Apa itu Cash Advance? Simak Cara Pembuatan dan Contoh Formnya di Sini!

2: Proses Pembuatan Cash Advance

A: Fungsi Cash Advance

Mengapa perusahaan perlu membuat dan menerapkan sistem pengajuan uang?

Paling tidak ada dua fungsi diterapkan sistem pengeluaran kas atau cash advance adalah:

1. Penerapan metode ini bisa mengatur pengeluaran kas berdasarkan budget atau anggaran yang telah ditentukan sehingga pengeluran uang lebih teratur dan baik.
2. Cara ini bisa membantu proses verifikasi pengajuan cash advance menjadi lebih baik, memberikan kemudahan informasi mengenai prosedur, ketentuan dan etika pengeluaran uang perusahaan kepada pegawai dalam mengajukan permintaan dana.

Bagaimana tahap dan langkah serta proses permohonan pengeluaran kas? Yuk teruskan membacanya sampai kelar ya.

B: Proses Pengajuan Cash Advance

Proses pengajuan cash advance perusahaan adalah diawali dengan penyusunan kebutuhan dana yang dibuat oleh pihak yang memerlukan, misalnya departemen, unit usaha atau proyek. Setelah penyusunan kebutuhan dana selesai, maka bagian tersebut akan mengajukan surat permintaan dana atau cash advance kepada divisi keuangan.

Surat permohonan dana tersebut selanjutnya diperiksa dan diproses oleh departemen finance and accounting, kemudian mengeluarkan bukti kas keluar (BKK).

Bila proses pengeluaran dana ini telah selesai dilaksanakan, bagian keuangan akan menerima bukti transaksi. Bukti kas keluar ini akan digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat pengeluaran dan disimpan sebagai dokumen pendukung.

—

Dan bila dituliskan secara terstruktur dan sistematis, prosedur penyusunan cash advance adalah sebagai berikut:

1: Pembuatan dan penyusunan kebutuhan dana departemen/divisi/unit usaha.

Manajer atau kepala bagian divisi melakukan review atas laporan kebutuhan dana tersebut.

2: Pembuatan dan pengajuan Cash advance oleh departemen terkait kepada bagian keuangan.

Bila manajer departemen bersangkutan menyetujui laporan kebutuhan dana, selanjutnya menandatanganinya.

3: Cash advance diproses oleh bagian finance.

Staf keuangan melakukan review dan pemeriksaan terhadap data-data dan kelengkapan dari laporan sebelum diajukan ke manajer keuangan. Setelah proses pengajuan selesai dilakukan, kemudian dibuatkan staff expenses report untuk merinci pengeluaran dari permohonan dana tersebut.

4: Pencairan dana.

Bagian finance melakukan pembayaran sesuai dengan budget dalam cash advance.

5: Bagian finance membuat bukti kas keluar atas pencairan dana dilampiri bukti.

6: Bagian accounting membukukan bukti pengeluaran cash.

Setelah mencairkan permintaan dana, selanjutnya menyimpan bukti pembayaran serta form cash advance.

C: Flowchart Pengajuan Cash Advance

Perhatikan flowchart proses pengajuan cash advance berikut ini:

Dari diagram alir di atas kita bisa membaca bahwa proses pembuatan cash advance dimulai dari pembuatan daftar kebutuhan dana yang disusun dalam sebuah form oleh divisi bersangkutan. Kemudian dilanjutkan dengan pembuatan cash advance yang diajukan kepada bagian finance.

Setelah diperiksa seluruh syarat dan perlengkapan serta sudah sesuai dengan ketentuan, selanjutnya bagian keuangan mencairkan dana yang diminta dan diakhiri dengan menjurnal bukti pengeluaran kas tersebut.

D: Contoh Proses dan Pencatatan Jurnal Cash Advance

Perhatikan contoh aktivitas pengajuan permohonan uang dalam sistem penggajian karyawan berikuti ini:

Setelah perhitungan gaji dan tunjangan serta lembur karyawan selesai dihitung, maka bagian HRD mengajukan surat permohonan dana kas yang telah diperiksa dan diotorisasi oleh bagian HRD dan Finance.

Bagian finance akan memproses form permintaan dana tersebut dan kemudian menerbitkan bukti kas/bank keluar.

Apabila proses pengeluaran beban gaji ini telah selesai dilaksanakan, bagian akuntansi akan menerima bukti transfer atau bukti setor gaji pegawai yang akan digunakan untuk mencatat pengeluaran ke dalam buku jurnal akuntansi (cash advance to employee journal entry) sebagai berikut:

Pembukuan jurnal kas keluar ke bank:

(Debit) Kas ……. Rp xxxx
(Kredit) Bank …….. Rp xxxx

Mencatat transfer gaji karyawan:

(Debit) Gaji Karyawan….. Rp xxxx
(Debit) Biaya Administrasi …. Rp xxxx
(Kredit) Bank ….. Rp xxxx