Cash Advance: Pengertian, Pembuatan dan Contoh Form, Lengkap!

Cash Advance adalah proses permintaan sejumlah uang oleh karyawan sebelum suatu kegiatan perusahaan dimulai. Salah satu aplikasi yang digunakan untuk mengajukan permintaan dana tersebut adalah form cash advance Excel.

Apa saja elemen cash advance dalam akuntansi? Mari baca sampai tuntas pembahasannya beserta contoh dalam artikel  berikut ini.

 

01: Format dan Komponen Cash Advance

A: Pengertian Form Permohonan Dana

Form pengajuan permohonan dana kas adalah dokumen yang berisi tentang pengajuan dana untuk pengeluaran kas perusahaan dengan nominal tertentu untuk digunakan dalam berbagai macam keperluan pembayaran perusahaan, contoh form permintaan uang untuk  pembayaran gaji karyawan.

Pencairan dana cash advance bisa diberikan langsung kepada karyawan yang mengajukan atau bisa juga melalui transfer kepada pihak yang terkait dalam permohonan tersebut.

Layanan cash advance juga diberikan oleh beberapa penerbit kartu kredit bagi para pemegang credit card untuk menarik uang tunai di anjungan tunai mandiri atau outlet lain sesuai jumlah yang telah ditentukan. Contoh kartu kredit Mega.

 

B: Format Cash Advance

Penentuan format dan komponen form pengajuan permintaan uang muka untuk melakukan kegiatan, aktivitas, atau pekerjaan tidak ditentukan dengan standar tertentu, namun disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi perusahaan, sehingga ada beberapa format dan elemen cash advance dalam akuntansi, salah satunya adalah seperti berikut ini:

Keterangan :

Dari contoh form pengajuan cash advance di atas kita bisa melihat ada beberapa komponen yang menyusun form tersebut, yaitu:

1: Nama Perusahaan atau Entitas.

Pada contoh ini nama lembaga atau entitas adalah ManajemenKeuangan.net. Pencantuman ini merupakan identitas dari organisasi yang melakukan aktivitas menyangkut cash advance.

2: Nomor Ref

Bagian ini berisi dokumen yang memuat daftar kebutuhan dana yang diminta oleh bagian terkait. Misalnya daftar rekapitulasi gaji karyawan yang diminta divisi HRD, daftar barang yang akan dibeli oleh bagian purchasing.

3: Periode waktu penggunaan dana yang diminta

Adalah periode waktu kebutuhan dana, misalnya Februari 2022.

4: Pihak yang menyerahkan

Bagian yang menyerahkan dana perlu dicantumkan untuk meningkatkan akurasi dan pertanggungjawaban.

5: Jumlah Dana Kas yang dibutuhkan

Bagian ini sangat penting karena menyangkuat pengeluaran kas dan pertanggungjawabannya.

6: Peruntukkan Dana

Adalah berisi daftar aktivitas yang akan dibiayai dengan dana yang dicairkan.

7: Metode pembayaran

Memuat cara perpindahan dana dari pemberi dan penerima, dalam contoh form di atas disebutkan 3 (tiga) metode, yaitu kas, transfer bank, dan BG/Cek.

8: Pihak-pihak terkait otorisasi

Bagian ini adalah orang-orang yang memiliki otoritas yang berkaitan dengan aplikasi cash advance, baik yang mengajukan, memeriksa, dan menyetujui.

9: Catatan

Adalah bagian yang memuat catatan penting yang belum dicantumkan di salah satu bagian form.

 

C: Contoh Cash Advanvce Bahasa Inggris

Bagaimana bentuk dan elemen-elemen cash advance dalam bahasa Inggris? Perhatikan contoh Cash Advance dalam Bahasa Inggris berikut ini:

Komponen form pengajuan kas dalam bahasa Inggris tidak jauh berbeda dengan yang menggunakan bahasa Indonesia.

Coba bandingkan antara yang menggunakan bahasa Indonesia dengan Inggris? Mana yang sesuai dengan bisnis Anda?

 

02: Proses Pembuatan Cash Advance

A: Fungsi Cash Advance

Mengapa perusahaan perlu membuat dan menerapkan sistem pengajuan uang?

Paling tidak ada dua fungsi diterapkan sistem pengeluaran kas atau cash advance adalah:

1. Penerapan metode ini bisa mengatur pengeluaran kas berdasarkan budget atau anggaran yang telah ditentukan sehingga pengeluran uang lebih teratur dan baik.
2. Cara ini bisa membantu proses verifikasi pengajuan cash advance menjadi lebih baik, memberikan kemudahan informasi mengenai prosedur, ketentuan dan etika pengeluaran uang perusahaan kepada pegawai dalam mengajukan permintaan dana.

