana kas perusahaan untuk membiaya kebutuhan perusahaan, tapi manfaatnya baru diperoleh di masa yang akan datang.
3: Hermawan Syarwani
Bagaimana definisi biaya dibayar di muka menurut Hermwan Syarwani?
Dalam buku karyanya, beliau menjelaskan, bahwa biaya dibayar di muka adalah jenis biaya yang dibayar sebelum barang atau jasa diterima oleh perusahaan.
Transaksi apa saja yang termasuk biaya dibayar di muka?
Dari beberapa definisi yang telah disampaikan oleh para pakar, kita bisa menentukan beberapa jenis transaksi yang termasuk dalam jenis ini, antara lain: asuransi, sewa, atau jenis biaya lainnya yang terjadi sebelum adanya penggunaan atau penerimaan barang atau jasa.
B: Prosedur Pencatatan Jurnal Biaya Dibayar Dimuka
Bagaimana akuntansi biaya dibayar dimuka? Bagaimana langkah-langkah membuat jurnal biaya dibayar dimuka?
Proses pembuatan jurnal penyesuaian untuk biaya dibayar dimuka adalah sebagai berikut:
1: Prosedur Pencatatan Saat Terjadi Transaksi
Ketika terjadi transaksi pengeluaran kas untuk membayar biaya, perusahaan melakukan pencatatan jurnal seperti transaksi-traansaksi bisnis lainnya. Metode pencatatannya seperti berikut ini:
[Dr.] Biaya Dibayar Dimuka …. Rp xxxx
[Cr.] Cash/Bank ….. Rp xxxx
Untuk lebih jelasnya, perhatikan contoh soal biaya dibayar dimuka dan jawabannya berikut ini:
Pada tanggal 24 Desember 2021, Toko sembako “Warungku” membayar perpanjangan kontrak toko senilai Rp 75.000.000 untuk jangka waktu 5 (lima) tahun ke depan. Pembayaran dilakukan secara tunai.
Kontrak tidak boleh dialihkan kepada pihak lain sampai jangka waktu kontrak selesai, selain itu toko tidak boleh digunakan untuk menjual barang dan jasa yang dilarang oleh peraturan yang berlaku.
Toko Warungku mencatat pembayaran kontrak ini sebagai berikut:
[Debit] Kontrak Toko Dibayar Dimuka …. Rp 75.000.000
[Kredit] Cash/Bank ……. Rp 75.000.000
2: Prosedur Jurnal Penyesuaian
Setiap akhir tahun, yaitu di bulan Desember Toko Warungku membuat jurnal penyesuaian untuk membebankan biaya kontrak toko pada periode bersangkutan. Format pencatatan jurnal penyesuaiannya adalah sebagai berikut:
[Dr.] Biaya Kontrak Toko … Rp 15.000.000
[Cr.] Kontrak Toko Dibayar Dimuka …. Rp 15.000.000
Penjelasan:
Beban kontrak toko tiap periode bersangkutan adalah:
= Biaya Kontrak Toko 5 Tahun : Jangka Waktu Kontrak
= Rp 75.000.000 : 5 = Rp 15.000.000
***
Perhatikan satu lagi contoh soal berikut ini:
UD Pasegeran Lawen Sejahtera merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jual beli hasil pertanian dan produk-produk terkait. Untuk mengantisipasi kerugian yang lebih besar jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, perusahaan mendaftar sebagai peserta asuransi.
Biaya polis asuransi yang harus dibayar setiap tahun sebesar Rp 9.000.000. UD Pasegeran Lawen Sejahtera melakukan pencatatan seperti berikut ini:
Saat terjadinya transaksi:
(D) Asuransi Dibayar Dimuka …. Rp 9.000.000
(K) Cash Bank …. Rp 9.000.000
Pembebanan biaya asuransi bulan pertama sampai bulan ke duabelas adalah sebagai berikut:
(D) Biaya Asuransi …. Rp 750.000
(K) Asuransi Dibayar Dimuka … Rp 750.000
02: Macam-macam Biaya Dibayar Dimuka
Berikut ini beberapa akun yang memerlukan penyesuaian pada saat akhir periode akuntansi:
1: Sewa dibayar dimuka
Sewa dibayar dimuka adalah pembayaran sewa yang dilakukan sebelum penyewa menikmati apa yang disewanya. Contoh sewa kendaraan bermotor dan gedung.
