Apa itu Cash Advance? Simak Cara Pembuatan dan Contoh Formnya di Sini!

3: Contoh Form Cash Advance

Pada bagian ini saya akan memberikan 3 (tiga) contoh form CA untuk keperluan biaya perjalanan dinas, pelatihan karyawan, dan meeting dengan klien dan calon client.

A: Proses Pengajuan Biaya Perjalanan Dinas

Aliran proses pengajuan biaya perjalanan dinas ini secara umum bisa digambarkan sebagai berikut:

Diawali dengan adanya kebutuhan kas yang akan digunakan untuk melakukan aktivitas tertentu, personal yang diberi tugas untuk melakukan pekerjaan itu membuat daftar rincian dana untuk melengkapi proses pengajuan dana kas.

Form pengajuan permohonan uang ini selanjutnya akan direview oleh kepala bagian dari divisi yang bersangkutan, termasuk syarat dan dokumen lampirannya. Bila dipandang telah memenuhi syarat, pimpinan divisi terkait akan menandatangani form.

—

Proses selanjutnya adalah mengajukan form permohonan kepada divisi finance & accounting. Form pengajuan pertama kali diperiksa oleh staf keuangan yang bertugas melakukan pekerjaan tersebut, pemeriksaan meliputi tujuan permohonan beserta syarat-syarat pelengkapnya.

Setelah proses pemeriksaan selesai, semua berkas permohonan diserahkan kepada manajer keuangan. Sebagai pimpinan divisi finance & accounting akan melakukan review, dan bila hasil review telah memenuhi syarat dan ketentuan yang berlaku, maka akan ditandangani.

Proses pencairan uang pun dilaksanakan oleh bagian finance, dan semua bukti pengeluaran kas ini kemudian akan dibuat jurnal pengeluaran kas dan berkas-berkasnya disimpan sebagai arsip.

B: Contoh Form Cash Advance

Berikut ini disajikan beberapa contoh form pengajuan uasng kas adalah:

1: Biaya Perjalanan Dinas

Adalah biaya-biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan dinas. Perhatikan contoh form pengajuan permohonan kas berikut ini:

Keterangan form:

Perhatikan susunan bagian-bagian dari contoh form cash advance perjalanan dinas di atas:

Bagian paling atas atau header terdiri dari identitas perusahaan di pojok kiri atas, kemudian judul form dan nomor : 01/CA-07/02/2022.

Komponen di bagian kedua terdiri dari jenis pekerjaan, tanggal, jumlah uang yang diminta dan akan digunakan untuk apa uang yang diminta tersebut.

Bagian ketiga memuat nama dan tandatangan penerima dana dan pihak-pihak yang berwenang memberikan otorisasi, misalnya manajer keuangan dan manajer departemen yang bersangkutan.

Elemen yang ada di bagian keempat adalah note atau catatan, misalnya tentang dokumen-dokumen pendukung yang harus dilampirkan dalam permohonan dana.

Bagian kelima memuat metode pembayaran, misalnya transfer harus dicantumkan nomor rekening dan nama lengkap pemilik rekening bank tersebut.

2: Biaya Pelatihan

Pengajuan permintaan uang untuk keperluan biaya pelatihan. Perhatikan contoh form CA berikut ini:

Keterangan form CA:

Saya berikan contoh form permintaan kas dengan bahasa Inggris. Format permintaan kas ini sederhana, namun sudah mencakup semua hal penting yang diperlukan, antara lain identitas entitas atau perusahaan, judul form, kemudian date, name, for the purpose, place, description dan amount.

Selanjutnya diakhiri dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan proses permintaan dan pengeluaran kas hingga penggunaan serta pertanggungjawabannya.