Bagaimana Standard Operating Procedure (SOP) Pembayaran Utang Usaha? Ini Panduan Membuat dengan Contohnya

Utang usaha adalah kewajiban yang muncul karena efek dari transaksi pembelian non tunai yang dilakukan perusahaan, baik transaksi  pembelian untuk memenuhi kebutuhan operasi perusahaan atau pun pembelian raw material.

Pengelolaan utang yang tidak tepat akan mengakibatkan terganggunya dana perusahaan. Efek berikutnya adalah terganggunya operasi perusahaan, dan akibat terparah adalah kebangkrutan. Bagaimana agar hal itu tidak terjadi? Yuk ikuti pembahasannya berikut ini …

 

01: Pengertian Utang Usaha (Account Payable)

A: Definisi Account Payable

Apa itu utang usaha?

Menurut para pakar akuntansi, arti utang usaha adalah kewajiban perusahaan yang harus dipenuhi ketika telah tiba waktu jatu tempo. Bila tidak diselesaikan, biasa ada konsekuensi yang harus ditanggung, misalnya dikenakan denda yang besarannya ditentukan oleh kreditor.

Ada dua jenis utang usaha, yaitu utang usaha jangka pendek dan utang usaha jangka panjang.

 

B: Pencatatan Account Payable

Bagaimana cara melakukan pencatatan terhadap transaksi utang usaha?

Berikut ini saya berikan satu contoh sederhana:

Misalnya PT XYZ membeli persediaan barang dagang dari supplier PT ABC sebesar Rp 10.000.000 dengan sistem pembayaran 2/10,n/30. PT XYZ membayar DP atau uang muka sebesar Rp 5.000.000, kekurangannya akan dilunasi pada saat jatuh tempo.

Apabila Anda adalah seorang staff accounting, bagaimana cara mencatat transaksi tersebut?

Jawaban dan pembahasan:

Pencatatan pada saat terjadi transaki:

(Debet) Persediaan Barang Dagangan ….. Rp 10.000.000
(Kredit) Kas ….. Rp 5.000.000
(Kredit) Utang Usaha …. Rp 5.000.000

Pencatatan pada saat terjadi pelunasan:

(Debet) Utang Usaha …. Rp 5.000.000
(Kredit) Kas …. Rp 5.000.000

 

C: Format Penyajian

Bagaimana cara menyajikan komponen account payable dalam Laporan Keuangan atau Financial Statement? Perlu dipahami bahwa account payable disajikan dalam Laporan Posisi Keuangan atau Statement of Financial Position, dengan format sebagai berikut:

—-

PT XYZ
Laporan Posisi Keuangan (Statement of Financial Statement)
Per 31 Desember 2023

Aset

Aset Lancar (Current Assets)

• Cash
• Piutang Usaha
• Persediaan
• Beban Dibayar Di Muka

Aset Tidak Lancar (Uncurrent Asset)

• Tanah
• Kendaraan
• Peralatan
• Perlengkapan

Liabilitas

Utang Lancar

• Utang Usaha jangka pendek
• Utang kepada pihak ketiga
• Lain-lain

Utang Tidak Lancar

• Utang Usaha Jangka Panjang

Ekuitas

Saham disetor

Tambahan Modal Disetor

Laba Tidak Dibagi

 

02: SOP Pembayaran Utang Usaha 

A: Mengapa Perlu Menyusun SOP Utang Usaha?

Kelalaian dalam mengelola pembayaran utang usaha bisa mengakibatkan kebangkrutan usaha.

Baik bangkrut sendiri atau dianggap bangkrut oleh mitra kerjanya karena perusahaan dianggap tidak mampu memenuhi kewajibannya.

Oleh karena itu, agar hal-hal yang tidak diinginkan terjadi, maka perusahaan perlu melakukan pengelolaan utang dengan tepat.

Salah satu upaya itu diantaranya dengan membuat standar operasional prosedur (SOP) Pembayaran Utang atau prosedur pembayaran hutang ke supplier.

