Optimalkan Penggunaan Excel: Panduan Praktis Membuat Form Input Data dengan 2 Langkah Mudah

Kode Akun Akuntansi bisa di-input dengan sangat mudah melalui form yang dibuat menggunakan Excel Macro atau disebut juga dengan Form Input Excel. Penggunaan form data entry akan mempermudah proses memasukkan data-data yang digunakan untuk menyusun Laporan Keuangan, seperti data akun, data aktiva tetap, data supplier, dan data customer.

Bagaimana cara membuat FORM Excel tersebut? Mari ikuti dan baca sampai kelar pembahasan beserta panduannya step-by-step berikut ini…

 

01: Membuat Form Input Kode Akun dengan Excel

membuat form input excel

A: Metode Membuat Form Input Data

Microsoft Excel menyediakan 2 (dua) metode yang bisa digunakan untuk melakukan pekerjaan pembuat form nput data tersebut, yaitu:

  1. Menggunakan Form yang sudah disediakan Microsoft Excel / Google Spreadsheet
  2. Membuat sendiri Design Form.

Masing-masing metode memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga kita perlu memilah dan memilih sesuai dengan kebutuhan. Agar tak kelamaan dan kebanyakan basa-basi, yuk dibedah penjelasan dan caranya satu-per-satu…

 

B: Menggunakan Fungsi Form Excel

Form Input Excel
Contoh form Excel

Kelebihan Form Excel

Cara pertama untuk membuat FORM input data entry adalah menggunakan fungsi FORM yang sudah disediakan.

Kekurangan menggunakan cara ini adalah kita tidak bisa membuat form sesuai dengan keinginan kita, sedangkan kelebihannya, kita tidak perlu susah-suah membuat:

  • desain form,
  • label,
  • format text, dan
  • command button.

Tugas kita adalah menentukan kolom-kolom tabel yang akan digunakan untuk menampung data, kemudian klik fungsi FORM, maka akan muncul form untuk memasukkan data ke tabel excel. Form di atas adalah contoh hasilnya.

 

Proses dan Tahap-tahap Membuat Form Input Data

Apa saja langkah-langkah untuk membuat form dengan menggunakan fungsi form yang disediakan Excel?

Berikut ini urutan prosesnya:

  • Misalkan kita ingin membuat form input yang terdiri dari
    • data kode
    • akun,
    • nama akun dan
    • Laporan.
  • Pertama kita membuat tabel yang terdiri dari kolom kode akun, nama akun dan laporan.
  • Selanjutnya, pilih fungsi FORM di Quick Access Ribbon.
  • Bila fungsi form belum ada di Ribbon Quick Access, tambahkan dari menu option –  quick access lalu pilih FORM.
  • Setelah muncul form input data, masukkan semua data akun dengan memilih tombol new setiap kali akan memasukkan data akun baru.

Gampang kan? yuk dilanjut….

 

C: Membuat Form Input Data Custom

Contoh Form Input Data Custom

Perhatikan contoh tombol form input data berikut ini:

form input data macro excel
Contoh from input data Macro Excel

Untuk membuat form input data seperti di atas, kita menggunakan cara atau metode kedua. Jad, untuk membuat form input data adalah dengan membuat form entry data dengan Macro Excel

Apa kelebihan dan kekurangan metode ini?

Kelebihannya adalah kita bisa membuat form dan tombol buton sesuai keinginan kita, sedangkan kekurangannya adalah bagi yang belum terbiasa mungkin terasa tidak mudah dan ribet, karena harus tahu tahu kode-kode program yang digunakan di Macro Excel. Contoh form input data yang dibuat dengan menggunakan metode kedua ini adalah seperti di atas.

