Cara Praktis Menyusun SOP (Standard Operating Procedure)

Standard operating procedure

Standard operating procedure

Perusahaan akan bisa terus eksis dalam persaingan global yang tidak lagi dibatasi oleh wilayah bila melakukan tata kelola yang baik.

Tata kelola yang baik akan dapat dicapai bila dijalankan sesuai dengan PROSEDUR yang berlaku serta dilaksanakan secara konsisten dan disiplin.

PROSEDUR – prosedur tersebut merupakan dokumen yang berisi panduan bagaimana MELAKUKAN suatu pekerjaan atau juga menggambarkan serangkaian instruksi yang harus dilakukan, atau dikenal dengan sebuah istilah SOP (Standard Operating Procedure).

Penyusunan SOP

Pemetaan proses bisnis (Business Process Maping) dan faktor-faktor pekerjaan yang membutuhkan SOP merupakan tahap awal untuk penyusunan dan penerapan SOP. Proses adalah serangkaian kegiatan yang merubah input menjadi output.

Sedangkan pemetaan proses bisnis adalah gambaran yang menjelaskan bagaimana langkah-langkah perusahaan menyelesaikan atau memproses bisnisnya.

Untuk menyusun SOP diperlukan komitmen menyeluruh dari seluruh elemen di perusahaan, instansi ataupun organisasi.

Kebutuhan akan proses yang lebih rapi, teratur, terdokumentasi, dan disiplin menjadi kebutuhan semua elemen perusahaan, tidak hanya pada elemen tertentu saja.

Ada sebuah ungkapan :

Letakkan segala sesuatu pada tempatnya

artinya bagaimana sesuatu itu berada pada tempat yang tepat, maka akan berjalan dengan baik.

Perusahaan yang sejak awal berdirinya sudah menerapkan SOP akan lebih mudah dalam menanamkan kedisiplinan mematuhi SOP yang sudah disusun dan disepakati bersama.

Demikian juga akan lebih mudah untuk melakukan perbaikan dan penambahan aspek SOP, karena sejak awal sudah melakukan dokumentasi dengan baik.

Sedangkan penyusunan SOP di perusahaan yang sudah berjalan memiliki tantangan yang menarik serta kerja keras.

Beberapa kendala yang seringkali dihadapi antara lain ; kendala organisasi, operasional, manajerial, dan personal.

Kendala organisasi menyangkut struktur organisasi yang kompleks sehingga membuat sinkronisasi antara divisi mengalami hambatan karena adanya kepentingan masing-masing unit kerja.

Kendala ini dapat juga disebabkan oleh hal-hal terkait dengan manajemen organisasi seperti gaya kepemimpinan, struktur organisasi terlalu lebar, alur koordinasi panjang dan rumit, serta tradisi organisasi yang tidak kondusif.

Kendala operasional perusahaan menyangkut karakteristik customer, peraturan perundang-undangan yang berlaku, budaya perusahaan, dan tingkat kedewasaan organisasi.

Kendala manajerial berkaitan dengan visi misi penyusunan dan pelaksanaan SOP, kebijakan dan peraturan perusahaan, kontrol, dan dukungan dari semua pihak.

Sedangkan hambatan personal menyangkut pegawai perusahaan dengan adanya SOP.

Ada dari pegawai yang menolak penerapan SOP karena menganggap mempersulit pekerjaan, belum memahami tujuan dan manfaat SOP, atau karena pegawai tidak memiliki motivasi yang kuat untuk berkembang ke arah yang lebih baik.

Oleh karena itu diperlukan komitmen dan usaha yang sungguh-sungguh dari semua elemen perusahaan untuk menerapkan SOP yang telah disusun.

Bagaimana format SOP?

SOP tidak memiliki format yang baku namun memiliki fungsi dan tujuan yang baku. Format SOP bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan yang lain.

Walaupun tidak memiliki format yang baku, SOP memiliki beberapa jenis bentuk yang sudah umum digunakan dalam organisasi atau perusahaan.

Berikut ini beberapa format SOP yang sering digunakan secara luas, yaitu :

#1. Narasi – Simple Step

Format jenis ini cocok digunakan untuk prosedur rutin yang sederhana, singkat, dan tidak terlalu membutuhkan banyak keputusan. Atau untuk suatu tugas dengan langkah kerja pendek, dan diulang-ulang.