SOP ini merupakan pedoman yang digunakan perusahaan untuk menentukan kebijakan, alur kerja, proses, dan prosedur bayar utang.

Yuk langsung saja ikuti pembahasannya tentang contoh dan cara membuat SOP perusahaan tersebut…

Untuk memudahkan pemahaman kita, saya akan memilah SOP Pembayaran Utang menjadi 2 bagian yaitu:

• Standard Operating Procedure Untuk Kantor Pusat, dan
• Prosedur Kantor Cabang.

 

03: Contoh SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Pusat

A. Komponen Format SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Pusat

Contoh standar operasional prosedur perusahaan yang pertama berhubungan dengan pembayaran utang usaha kantor pusat perusahaan.

Bagaimana format standard operating procedure pembayaran utang usaha?

Kali ini saya akan membagi 3 halaman, di mana tiap halaman terdiri dari beberapa bagian. Untuk lebih jelasnya, yuk kita bahas tiap halamannya:

Halaman #01

Komponen-komponen yang menyusun halaman #1 adalah:

Header:

Bagian header merupakan identitas dari SOP. Bagian header ini terdiri dari identitas perusahaan, nama SOP, nomor dokumen, waktu berlakunya SOP, revisi, jumlah revisi dan keterangan jumlah halaman SOP.

Latar Belakang:

1. Memberikan pedoman kebijakan, tahapan proses dan prosedur pembayaran utang pusat.
2. Agar pengelolaan utang kantor pusat dapat terkontrol dengan baik.

Ruang lingkup:

Prosedur ini dimulai sejak proses pengakuan utang oleh bagian akuntansi sampai dengan proses pelunasan utang oleh bagian keuangan.

Pihak-pihak terkait:

1. Bagian Akuntansi kantor pusat
2. Bagian Keuangan Kantor Pusat
3. Manajer Akuntansi
4. Manajer Keuangan
5. GM Akuntansi dan Keuangan
6. Direksi

Dokumen yang dipergunakan:

1. Faktur / Invoice, Faktur Pajak dari Pemasok
2. Bukti Keluar Bank (BKB)
3. Aplikasi transfer ke bank (misalnya melalui KlikBCA)
4. Bilyet giro atau cek

Bagian Disposisi SOP

Pada bagian ini biasanya di-isi dengan Disposisi tentang siapa saja yang diberi tanggungjawab sebagai pembuat, pemeriksa, dan menyetujui SOP lengkap dengan nama, jabatan, dan tandatangan.

Perhatikan contoh bagian disposisi berikut ini:

 

Bila halaman #01 ini ditampilkan secara utuh, maka penampakannya seperti berikut ini:

 

Halaman #02:

Pada halaman #02 ini berisi tentang prosedur pelaksanaan secara detil. Prosedur pelaksanaan SOP Pembayaran Utang usaha kantor pusat adalah:

1. Bagian akuntansi menerima faktur / invoice dan faktur pajak dari pemasok.
2. Berdasarkan faktur / invoice dan faktur pajak dari pemasok, bagian akuntansi melakukan memo pengakuan utang.
3. Bagian keuangan menyiapkan Bukti Keluar Bank (BKB) terhadap invoice yang akan jatuh tempo.
4. BKB yang telah dibuat diverifikasi oleh bagian akuntansi
5. BKB yang telah diverifikasi kemudian diparaf oleh manajer akuntansi, manajer keuangan dan GM Akuntansi Keuangan (proses ini tergantung besar kecilnya perusahaan, untuk skala perusahaan kecil, biasanya tidak ada GM Akuntansi Keuangan, namun cukup manajer keuangan)
6. Berdasarkan BKB yang telah diverifikasi dan disetujui untuk dibayarkan kemudian bagian keuangan membuat aplikasi transfer dan bilyet giro atau cek.
7. Bilyet giro atau cek ditandatangani oleh 2 (dua) orang direksi kemudian bagian keuangan melakukan proses transfer ke bank.
8. Aplikasi transfer yang telah divalidasi bank dikirimkan ke supplier sebagai bukti pembayaran.

