Cara Sederhana dan Mudah Membuat Buku Besar Excel dengan Contoh

Membuat buku besar adalah salah satu proses dan tahapan dalam siklus akuntansi di mana Laporan Keuangan adalah hasil utama dari proses tersebut. Buku besar dibuat setelah kita melakukan pencatatan terhadap bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal. Catatan dalam buku jurnal ini selanjutnya kita pindahkan (posting) ke BUKU BESAR.

Dan pada kesempatan ini, Blog Manajemen Keuangan akan membahas tentang cara sederhana membuat buku besar dengan menggunakan rumus-rumus Microsoft Excel. Rumus yang akan kita gunakan adalah rumus-rumus yang populer, mudah dan cukup powerful seperti IF, SUMIF dan Vlookup. Mari segera ikuti dan baca sampai tuntas artikel berikut ini.

 

01: Definisi Buku Besar

A: Pengertian Buku Besar (General Ledger)

Apa itu buku besar?

Menurut para ahli, pengertian buku besar adalah ringkasan setiap account yang dipakai untuk melakukan transaksi perusahaan selama jangka waktu tertentu, misalnya satu bulan, 3 bulan, 6 bulan dan satu tahun.

Dari informasi yang tersaji di geneal ledger, kita akan mengetahui berapa jumlah dan nilai transaksi setiap pos-nya, misalnya saldo kas sampai dengan tanggal 10 Januari 2023 adalah Rp 100.000.000, piutang usaha Rp 10.000.000 dan utang dagang Rp 1.000.000. So, akan sangat membantu manajemen perusahaan melakukan evaluasi terhadap apa yang telah dilakukan dan memutuskan apa yang akan dijalankan ke depan. Mantab kan?

Sebagaimana dijelaskan di atas bahwa membuat buku besar adalah tahapan dalam proses penyusunan Laporan Keuangan dalam Siklus Akuntansi.  Untuk membuat general ledger bisa menggunakan Excel dengan fitur dan rumus-rumusnya.

Lalu bagaimana langkah-langkah untuk membuat buku besar Excel? Baca langkah-langkahnya berikut ini…

 

B: Cara Membuat Buku Besar

Cara paling mudah, sederhana dan praktis membuat buku besar atau dalam istilah bahasa Inggris disebut sebagai general ledger adalah dengan memindahkan (posting) setiap catatan transaksi di buku jurnal ke tabel buku besar.

Jadi, yang perlu dipikirkan selanjutnya adalah cara memindahkan catatan tersebut, mau pakai cara manual, semi manual atau full otomatis. Dan dalam tutorial kali ini saya tunjukkan dengan Excel. Untuk langkah-langkah detailnya mari ikuti dan jelajahi uraikan berikut ini…

 

02: Proses Membuat Buku Besar Excel 

Penggunaan Rasio Keuangan untuk analisa

A: Langkah-langkah Membuat Buku Besar Excel

Berikut ini langkah-langkah membuat buku besar (general ledger) Excel, dan agar bisa langsung dipraktekkan, sebagai studi kasus, kami menggunakan contoh buku besar perusahaan jasa.

Semua langkah dalam tutorial membuat general ledger ini sudah diuji dan bisa dikuti!

1: Membuat Chart Of Account (COA)

Cara Membuat Daftar Kode Akun

Langkah paling awal menyusun general ledger adalah menyusun kode akun atau nomor rekening atau daftar account code, bahasa keren-nya ‘chart of account

Manfaat dan kegunaan kode akun sangat banyak, salah satunya untuk memudahkan dalam mengklasifikasikan dan menggolongkan setiap transaksi.

Secara umum ada lima jenis akun yang akan disajikan dalam laporan keuangan, yaitu asset, liability, equity, revenue dan expense. Lima jenis account inilah yang dijadikan sebagai landasan dalam membuat dan menyusun kode akun.

Misalnya untuk jenis aset, maka kode akun pokoknya menggunakan angka 1 (satu), jenis liabilities angka 2 (dua), ekuitas angka 3 (tiga), pendapatan angka 4 (empat) dan biaya serta beban menggunakan angka 5 (lima). Jadi akan tampak seperti berikut ini:

  • 100000 = Asset
  • 200000 = Liabilitas
  • 300000 = Ekuitas
  • 400000 = Pendapatan
  • 500000 = Biaya dan Beban

Baca artikel terkait tentang rumus excel untuk admin keuangan

Contoh Daftar Kode Akun Akuntansi (COA)

Perhatikan contoh kode akun desimal berikut ini :

chart of account coa perusahaan jasa
Contoh : Tabel daftar akun

Pada contoh daftar akun dalam format excel di atas terdiri dari dua kolom, lajur pertama berisi kode dan lajur kedua nama akun. Perhatikan angka-angka dalam kolom kode disusun secara terstruktur dan sistematis sehingga akan memudahkan user.