Berikut ini contoh sederhana Standar Operating Prosedur dalam bentuk narasi tentang SOP Perencanaan Pembelian Komputer Kantor Yayasan:

  1. Merencanakan pembelian Komputer untuk kantor dan mengisi lembar pengajuan dana yang disediakan oleh yayasan.
  2. Kepala bagian sarana prasarana mengadakan survey harga komputer.
  3. Mengajukan dana untuk pembelian komputer ke manajer keuangan yayasan.
  4. Jika disetujui, kepala bagian sarana dan prasarana bersama staf ke pusat penjualan komputer untuk membeli komputer yang di inginkan.
  5. Melakukan proses pembelian dan pembayaran
  6. Membawa komputer ke kantor yayasan.
  7. Memberikan laporan secara lisan dan tertulis mengenai dana untuk membeli komputer.
  8. Laporan pembelian komputer diterima oleh yayasan.

#2. Narasi-Hierarchical

Format ini digunakan untuk prosedur yang cukup panjang namun tidak perlu banyak keputusan.

Format jenis ini untuk dua macam pengguna ; ahli dan pemula. Format ini menggunakan model hirarki untuk menjelaskan langkah kerja.

Bagi yang sudah berpengalaman, format ini sangat memudahkan karena dijelaskan dengan rinci. Biasa mereka hanya perlu membaca langkah besarnya saja.

Bagi pemula atau orang baru format ini juga sangat mudah dipahami karena SOP digambarkan dengan jelas dan rinci. Bagi pemula perlu membaca langkah besar dan langkah-langkah kecilnya.

#3. Bagan alir / Flowchart

contoh flowchart
contoh flowchart

SOP jenis ini cocok untuk langkah-langkah kerja yang panjang dan melibatkan keputusan-keputusan.

Format diagram alir atau sering disebut flowchart digunakan untuk prosedur yang membutuhkan banyak keputusan.

Format ini merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah-langkah proses dalam pembuatan atau pengambilan keputusan.

Format ini memiliki simbol-simbol yang memiliki arti dan makna tertentu yang menjelaskan setiap langkah dari prosedur.

#4. Gambar / Graphic procedures

contoh sop-gambar

SOP jenis ini cocok untuk menjelaskan langkah kerja yang panjang. SOP jenis ini dapat dipakai oleh pengguna dengan bergai bahasa ibu karena dalam SOP ini bisa mengandung foto-foto seseorang sedang melakukan perkerjaan.

Bentuk SOP ini menambahkan grafik ataupun gambar yang dapat membantu menyederhanakan prosedur yang cukup panjang menjadi lebih singkat. Gambar yang ditampilkan umumnya berfungsi untuk memberikan ilustrasi kepada pembaca sehingga mudah dipahami.

#5. Video

Format Video

SOP jenis ini cocok untuk pengoperaian teknis visual, dan sesuai untuk ragam bahasa. SOP Video dapat digunakan untuk menjelaskan langkah-langkah kerja bagi mereka yang lebih paham dengan melihat dari pada membaca.

 

Langkah-langkah Menyusun SOP

Langkah #1. Membentuk Tim Penyusun

pembentukan tim penyusun SOP

Penyusunan dan penerapan SOP memang harus diawali dengan komitmen bersama oleh seluruh pihak.

Setiap perusahaan memiliki jenis dan bentuk SOP yang berbeda-beda. Tingkat kesulitannya pun bisa berbeda-beda sesuai dengan bisnis prosesnya.

Penentuan tim khusus atau individu yang dipercaya untuk menyusun SOP sebaiknya disesuaikan dengan kompleksitas dan proses bisnis di perusahaan.

Bila pegawai perusahaan jumlahnya banyak dengan tingkat kompleksitas rendah, penyusunan SOP bisa dilakukan dengan membentuk tim atau individu.

Bila pegawai perusahaan jumlahnya sedikit dengan tingkat kompleksitas rendah , penyusunan SOP bisa dilakukan oleh individu yang kompeten dan memiliki integritas tinggi.

Bila pegawai perusahaan jumlahnya banyak dengan tingkat kompleksitas tinggi, penyusunan SOP HARUS dilakukan oleh sebuah tim.

Sedangkan bila jumlah pegawai perusahaan sedikit dengan tingkat kompleksitas yang tinggi, maka penyusunan SOP dilakukan oleh sebuah tim.

Apabila sudah dibentuk dan ditetapkan sebuah tim atau individu penyusun SOP, selanjutnya tugas pertama dari tim atau individu adalah mengumpulkan data,  pengamatan, evaluasi proses berjalan, analisis prosedur, benchmark, focus group discussion, hingga pencetakan dokumen SOP.

