Membuat buku besar adalah salah satu proses dan tahapan dalam siklus akuntansi di mana Laporan Keuangan adalah hasil utama dari proses tersebut. Buku besar dibuat setelah kita melakukan pencatatan terhadap bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal. Catatan dalam buku jurnal ini selanjutnya kita pindahkan (posting) ke BUKU BESAR.
Dan pada kesempatan ini, Blog Manajemen Keuangan akan membahas tentang cara sederhana membuat buku besar dengan menggunakan rumus-rumus Microsoft Excel. Rumus yang akan kita gunakan adalah rumus-rumus yang populer, mudah dan cukup powerful seperti IF, SUMIF dan Vlookup. Mari segera ikuti dan baca sampai tuntas artikel berikut ini.
1. Definisi Buku Besar
A: Pengertian Buku Besar (General Ledger)
Apa itu buku besar?
Menurut para ahli, pengertian buku besar adalah ringkasan setiap account yang dipakai untuk melakukan transaksi perusahaan selama jangka waktu tertentu, misalnya satu bulan, 3 bulan, 6 bulan dan satu tahun.
Dari informasi yang tersaji di geneal ledger, kita akan mengetahui berapa jumlah dan nilai transaksi setiap pos-nya, misalnya saldo kas sampai dengan tanggal 10 Januari 2023 adalah Rp 100.000.000, piutang usaha Rp 10.000.000 dan utang dagang Rp 1.000.000. So, akan sangat membantu manajemen perusahaan melakukan evaluasi terhadap apa yang telah dilakukan dan memutuskan apa yang akan dijalankan ke depan. Mantab kan?
Sebagaimana dijelaskan di atas bahwa membuat buku besar adalah tahapan dalam proses penyusunan Laporan Keuangan dalam Siklus Akuntansi. Untuk membuat general ledger bisa menggunakan Excel dengan fitur dan rumus-rumusnya.
Lalu bagaimana langkah-langkah untuk membuat buku besar Excel? Baca langkah-langkahnya berikut ini…
B: Cara Membuat Buku Besar
Cara paling mudah, sederhana dan praktis membuat buku besar atau dalam istilah bahasa Inggris disebut sebagai general ledger adalah dengan memindahkan (posting) setiap catatan transaksi di buku jurnal ke tabel buku besar.
Jadi, yang perlu dipikirkan selanjutnya adalah cara memindahkan catatan tersebut, mau pakai cara manual, semi manual atau full otomatis. Dan dalam tutorial kali ini saya tunjukkan dengan Excel. Untuk langkah-langkah detailnya mari ikuti dan jelajahi uraikan berikut ini…
2. Proses Membuat Buku Besar Excel
A: Langkah-langkah Membuat Buku Besar Excel
Berikut ini langkah-langkah membuat buku besar (general ledger) Excel, dan agar bisa langsung dipraktekkan, sebagai studi kasus, kami menggunakan contoh buku besar perusahaan jasa.
Semua langkah dalam tutorial membuat general ledger ini sudah diuji dan bisa dikuti!
1: Membuat Chart Of Account (COA)
Cara Membuat Daftar Kode Akun
Langkah paling awal menyusun general ledger adalah menyusun kode akun atau nomor rekening atau daftar account code, bahasa keren-nya ‘chart of account‘
Manfaat dan kegunaan kode akun sangat banyak, salah satunya untuk memudahkan dalam mengklasifikasikan dan menggolongkan setiap transaksi.
Secara umum ada lima jenis akun yang akan disajikan dalam laporan keuangan, yaitu asset, liability, equity, revenue dan expense. Lima jenis account inilah yang dijadikan sebagai landasan dalam membuat dan menyusun kode akun.
Misalnya untuk jenis aset, maka kode akun pokoknya menggunakan angka 1 (satu), jenis liabilities angka 2 (dua), ekuitas angka 3 (tiga), pendapatan angka 4 (empat) dan biaya serta beban menggunakan angka 5 (lima). Jadi akan tampak seperti berikut ini:
- 100000 = Asset
- 200000 = Liabilitas
- 300000 = Ekuitas
- 400000 = Pendapatan
- 500000 = Biaya dan Beban
Baca artikel terkait tentang rumus excel untuk admin keuangan
Contoh Daftar Kode Akun Akuntansi (COA)
Perhatikan contoh kode akun desimal berikut ini :
Pada contoh daftar akun dalam format excel di atas terdiri dari dua kolom, lajur pertama berisi kode dan lajur kedua nama akun. Perhatikan angka-angka dalam kolom kode disusun secara terstruktur dan sistematis sehingga akan memudahkan user.
Jumlah desimal dibuat sesuai kebutuhan perusahaan, jika jumlah transaksinya banyak, maka jumlah desimalnya pun akan banyak. Semakin berkembangnya perusahaan, tentu jumlah digitnya juga makin banyak. Silahkan sesuaikan dengan kebutuhan.
2: Membuat Buku Jurnal
Cara Membuat Buku Jurnal (Journal Entries)
Langkah kedua setelah kita membuat nomor akun adalah membuat buku jurnal umum dan khusus.
