Begini Cara Mudah dan Praktis Membuat Neraca Lajur dengan Microsoft Excel

Neraca Lajur atau kertas kerja dibuat untuk memudahkan pekerjaan menyusun Laporan Keuangan.

Neraca lajur / kertas kerja ini digunakan untuk mengumpulkan dan merangkum data-data yang digunakan untuk membuat laporan keuangan.

Neraca lajur ini merupakan accounting tools yang sangat berguna, tapi bukan bagian dari pencatatan akuntansi.

Setelah membuat neraca lajur ini, selanjutnya bisa disusun laporan keuangan dengan memindahkan kolom-kolom yang ada di neraca lajur.

Selain itu neraca lajur ini memungkinkan perusahaan menyusun laporan keuangan jangka pendek seperti bulanan, triwulan, kuartalan, atau enam bulanan.

Penyusunan neraca lajur adalah salah satu proses dari siklus akuntansi. Dimulai dari analisis dan pencatatan transaksi-transaksi ke dalam jurnal umum atau jurnal khusus.

Penyusunan neraca lajur dimulai dengan menyusun neraca saldo, yaitu daftar saldo rekening-rekening dari buku besar.

Neraca saldo ini disusun setelah semua transaksi di jurnal sesuai dengan nomor akunnya, sehingga saldo akhir dari setiap akun sudah diketahui.

Untuk memudahkan pekerjaan, biasanya dalam satu neraca lajur terdiri dari beberapa kolom.

Misalnya kolom neraca saldo, kolom untuk jurnal penyesuaian, kolom neraca saldo sesudah penyesuaian, kolom laba rugi dan neraca.

Tidak ada keharusan dalam menentukan jumlah kolom, semua kembali kepada kondisi dan kebutuhan perusahaan.

Perhatikan contohnya seperti berikut ini:

neraca lajur / kertas kerja
contoh neraca lajur lengkap

Neraca lajur di atas merupakan rangkuman ayat jurnal penyesuaian dan saldo akun untuk laporan keuangan. Selain itu berfungsi sebagai alat bantu untuk menganalisis proses penyesuaian.

Untuk perusahaan kecil (UKM) dengan jumlah akun dan penyesuaian sedikit, neraja lajur mungkin tidak diperlukan. Laporan keuangan dapat langsung dibuat langsung dari daftar saldo yang sudah disesuaikan.

Dan dalam artikel ini blog Manajemen Keuangan akan menjelaskan dan memberikan panduan atau tutorial bagaimana menyiapkan dan membuat neraca lajur dengan menggunakan Rumus Excel.

 

Langkah Membuat Neraca Lajur dengan Excel

langkah-langkah membuat neraca lajur

Panduan ini bisa langsung diterapkan dan hasilnya juga bisa langsung digunakan untuk menyusun laporan keuangan, jadi bukan teori doang 🙂

Penyusunan neraca lajur ini biasanya tidak digunakan untuk perusahaan yang sudah menggunakan software/aplikasi akuntansi.

Langkah-langkah menyusun neraca lajur :

1. Membuat Tabel Neraca Lajur

Langkah pertama membuat neraca lajur adalah dengan membuat tabel Excel dengan jumlah kolom dan baris (row) sesuai dengan yang dibutuhkan. Dalam membuat kolom ini tidak ada ketentuan.

Bisa 8 (delapan), 10 (sepuluh), atau 12 (dua belas) kolom.

Seperti contoh bentuk neraca lajur di atas terdiri dari 12 kolom, yaitu nomor rekening, nama rekening, neraca dengan saldo debit kredit, jurnal penyesuaian dengan sisi debit kredit, neraca saldo sesudah penyesuaian dengan kolom debit kredit,  laba rugi, dan neraca akhir.

Jumlah kolom ini disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

 

2. Masukkan Elemen-elemen Neraca Lajur

Kolom-kolom yang sudah dibuat pada langkah pertama, selanjutnya diisi dengan elemen-elemen yang dibutuhkan dalam neraca lajur sekaligus dibuatkan rumus excel-nya.

cara membuat kertas kerja

Element-elemen neraca lajur tersebut antara lain:

Kolom Kode Rekening/Akun

Untuk membantu mempermudah penyusunan neraca lajur, buatlah satu tabel yang berisi daftar akun-yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan.

Perhatikan contohnya seperti ini:

tabel daftar akun

Isi kolom nomor akun dan nama akun dengan mengambil data dari tabel daftar akun.

Untuk kolom nomor akun bisa dibuatkan list nomor akun, sehingga user tinggal memilih nomor akun caranya seperti ini :

Pilih menu DATA –> Data Validation –> Data Validation –> isi seperti ini :

data validation-fungsi excel

Allow : isi dengan List

Source : ambil data dari tabel daftar akun dengan rumus excel :

=Akun!$A$2:$A$53

Maksud dari rumus di atas adalah, mengambil data dari  sheet akun pada kolom A2 sampai A53.

Salin ke bawah sampai nomor akun terakhit.