***

Ke-delapan prosedur pelaksanaan di atas bila disusun dalam sebuah SOP, bentuknya seperti berikut ini:

 

Halaman #03:

Pada halaman #03 ini berisi prosedur pelaksanaan SOP Pembayaran Utang Usaha yang digambarkan dengan menggunakan diagram alir atau flowchart sebagai berikut:

Dari diagram alir di atas, kita dapat melihat bahwa pelaksanaan prosedur dimulai dari proses pengakuan utang yang didasarkan dari faktur / invoice dan faktur pajak dari pemasok.

Selanjutnya bagian keuangan menyiapkan Bukti Keluar Bank untuk melakukan proses pembayaran.

Setelah mendapat verifikasi dari bagian akuntansi, dan persetujuan dari Manajer Keuangan dan GM Akuntansi Keuangan. Bagian keuangan mempersiapkan aplikasi transfer cek / giro.

Setelah aplikasi transfer tersebut mendapat persetujuan dan tanda tangan dari direksi, kemudian bagian keuangan melakukan proses transfer ke bank.

Setelah proses ini selesai, terakhir, bagian keuangan mengirimkan bukti aplikasi transfer ke bank tersebut sebagai bukti pembayaran serta menyimpan copy-nya sebagai arsip.

Bagaimana standard operating procedure bagian pembayaran? Baca >> Tugas Account Payable

 

B: Format SOP Pembayaran Utang Usaha Lengkap 

Ketiga halaman SOP di atas, bila disatukan akan menjadi SOP yang siap di-implementasikan. Dan berikut ini tampilannya:

Contoh Format SOP Halaman #1:

 

Contoh Halaman #2:

 

Halaman #3:

 

04: Contoh SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang

A: Komponen Format SOP Pembayaran Utang Usaha

Format yang digunakan untuk menyusun SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang masih seperti format SOP sebelumnya, yakni kombinasi antara narasi dan bagan alir (flow chart).

Untuk memudahkan, saya akan membahas format setiap halaman.

Halaman #01:

A. Header

Sebagaimana sudah dijelaskan pada SOP Pembayaran Account Payable Kantor Pusat di halaman #01, bahwa bagian header ini menunjukkan  identitas SOP.

B. Latar Belakang dan Tujuan

1. Memberikan pedoman kebijakan, alur dan prosedur pembayaran utang cabang yang dilakukan oleh kantor pusat.
2. Pengelolaan keuangan diatur secara terpusat agar alokasi dana cabang dapat diatur sesuai kebutuhan sehingga tidak terjadi defisit cash flow yang berarti.
3. Seluruh pembayaran utang dan penggunaan biaya dapat dikonrol dengan baik.

C. Ruang Lingkup

Prosedur ini dimulai sejak diterimanya surat permohonan pembayaran utang dari cabang dan berakhir setelah dikirimnya pemberitahuan pelunasan utang oleh kantor pusat ke cabang.

D, Pihak-pihak yang terlibat penerapan SOP:

1. Kepala Akuntansi Cabang
2. Kepala Cabang
3. Bagian Keuangan Kantor pusat
4. Bagian Akuntansi Kantor pusat
5. Manajer Akuntansi
6. Manajer Keuangan
7. GM Akuntansi dan Keuangan
8. Direksi

E. Dokumen yang dipergunakan:

1. Daftar Permohonan Pembayaran Utang
2. Surat Permohonan Pembayaran Utang
3. Bukti Keluar Bank
4. Aplikasi Transfer ke Bank
5. Bilyet Giro atau Cek.

F. Disposisi

Bagian ini berisi tentang siapa saja yang bertanggung jawab membuat, memeriksa dan menyetujui SOP Pembayaran Utang Usaha. Lengkap dengan nama, jabatan dan tanda tangan.