Sewa dibayar dimuka termasuk golongan akun aktiva, dan nilainya akan semakin berkurang setelah dibebankan menjadi biaya periode bersangkutan.
2: Biaya Dibayar Lebih Dahulu
Adalah biaya-biaya yang dikeluarkan lebih dulu sebelum perusahaan memperoleh manfaat dari barang maupun jasa tersebut. Contoh barang cetakan dan alat-alat Kantor yang dibayar sebelum dipakai.
3: Persediaan Perangko dan Meterai
Perusahaan harus mengeluarkan dana dahulu untuk menambah persediaan perangka dan meterai sebelum memakainya. Penyesuaian persediaan dilakukan di akhir periode akuntansi.
4: Biaya Premi Asuransi
Adalah dana yang dibayarkan terlebih dulu oleh perusahaan sebagai nasabah kepada perusahaan asuransi untuk jangka waktu tertentu, misalnya satu tahun. Alokasi biaya tiap periode dilakukan pada akhir periode hingga total yang dibayarkan habis.
5: Biaya Premi Pensiun yang menjadi beban perusahaan
Jenis biaya ini dikeluarkan lebih dahulu oleh perusahaan untuk jangka waktu tertentu.
6: Pajak Kendaraan Bermotor
Beban pajak kendaraan bermotor yang dibayarkan dulu oleh perusahaan.
7: Biaya Operasional
Perusahaan menyediakan dana terlebih dulu sebagai biaya operasional.
8: Biaya Macam-macam
Jenis biaya ini disediakan dulu oleh perusahaan untuk membayar berbagai macam keperluan yang tidak terkait secara langsung dengan bisnis inti perusahaan.
9: Beban Bunga
Adalah beban yang harus dikeluarkan oleh perusahaan menyangkut pemakaian jasa bank.
03: Contoh Jurnal Penyesuaian Biaya Dibayar Dimuka
Perhatikan contoh soal biaya dibayar dimuka berikut ini:
A: Sewa dibayar dimuka
Adalah biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membayar sewa selama jangka waktu tertentu. Perusahaan melakukan pembayaran dulu sebelum memanfaatkan apa yang disewa.
Bagaimana jurnal penyesuaian biaya sewa dibayar dimuka? sewa dibayar dimuka masuk debet atau kredit?
Pos ini termasuk akun aktiva sehingga Sewa dibayar dimuka bertambah di bagian debit dan akan mengkredit akun cash. Sebaliknya, jika berkurang dicatat pada bagian kredit, sebagai penyeimbangnya adalah akun Biaya Sewa di debit dan disajikan sebagai komponen laporan keuangan laba rugi (statements of profit or loss)
Perhatikan dua contoh soal sewa kantor dan gudang dibayar dimuka berikut ini:
1: Sewa Ruko Dibayar Dimuka
Toko Raya Semesta adalah perusahaan dagang yang menjual aneka produk keperluan perkebunan dan hidroponik. Sebagian besar pelanggannya berasal dari perusahaan perkebunan, komunitas pecinta hidroponik dan kelompok petani.
Untuk memperluas usahanya, Toko Raya Semesta membuka cabang baru di kabupaten Tulungagung, Jawa Timur. Sebagai langkah awal pembukaan cabang, perusahaan menyewa sebuah ruko di daerah Bandungan senilai Rp 50.000.000 untuk jangka waktu lima tahun. Pembayaran dilakukan dengan transfer rekening bank penyewa.
Transaksi ini dicatat oleh perusahaan seperti di bawah ini:
Membuat jurnal pada saat transaksi pembayaran sewa ruko:
[Debit] Sewa Ruko Dibayar Dimuka … Rp 50.000.000
[Kredit] Bank …. Rp 50.000.000
Melakukan alokasi pembebanan biaya sewa setiap periode kontrak:
[Debit] Biaya Sewa Ruko …. Rp 10.000.000
[Kredit] Sewa Ruko Dibayar Dimuka ….. Rp 10.000.000
Nilai kontrak sewa ruko per tahun adalah sebesar Rp 5.000.000. Besaran ini diperoleh dari pembagian nilai kontrak ruko dengan jangka waktu, yaitu Rp 50.000.000/5, hasilnya Rp 10.000.000. Itulah besarnya biaya kontrak setiap tahun.