 

Kolom Nama Rekening/akun

Kolom ini di-isi dengan nama-nama rekening yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan. Kita tidak perlu mengetik satu per satu nama rekening tersebut, namun menggunakan rumus excel untuk mengambil nama-nama rekening di tabel daftar rekening/akun.

Cara  mengambil datanya adalah sebagai berikut :

Letakkan kursor di sel B6 (sel paling atas kolom nama rekening) , kemudian tuliskan rumus excel seperti ini :

=VLOOKUP(A6;Akun!A1:B52;2;FALSE)

rumus excel vlookup

Artinya : Dengan acuan/patokan sel A6, kita akan mengambil data dari sheet Akun kolom A1 sampai B52. Kolom tersebut merupakan kolom kedua dari tabel daftar rekening.

Kemudian salin rumus excel tersebut ke bawah sampai nama rekening terakhir.

 

Kolom Neraca Saldo

Kolom ini di-isi dengan saldo rekening-rekening dari buku besar. Kolom ini juga disebut dengan kolom daftar saldo yang belum disesuaikan.

Untuk membuat kolom neraca saldo yang belum disesuaikan ini, langsung saja masukkan daftar saldo yang belum disesuiakan ke kolom kertas kerja ini.

Masukkan sesuai dengan posisinya. Bila saldo rekening di sisi Debit maka letakkan di kolom Debit. Bila saldo rekening di sisi Kredit maka letakkan di kolom Kredit.

Jumlah kolom Debit dan kolom Kredit HARUS SAMA.

Cara mengisi data saldo rekening di neraca saldo adalah sebagai berikut :

Letakkan kursor di sel paling atas pada Neraca Saldo kolom Debit, lalu tuliskan rumus excel seperti ini :

=IF(‘Neraca Saldo 2’!C2>0;VLOOKUP(‘Neraca Lajur’!A6;’Neraca Saldo 2′!$A$2:$C$53;3;FALSE);0)

neraca saldo

Artinya : jika di kolom Debit pada sheet Neraca Saldo nilainya lebih besar dari nol alias positif maka ambil data dari tabel di sheet Neraca Saldo dengan acuan/patokan sel A6 (kode akun) dari sel A2 sampai C53.

Untuk mengisi kolom kredit, caranya sama dengan mengisi kolom debit namun data yang diambil adalah saldo di sisi kredit pada neraca saldo.

Untuk memastikan kebenaran pengisian data adalah dengan menjumlahkan kolom debit dan kredit, jika jumlahnya sama maka pengisian data sudah benar.

 

Kolom Jurnal Penyesuaian

kolom jurnal penyesuaian

Kolom jurnal penyesuaian di-isi dengan transaksi-transaksi yang memerlukan penyesuaian, seperti bahan habis pakai, asuransi dibayar di muka, sewa diterima di muka, akruan pendapatan, dan penyusutan.

Selain itu, kolom penyesuaian akan membantu dalam menemukan ayat-ayat jurnal yang harus dicatat ke dalam jurnal.

Biasanya dalam memasukkan penyesuaian sesuai urutan saat data disiapkan. Jika nama akun yang akan disesuaikan tidak muncul di daftar saldo, maka akun tersebut harus dimasukkan ke dalam kolom nama akun, di bawah jumlah saldo , jika diperlukan.

Untuk mengisi kolom ini tidak diperlukan rumus Excel, yang diperlukan adalah kemampuan membuat jurnal akuntansi.

Bila Anda belum mahir atau ingin belajar bagaimana cara membuat jurnal, baca artikel ini : Begini Cara Membuat Jurnal Akuntansi yang Benar, Simpel, Cepat dan Akurat

Setelah membaca dan mempraktekkan panduan di artikel tersebut dijamin 99% tidak akan salah dalam menjurnal sebuah transaksi.

Di kolom jurnal penyesuaian ini, jumlah sisi debit harus sama dengan jumlah di sisi kredit.

 

Kolom Neraca Saldo Setelah Penyesuaian

kolom neraca saldo setelah disesuaikan

Kolom ini di-isi dengan hasil penjumlahan yang berasal dari neraca saldo ditambah atau dikurangi jumlah pada kolom penyesuaian.

Jadi data penyesuaian ditambahkan ke atau dikurangkan dari jumlah dalam kolom daftar saldo yang belum disesuaikan.

Jumlah yang disesuaikan kemudian ditempatkan di kolom daftar saldo yang sudah disesuaikan.

Dengan prosedur yang sama terus dilakukan sampai semua saldo akan ditempatkan ke kolom daftar saldo yang disesuaikan.

Jumlahkan kolom daftar saldo yang disesuaikan untuk memastikan kesamaan debit dan kredit.

Cara membuat rumus Excel di kolom daftar saldo yang disesuaikan adalah sebagai berikut :

Letakkan kursor di baris paling atas dari kolom Neraca Saldo Setelah Penyesuaian, kemudian tuliskan rumus excel berikut ini :

=IF(OR(C6+E6-F6<0;D6<>0);0;C6+E6-F6)

neraca saldo setelah penyesuaian

 

Kolom Laba Rugi

Kolom ini di-isi dengan saldo debit dan kredit di rekening-rekening pendapatan dan biaya.