Pada tahap ini, kita akan berkenalan dengan istilah debit dan kredit. Kalaupun kita tidak paham istilah itu, tapi paling tidak kita harus tahu transaksi mana saja yang harus dimasukkan ke debit dan kredit 🙂 Dan tidak usah khawatir, risau, galau, apalagi guling-guling di tanah 🙂
Karena langkah langkah, rumus dan cara membuat jurnal umum & khusus sudah saya bahas dengan tingkat kebenaran 99% di artikel Jurnal Akuntansi : Cara Sederhana dan Mudah Membuatnya dengan Baik dan Benar
enjoy and keep focus aja gaes 🙂 Untuk langkah ini saya anggap sudah bisa dan sudah dilakukan.
Contoh buku jurnal
Perhatikan contoh buku jurnal seperti berikut ini:
Perhatikan contoh tabel jurnal umum di atas. Ada 6 lajur/kolom dalam tabel tersebut, dengan rincian sebagai berikut:
- Kolom pertama, berisi tanggal terjadinya transaksi keuangan bisnis
- Kolom kedua, memuat kode
- Lajur ketiga, berisi nama rekening
- Lajur keempat terdiri dari jenis laporan keuangan yang akan menyajikan akun bersangkutan
- Kolom kelima debit
- Kolom keenam kredit
Lajur pertama diisi waktu terjadinya transaksi mulai dari tanggal muda sampai tanggal tua, usahakan jangan terbalik-balik ataupun acak. Penginputan transaksi secara urut akan membantu memudahkan dalam mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan yang terkadang terjadi karena human error dan lain sebagainya.
Cara Mengisi Kolom Debit dan Kredit
Bagaimana cara mengisi kolom debit dan kredit? Caranya dengan menyesuaiakn prinsip debit dan kredit dalam kaidah pencatatan double entry. Dalam kaidah tersebut di tentukan sebagai berikut:
‘Jika suatu transaksi menyebabkan kenaikan nilai aset dan biaya maka dicatat ke debit, sebaliknya jika mengakibatkan kenaikan nilai pendapatan, libilitas, ekuitas, maka dicatat ke kredit dan jika sebaliknya’
Perhatikan contoh berikut ini:
Lembaga kursus akuntansi dan laporan keuangan ‘mycom’ menerima uang pendaftaran dari satu peserta sebesar Rp 1.500.000 untuk durasi kursus 6 kali pertemuan dengn setiap pertemuannya selama 1,5 jam.
Transaksi ini menyebabkan kenaikan nilai kas dan pendapatan jasa sebesar Rp 1.500.000, sehingga cara mencatatnya adalah sebagai berikut:
(Debit) Kas …. Rp 1.500.000
(Kredit) Pendapatan Jasa … Rp 1.500.000
Untuk menambah wawasan, kami berikan satu contoh lagi berikut ini:
PT Eramu Sukses menjual produk berupa buku-buku motivasi hidup dan pengembangan diri. Pada tanggal 10 Januari 2023, perusahaan menjual beberapa buku ke pelanggan tetapnya senilai Rp 5.000.000 yang akan dibayar di kemudian hari.
Cara mencatat transaksi ini adalah sebagai berikut:
(Debit) Piutang Dagang …. Rp 5.000.000
(Kredit) Penjualan …. Rp 5.000.000
Piutang dagang adalah jenis akun aset, sesuai kaidah pencatatan double entry menyatakan jika setiap transaksi yang menyebabkan kenaikan aset maka diinput ke debit, sedangkan kenaikan pendapatan di kredit. Mudah ya?
3: Membuat Buku Besar
Cara Membuat General Ledger dari Jurnal Umum dengan Rumus Excel
Langkah ketiga adalah membuat general ledger dengan Excel. Cara paling gampang adalah dengan mempersiapkan tabel berkolom, selanjunta memposting setiap catatan jurnal umum ke tabel tersebut. Jadi deh buku besarnya.
Format general ledger excel
Format dan bentuk Buku Besar yang akan kita buat format 6 kolom. Bentuk ini sederhana dan mudah dibuat serta digunakan. Perhatikan bentuk buku besar dengan format seperti ini :
Format buku besar 6 (enam) kolom ini terdiri dari: kolom kode akun, nama akun, keterangan, debit, kredit dan saldo. Di bagian atas tabel buku besar ada sel kode akun dan nama akun. Elemen-elemen yang dimuat dalam masing-masing kolom diambil dari jurnal umum, tak terkecuali angka-angka yang tertera dalam lajur debit dan kredit.
Kolom saldo dalam tabel di atas, dihitung dari kolom debit dan kredit dan disesuaikan dengan jenis akunnya. Ketentuannya adalah sebagai berikut:
Jenis akun asset dan biaya, saldo normal berada di kolom debit, sehingga cara menghitungya adalah kolom debit dikurangi kolom kredit. Perhatikan contoh tabel di atas, menyajikan akun aset, sehingga untuk menghitung jumlahnya saldonya adalah sebagai berikut:
= Rp 10.900.000 – Rp 6.700.000
= Rp 4.200.000
Untuk jenis akun kewajiban, modal, dan pendapatan, saldo normalnya ada di sisi kredit, sehingga untuk menghitung jumlah saldonya adalah kolom kredit dikurangi kolom debit. Gampang ya?