***
Jika perusahaan akan mencatatnya setiap bulan, maka nilai kontraknya adalah sebagai berikut:
= Rp 10.000.000 : 12 bulan
= Rp 833.300 (pembulatan)
Dan prosedur pencatatannya adalah:
[Dr.] Biaya Sewa Ruko …. Rp 833.300
[Cr.] Sewa Ruko Dibayar Dimuka …. Rp 833.300
Pertanyaan berikutnya adalah berapa kali perusahaan membuat penyesuaian terhadap biaya dibayar dimuka?
Jawabannya adalah sampai jumlah total pembayaran biaya dimuka itu habis atau 0 (nol), atau selama lima tahun masa kontrak ruko.
2: Sewa Gudang Dibayar Dimuka
Masih menggunakan contoh nomor 1 di atas, misalnya Toko Raya Semesta juga menyewa gudang penyimpanan persediaan barang-barang dagangan. Nilai sewa gudang selama dua tahun sebesar Rp 30.000.000, berarti biaya sewa gudang per tahunnya adalah Rp 15.000.000.
Sebagaimana pada contoh yang pertama, perusahaan mencatat transaksi sewa gudang dengan dua sistem pencatatan. Pertama, mencatat pengeluaran kas pada saat terjadinya transaksi, sedangkan yang kedua adalah ketika membebankan biaya sewa gudang ke masing-masing periode. Perhatikan prosedurnya berikut ini:
Saat transaksi pengeluaran kas:
Sewa Gudang Dibayar Dimuka …. Rp 30.000.000 (Debit)
Rekening Bank Toko Raya Semesta ….. Rp 30.000.000 (Kredit)
Alokasi biaya sewa gudang tiap periode:
Biaya Sewa Gudang …… Rp 15.000.000 (Debit)
Sewa Gudang Dibayar Dimuka …. Rp 15.000.000 (Kredit)
B: Biaya Premi Asuransi Dibayar Dimuka
Premi asuransi adalah pengeluaran kas perusahaan sebagai nasabah yang harus dibayarkan kepada perusahaan asuransi sebagai penanggung dengan nilai besaran dan jangka waktu tertentu yang telah disepakati.
Bagaimana prosedur pencatatan pembayaran premi asuransi? Perhatikan contoh soal biaya asuransi dibayar dimuka berikut ini:
PT Langkah Tepat Terpercaya merupakan perusahaan jasa yang melayani pengerjaan tiang pancang dan penyewaan alat berat. Untuk mengurangi risiko kerugian yang diakibatkan oleh kerusakan alat-alat kerja, perusahaan meng-asuransikan sebagian alat-alat kerja utama.
Nilai asuransi sebesar Rp 36.000.000 setiap tahunnya. Jadi, biaya premi asuransi setiap bulan sebesar:
= Rp 36.000.000 : 12 bulan
= Rp 3.000.000
***
Pembayaran premi asuransi ini dicatat oleh perusahaan dengan jurnal sebagai berikut:
Saat pembayaran premi asuransi:
Asuransi Dibayar Dimuka …. Rp 36.000.000 (Debit)
Rekening Bank PT Langkah Tepat Terpercaya … Rp 36.000.000 (Kredit)
Pembayaran premi asuransi akan menambah biaya sehingga dicatat pada bagian debit. Transaksi bisnis ini juga akan menurunkan kas sehingga dicatat di bagian kredit.
Pencatatan jurnal penyesuaian tiap bulan:
Biaya Premi Asuransi …. Rp 3.000.000 (Debit)
Asuransi Dibayar Dimuka …. Rp 3.000.000 (Kredit)
Pembuatan jurnal penyesuaian setiap bulan ini akan mengurangi nilai total dari akun Asuransi Dibayar Dimuka sebesar Rp 3.000.000. Jadi saldo akhir periode pertama akun asuransi dibayar dimuka adalah:
= Rp 36.000.000 – Rp 3.000.000
= Rp 33.000.000
Periode bulan kedua:
= Rp 33.000.000 – Rp 3.000.000
= Rp 30.000.000
Periode bulan ketiga:
= Rp 30.000.000 – Rp 3.000.000
= Rp 27.000.000
… dan seterusnya hingga periode bulan keduabelas.
