Cara Sederhana Membuat Buku Besar Dengan Rumus Excel

Membuat buku besar adalah salah satu proses dan tahapan dalam siklus akuntansi di mana Laporan Keuangan adalah hasil utama dari proses tersebut.

Buku besar dibuat setelah kita melakukan pencatatan terhadap bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal.

Catatan dalam buku jurnal ini selanjutnya kita pindahkan (posting) ke BUKU BESAR.

Dan pada kesempatan ini, Blog Manajemen Keuangan akan membahas tentang cara sederhana membuat buku besar dengan menggunakan rumus-rumus Microsoft Excel.

Rumus yang akan kita gunakan adalah rumus-rumus yang populer, mudah dan cukup powerful seperti IF, SUMIF dan Vlookup.

Mari segera dimulai…

 

01. Langkah-langkah Membuat Buku Besar

Penggunaan Rasio Keuangan untuk analisa

Sebagaimana dijelaskan di atas bahwa membuat buku besar adalah tahapan proses penyusunan Laporan Keuangan dalam Siklus Akuntansi.

Untuk membuat buku besar bisa menggunakan Excel dengan fitur dan rumus-rumusnya.

Lalu bagaimana langkah-langkah untuk membuat buku besar Excel?

Berikut ini langkah-langkah membuat buku besar Excel…

Dan agar bisa langsung dipraktekkan, sebagai studi kasus, kami menggunakan contoh buku besar perusahaan jasa.

Semua langkah dalam tutorial membuat buku besar ini sudah diuji dan bisa dikuti.

 

Langkah #1. Membuat Chart Of Account (COA)

Langkah paling awal menyusun buku besar adalah menyusun kode akun atau nomor rekening.

Manfaat dan kegunaan kode akun sangat banyak, salah satunya untuk memudahkan dalam mengklasifikasikan setiap transaksi.

Perhatikan contoh kode akun desimal berikut ini :

chart of account coa perusahaan jasa
Contoh : Tabel daftar akun

 

Langkah #2. Membuat Buku Jurnal Umum dan Jurnal Khusus

Langkah kedua setelah kita membuat nomor akun adalah membuat buku jurnal umum dan khusus.

Pada tahap ini, kita akan berkenalan dengan istilah debit dan kredit.

Kalaupun kita tidak paham istilah itu, tapi paling tidak kita harus tahu transaksi mana saja yang harus dimasukkan ke debit dan kredit 🙂

Dan tidak usah khawatir, risau, galau, apalagi guling-guling di tanah, karena langkah langkah, rumus dan cara membuat jurnal umum & khusus sudah saya bahas dengan tingkat kebenaran 99% di artike Cara Sederhana dan Mudah Membuat Jurnal Akuntansi yang Baik dan Benar

enjoy and keep focus aja gaes 🙂

Untuk langkah ini saya anggap sudah bisa dan sudah dilakukan.

Perhatikan contoh buku jurnal seperti berikut ini :

Jurnal Umum Excel
Contoh : Format buku jurnal

 

Langkah #3. Membuat Buku Besar dengan Rumus Excel

Langkah ketiga adalah membuat buku besar. Bentuk Buku Besar yang akan kita buat format 6 kolom.

Bentuk ini sederhana dan mudah dibuat serta digunakan.

Perhatikan bentuk buku besar dengan format seperti ini :

format buku besar Excel
contoh : Format buku besar

Format buku besar 6 (enam) kolom ini terdiri dari: kolom kode akun, nama akun, keterangan, debit, kredit dan saldo.

Di bagian atas tabel buku besar ada sel kode akun dan nama akun.

Sistem kerjanya adalah ketika kita memilih salah satu kode akun di sel D2, maka otomatis nama akun di sel D3 akan berubah.

Demikian juga akan terjadi perubahan di sel di kolom kode akun, nama akun, keterangan, debit, kredit dan saldo.

Untuk membuat sistem kerja seperti itu, caranya dengan menggunakan rumus IF, SUMIF, VLookup dan fungsi validation untuk meminimalisir kesalahan.

 

A. Cara Menggunakan Rumus-rumus Excel

Sekarang kita akan memasukkan rumus-rumus Excel ke dalam masing-masing sel pada tabel buku besar, yaitu:

#1: Sel D2 (memilih kode akun)

Pergunakan fungsi Data Validation dengan sumber data dari tabel daftar akun.

Pilih menu Data-Data Validation-List-Source

Kemudian masukkan kode berikut ini :

fungsi data validation

Artinya : mengambil data nomer akun dari tabel daftar akun.