 

Proses dan Tahap-tahap Pembuatan Form Input Data Custom

1: Merancang Bentuk Form Input Data

Bagaimana cara membuat form data entry dengan Macro Excel? Berikut ini langkah-langkah membuat form input data dengan menggunakan fungsi Macro Excel:

Langkah #1:

Buat tabel seperti contoh pertama, yaitu tabel yang terdiri dari kolom

  1. Kode Akun,
  2. Nama Akun dan
  3. Laporan.

Langkah #2:

Rancangan proses memasukkan data dimulai dengan meng-klik sebuah tombol yang diletakan di sebelah kanan atas dari tabel (perhatikan tabel input di atas).

Bagaimana caranya membuat dan meng-aktifkan tombol TAMBAH AKUN, sehingga saat tombol tersebut di-klik akan muncul ‘form isian data’?

Nah sekarang saatnya menggunakan Macro Excel dengan langkah-langkah sebagai berikut:

  • Aktifkan menu DEVELOPER, kemudian pilih INSERT – pilih Command Buton.
  • Bila belum ada menu Developer, caranya sama seperti menambahkan FORM, yaitu dengan meng-akses menu OPTION. Kemudian pilih menu Developer dan tambahkan di menu. Perhatikan gambar berikut:
form input Excel
form input kode akun – membuat tombol command button
  • Selanjutnya buat tombol dan letakkan seperti gambar di atas, yaitu di sebelah kanan atas tabel.
  • Untuk mengganti teks dalam tombol tersebut caranya dengan meng-klik kanan lalu pilih EDIT.
  • Masukan kode program yang kita inginkan.  Caranya dengan meng-klik button VIEW CODE, lalu masukkan kode berikut ini:

Private Sub CmdTambahAkun_Click()
FormAkun.Show
End Sub

Arti dari kode di atas adalah “perintah untuk menampilkan form Akun ketika tombol Tambah Akun di klik

Langkah #3:

Setelah meng-klik tombol “tambah akun” selanjutnya akan muncul form untuk mengisi data-data yang akan dimasukkan.

Bentuk form kita sesuaikan dengan kolom-kolom yang ada di tabel akun. Namanya pun disamakan dengan nama kolom-kolom di tabel akun, sehingga bentuk form-nya adalah sebagai berikut :

Form Input Kode Akun
Contoh: Form input Kode Akun

Penjelasan Form: Input Akun

Dalam form di atas ada 3 label yang penamaannya sama dengan kolom-kolom tabel, yaitu

  1. Kode Akun,
  2. Nama Akun dan
  3. Laporan.

Untuk mempermudah peng-inputan data, kita tambahkan 2 (dua) tombol lagi, yaitu tombol ‘Simpan Akun’ dan ‘Tutup Form’.

 

2: Membuat FORM Input Akun dengan Macro

Bagaimana cara membuat Form Input Akun tersebut? Langkah dan cara mudah membuat Form Input Akun tersebut adalah sebagai berikut:

Langkah #1: 

Aktifkan menu Developer, dari dalam grup Code klik tombol Visual Basic. Setelah jendela Microsoft Visual Basic for Applications ditampilkan, klik menu INSERT dan pilih UserForm.

Cara membuat form input kode akun
Langkah #1: membuat form input kode akun

Langkah #2:

Tambahkan 4 (empat) komponen LABEL, yaitu: 3 (tiga) komponen TEXTBOX dan 2 (dua) komponen CommandButon ke dalam form. Selanjutnya atur posisi komponen sehingga seperti gambar Form Input Akun di atas. Caranya? Perhatikan tampilan berikut ini:

membuat form input kode akun
Langkah 2 – membuat form input kode akun

Langkah #3:

Selanjutnya merubah text UserForm1 agar sesuai dengan keinginan kita. Caranya klik menu View, pilih Properties Window. Sesuaikan dengan kebutuhan dan tampilan yang diinginkan. Kita bisa mengatur jenis, ukuran dan warna huruf dan pengaturan lain sesuai keingin kita.