Selain itu ditetapkan juga jangka waktu pelaksanaan tugas dari tim atau individu dalam penyusunan SOP.

Langkah #2. Penentuan Perencanan Kegiatan

Perencanaan kegiatan tim penyusun perlu dilakukan agar proses penyusunan SOP berjalan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan dan menghasilkan SOP yang berkualitas.

Selain itu kinerja tim menjadi lebih terukur, memudahkan monitoring dan evaluasi progres kerja tim penyusun,  membagi tugas yang jelas bagi anggota tim penyusun, serta akan  memudahkan alokasi dan efisiensi biaya.

Untuk detailnya bisa dibuat time line-nya, dimana dalam time line tersebut berisikan waktu, job description tiap anggota dan target tim.

Contohnya seperti berikut ini :

contoh timeline penyusunan SOP

Langkah #3. Penyusunan SOP

Pada tahap ini, bisa dibuat sub langkah-langkah sebagai berikut :

#1. Menetapkan Prosedur

Prosedur Kerja

Setelah tim penyusun SOP membuat perencanaan kegiatan, maka langkah berikutnya adalah menjalankan rencana tersebut.

Agar bisa menetapkan prosedur yang akan dituangkan dalam format SOP, maka tiap anggota tim penyusun melakukan tugas pengamatan yang teliti dan detail terhadap proses bisnis perusahaan.

Selama melakukan aktivitas ini, setiap anggota tim akan membuat daftar rincian urutan proses yang ada saat ini.

Selanjutnya dilakukan evaluasi terhadap rincian urutan proses yang telah dibuat. Langkah selanjutnya adalah menuliskan prosedur-prosedur tersebut dari awal hingga akhir proses.

#2. Menetapkan bentuk SOP

Setelah langkah menetapkan prosedur selesai, berikutnya adalah menentukan format atau bentuk SOP yang spesifik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Walaupun tidak ada penetapan standar baku dalam menentukan bentuk SOP, namun demikian ada elemen-elemen yang secara umum digunakan dalam menyusun SOP.

Berikut ini contoh elemen-elemen yang secara umum ada dalam sebuah SOP :

  1. Tujuan, menjelaskan mengapa SOP dibuat.Misalnya: SOP ini dibuat untuk memandu bagian Akuntansi Keuangan bagaimana melakukan pembayaran pembelian barang, disamping itu SOP ini disusun sebagai alat pantau dan alat pandu.
  1. Ruang lingkup, mejelaskan cakupan SOP. MIsalnya: SOP ini mencakup proses pengajuan pembayaran pembelian barang hingga bukti pembayaran.
  2. Tanggungjawab, menjelaskan siapa saja yang bertanggungjawab dalam proses pembayarab pembelian. Misalnya: Staff Administrasi pembelian bertanggungjawab terhadap kesiapan pengajuan pembayaran.
  3. Ketentuan/Kebijakan, Aturan dan syarat-syarat yang harus dipatuhi ketika menjalankan SOP.
  4. Definisi, menjelaskan singkatan, akronim, istilah yang digunakan dalam SOP. Misalnya : supplier, pembelian barang, syarat pembayaran.
  5. Referensi, berisi rujukan yang dapat digunakan apabila SOP tidak memberikan panduan yang cukup.
  6. Peralatan, menjelaskan instrumen, alat kerja, alat ukur apa saja yang digunakan, termasuk tipe.
  7. Peringatan, menjelaskan hal-hal yang perlu diperhatikan ketika melakukan pekerjaan terkait.
  8. Prosedur, menjelaskan langkah-langkah bagaimana dan oleh siapa. Dapat berupa panduan sederhana hingga panduan rinci.
  9. Lampiran, merupakan bagian dari panduan yang oleh karena bentuk dan jumlahnya tidak dapat dimasukkan dalam badan SOP. Lampiran dapat juga berupa dokumen milik eksternal

Untuk header atau footer, beberapa atribut penting yang perlu dituliskan adalah:

  1. Judul, berisi kata aktif menunjukkan nama deskriptif sebuah SOP. Misalnya: SOP Pembayaran Pembelian Barang Dagangan.
  2. Nama pembuata atau penyusun, menunjukkan siapa yang membuat atau menyusun.
  3. Tanggal berlaku, menunjukkan masa aktif SOP.
  4. Nomor Dokumen SOP, menjukkan nomor identitas untuk memudahkan pengendalian.
  5. Nomor revisi, menunjukkan sudah berapa kali SOP direvisi.
  6. Nomor halaman, menjukkan halaman ke berapa dari jumlah keseluruhan halaman. Misalnya: hal 1 dari 10 halaman.
  7. Pengesahan, menunjukkan bukti sah tidaknya SOP dengan adanya stempel, tandatangan dan tanda/bukti.