C: Biaya Iklan Dibayar Dimuka
Adalah dana yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk membayar iklan. Perhatikan contoh soal jurnal iklan dibayar dimuka berikut ini:
PT Agro Mina Makmur merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang pengolahan hasil pertanian dan perkebunan. Perusahaan ini dikelola secara profesional mulai dari penanganan bahan baku, produksi dan pemasaran.
Bukti keseriusan mereka adalah dengan mengiklankan pemasaran produk-produk andalannya melalui media sosial seperti IG Ads, Facebook Ads, Tiktok Ads, dan Google Ads. Dukungan aplikasi dan website pun dilakukan dengan serius serta profesional.
Pada tanggal 4 September 20xx, PT Agro Mina Makmur mengeluarkan uang sebesar Rp 1.400.000 untuk membayar iklan 15 kali tayang di medsos. Tanggal 31 September 20xx, saldo account Beban Iklan adalah Rp 500.000. Bagaimana perusahaan mencatat transaksi-transaksi tersebut? Begini jawabannya…
Prosedur pencatatan jurnal transaksi tanggal 1 September 20xx:
Biaya Iklan Dibayar Dimuka ….. Rp 1.400.000 (Debit)
Cash Bank ….. Rp 1.400.000 (Kredit)
Pencatatan jurnal penyesuaian tanggal 31 September 20xx:
Biaya Iklan …. Rp 900.000 (Debit)
Biaya Iklan Dibayar Dimuka ….. Rp 900.000 (Kredit)
Keterangan:
Biaya iklan:
= Rp 1.500.000 – Rp 500.000
= Rp 900.000
Jadi biaya iklan yang terpakai pada periode September 20xx sebesar Rp 900.000, masih ada sisa Rp 500.000 sebagai saldo awal periode berikutnya akun Biaya Iklan Dibayar Dimuka.
D: Biaya Sewa Hosting Dibayar Dimuka
Untuk meningkatkan brand name kepada masyarakat dan sekaligus meningkatkan pelayanan, klinik Cordova memutuskan untuk merambah dunia maya dengan membangun aplikasi serta website authority.
Proses pembuatan website perusahaan dimulai dengan proses penentuan dan pemilihan domain name yang menggambarkan filosofi aktivitas pelayanan klinik. Selanjutnya memilih perusahaan penyedia hosting yang andal.
Setelah browsing dan mencari informasi dari berbagai pihak akhirnya klinik sudah menentukan domain name dan penyedia hosting. Agar aplikasi dan website yang dibangun tidak nampak amatiran, perusahaan juga mencari perusahaan jasa pengelola website yang sudah teruji.
Setelah segala hal yang menyangkut pekerjaan pembuatan website selesai, klinik Cordova men-transfer uang muka (down payment) sebesar Rp 10.000.000 sebagai jasa pembuatan website dan aplikasi serta sewa hosting sebesar Rp 24.000.000 untuk jangka waktu 12 bulan.
Transaksi-transaksi tersebut dicatat oleh klinik Cordova sebagai berikut:
1: Uang Muka Jasa Pembuatan Website dan Aplikasi
Biaya Pembuatan Website Perusahaan (Uang Muka) …. Rp 10.000.000 (Debit)
Rekening Bank Klinik Cordova …. Rp 10.000.000 (Kredit)
2: Sewa Hosting Dibayar Dimuka
Waktu Pembayaran:
Biaya Sewa Hosting Dibayar Dimuka … Rp 24.000.000 (Debit)
Bank …. Rp 24.000.000 (Kredit)
Proses Penyesuaian Setiap Periode:
Biaya Sewa Hosting …. Rp 2.000.000 (Debit)
Biaya Sewa Hosting Dibayar Dimuka …. Rp 2.000.000 (Kredit)
Keterangan:
Biaya sewa hosting per bulan:
= Rp 24.000.000 : 12 bulan
= Rp 2.000.000
E: Biaya Internet Domain Dibayar Dimuka
Masih menggunakan contoh soal pencatatan jurnal biaya dibayar muka di atas, perusahaan memutuskan menggunakan aged domain bukan fresh domain. Tujuan dipakainya aged domain adalah untuk mempercepat perkembangan website.