Cara membuat form input data
Langkah 3 – membuat form input kode akun

Langkah #4:

Ganti (name) menjadi FormAkun dan caption diganti menjadi Form Input Akun

membuat form input Excel
Langkah 4 – membuat form input kode akun

Langkah #5.:

Selanjutnya klik Label1 kemudian atur properties-nya. Ganti Caption-nya menjadi Akun.

membuat form input data Excel
langkah 5 – membuat form input kode akun

Langkah #6.:

Ikuti langkah (d) dan (e) untuk mengatur komponen lain, yaitu Label2, Label3, Label4, TextBox1, TextBox2, TextBox3, CommandButton1, CommandButon2. Data-data utama pengaturannya adalah seperti tabel di bawah ini :

membuat form input Excel
langkah 6 – membuat form input kode akun

Langkah #7:

Setelah selesai, maka penampilan lengkapnya seperti ini :

cara membuat form input data
langkah 7 – membuat form input data

Langkah #8.:

Sekarang waktunya untuk menulis kode-kode program-nya.

  1. Double klik tombol
  2. Simpan Akun
  3. kemudian tuliskan kode program dibawah ini.

Private Sub CmdSimpan_Click()
1. Sheets(“Akun”).Activate
2. Unprotect Password:=”open”
3. Dim Baris As Long
4. Baris = WorksheetFunction.CountA(Range(“B:B”)) + 5
5. Cells(Baris, 2).Value = TxtKodeAkun.Value
6. Cells(Baris, 3).Value = TxtNamaAkun.Value
7. Cells(Baris, 4).Value = TxtLaporan.Value
8. TxtKodeAkun.Value = “”
9. TxtNamaAkun.Value = “”
10. TxtLaporan.Value = “”
11. Worksheets(“Akun”).Sort.SortFields.Add Key:=Range(“B10”), _ SortOn:=xlSortOnValues, Order:=xlAscending,
DataOption:=xlSortNormal
12. With ActiveWorkbook.Worksheets(“Akun”).Sort
13. .SetRange Range(“B10:D80”)
14. .Header = xlNo
15.
.MatchCase = False
16.
.Orientation = xlTopToBottom
17.
.SortMethod = xlPinYin
18.
.Apply
19.
End With
20.
ActiveSheet.Protect Password:=”open”
21.
ActiveWorkbook.Save
End Sub

Penjelasan barisan koding di atas:

Bagi sebagian dari kita (sebagai orang accounting keuangan) mungkin belum terbiasa dengan kode-kode program seperti itu. So, tenang saja, ini penjelasan per barisnya, mohon perhatikan dengan fokus, biar gak bolak-balik nanya 🙂

1: Baris 1 – 2 :

Mengaktifkan sheet akun, kemudian membuka proteksi sheet dengan kode password : open.

2: Baris 3 – 7 :

  • Membuat variabel Baris dengan tipe : Long,
  • Kemudian mengisi variabel baris dengan alamat sel kosong,
  • Selanjutnya mengisi sel kosong pada:
    • kolom kedua dengan nilai pada TxtKodeAkun,
    • kolom ketiga dengan nilai pada TxtNamaAkun dan
    • kolom ke-empat dengan nilai pada TxtLaporan.

3: Baris 8 – 10 :

Mengosongkan nilai pada komponen TxtKodeAkun, TxtNamaAkun dan TxtLaporan.

4: Baris 11 -19 :

Mengurutkan nilai pada kolom B, mulai dari urutan terkecil ke urutan yang terbesar.

5: Baris 20 – 21 :

Memproteksi kembali sheet Akun dengan kode password ‘open’ kemudian menyimpan workbook.

Bagaimana, jelas ya? okay, dilanjutkan ya…

Langkah #9:

Kembali ke FormAkun, double klik tombol Tutup Form, kemudian tulisan kode seperti berikut ini:

Private Sub CmdTutup_Click()
Unload FormAkun
End Sub

Arti dari kode tersebut adalah ‘perintah untuk menutup form Akun ketika tombol Tutup Form di klik

Tutup Microsoft Visual Basic for Application lalu kembali ke lembar kerja Excel.