#3. Menyusun Draft SOP

Setelah penentuan format SOP dilakukan maka tahap berikutnya adalah menyusun draft SOP. Dalam penyusunan draft SOP perlu memperhatikan kondisi perusahaan.

Draf awal SOP ini kemudian didiskusikan dan dimatangkan dengan seluruh elemen dan satuan kerja yang terlibat.

Langkah #4. Validasi SOP

Pada langkah #4 ini bisa dibagi-bagi lagi menjadi beberapa tahap, yaitu :

#1. Uji coba penerapan SOP

ui coba SOP

Setelah tahap penyusunan draft awal SOP selesai, maka tahap atau langkah berikutnya adalah melakukan uji coba penerapan SOP.

Tahap uji coba ini harus dilakukan untuk mengetahui dampak dari penerapan SOP terhadap proses kerja. Jika uji coba ini tidak dilakukan dikhawatirkan terjadi kesalahan atau penyimpangan yang tidak diperkirakan saat penerapan SOP.

Pertanyaanya perlu berapa lama masa uji coba SOP ini?

Penentuan lama waktu uji coba penerapan SOP harus menjadi perhatian khusus bagi tim penyusun SOP, karena uji coba yang dilakukan dengan waktu yang tepat maka akan mengurangi hal-hal yang tidak diinginkan baik teknis maupun non teknis.

#2. Evaluasi uji coba penerapan SOP

Setelah dilakukan uji coba, selanjutnya adalah melakukan evaluasi berdasarkan data-data yang diperoleh dari uji coba.

Evaluasi ini harus dilakukan dengan teliti dan mendalam agar menemukan seluruh potensi kesalahan dan perbaikan yang harus dilakukan.

Sehingga nantinya SOP yang tersusun bisa lebih akurat dan menghasilkan proses yang semakin efisien. Selanjutnya SOP disusun kembali dengan berbagai perbaikan.

#3. Pengesahan dokumen SOP

pengesahan SOP

Dokumen SOP yang sudah disusun kembali dengan berbagai perbaikan selanjutnya dicetak untuk kepentingan dokumentasi perusahaan. Selanjutnya SOP akan disahkan oleh atasan atau jajaran manajemen untuk dilaksanakan sebagai panduan dalam menjalankan aktivitas di perusahaan.

Pasca Penerapan SOP

Dokumen SOP yang telah disahkan selanjutnya akan digunakan oleh seluruh elemen perusahaan sebagai landasan dalam menjalankan aktivitas.

Dokumen SOP tersebut digunakan sebagai pedoman dan panduan utama dalam menjalankan aktivitas perusahaan sehingga aktivitas-aktivitas tersebut bisa berjalan dengan baik.

Jika terjadi kesalahan, SOP dapat digunakan tools untuk menelusuri penyebab dan menemukan solusi perbaikan.

Namun demikian,  sebaik apapun SOP sebaiknya secara terus menerus perlu dilakukan peninjauan ulang dari waktu ke waktu, sehingga SOP tersebut akan menjadi SOP yang dinamis, yang  akan mengikuti perkembangan dan perubahan proses bisnis perusahaan.

Contoh SOP

Berikut ini contoh SOP Stock Opname :

contoh SOP

Berikut ini elemen-elemen yang terdapat pada SOP di atas:

  1. Kolom keterangan SOP yang terdiri dari Nomor Dokumen, Mulai berlaku, Jumlah Halaman SOP, Jumlah Revisi dan Tanggal Revisi.
  2. Kolom Judul SOP yang terdiri dari Judul SOP, Logo dan Nama Perusahaan.
  3. Kolom Rincian SOP yang terdiri dari Tujuan, Alat dan Bahan, Pihak Terkait dan Prosedur.
  4. Kolom Pengesahaan SOP yang terdiri dari pembuat, pemeriksa dan

Contoh lain bisa Anda baca di Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Perusahaan Distribusi Air Mineral.

Demikian pembahasan tentang seluk beluk SOP dari pengertian hingga contoh SOP. Apabila ada yang akan ditambahkan maupun pertanyaan, silahkan..

Terima kasih

***