Bagaimana tahap dan langkah serta proses permohonan pengeluaran kas? Yuk teruskan membacanya sampai kelar ya 🙂

 

B: Proses Pengajuan Cash Advance

Proses pengajuan cash advance perusahaan adalah diawali dengan penyusunan kebutuhan dana yang dibuat oleh pihak yang memerlukan, misalnya departemen, unit usaha atau proyek. Setelah penyusunan kebutuhan dana selesai, maka bagian tersebut akan mengajukan surat permintaan dana atau cash advance kepada divisi keuangan.

Surat permohonan dana tersebut selanjutnya diperiksa dan diproses oleh departemen finance and accounting, kemudian mengeluarkan bukti kas keluar (BKK).

Bila proses pengeluaran dana ini telah selesai dilaksanakan, bagian keuangan akan menerima bukti transaksi. Bukti kas keluar ini akan digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat pengeluaran dan disimpan sebagai dokumen pendukung.

Dan bila dituliskan secara terstruktur dan sistematis, prosedur penyusunan cash advance adalah sebagai berikut:

1: Pembuatan dan penyusunan kebutuhan dana departemen/divisi/unit usaha.

Manajer atau kepala bagian divisi melakukan review atas laporan kebutuhan dana tersebut.

2: Pembuatan dan pengajuan Cash advance oleh departemen terkait kepada bagian keuangan.

Bila manajer departemen bersangkutan menyetujui laporan kebutuhan dana, selanjutnya menandatanganinya.

3: Cash advance diproses oleh bagian finance.

Staf keuangan melakukan review dan pemeriksaan terhadap data-data dan kelengkapan dari laporan sebelum diajukan ke manajer keuangan. Setelah proses pengajuan selesai dilakukan, kemudian dibuatkan staff expenses report untuk merinci pengeluaran dari permohonan dana tersebut.

4: Pencairan dana.

Bagian finance melakukan pembayaran sesuai dengan budget dalam cash advance.

5: Bagian finance membuat bukti kas keluar atas pencairan dana dilampiri bukti.

6: Bagian accounting membukukan bukti pengeluaran cash.

Setelah mencairkan permintaan dana, selanjutnya menyimpan bukti pembayaran serta form cash advance.

 

C: Flowchart Pengajuan Cash Advance

Perhatikan flowchart proses pengajuan cash advance berikut ini:

Dari diagram alir di atas kita bisa membaca bahwa proses pembuatan cash advance dimulai dari pembuatan daftar kebutuhan dana yang disusun dalam sebuah form oleh divisi bersangkutan. Kemudian dilanjutkan dengan pembuatan cash advance yang diajukan kepada bagian finance.

Setelah diperiksa seluruh syarat dan perlengkapan serta sudah sesuai dengan ketentuan, selanjutnya bagian keuangan mencairkan dana yang diminta dan diakhiri dengan menjurnal bukti pengeluaran kas tersebut.

 

D: Contoh Proses dan Pencatatan Jurnal Cash Advance

Perhatikan contoh aktivitas pengajuan permohonan uang dalam sistem penggajian karyawan berikuti ini:

Setelah perhitungan gaji dan tunjangan serta lembur karyawan selesai dihitung, maka bagian HRD mengajukan surat permohonan dana kas yang telah diperiksa dan diotorisasi oleh bagian HRD dan Finance.

Bagian finance akan memproses form permintaan dana tersebut dan kemudian menerbitkan bukti kas/bank keluar.

Apabila proses pengeluaran beban gaji ini telah selesai dilaksanakan, bagian akuntansi akan menerima bukti transfer atau bukti setor gaji pegawai yang akan digunakan untuk mencatat pengeluaran ke dalam buku jurnal akuntansi (cash advance to employee journal entry) sebagai berikut:

Pembukuan jurnal kas keluar ke bank:

(Debit) Kas ……. Rp xxxx
(Kredit) Bank …….. Rp xxxx

Mencatat transfer gaji karyawan:

(Debit) Gaji Karyawan….. Rp xxxx
(Debit) Biaya Administrasi …. Rp xxxx
(Kredit) Bank ….. Rp xxxx

 

03: Contoh Form Cash Advance

Pada bagian ini saya akan memberikan 3 (tiga) contoh form CA untuk keperluan biaya perjalanan dinas, pelatihan karyawan, dan meeting dengan klien dan calon client.

A: Proses Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas

Aliran proses pengajuan biaya perjalanan dinas ini secara umum bisa digambarkan sebagai berikut:

Diawali dengan adanya kebutuhan kas yang akan digunakan untuk melakukan aktivitas tertentu, personal yang diberi tugas untuk melakukan pekerjaan itu membuat daftar rincian dana untuk melengkapi proses pengajuan dana kas.

Form pengajuan permohonan uang ini selanjutnya akan direview oleh kepala bagian dari divisi yang bersangkutan, termasuk syarat dan dokumen lampirannya. Bila dipandang telah memenuhi syarat, pimpinan divisi terkait akan menandatangani form.