Pengisiannya adalah dengan mengambil data saldo rekening-rekening pada kolom neraca saldo sesudah penyesuaian.

Jadi neraca lajur atau kertas kerja dilengkapi dengan memindahkan jumlah daftar saldo yang disesuaikan ke kolom Laporan Laba Rugi dan Neraca.

Jumlah pendapatan dan beban dipindahkan ke kolom Laporan Laba Rugi. Jumlah aset, kewajiban, modal pemilik dan prive dipindahkan ke kolom Neraca.

Setelah semua saldo ditempatkan di empat kolom laporan keuangan, jumlahkan semua kolom ini.

Selisih antara jumlah kedua kolom Laporan Laba Rugi adalah jumlah LABA atau RUGI bersih untuk periode tersebut.

Begitu juga sebaliknya, selisih antara jumlah kedua kolom Neraca merupakan jumlah laba bersih atau rugi bersih untuk periode tersebut.

Jika jumlah kolom kredit Laporan Laba Rugi (menunjukkan jumlah pendapatan) lebih besar dari jumlah kolom debit Laporan Laba Rugi (menunjukkan jumlah beban), selisihnya merupakan laba bersih.

Jika jumlah kolom debit Laporan Laba Rugi lebih besar dari jumlah kolom kredit Laporan Laba Rugi, selisihnya adalah rugi bersih.

Cara pengambilan datanya dengan menggunakan rumus Excel sebagai berikut :

=IFERROR(IF(LEFT(A23;1)>”3″;$G$6:$G$57;0);””)

kolom laba rugi

 

Penjelasan rumus:

Rekening yang akan dimasukkan dalam laporan laba rugi adalah rekening yang kode rekeningnya dimulai dengan angka 4 dan 5.

Oleh karena itu, jika nomer kode rekening diawali dengan dengan 4 dan 5 maka ambil datanya di kolom neraca saldo setelah penyesuaian.

Untuk mengambil karakter pertama dari kode rekening, digunakan fungsi microsoft excel LEFT.

Selisih antara jumlah jumlah debit dengan jumlah kredit merupakan laba atau rugi perusahaan untuk periode yang bersangkutan.

Apabila jumlah kredit lebih besar daripada jumlah debit, maka selisihnya adalah laba dan sebaliknya.

 

Kolom Neraca

kolom neraca saldo setelah penyesuaian

Kolom ini berisi semua saldo rekening yang termasuk dalam elemen yang menyusun sebuah neraca yaitu aktiva, hutang dan modal.

Pengisiannya datanya diambil dari neraca saldo setelah penyesuaian.

Cara pengambilan datanya dengan menggunakan rumus Excel seperti berikut ini :

Letakkan kursor pada baris tertinggi dari kolom neraca, lalu tuliskan rumus excelnya seperti ini :

=IFERROR(IF(LEFT(A6;1)<“4″;$G$6:$G$57;0);””)

kolom neraca

 

Penjelasan rumus :

Rumus excel yang digunakan hampir sama dengan saat mengisi kolom Laba Rugi, yang membedakan adalah besar angka dari kode rekening yang dijadikan acuan.

Kalau di kolom laba rugi, nomor kode rekening yang digunakan adalah yang lebih kecil dari 4 (empat).

Selisih jumlah debit dan kredit sama dengan selisih dalam kolom laba rugi.

Bila di kolom laba rugi jumlah kredit lebih besar dari jumlah debit, maka dalam kolom neraca jumlah kolom debit akan lebih besar daripada jumlah kolom kredit.

Melengkapi pembahasan tentang neraca lajur atau kertas kerja, berikut ini saya sajikan 3 video. Video pertama berisi pengenalan mengenai neraca lajur, dan video kedua tentang cara membuat neraca lajur, dan video ketiga tentang contoh neraca lajur dan cara membuatnya.

Video 1: Pengenalan Neraca Lajur (Apa itu neraca lajur)

 

Video 2: Cara Membuat Neraca Lajur / Kerta Kerja / Worksheet

 

Video 3: Contoh Neraca Lajur

 

Kesimpulan

Jadi neraca lajur atau kertas kerja adalah rangkuman langkah langkah-langkah membuat laporan keuangan.

Anda tidak harus sama dalam menggunakan rumus-rumus Excel seperti yang digunakan dalam artikel ini.

Rumus Excel yang saya gunakan di sini menurut saya mudah dan biasa digunakan oleh banyak orang, sehingga harapan saya saat anda ingin membuat neraca lajur dengan Excel tidak mengalami kesulitan.

Jika anda masih kesulitan atau tidak ada waktu untuk membuatnya, kenapa tidak ke Accounting Tools & SOP Akuntansi Keuangan, anda tinggal pakai saja.

Terima kasih.

***

sop akuntansi keuangan powerful