Cara Membuat SOP Pembayaran Utang Usaha dan Contohnya

Utang usaha merupakan kewajiban yang muncul karena efek dari transaksi pembelian non tunai yang dilakukan perusahaan, baik transaksi  pembelian untuk memenuhi kebutuhan operasi perusahaan atau pun pembelian raw material.

Pengelolaan utang yang tidak tepat akan mengakibatkan terganggunya dana perusahaan. Efek berikutnya adalah terganggunya operasi perusahaan.

Dan akibat terparah adalah kebangkrutan. Baik bangkrut sendiri atau dianggap bangkrut oleh mitra kerjanya karena perusahaan dianggap tidak mampu memenuhi kewajibannya.

Oleh karena itu, agar hal-hal yang tidak diinginkan terjadi, maka perusahaan perlu melakukan pengelolaan utang dengan tepat.

Salah satu upaya itu diantaranya dengan membuat standar operasional prosedur (SOP) Pembayaran Utang atau prosedur pembayaran hutang ke supplier.

Apalagi dilengkapi dengan accounting tools yang powerful, pengelolaan utang usaha itu akan semakin kuat dan terpercaya.

prosedur bayar utang usaha

SOP ini merupakan pedoman yang digunakan perusahaan untuk menentukan kebijakan, alur kerja, proses, dan prosedur bayar utang.

Bagaimana cara membuat dan format SOP Pembayaran Utang Usaha? Yuk kita pelajari setahap demi setahap…

***

Untuk memudahkan pemahaman kita, saya akan memilah SOP Pembayaran Utang menjadi 2 bagian yaitu: 1) Untuk Kantor Pusat, dan 2) Kantor Cabang.

 

01. SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Pusat

Format SOP

Kali ini saya akan membagi 3 halaman, di mana tiap halaman terdiri dari beberapa bagian. Untuk lebih jelasnya, yuk kita bahas tiap halamannya:

Fromat SOP Hutang

Halaman #01

Komponen-komponen yang menyusun halaman #1 adalah:

Header:

Bagian header merupakan identitas dari SOP. Bagian header ini terdiri dari identitas perusahaan, nama SOP, nomor dokumen, waktu berlakunya SOP, revisi, jumlah revisi dan keterangan jumlah halaman SOP.

Latar Belakang:

  1. Memberikan pedoman kebijakan, tahapan proses dan prosedur pembayaran utang pusat.
  2. Agar pengelolaan utang kantor pusat dapat terkontrol dengan baik.

Ruang lingkup:

Prosedur ini dimulai sejak proses pengakuan utang oleh bagian akuntansi sampai dengan proses pelunasan utang oleh bagian keuangan.

Pihak-pihak terkait:

  1. Bagian Akuntansi kantor pusat
  2. Bagian Keuangan Kantor Pusat
  3. Manajer Akuntansi
  4. Manajer Keuangan
  5. GM Akuntansi dan Keuangan
  6. Direksi

Dokumen yang dipergunakan:

  1. Faktur / Invoice, Faktur Pajak dari Pemasok
  2. Bukti Keluar Bank (BKB)
  3. Aplikasi transfer ke bank
  4. Bilyet giro atau cek

Bagian Disposisi SOP

Pada bagian ini biasanya di-isi dengan Disposisi tentang siapa saja yang diberi tanggungjawab sebagai pembuat, pemeriksa, dan menyetujui SOP lengkap dengan nama, jabatan, dan tandatangan.

Perhatikan contoh bagian disposisi berikut ini:

Disposisi SOP Utang Usaha

Bila halaman #01 ini ditampilkan secara utuh, maka penampakannya seperti berikut ini:

header sop pembayaran utang usaha kantor pusat

tujuan SOP Pembayaran Utang Usaha

 

Halaman #02:

Pada halaman #02 ini berisi tentang prosedur pelaksanaan secara detil. Prosedur pelaksanaan SOP Pembayaran Utang usaha kantor pusat adalah:

  1. Bagian akuntansi menerima faktur / invoice dan faktur pajak dari pemasok.
  2. Berdasarkan faktur / invoice dan faktur pajak dari pemasok, bagian akuntansi melakukan memo pengakuan utang.
  3. Bagian keuangan menyiapkan Bukti Keluar Bank (BKB) terhadap invoice yang akan jatuh tempo.
  4. BKB yang telah dibuat diverifikasi oleh bagian akuntansi
  5. BKB yang telah diverifikasi kemudian diparaf oleh manajer akuntansi, manajer keuangan dan GM Akuntansi Keuangan (proses ini tergantung besar kecilnya perusahaan, untuk skala perusahaan kecil, biasanya tidak ada GM Akuntansi Keuangan, namun cukup manajer keuangan)
  6. Berdasarkan BKB yang telah diverifikasi dan disetujui untuk dibayarkan kemudian bagian keuangan membuat aplikasi transfer dan bilyet giro atau cek.
  7. Bilyet giro atau cek ditandatangani oleh 2 (dua) orang direksi kemudian bagian keuangan melakukan proses transfer ke bank.
  8. Aplikasi transfer yang telah divalidasi bank dikirimkan ke supplier sebagai bukti pembayaran.

sop pembayaran hutang

Ke-delapan prosedur pelaksanaan di atas bila disusun dalam sebuah SOP, bentuknya seperti berikut ini:

Urutan prosedur SOP Pembayaran Utang Usaha - Kantor Pusat

 

Halaman #03:

Pada halaman #03 ini berisi prosedur pelaksanaan SOP Pembayaran Utang Usaha yang digambarkan dengan menggunakan diagram alir atau flowchart sebagai berikut:

Flow chart SOP Pembayaran Utang Usaha - Kantor Pusat

Dari diagram alir di atas, kita dapat melihat bahwa pelaksanaan prosedur dimulai dari proses pengakuan utang yang didasarkan dari faktur / invoice dan faktur pajak dari pemasok.

Selanjutnya bagian keuangan menyiapkan Bukti Keluar Bank untuk melakukan proses pembayaran.

Setelah mendapat verifikasi dari bagian akuntansi, dan persetujuan dari Manajer Keuangan dan GM Akuntansi Keuangan. Bagian keuangan mempersiapkan aplikasi transfer cek / giro.

SOP Pembayaran Hutang Usaha

Setelah aplikasi transfer tersebut mendapat persetujuan dan tanda tangan dari direksi, kemudian bagian keuangan melakukan proses transfer ke bank.

Setelah proses ini selesai, terakhir, bagian keuangan mengirimkan bukti aplikasi transfer ke bank tersebut sebagai bukti pembayaran serta menyimpan copy-nya sebagai arsip.

 

Format SOP Pembayaran Utang Usaha Lengkap 

Ketiga halaman SOP di atas, bila disatukan akan menjadi SOP yang siap di-implementasikan. Dan berikut ini tampilannya:

Halaman #1:

SOP Pembayaran Utang Usaha - Header hal. 1

SOP Pembayaran Utang Usaha- halaman 1

Halaman #2:

SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Pusat- Header hal.2

Urutan prosedur SOP Pembayaran Utang Usaha - Kantor Pusat

Halaman #3:

SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Pusat - header hal.3

SOP Pembayaran Utang Usaha - Flowchart

***

SOP Hutang

02. SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang

Format SOP

Format yang digunakan untuk menyusun SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang masih seperti format SOP sebelumnya, yakni kombinasi antara narasi dan bagan alir (flow chart).

Untuk memudahkan, saya akan membahas format setiap halaman.

Halaman #01:

Header

Sebagaimana sudah dijelaskan pada SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Pusat di halaman #01, bahwa bagian header ini menunjukkan  identitas SOP.

Latar Belakang dan Tujuan

  1. Memberikan pedoman kebijakan, alur dan prosedur pembayaran utang cabang yang dilakukan oleh kantor pusat.
  2. Pengelolaan keuangan diatur secara terpusat agar alokasi dana cabang dapat diatur sesuai kebutuhan sehingga tidak terjadi defisit cash flow yang berarti.
  3. Seluruh pembayaran utang dan penggunaan biaya dapat dikonrol dengan baik.

SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang

Ruang Lingkup

Prosedur ini dimulai sejak diterimanya surat permohonan pembayaran utang dari cabang dan berakhir setelah dikirimnya pemberitahuan pelunasan utang oleh kantor pusat ke cabang.