Jumlah desimal dibuat sesuai kebutuhan perusahaan, jika jumlah transaksinya banyak, maka jumlah desimalnya pun akan banyak. Semakin berkembangnya perusahaan, tentu jumlah digitnya juga makin banyak. Silahkan sesuaikan dengan kebutuhan.

 

2: Membuat Buku Jurnal

Cara Membuat Buku Jurnal (Journal Entries)

Langkah kedua setelah kita membuat nomor akun adalah membuat buku jurnal umum dan khusus.

Pada tahap ini, kita akan berkenalan dengan istilah debit dan kredit. Kalaupun kita tidak paham istilah itu, tapi paling tidak kita harus tahu transaksi mana saja yang harus dimasukkan ke debit dan kredit 🙂 Dan tidak usah khawatir, risau, galau, apalagi guling-guling di tanah 🙂

Karena langkah langkah, rumus dan cara membuat jurnal umum & khusus sudah saya bahas dengan tingkat kebenaran 99% di artikel Jurnal Akuntansi : Cara Sederhana dan Mudah Membuatnya dengan Baik dan Benar

enjoy and keep focus aja gaes 🙂  Untuk langkah ini saya anggap sudah bisa dan sudah dilakukan.

Contoh buku jurnal

Perhatikan contoh buku jurnal seperti berikut ini:

Jurnal Umum Excel
Contoh : Format buku jurnal excel

Perhatikan contoh tabel jurnal umum di atas. Ada 6 lajur/kolom dalam tabel tersebut, dengan rincian sebagai berikut:

  • Kolom pertama, berisi tanggal terjadinya transaksi keuangan bisnis
  • Kolom kedua, memuat kode
  • Lajur ketiga, berisi nama rekening
  • Lajur keempat terdiri dari jenis laporan keuangan yang akan menyajikan akun bersangkutan
  • Kolom kelima debit
  • Kolom keenam kredit

Lajur pertama diisi waktu terjadinya transaksi mulai dari tanggal muda sampai tanggal tua, usahakan jangan terbalik-balik ataupun acak. Penginputan transaksi secara urut akan membantu memudahkan dalam mengidentifikasi dan mengoreksi kesalahan yang terkadang terjadi karena human error dan lain sebagainya.

 

Cara Mengisi Kolom Debit dan Kredit

Bagaimana cara mengisi kolom debit dan kredit? Caranya dengan menyesuaiakn prinsip debit dan kredit dalam kaidah pencatatan double entry. Dalam kaidah tersebut di tentukan sebagai berikut:

‘Jika suatu transaksi menyebabkan kenaikan nilai aset dan biaya maka dicatat ke debit, sebaliknya jika mengakibatkan kenaikan nilai pendapatan, libilitas, ekuitas, maka dicatat ke kredit dan jika sebaliknya’

Perhatikan contoh berikut ini:

Lembaga kursus akuntansi dan laporan keuangan ‘mycom’ menerima uang pendaftaran dari satu peserta sebesar Rp 1.500.000 untuk durasi kursus 6 kali pertemuan dengn setiap pertemuannya selama 1,5 jam.

Transaksi ini menyebabkan kenaikan nilai kas dan pendapatan jasa sebesar Rp 1.500.000, sehingga cara mencatatnya adalah sebagai berikut:

(Debit) Kas …. Rp 1.500.000
(Kredit) Pendapatan Jasa … Rp 1.500.000

Untuk menambah wawasan, kami berikan satu contoh lagi berikut ini:

PT Eramu Sukses menjual produk berupa buku-buku motivasi hidup dan pengembangan diri. Pada tanggal 10 Januari 2023, perusahaan menjual beberapa buku  ke pelanggan tetapnya senilai Rp 5.000.000 yang akan dibayar di kemudian hari.

Cara mencatat transaksi ini adalah sebagai berikut:

(Debit) Piutang Dagang …. Rp 5.000.000
(Kredit) Penjualan …. Rp 5.000.000

Piutang dagang adalah jenis akun aset, sesuai kaidah pencatatan double entry menyatakan jika setiap transaksi yang menyebabkan kenaikan aset maka diinput ke debit, sedangkan kenaikan pendapatan di kredit. Mudah ya?

 

3: Membuat Buku Besar 

Cara Membuat General Ledger dari Jurnal Umum dengan Rumus Excel

Langkah ketiga adalah membuat general ledger dengan Excel. Cara paling gampang adalah dengan mempersiapkan tabel berkolom, selanjunta memposting setiap catatan jurnal umum ke tabel tersebut. Jadi deh buku besarnya.