 

02: Praktek Memasukkan dan Input Data Kode Akun

akuntansi tabungan adalah

A: Lakukan Tes Input Data

Metode terbaik untuk belajar memahami dan ahli dalam suatu bidang adalah mempraktikkannya, bukan cuma ngomong doang, alias ‘jualan abab doang‘ 🙂 apalagi cuman jadi generasi strawberry yang bisanya cuma “nyadong ama nyokab bokab” “nggak gue banget” 🙂

Kembali ke materi penting ini….

Setelah menyelesaikan proses pembuatan form Excel, kini saatnya untuk menge-tes form tersebut, apakah berfungsi dengan baik atau tidak.

Mari segera dimulai…

Untuk meng-test apakah form input data excel yang telah kita buat bisa berfungsi atau tidak adalah dengan melakukan input data. Kita akan coba memasukkan data akun KAS ke form input data Excel yang sudah dibuat.

 

B: Proses Input Data

Bagaimana cara menginput data-data ke dalam form input Excel? Perhatikan proses langkah demi langkahnya berikut ini:

  1. Klik tombol ‘Tambah Akun’ maka akan muncul form isian data.
  2. Masukkan/Input data-data sebagai berikut :
    • Kode Akun : 1-1100
    • Nama akun : Kas
    • Laporan : Neraca (Laporan Posisi Keuangan)
  3. Kemudian klik ‘Simpan Akun
Tes input akun kas
Tes input akun kas ke dalam form input data excel

Dan hasilnya……

Data akun kas otomatis masuk dalam tabel akun seperti ini :

Hasil input akun kas
Contoh hasil input akun kas

Dan kalau belum yakin, mending nyoba dulu, ntar kamu akan tahu hasilnya, bukan omdo alias omong doang 🙂

Perlu dipahami, bahwa cara ini bisa juga digunakan untuk menambahkan akun-akun lain, misalnya saat ada perubahan harga, sehingga perlu penambahan rekening baru.

 

C: Video Tutorial Membuat Entry Data Form Excel

Dan untuk menyegarkan ingatan serta menambah wawasan dan pengetahuan, yuk saksikan penjelasannya dalam video tutorial membuat form input Excel berikut ini…

Piye bro, makin jelas atau malah ambyar 🙂 🙂

 

03: Kesimpulan

Bila kita mau meng-explore fitur-fitur yang tersedia di Microsoft Excel, maka banyak fitur-fitur yang bisa digunakan.

Salah satunya untuk membantu dalam pekerjaan sehari-hari bidang akuntansi, keuangan, dan manajemen keuangan, dan akan sangat membantu dalam proses membuat dan menyusun Laporan Keuangan Excel, antara lain:

  1. Laporan Laba Rugi,
  2. Laporan Posisi Keuangan/Neraca,
  3. Statement of Changes in Equity atau Laporan Perubahan Ekuitas,
  4. Laporan Arus Kas dan
  5. Catatan atas Laporan Keuangan.

__

Salah satu yang sudah bahas adalah sebagai alat bantu untuk membuat FORM INPUT DATA. Penerapan fungsi-fungsi lainnya seperti untuk membuat:

  1. Template perhitungan PPh 21
  2. Template perhitungan nilai penyusutan aktiva tetap
  3.  Form penyusunan budget proyek
  4. Template laporan proyek (budget vs realisasi)
  5. Template analisis Laporan Keuangan

Dan kalau kamu males membuat form dan 5 template excel tersebut, order aja SOP lengkap dengan accounting tools-nya.

Demikian yang dapat saya sampaikan tentang cara memasukkan data akun dengan menggunakan form yang dibuat dengan Macro Excel. Terima kasih dan semoga ada guna dan manfaatnya.*****

Note:
Mohon disebutkan dan sertakan sumbernya apabila mengutip artikel ini ya bro. Makasih.

Manajemen Keuangan Profil

Profesional lulusan ekonomi yang menekuni ERP (SAP), Accounting Software, Business Analyst dan berbagi pengalaman pekerjaan Finance & Accounting.