Pihak-pihak yang terlibat penerapan SOP:

  1. Kepala Akuntansi Cabang
  2. Kepala Cabang
  3. Bagian Keuangan Kantor pusat
  4. Bagian Akuntansi Kantor pusat
  5. Manajer Akuntansi
  6. Manajer Keuangan
  7. GM Akuntansi dan Keuangan
  8. Direksi

Dokumen yang dipergunakan:

  1. Daftar Permohonan Pembayaran Utang
  2. Surat Permohonan Pembayaran Utang
  3. Bukti Keluar Bank
  4. Aplikasi Transfer ke Bank
  5. Bilyet Giro atau Cek.

Disposisi

Bagian ini berisi tentang siapa saja yang bertanggung jawab membuat, memeriksa dan menyetujui SOP Pembayaran Utang Usaha. Lengkap dengan nama, jabatan dan tanda tangan.

SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang - Disposisi

Halaman #02:

Prosedur Pelaksanaan:

  1. Kepala Akuntansi Cabang membuat daftar permohonan pembayaran utang dan surat permohonan pembayaran utang yang ditandatangani kepala cabang.
  2. Bagian Keuangan Kantor Pusat memproses daftar permogonan pembayaran utang yang dikirim oleh cabang dan membuat bukti keluar bank (BKB).
  3. Bukti keluar bank (BKB) diverifikasi oleh bagian akuntansi.
  4. BKB yang telah diverifikasi kemudian diparaf oleh manajer akuntansi, manajer keuangan dan GM Akuntansi Keuangan ( proses ini tergantung skala perusahaan)
  5. Berdasarkan BKB yang telah diverifikasi dan disetujui untuk dibayarkan, kemudian bagian keuangan membuat aplikasi transfer dan bilyet giro.
  6. Bilyet giro ditandatangi oleh 2 (dua) orang direksi kemudian bagian keuangan melakukan proses transfer bank.
  7. Aplikasi transfer yang telah divalidasi bank dikirim ke cabang sebagai bukti pembayaran.

SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang - Prosedur

Halaman #03:

Halaman ketiga ini memuat penjelasan prosedur pelaksanaan SOP Pembayaran Utang Usaha melalui diagram alir (flow chart).

Perhatikan, format flow chart SOP Pembayaran Utang Usaha berikut ini:

Dari diagram alir di atas, kita dapat melihat bahwa proses pembayaran hutang dimulai dari permintaan dari kantor cabang untuk bayar hutang. Dalam hal bagian akuntansi cabang yang mengajukan permohonan tersebut.

Selanjutnya bagian keuangan kantor pusat akan memproses permintaan pembayaran hutang kantor cabang. Dan menyiapkan Bukti Keluar Bank (BKB).

SOP Utang Usaha - alur prosedur

Bagian akuntansi dan keuangan kantor pusat akan melakukan verifikasi terhadap permintaan pembayaran hutang/utang kantor cabang tersebut.

Bila permintaan pembayaran utang usaha tersebut disetujui, bagian kuangan kantor pusat akan membuat aplikasi transfer atau Giro dan mengajukan ke Direksi.

Bila Direksi setuju, proses selanjutnya adalah dengan melakukan proses pembayaran dengan transfer bank atau giro, dan mengirimkan bukti pembayaran tersebut ke kantor cabang.

Selanjutnya, bagian akuntansi kantor cabang akan men-dokumentasikan bukti pembayaran yang sudah divalidasi bank tersebut.

Bila ketiga halaman SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang disatukan secara utuh, maka akan terbentuk sebuah format SOP yang siap di-implementasikan.

Dan format SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang secara lengkap adalah seperti berikut ini:

Halaman #1:

SOP Utang Usaha - header hal 1

SOP Utang Usaha - hal 2

SOP Utang Usaha - Disposisi

Halaman #2:

SOP Utang Usaha - Header hal 2

SOP Utang Usaha - isi hal 2

Halaman #3:

SOP Utang Usaha - header hal 3

SOP Utang Usaha -flow chart

 

03. Kesimpulan

Demikian pembahasan tentang cara membuat SOP pembayaran hutang / utang usaha, baik utang kantor pusat dan cabang.

Moga bisa menjadi referensi yang membantu penyusunan SOP pembayaran utang usaha di perusahaan Anda.

Terima kasih.

 ***

sop akuntansi keuangan powerful