Contoh formulir lamaran kerja adalah salah satu form yang digunakan dalam proses rekrutmen karyawan, antara lain formulir usulan recruitment pegawai, formulir hasil seleksi, dan formulir hasil tes wawancara.
Jenis formulir ini biasanya digunakan oleh beberapa perusahaan BUMN, seperti Peruri, dan swasta seperti Mayora Group, Alfamart, dan Indomaret yang ditulis dalam bahasa Inggris ataupun bahasa Indonesia.
Bagaimana bentuk dan format serta elemen-elemen formulir rekrutmen, lamaran kerja, hasil seleksi dan wawancara karyawan? Yuk baca dan pelajari sampai selesai penjelasan beserta contoh-contoh berikut ini…
Daftar Isi :
01: Formulir Usulan Recruitment Karyawan
Adalah form yang digunakan oleh bagian, divisi, atau departemen yang membutuhkan karyawan. Tujuan form usulan ini perlu dilengkapi agar divisi HRD semakin optimal dan efisien dalam melakukan proses perekrutan dan memperoleh pegawai sesuai dengan kriteria yang diharapkan.
Jadi, fungsi dan manfaat dari form usulan rekrutmen pegawai adalah:
- Membantu menyusun perencanaan pengelolaan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan, termasuk dalam membangun sistem pengembangan karir karyawan.
- Membantu mencapai target yang telah ditentukan.
- Memudahkan untuk memperoleh SDM berkualitas.
Apa saja elemen pembentuk form usulan rekrutmen karyawan?
Elemen-elemen dari formulir usulan recruitment karyawan antara lain:
A: Penjelasan Umum
Bagian ini menjelaskan hal-hal umum tentang perekrutan pegawai perusahaan, yaitu:
1: Jumlah kebutuhan pegawai
Berapa jumlah pegawai yang dibutuhkan? Dengan mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan akan membantu perekrut menentukan jumlah kandidat yang perlu dites, sehingga akan mengoptimalkan waktu, tenaga serta biaya yang dikeluarkan.
2: Untuk jabatan/pekerjaan apa?
Kemudian jabatan, tugas dan tanggungjawab yang akan diberikan kepada pegawai baru tersebut, sehingga akan lebih fokus untuk mencari kandidat yang benar-benar sesuai.
3: Golongan jabatan
Penggolongan atau tingkat kepangkatan pegawai setiap perusahaan berbeda, sehingga hal ini perlu dijelaskan agar nantinya golongan yang diputuskan untuk seorang kandidat cocok. Kriteria karyawan untuk golongan staf, tentu akan berbeda dengan supervisor dan manajer.
Kriteria ini juga berkaitan dengan pengeluaran biaya gaji, bonus dan insentif, sehingga manajemen perusahaan bisa menyesuaikan dengan rencana di masa depan.
4: Waktu diharapkan bisa masuk kerja
Penentuan waktu ini perlu dilakukan agar ada kepastian tentang pelaksanaan rencana dan cara untuk mencapai target tersebut. Tanpa penentuan kepastian waktu yang jelas, akan mengakibatkan pemborosan biaya. Kehati-hatian diperlukan, namun bukan berarti waktunya bebas. Iya kan?
B: Tugas-tugas Utama
Tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan oleh pelamar kerja perlu disampaikan agar ekspektasi pelamar dan perusahaan klik alias cocok. Misalnya perusahaan membutuhkan seorang akuntan yang tugasnya antara lain:
1: Memeriksa setiap transaksi yang terjadi dan dilakukan oleh perusahaan dalam periode waktu tertentu.
2: Melakukan penggolongan dan pengklasifikasian suatu transaksi, kemudian dicatat dalam buku jurnal.
3: Menyusun laporan keuangan akhir periode.
4: Menyampaikan laporan keuangan yang telah dibuat kepada pihak-pihak yang membutuhkan, seperti kreditur, investor, dan owner’s.
Jadi, tugas dan pekerjaan yang akan dilakukan dijelaskan dengan rinci agar memudahkan dalam mencari kandidat yang tepat dan cepat.
Rincian tugas dan tanggung jawab setelah diterima menjadi pegawai perusahaan akan dicantumkan dalam suatu surat pernjanjian kerja bersama atau PKB.
C: Syarat Mutlak
Adalah syarat dasar yang harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum melangkah ke proses berikutnya, yaitu:
1: Pendidikan
Jenjang pendidikan yang harus dimiliki oleh calon karyawan baru. Termasuk jurusan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan tugas yang akan menjadi tanggungjawabnya kelak. Sebagai contoh S1 Teknik Mesin.