Proses selanjutnya adalah mengajukan form permohonan kepada divisi finance & accounting. Form pengajuan pertama kali diperiksa oleh staf keuangan yang bertugas melakukan pekerjaan tersebut, pemeriksaan meliputi tujuan permohonan beserta syarat-syarat pelengkapnya.

Setelah proses pemeriksaan selesai, semua berkas permohonan diserahkan kepada manajer keuangan. Sebagai pimpinan divisi finance & accounting akan melakukan review, dan bila hasil review telah memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku, maka akan ditandangani.

Proses pencairan uang pun dilaksanakan oleh bagian finance, dan semua bukti pengeluaran kas ini kemudian akan dibuat jurnal pengeluaran kas dan berkas-berkasnya disimpan sebagai arsip.

 

B: Contoh Form Cash Advance

Berikut ini disajikan beberapa contoh form pengajuan uasng kas adalah:

1: Biaya Perjalanan Dinas

Adalah biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas. Perhatikan contoh form pengajuan permohonan kas berikut ini:

Keterangan form:

Perhatikan susunan bagian-bagian dari contoh form cash advance perjalanan dinas di atas:

Bagian paling atas atau header terdiri dari identitas perusahaan di pojok kiri atas, kemudian judul form dan nomor : 01/CA-07/02/2022.

Komponen di bagian kedua terdiri dari jenis pekerjaan, tanggal, jumlah uang yang diminta dan akan digunakan untuk apa uang yang diminta tersebut.

Bagian ketiga memuat nama dan tandatangan penerima dana dan pihak-pihak yang berwenang memberikan otorisasi, misalnya manajer keuangan dan manajer departemen yang bersangkutan.

Elemen yang ada di bagian keempat adalah note atau catatan, misalnya tentang dokumen-dokumen pendukung yang harus dilampirkan dalam permohonan dana.

Bagian kelima memuat metode pembayaran, misalnya transfer harus dicantumkan nomor rekening dan nama lengkap pemilik rekening bank tersebut.

 

2: Biaya Pelatihan

Pengajuan permintaan uang untuk keperluan biaya pelatihan. Perhatikan contoh form CA berikut ini:

Keterangan form CA:

Saya berikan contoh form permintaan kas dengan bahasa Inggris. Format permintaan kas ini sederhana, namun sudah mencakup semua hal penting yang diperlukan, antara lain identitas entitas atau perusahaan, judul form, kemudian date, name, for the purpose, place, description dan amount.

Selanjutnya diakhiri dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan proses permintaan dan pengeluaran kas hingga penggunaan serta pertanggungjawabannya.

 

3: Biaya Meeting dengan Client

Adalah form pengajuan permintaan uang yang dibuat sebagai permohonan kas yang digunakan untuk biaya rapat dan meeting dengan mitra atau partner bisnis perusahaan. Dan berikut ini contoh form permintaan dananya:

Contoh form pengajuan dana kas adalah untuk membayar biaya pertemuan dengan partner bisnis dibuat sederhana, baik dari segi format maupun elemen-elemen penyusunnya. Seperti lazimnya sebuah form permohonan kas, bagian header memuat identitas dari entitas bisnis, kemudian dibawahnya nama form.

Bagian berikutnya berupa rincian pemohon, pegawai divisi apa, jumlah kebutuhan kas, tanggal dan daftar rincian aktivitas yang akan dibiayai dengan dana kas tersebut. Form pengajuan ini ditutup dengan orang-orang yang berhubungan dengan permintaan kas.

***

Demikian 3 contoh form CA atau permintaan uang muka yang akan digunakan untuk membayar biaya-biaya atau keperluan lainnya. Dari tiga contoh form ini silahkan Anda gunakan sebagai form dasar yang dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi dan kebutuhan bisnis Anda.

Dan bila Anda ingin mengaplikasikan prosedur pengelolaan keuangan yang baik dan benar sesuai standar akuntansi keuangan yang berlaku, tak terkecuali pengeluaran cash, saran saya, terapkan SOP Keuangan dan Accounting Tools.

 

04: Kesimpulan tentang Pengajuan Dana

Apa itu cash advance dalam akuntansi?

Cash advance artinya permintaan dana oleh bagian-bagian perusahaan untuk melakukan aktivitasnya.

Istilah ini juga digunakan oleh beberapa penerbit credit card dalam memberikan pelayanan kepada para pengguna untuk menarik dana dari ATM dan outlet penarikan lainnya, misalnya CA kartu kredit Cimb Niaga, BRI, dan BCA.

Inilah yang bisa saya bagikan tentang contoh form pengajuan dana perusahaan oleh karyawan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan keperluan. Semoga bermanfaat dan terima kasih.

Catatan kaki:
Jika Anda mengutip artikel ini, mohon disebutkan dan disertakan link seumbernya, sehingga tidak merugikan penulis. Thanks