Halaman #02:

A. Prosedur Pelaksanaan:

1. Kepala Akuntansi Cabang membuat daftar permohonan pembayaran utang dan surat permohonan pembayaran utang yang ditandatangani kepala cabang.
2. Bagian Keuangan Kantor Pusat memproses daftar permogonan pembayaran utang yang dikirim oleh cabang dan membuat bukti keluar bank (BKB).
3. Bukti keluar bank (BKB) diverifikasi oleh bagian akuntansi.
4. BKB yang telah diverifikasi kemudian diparaf oleh manajer akuntansi, manajer keuangan dan GM Akuntansi Keuangan ( proses ini tergantung skala perusahaan)
5. Berdasarkan BKB yang telah diverifikasi dan disetujui untuk dibayarkan, kemudian bagian keuangan membuat aplikasi transfer dan bilyet giro.
6. Bilyet giro ditandatangi oleh 2 (dua) orang direksi kemudian bagian keuangan melakukan proses transfer bank.
7. Aplikasi transfer yang telah divalidasi bank dikirim ke cabang sebagai bukti pembayaran.

Halaman #03:

Halaman ketiga ini memuat penjelasan prosedur pelaksanaan SOP Pembayaran Utang Usaha melalui diagram alir (flow chart).

Perhatikan, format flow chart SOP Pembayaran kewajiban berikut ini:

Dari diagram alir di atas, kita dapat melihat bahwa proses pembayaran hutang dimulai dari permintaan dari kantor cabang untuk bayar hutang. Dalam hal bagian akuntansi cabang yang mengajukan permohonan tersebut.

Selanjutnya bagian keuangan kantor pusat akan memproses permintaan pembayaran hutang kantor cabang. Dan menyiapkan Bukti Keluar Bank (BKB).

Bagian akuntansi dan keuangan kantor pusat akan melakukan verifikasi terhadap permintaan pembayaran hutang/utang kantor cabang tersebut.

Bila permintaan pembayaran account payable tersebut disetujui, bagian kuangan kantor pusat akan membuat aplikasi transfer atau Giro dan mengajukan ke Direksi.

Bila Direksi setuju, proses selanjutnya adalah dengan melakukan proses pembayaran dengan transfer bank atau giro, dan mengirimkan bukti pembayaran tersebut ke kantor cabang.

Selanjutnya, bagian akuntansi kantor cabang akan men-dokumentasikan bukti pembayaran yang sudah divalidasi bank tersebut.

 

B: Contoh SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang

Bila ketiga halaman SOP Pembayaran Utang Usaha Kantor Cabang disatukan secara utuh, maka akan terbentuk sebuah format SOP yang siap di-implementasikan.

Dan format SOP Pembayaran Kewajiban Kantor Cabang secara lengkap adalah seperti berikut ini:

Contoh Halaman #1:

 

Halaman #2:

 

Halaman #3:

 

C: Video Bisnis Modal Utang vs Tanpa Utang

Untuk menambah wawasan dan barangkali bisa memunculkan berbagai inspirasi tentang utang usaha, berikut ini saya sajikan video pendeknya….

Bagaimana menurut Anda?

 

05: Kesimpulan

Utang atau hutang timbul karena transaksi pembelian. Pembelian bahan baku dan bahan penolong. Pembelian persediaan barang dagangan atau pun Pembelian aktiva tetap.

Hutang usaha akan berpengaruh terhadap operasi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan harus mengelola account payable ini dengan baik, oanpa manajemen utang yang baik, perusahaan bisa oleng, bahkan bangkrut.

So, keberadaan standar operasional prosedur utang usaha adalah suatu keharusan bagi perusahaan, dan jika Anda ingin mendalami contoh-contoh SOP Perusahaan lainnya lengkap dengan perangkat-perangkat implementasinya di lapangan, langsung saja ke: SOP Keuangan dan Accounting Tools Sederhana Bermanfaat.

Demikian pembahasan tentang cara membuat SOP pembayaran kewajiban atau account payable, baik utang kantor pusat dan cabang.

Moga bisa menjadi referensi bagi penyusunan SOP pembayaran utang usaha di perusahaan Anda. Semoga bermanfaat. Terima kasih *****

Note:
Boleh mengutip atau mengcopy paste materi ini, tapi sebutkan sumber linknya, jangan mngcopy secara brutal dan diunggah lagi ke internet. Thanks