 

2#: Sel D3 (nama akun yang dipilih)

Masukkan rumus Vlookup dalam sel ini :

menggunakan rumus vlookup

Caranya letakkan cursor di sel D3 kemudian ketikkan rumus berikut ini :

rumus vlookup

Artinya : baca tabel daftar nomer akun, kemudian pindahkan data dari tabel tersebut sesuai dengan kode akun yang dipilih di sel D2.

Bila dibedah tiap komponen dalam rumus tersebut adalah :

Vlookup : fungsi pembacaan tabel referensi (tabel daftar akun)
D2 : Nilai yang dijadikan acuan dalam pembacaan tabel referensi (kode akun).

Tabel!$B$2:$C$16  : Range tabel referensi (lihat tabel daftar akun)
2  : nomer indeks kolom yaitu nomor urut kolom dalam tabel referensi yang datanya akan diambil.

Jika penulisannya benar (sesuai dengan penulisan di atas) maka ketika kita memilih kode akun tertentu maka nama akun otomatis akan keluar sesuai dengan yang dipilih.

Cara ini juga digunakan untuk mengisi sel di kolom kode akun (B8) dan nama akun (C8) dalam tabel buku besar.

 

#3: Sel D8 (kolom keterangan)

Gunakan rumus IF dan Text untuk mengisi sel ini.

gunakan rumus IF
Untuk memasukkan rumus tersebut, caranya dengan meletakkan cursor di sel D8 selanjutnya tuliskan rumus berikut ini :

rumus if

Artinya adalah pertama kita mengambil karakter pertama dari arah kiri di sel B8 pada kolom kode akun. Jika  karakter pertama di sel B8 nilainya “1”, “2”,”3” maka di isikan “NERACA”. Namun jika karkater pertama di sel B8 nilanya BUKAN   “1”, “2”,”3”, maka di-isikan “LABA RUGI”.

 

#4: Sel E8 (kolom Debit)

Gunakan rumus SUMIF untuk mengisi kolom ini.

buku besar dengan Excel
Cara memasukkan rumusnya, letakkan cursor di sel E8, selanjutnya ketik rumus berikut ini :

rumus SUMIF

Arti dari rumus di atas adalah menjumlahkan nilai transaksi yang termasuk dalam jenis akun tertentu, misalnya akun KAS.

‘Jurnal Umum’!$D$3:$D$32 : range data di kolom nama akun/nama rekening pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

D3 : sel yang dijadikan acuan, dalam hal ini nama akun

‘Jurnal Umum’!$F$3:$F$32 : range data di kolom DEBIT pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

 

#5: Sel F8 (kolom kredit)

Untuk mengisi kolom ini, rumus yang digunakan sama dengan yang digunakan dalam sel E8, yaitu SUMIF.

Bedanya untuk data range yang diambil dari buku jurnal adalah dari kolom KREDIT. Sehingga rumusnya adalah seperti ini :

rumus excel buku besar

‘Jurnal Umum’!$G$3:$G$32 : range data di kolom KREDIT pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

 

#6: Sel G8 (kolom saldo)

Gunakan rumus pengurangan biasa untuk mengisi sel ini.

buku besar excel
Caranya, letakkan cursor di sel G8 kemudian tuliskan rumus pengurangan Excel seperti ini :

buku besar excel

Artinya adalah mengurangkan sel E8 (kolom debit) dengan sel F8 (kolom kredit).

Bila semua langkah sudah dilakukan, sekarang saatnya mencoba menggunakan Buku Besar yang telah dibuat, dengan memilih salah satu kode akun yang ada dalam list akun.

Maka semua data mengenai kode akun tersebut akan dimunculkan, termasuk nilai saldonya, seperti tabel contoh : Format buku besar di atas

Mudah kan?

 

02. Kesimpulan

Demikian pembahasan tentang penggunaan rumus Excel IF, SumIf, dan VlookUp untuk membuat Buku Besar.

Kuncinya, adalah pelajari lalu praktekkan!

Tanpa kedua hal itu, rasanya tidak mudah untuk menggunakan dalam dunia kerja, atau kalau masih kesulitan atau tidak ada waktu untuk membuatnya, silahkan ke Accounting Tools & SOP Akuntansi Keuangan, tool powerful untuk meningkatkan kinerja dan omset penjualan Anda.

Kita tidak perlu repot-repot menghitung satu per satu kode akun untuk mencari nilai saldonya.

Alternatif lain cara membuat buku besar dengan Excel dapat disaksikan di video berikut:

Bagaimana menurut Anda?

***

manajemen keuangan dan SOP

Tinggalkan komentar