2: Pengalaman kerja
Adalah pengalaman pekerjaan yang sebelumnya pernah dijalani dengan durasi waktu tertentu, misalnya, pernah bekerja sebagai accounting staf di perusahaan jasa minimal selama 2 tahun.
Jika perusahaan meng-hire calon pegawai yang sudah berpengalaman, maka perusahaan tidak perlu lagi memberikan pelatihan/training dari awal, namun cukup mengenalkan bagian tugas/pekerjaan yang belum pernah dilakukan, sehingga akan menghemat biaya.
Selain kelebihan, ada juga kekurangannya, antara lain calon karyawan yang sudah berpengalaman akan membandingkan dengan tempat kerja sebelumnya dan relatif lebih sulit untuk mendidik dan melatihnya dibandingkan dengan calon karyawan yang belum memiliki pengalaman.
Pengalaman kerja seorang kandidat biasanya dicantumkan dalam daftar riwayat hidup (curriculum vitae) mulai dari waktu
3: Usia
Secara langsung ataupun tidak langsung usia seseorang akan mempengaruhi kinerjanya. Orang yang berusia muda cenderung energik, cepat mengambil keputusan, dan tahan bekerja lama, sehingga seringkali usia menjadi salah satu poin yang dipersyaratkan dalam melakukan jenis pekerjaan tertentu.
4: Jenis kelamin
Ada pekerjaan yang hanya sesuai dikerjakan oleh seorang laki-laki, sebaliknya ada juga jenis aktivitas yang hanya cocok untuk perempuan, oleh karena itu perusahaan membuat persyaratan jenis kelamin dari pelamar pekerjaan.
D: Spesifikasi yang diperlukan
Seorang akuntan tentu lebih preferen melakukan pekerjaan-pekerjaan yang terkait dengan bidang finance dan accounting, demikian juga seorang teknisi mesin tentunya akan lebih baik bekerja di bagian mesin. Oleh karena itu, perusahaan mensyaratkan spesifikasi tertentu bagi calon karyawannya, antara lain seperti berikut ini:
1: Aspek Pengetahuan
- Mengetahui dan menguasai bidang finance & accounting
- Memahami ISO
- Tahu dan bisa menerapkan rasio keuangan secara baik dan benar.
- Tahu, paham dan bisa membuat Laporan Keuangan
2: Aspek Ketrampilan
- Bisa menganalisis laporan keuangan secara tepat dan akurat
- Bisa membaca 1000 kata dalam 1 menit
- Lancar berbahasa Inggris dan Perancis, Bahasa Rusia adalah nilai plus.
3: Sikap Kerja
- Tahan banting
- Tidak mudah menyerah
- Fleksible dalam bernegosiasi.
- Mudah bergaul dengan siapa saja
- Kreatif menemukan solusi untuk suatu masalah pekerjaan.
E: Tingkat Kebutuhan
Bagian ini menjelaskan tentang tingkat keperluan pegawai, berikut ini diberikan tiga pilihan:
1: Mutlak; harus ada karyawan untuk mengerjakan tugas.
2: Lebih baik; keberadaannya menjadikan hasilnya semakin bagus.
3: Tidak Perlu; saat ini belum diperlukan, masih menjadi rencana masa depan.
Komponen penutup dari formulir berisi divisi yang mengajukan usulan karyawan baru dengan mencantumkan nama, jabatan dan tanda tangan.
F: Contoh Formulir Pengajuan Rekrutmen Karyawan
Sebagai gambaran umum, perhatikan contoh form berikut ini:
Form ini merupakan penggabungan dari komponen-komponen yang telah dijelaskan sebelumnya.
02: Formulir Lamaran Kerja/Formulir Pendaftaran Pekerjaan
Adalah formulir yang digunakan untuk mengetahui data-data rinci dari para pelamar kerja. Tujuan form formulir pendaftaran pekerjaan adalah sebagai informasi awal perusahaan mengenai calon pegawainya, dengan demikian perusahaan akan mendapatkan karyawan yang sesuai dengan syarat serta spesifikasi yang telah ditentukan
Form ini harus diisi oleh calon pegawai, sehingga perusahaan bisa mempertimbangkan apakah akan ditindaklanjuti atau tidak terhadap pendaftar pekerjaan.
Bagaimana komponen dan bentuk formulir lamaran kerja perusahaan?