Metode yang digunakan perusahaan adalah dengan melakukan re-direct aged domain ke fresh domain, harapannya page authority dan domain authority lebih cepat bergerak ke angka yang diharapkan.
Untuk membeli aged domain, klinik Cordova mengeluarkan dana kas sebesar Rp 25.000.000 dan fresh domain Rp 1.800.000. Kedua domain name ini setiap tahun dilakukan perpanjangan.
Transaksi-transaksi tersebut dicatat oleh perusahaan sbb:
1: Pembelian Aged Domain
Aged Domain Klinik Cordova …. Rp 25.000.000 (Debit)
Bank ……. Rp 25.000.000 (Kredit)
Alokasi Beban Setiap Bulan (Tahun I):
Biaya Aged Domain …. Rp 2.208.300 (Dr)
Aged Domain … Rp 2.208.300 (Cr)
Note: Untuk tahun kedua dan seterusnya tergantung pada harga perpanjangan domain.
2: Pembelian Fresh Domain
Fresh Domain Klinik Cordova …. Rp 1.800.000 (Debit)
Bank …. Rp 1.800.000 (Kredit)
Alokasi biaya per bulan (Tahun Pertama):
Biaya Fresh Domain Klinik Cordova … Rp 150.000 (Debit)
Bank ….. Rp 150.000 (Kredit)
F: Biaya Jasa SEO Dibayar Dimuka
Melanjutkan contoh soal biaya dibayar dimuka di atas, klinik Cordova memanfaatkan jasa SEO (search engine optimation) untuk mendongkrak website perusahaan di jajaran page one Google dan Bing.
Pada tanggal 26 Desember 20xx, perusahaan membayar biaya jasa SEO untuk 3 (bulan) sebesar Rp 15.000.000 paket lengkap, baik on page maupun off page, tak terkecuali dengan PBN berkualitas premium.
Klinik Cordova mencatat pengeluaran kas ini seperti berikut ini:
Tanggal 26 Desember 20xx: Waktu terjadinya transaksi pembayaran jasa SEO
[Debit] Jasa SEO Dibayar Dimuka …. Rp 15.000.000
[Kredit] Cash Bank …. Rp 15.000.000
Alokasi pembebanan biaya bulan I, II, dan III:
Biaya Jasa Search Engine Optimation (SEO) … Rp 5.000.000 (Debit)
Jasa SEO Dibayar Dimuka …. Rp 5.000.000 (Kredit)
***
Demikianlah beberapa contoh soal biaya dibayar dimuka. Biaya dibayar dimuka bagi perusahaan merupakan bagian dari aktiva sebelum digunakan manfaat dari produk atau jasa yang telah dibayar. Secara umum ada dua pencatatan jurnal yang perlu dibuat, yaitu saat terjadinya transaksi dan pembebanan pada masing-masing periode bersangkutan.
04: Kesimpulan
Yang dimaksud dengan biaya dibayar dimuka adalah biaya dan beban yang dikeluarkan dahulu oleh perusahaan untuk jangka waktu yang disepakati sebelum perusahaan menggunakan manfaat dari produk serta jasa yang telah dibayar tersebut.
Biaya yang dibayar dimuka digolongkan sebagai rekening aset yang seiring dengan waktu akan habis setelah dialokasikan sesuai dengan periode pemakaian.
Istilah akuntansi biaya dibayar dimuka dalam bahasa Inggris disebut dengan prepaid expense. Akun-akun ini perlu memperoleh perhatian serius agar prosedur pencatatannya sesuai dengan kondisi sesungguhnya. Bila pencatatan salah maka laporan keuangan yang dihasilkan pun kurang akurat.
Dan contoh-contoh yang telah disajikan di atas, semoga bisa menjadi inspirasi Anda dalam pekerjaan di bidang finance dan accounting.
Bila Anda ingin membenahi pengelolaan keuangan dan administrasi usaha Anda, sebaiknya buat dan terapkan standar operasional prosedur atau SOP Keuangan yang tepat.
Demikian sedikit yang bisa kami bagikan tentang prepaid expense, semoga bermanfaat dan terima kasih.