Buku Besar Excel

Format general ledger excel

Format dan bentuk Buku Besar yang akan kita buat format 6 kolom. Bentuk ini sederhana dan mudah dibuat serta digunakan. Perhatikan bentuk buku besar dengan format seperti ini :

format buku besar Excel
contoh : Format general ledger

Format buku besar 6 (enam) kolom ini terdiri dari: kolom kode akun, nama akun, keterangan, debit, kredit dan saldo. Di bagian atas tabel buku besar ada sel kode akun dan nama akun. Elemen-elemen yang dimuat dalam masing-masing kolom diambil dari jurnal umum, tak terkecuali angka-angka yang tertera dalam lajur debit dan kredit.

Kolom saldo dalam tabel di atas, dihitung dari kolom debit dan kredit dan disesuaikan dengan jenis akunnya. Ketentuannya adalah sebagai berikut:

Jenis akun asset dan biaya, saldo normal berada di kolom debit, sehingga cara menghitungya adalah kolom debit dikurangi kolom kredit. Perhatikan contoh tabel di atas, menyajikan akun aset, sehingga untuk menghitung jumlahnya saldonya adalah sebagai berikut:

= Rp 10.900.000 – Rp 6.700.000
= Rp 4.200.000

Untuk jenis akun kewajiban, modal, dan pendapatan, saldo normalnya ada di sisi kredit, sehingga untuk menghitung jumlah saldonya adalah kolom kredit dikurangi kolom debit. Gampang ya?

 

03: Menggunakan Rumus Excel

posting buku besar

A: Sistem Kerja Buku Jurnal dan Buku Besar Excel

Sistem kerjanya adalah ketika kita memilih salah satu kode akun di sel D2, maka otomatis nama akun di sel D3 akan berubah. Demikian juga akan terjadi perubahan di sel di kolom kode akun, nama akun, keterangan, debit, kredit dan saldo.

Untuk membuat sistem kerja seperti itu secara otomatis, caranya dengan menggunakan rumus IF, SUMIF, VLookup dan fungsi validation untuk meminimalisir kesalahan.

If digunakan untuk memilih alasan yang dikehendaki, jika ‘iya’ akan seperti apa dan jika ‘tidak’ apa yang akan dilakukan. Fungsi SUMIF adalah gabungan dari fungsi SUM dan IF dan digunakan untuk menghitung nilai setiap jenis akun yang terkait transaksi keuangan.

Fungsi Vlookup digunakan untuk memposting atau memindahkan nilai setiap akun dari jurnal umum ke tabel buku besar, sedangkan fungsi validation dipakai untuk membuat daftar (list) akun-akun yang digunakan perusahaan dalam bertransaksi. Jadi kita tinggal memilih akun mana yang akan sajikan, lalu yang lain pada ngikut. Simpel dan sangat membantu pekerjaan kita.

Bagaimana format penulisan rumus-rumus tersebut dalam masing-masing kolom tabel? Mari ikuti terus sampai kelar ulasannya berikut ini…

 

B: Cara Menggunakan Rumus-rumus Excel di Buku Besar

surat pengalaman kerja

Sekarang kita akan memasukkan rumus-rumus Excel ke dalam masing-masing sel pada tabel general ledger, yaitu:

#1: Sel D2 (memilih kode akun)

Pergunakan fungsi Data Validation dengan sumber data dari tabel daftar akun. Pilih menu Data-Data Validation-List-Source Kemudian masukkan kode berikut ini :

fungsi data validation

Arti dari penulisan format rumus di atas adalah, kita mengambil data nomer akun dari tabel daftar akun.

#2: Sel D3 (nama akun yang dipilih)

Masukkan rumus Vlookup dalam sel ini :

menggunakan rumus vlookup
Fungsi rumus vlookup

Caranya letakkan cursor di sel D3 kemudian ketikkan rumus berikut ini :

rumus vlookup

Artinya : baca tabel daftar nomer akun, kemudian pindahkan data dari tabel tersebut sesuai dengan kode akun yang dipilih di sel D2.

Penjelasan penulisan rumus Excel di atas adalah sebagai berikut:

Bila diuraikan tiap komponen dalam rumus tersebut adalah sebagai berikut :

  • Vlookup : fungsi pembacaan tabel referensi (tabel daftar akun)
  • D2 : Nilai yang dijadikan acuan dalam pembacaan tabel referensi (kode akun).
  • Tabel!$B$2:$C$16  : Range tabel referensi (lihat tabel daftar akun)
  • 2  : nomer indeks kolom yaitu nomor urut kolom dalam tabel referensi yang datanya akan diambil.

Jika penulisannya benar (sesuai dengan penulisan di atas) maka ketika kita memilih kode akun tertentu, maka nama akun otomatis akan keluar sesuai dengan yang dipilih.

Cara ini juga digunakan untuk mengisi sel di kolom kode akun (B8) dan nama akun (C8) dalam tabel general ledger.

