Cara Meminimalkan ‘Penggelapan’ melalui Pengawasan Kas yang Disiplin




Pengertian Kas

Pengertian kas  adalah suatu alat penukaran dan juga dipakai sebagai ukuran dalam akuntansi. Di laporan keuangan yaitu di neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti yang paling sering berubah.

Hampir pada setiap transaksi dengan pihak luar selalu mempengaruhi kas.

Kas adalah aktiva yang tidak produktif oleh karena itu harus dijaga supaya jumlah kas tidak terlalu besar sehingga tidak ada  “idle cash”.

Daya beli uang bisa berunbah-ubah bisa naik dan turun namun kenaikan atau penurunan daya beli ini tidak akan mengakibatkan penilaian kembali terhadap kas.

Susunan Komposisi Kas

Menurut pengertian akuntansi, yang termasuk dalam kas adalah alat penukaran yang dapat diterima untuk pelunasan utang dan dapat diterima sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya.

Demikian dengan juga simpanan dalam bank atau tempat-tempat lain yang dapat diambil sewaktu-waktu.

Kas terdiri dari :

  • Uang kertas;
  • Uang logam;
  • Check yang belum disetorkan;
  • Simpanan dalam bentuk giro atau bilyet;
  • Traveller’s checks;
  • Cashier’s checks;
  • Bank draft dan money order.

Bagaimana dengan dengan wesel tagih, perangko, check mundur dan surat berharga seperti saham dan obligasi?

Bukankah itu bisa dijadikan pembayaran?

Yuk kita teliti satu per satu….

Untuk dapat digolongkan sebagai kas  biasanya dibatasi dengan “diterima sebagai setoran yang oleh bank dengan nilai nominal”.

Sehingga elemen-elemen yang tidak diterima sebagai setoran oleh bank dengan nilai nominal tidak dikelompokkan dalam kas.

Jika ada wesel tagih yang diserahkan ke bank untuk ditagihkan, maka wesel tagih ini tetap dicatat sebagai piutang wesel sampai dilunasi oleh yang membuat wesel.

Tentang piutang wesel silahkan baca juga : Piutang Wesel

Seringkali perangko dapat digunakan untuk pembayaran yang jumlahnya kecil, tapi perangko tidak akan diterima sebagai setoran oleh bank, oleh karena itu perangko bukan kas.

Check  mundur (post dated checks) tetap dicatat sebagai piutang sampai tanggal di mana check tadi dapat diuangkan.

DI sini serng ditemui check mundur yang diterima, dipakai untuk membayar pada pihak lain.

Dalam kondisi seperti ini, check mundur dicatat dalam rekening check mundur yang termasuk dalam kelompok piutang.

Artikel mengenai piutang yang disarankan untuk dibaca juga : Pengelolaan Piutang.Usaha

Surat-surat berharga seperti saham-saham dan obligasi bisa segera dijual dan menjadi uang tunai, tapi sebelum dijual, surat-surat berharga tersebut tidak termasuk dalam kelompok kas.

Simpanan dalam bank-bank di luar negeri menimbulkan suatu masalah khusus karena mata uang yang berbeda. Oleh karena itu simpanan di bank luar  negeri harus dikurs-kan dalam rupiah.

Seringkali simpanan-simpanan di bank luar negeri tidak dapat diambil sewaktu-waktu, sehingga dalam laporan neraca simpanan tersebut akan dilaporkan terpisah.

Uang kas yang dibatasi penggunaannya, biasanya dalam bentuk dana biasanya tidak dimasukkan dalam kas tapi dilaporkan terpisah sebagai dana.

Jika penggunaannya masih dalam waktu satu tahun, maka termasuk dalam kelompok aktiva lancar, tapi jika tidak dapat digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran dalam waktu satu tahun, maka dilaporkan dalam kelompok aktiva tidak lancar.

Kas kecil dan kas yang ada di cabang-cabang tetap termasuk dalam kas karena memenuhi batasan-batasan di atas.

Check-check yang sudah ditulis tetapi belum diserahkan kepada orang yang dibayar tidak dikeluarkan  dari kas.

Apabila pada waktu menulis check sudah dikreditkan ke rekening kas maka pada akhir periode jika checknya belum diserahkan, dibuat jurnal untuk men-debit rekening kas.

Pengawasan Kas yang Disiplin

Kas memiliki sifat yang sangat mudah untuk dipindahtangankan dan tidak dapat dibuktikan pemiliknya, maka kas mudah digelapkan.

Dengan alasan seperti itu maka perlu diadakan pengawasan yang ketat terhadap kas.           

Pada umumnya sistem pengawasan intern terhadap kas akan memisahkan fungsi-fungsi penyimpanan, pelaksana dan pencatatan.

Tanpa adanya pemisahan fungsi seperti itu maka akan mudah terjadinya penggelapan terhadap kas.

Sistem pengawasan kas antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya berbeda-beda. Biasanya tergantung pada bentuk dan jenis perusahaannya.

Namun ada dasar-dasar yang bisa digunakan sebagai pedoman untuk melakukan pengawasan intern terhadap kas, yaitu :

Pedoman #1. Penerimaan Uang

Penerimaan uang dalam suatu perusahaan bisa berasal dari beberapa sumber antara lain dari penjualan tunai, pelunasan piutang dan pinjaman.

Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan antara lain ;

  1. Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dan setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.
  1. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.
  1. Diadakan pengawasan yang ketat dan disiplin terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas. Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.

Pedoman #2. Pengeluaran Uang

Perusahaan mengeluarkan dana atau uang untuk membayar bermacam-macam transaksi.

Apabila pengawasan tidak dijalankan dengan ketat, seringkali jumlah pengeluaran diperbesar dan selisihnya digelapkan.

Berikut ini beberapa prosedur pengawasan yang sebaiknya dijalankan:

  1. Semua pengeluaran uang menggunakan check, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
  2. Tentukan jumlah kas kecil dan diawasi penggunaannya dengan ketat.
    Materi tentang kas kecil dan metode pengelolaannya, silahkan baca di artikel ini : Metode Pengelolaan Kas Kecil.
  3. Penulisan check hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti (dokumen-dokumen) yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.
  4. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis check, yang menandatangani check dan yang mencatat pengeluaran kas.
  5. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak perlu.
  6. Diadakan cash opname secara rutin misalnya setiap minggu

Contoh format cash opname seperti ini :

cash opname

 

Prosedur lain yang bisa diterapkan adalah dengan mengharuskan membuat laporan kas harian.

Contoh bentuk laporan kas adalah sebagai berikut :

contoh laporan kas harian

Dengan ditetapkannya prosedur pengawasan intern terhadap kas seperti di atas sebagai konsekuensinya akan timbul beberapa permasalahan yaitu mengenai pengelolaan kas kecil dan karena adanya rekening giro bank.

Maka setiap periode perlu diadakan rekonsiliasi antara saldo kas dengan saldo menurut laporan bank.

Dan solusi untuk kedua permasalahan yang timbul tersebut, saya sudah membahasnya dalam dua artikel yaitu :

  1. Rekonsiliasi Bank
  2. Metode Pengelolaan Kas Kecil

Saya sarankan untuk membaca juga kedua artikel tersebut, agar pemahaman Anda tentang pengertian kas, metode pengelolaan kas kecil dan rekonsiliasi bank semakin mumpuni.

***

4 Komentar

  1. intinya yang dimaksud kas itu adalah semua elemen yang bisa diterima sebagai sebuah setoran oleh bank dengan nilai nominal ya mas

Komentar ditutup.