Kode Akun Akuntansi bisa di-input dengan sangat mudah melalui form yang dibuat menggunakan Excel Macro atau disebut juga dengan Form Input Excel. Penggunaan form data entry akan mempermudah proses memasukkan data-data yang digunakan untuk menyusun Laporan Keuangan, seperti data akun, data aktiva tetap, data supplier, dan data customer.
Bagaimana cara membuat FORM Excel tersebut? Mari ikuti dan baca sampai kelar pembahasan beserta panduannya step-by-step berikut ini…
Membuat Form Input Kode Akun dengan Excel
A: Metode Membuat Form Input Data
Microsoft Excel menyediakan 2 (dua) metode yang bisa digunakan untuk melakukan pekerjaan pembuat form nput data tersebut, yaitu:
- Menggunakan Form yang sudah disediakan Microsoft Excel / Google Spreadsheet
- Membuat sendiri Design Form.
Masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga kita perlu memilah dan memilih sesuai dengan kebutuhan. Agar tak kelamaan dan kebanyakan basa-basi, yuk dibedah penjelasan dan caranya satu-per-satu…
B: Menggunakan Fungsi Form Excel
Kelebihan Form Excel
Cara pertama untuk membuat FORM input data entry adalah menggunakan fungsi FORM yang sudah disediakan.
Kekurangan menggunakan cara ini adalah kita tidak bisa membuat form sesuai dengan keinginan kita, sedangkan kelebihannya, kita tidak perlu susah-suah membuat:
- desain form,
- label,
- format text, dan
- command button.
Tugas kita adalah menentukan kolom-kolom tabel yang akan digunakan untuk menampung data, kemudian klik fungsi FORM, maka akan muncul form untuk memasukkan data ke tabel excel. Form di atas adalah contoh hasilnya.
Proses dan Tahap-tahap Membuat Form Input Data
Apa saja langkah-langkah untuk membuat form dengan menggunakan fungsi form yang disediakan Excel?
Berikut ini urutan prosesnya:
- Misalkan kita ingin membuat form input yang terdiri dari
- data kode
- akun,
- nama akun dan
- Laporan.
- Pertama kita membuat tabel yang terdiri dari kolom kode akun, nama akun dan laporan.
- Selanjutnya, pilih fungsi FORM di Quick Access Ribbon.
- Bila fungsi form belum ada di Ribbon Quick Access, tambahkan dari menu option – quick access lalu pilih FORM.
- Setelah muncul form input data, masukkan semua data akun dengan memilih tombol new setiap kali akan memasukkan data akun baru.
Gampang kan? yuk dilanjut….
C: Membuat Form Input Data Custom
Contoh Form Input Data Custom
Perhatikan contoh tombol form input data berikut ini:
Untuk membuat form input data seperti di atas, kita menggunakan cara atau metode kedua. Jad, untuk membuat form input data adalah dengan membuat form entry data dengan Macro Excel
Apa kelebihan dan kekurangan metode ini?
Kelebihannya adalah kita bisa membuat form dan tombol buton sesuai keinginan kita, sedangkan kekurangannya adalah bagi yang belum terbiasa mungkin terasa tidak mudah dan ribet, karena harus tahu tahu kode-kode program yang digunakan di Macro Excel. Contoh form input data yang dibuat dengan menggunakan metode kedua ini adalah seperti di atas.
Proses dan Tahap-tahap Pembuatan Form Input Data Custom
1: Merancang Bentuk Form Input Data
Bagaimana cara membuat form data entry dengan Macro Excel? Berikut ini langkah-langkah membuat form input data dengan menggunakan fungsi Macro Excel:
Langkah #1:
Buat tabel seperti contoh pertama, yaitu tabel yang terdiri dari kolom
- Kode Akun,
- Nama Akun dan
- Laporan.
Langkah #2:
Rancangan proses memasukkan data dimulai dengan meng-klik sebuah tombol yang diletakan di sebelah kanan atas dari tabel (perhatikan tabel input di atas).
Bagaimana caranya membuat dan meng-aktifkan tombol TAMBAH AKUN, sehingga saat tombol tersebut di-klik akan muncul ‘form isian data’?
Nah sekarang saatnya menggunakan Macro Excel dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Aktifkan menu DEVELOPER, kemudian pilih INSERT – pilih Command Buton.
- Bila belum ada menu Developer, caranya sama seperti menambahkan FORM, yaitu dengan meng-akses menu OPTION. Kemudian pilih menu Developer dan tambahkan di menu. Perhatikan gambar berikut:
- Selanjutnya buat tombol dan letakkan seperti gambar di atas, yaitu di sebelah kanan atas tabel.
- Untuk mengganti teks dalam tombol tersebut caranya dengan meng-klik kanan lalu pilih EDIT.
- Masukan kode program yang kita inginkan. Caranya dengan meng-klik button VIEW CODE, lalu masukkan kode berikut ini:
Private Sub CmdTambahAkun_Click()
FormAkun.Show
End Sub
Arti dari kode di atas adalah “perintah untuk menampilkan form Akun ketika tombol Tambah Akun di klik”
Langkah #3:
Setelah meng-klik tombol “tambah akun” selanjutnya akan muncul form untuk mengisi data-data yang akan dimasukkan.
Bentuk form kita sesuaikan dengan kolom-kolom yang ada di tabel akun. Namanya pun disamakan dengan nama kolom-kolom di tabel akun, sehingga bentuk form-nya adalah sebagai berikut :
Penjelasan Form: Input Akun
Dalam form di atas ada 3 label yang penamaannya sama dengan kolom-kolom tabel, yaitu
- Kode Akun,
- Nama Akun dan
- Laporan.
Untuk mempermudah peng-inputan data, kita tambahkan 2 (dua) tombol lagi, yaitu tombol ‘Simpan Akun’ dan ‘Tutup Form’.