#3: Sel D8 (kolom keterangan)

Gunakan rumus IF dan Text untuk mengisi sel ini.

gunakan rumus IF
Rumus IF

Untuk memasukkan rumus tersebut, caranya dengan meletakkan cursor di sel D8 selanjutnya tuliskan rumus berikut ini :

rumus if

Arti penulisan rumus excel tersebut adalah pertama kita mengambil karakter pertama dari arah kiri di sel B8 pada kolom kode akun. Jika  karakter pertama di sel B8 nilainya “1”, “2”,”3” maka di isikan “NERACA”. Namun jika karkater pertama di sel B8 nilanya BUKAN   “1”, “2”,”3”, maka di-isikan “LABA RUGI”.

#4: Sel E8 (kolom Debit)

Gunakan rumus SUMIF untuk mengisi kolom ini.

buku besar dengan Excel
Buku Besar Excel

Cara memasukkan rumusnya, letakkan cursor di sel E8, selanjutnya ketik rumus berikut ini :

rumus SUMIF

Arti dari rumus di atas adalah menjumlahkan nilai transaksi yang termasuk dalam jenis akun tertentu, misalnya akun KAS.

‘Jurnal Umum’!$D$3:$D$32 : range data di kolom nama akun/nama rekening pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

D3 : sel yang dijadikan acuan, dalam hal ini nama akun

‘Jurnal Umum’!$F$3:$F$32 : range data di kolom DEBIT pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

#5: Sel F8 (kolom kredit)

Untuk mengisi kolom ini, rumus yang digunakan sama dengan yang digunakan dalam sel E8, yaitu SUMIF.

Bedanya untuk data range yang diambil dari buku jurnal adalah dari kolom KREDIT. Sehingga rumusnya adalah seperti ini :

rumus excel buku besar

‘Jurnal Umum’!$G$3:$G$32 : range data di kolom KREDIT pada buku jurnal (lihat buku jurnal di atas)

#6: Sel G8 (kolom saldo)

Gunakan rumus pengurangan biasa untuk mengisi sel ini.

buku besar excel
Fungsi Excel

Caranya, letakkan cursor di sel G8 kemudian tuliskan rumus pengurangan Excel seperti ini :

buku besar excel

Artinya adalah mengurangkan sel E8 (kolom debit) dengan sel F8 (kolom kredit).

Bila semua langkah sudah dilakukan, sekarang saatnya mencoba menggunakan Buku Besar yang telah dibuat, dengan memilih salah satu kode akun yang ada dalam list akun, maka semua data mengenai kode akun tersebut akan dimunculkan, termasuk nilai saldonya, seperti tabel contoh : Format buku besar di atas

Mudah kan?

 

04: Video Pembelajaran tentang Posting Buku Besar

Untuk menambah pengetahuan dan wawasan serta menyegarkan ingatan kita, yuk tonton video singkat tentang cara posting jurnal umum ke general ledger.

Intinya adalah memindahkan catatan dari jurnal umum ke general ledger sesuai dengan pos atau account. Misalnya, transaksi-transaksi yang terkait akun kas dipindahkan dan dikumpulkan dalam satu akun di general ledger. Untuk lebih jelasnya, tonton video tutorial membuat buku besar dengan rumus Excel SUMIF  berikut ini….

Bagaimana menurut Anda? Jika ada yang belum paham, silahkan tulis/sampaikan dalam kolom komentar di bawah artikel ini ya.

 

05: Kesimpulan

General ledger adalah bagian penting dalam tahapan menyusun financial statements akhir periode perusahaan dagang, jasa, dan manufaktur. Secara sederhana, buku besar adalah rangkuman dari setiap akun yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi sehari-hari, baik menyangkut penerimaan kas maupun pengeluaran kas.

Untuk membuat general ledger bisa dengan Excel, accounting software ataupun manual. no problem! Yang paling penting adalah kita memahami konsep dan filosofinya serta cara menggunakannya.

Demikian pembahasan tentang penggunaan rumus Excel IF, SumIf, dan VlookUp untuk membuat Buku Besar. Kuncinya, adalah pelajari lalu praktekkan! Tanpa kedua hal itu, rasanya tidak mudah untuk menggunakan dalam dunia kerja, atau kalau masih kesulitan atau tidak ada waktu untuk membuatnya, silahkan baca-baca artikel tentang SOP Keuangan, dan Accounting Tools sederhana.

Beberapa tools  sederhana powerful untuk meningkatkan kinerja dan omset penjualan Anda. Kita tidak perlu repot-repot menghitung satu per satu kode akun untuk mencari nilai saldonya.

Bagaimana menurut Anda?

Note: Boleh mengutip artikel ini dengan menyertakan dan menyebutkan sumber link-nya ya. Thanks

Manajemen Keuangan Profil

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.