Komponen-komponen yang ada di formulir ini adalah:
A: Posisi atau jabatan
1: Identitas Pelamar Kerja
Bagaimana mungkin Anda percaya kepada seseorang yang belum diketahui identitasnya, iya kan? Demikian juga dengan perusahaan, mereka tentunya tidak begitu saja percaya pada calon pelamar yang identitasnya tidak jelas. Identitas apa saja yang perlu disajikan oleh pelamar kerja? Perhatikan beberapa poin berikut ini:
- Nama lengkap :
- Tempat dan tanggal lahir:
- Agama:
- Golongan darah:
- Nomor identitas (KTP/SIM/Paspor):
- Kewarganegaraan:
- Alamat lengkap di KTP
- Alamat lengkap tempat tinggal
- Telepon/HP
2: Pendidikan Pelamar Kerja
Pendidikan seorang pelamar perlu diketahui untuk mengetahui kecocokan dan syarat yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan. Tidak sesuai kan? Jika lulusan S1 Arsitektur ditugaskan untuk menyelesaikan pekerjaan administrasi, demikian juga sebaliknya.
Walaupun ada yang mengatakan bahwa semua ilmu dan keterampilan bisa dipelajari. Iya ada benarnya, namun kan memerlukan waktu, tenaga, dan biaya yang banyak.
Jika perusahaan membutuhkan karyawan untuk mengerjakan bidang yang terkait dengan teknik, maka sebaiknya mengambil seorang kandidat yang memiliki latar belakang teknis sehingga relatif lebih mudah, cepat dan efisien dibandingkan dari non teknik.
Perhatikan beberapa informasi pendidikan pelamar pekerjaan berikut ini:
- Pendidikan Formal:
- Nama sekolah
- Fakultas
- Jurusan
- Program Studi
- Tempat
- Lama belajar
- Karya ilmiah yang dibuat:
- Skripsi
- Artikel
- Karya tulis
- Pendidikan Non Formal:
- Nama kursus/pelatihan/training
- Tempat
- Durasi waktu pendidikan
- Bahasa asing yang dikuasi
- Lisan; kurang, cukup, baik
- Tertulis; kurang, cukup baik
3: Lingkungan
Manusia hidup menyatu dan dipengaruhi oleh alam lingkungannya di sekitarnya. Seorang yang hidup dilingkungan yang baik relatif lebih baik daripada mereka yang hidup dalam lingkungan yang amburadul, sehingga perusahaan sebaiknya tahu mengenai lingkungan dari pelamar, agar tidak kecewa di kemudian hari.
- Status pernikahan
- Single/tunangan
- Menikah
- Bercerai
- Susunan keluarga
- Suami; nama, tempat tanggal lahir, pendidikan, pekerjaan
- Isteri
- Anak
- Susunan keluarga
- Ayah; nama, tempat tanggal lahir, pendidikan, pekerjaan
- Ibu
- Anak
4: Riwayat Pekerjaan Pelamar
Pengalaman kerja seorang pelamar pekerjaan adalah informasi penting sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam perekrutan calon karyawan. Dari riwayat tersebut, pihak perusahaan bisa menganalisa serta menyimpulkan bagaimana gambaran calon tersebut, di mana hasil analisis tersebut akan menjadi salah satu pertimbangan diterima atau tidaknya pelamar kerja.
- Pengalaman Kerja
- Nama perusahaan
- Jabatan
- Masa kerja
- Gaji
- Alasan pindah
- Siapa atasan pelamar kerja
- Nama
- Jabatan
- Perusahaan
- Masalah penting yang pernah diselesaikan dan bagaimana cara mengatasi
5: Aktivitas Sosial
Manusia adalah mahluk sosial yang tidak bisa hidup tanpa berinteraksi dengan manusia lainnya, demikian dalam bekerja, ada berbagai pihak yang berhubungan dengan tugas tanggungjawab seorang karyawan. Dengan demikian perusahaan harus tahu aktivitas-aktivitas yang dilakukan kandidat pegawai. Dan beberapa informasi yang perlu digali dari calon karyawan antara lain:
- Adakah kenalan di perusahaan yang dilamar?Jika Ada
- Nama lengkap
- Perusahaan
- Posisi
- Sebutkan referensi pekerjaan
- Nama
- Perusahaan
- Posisi pekerjaan
- Nomor telepon
- Hubungan
- Hobby dan kegemaran pelamar
- Organisasi sedang dan yang pernah diikuti
6: Lain-lain Lamaran Kerja
Adalah informasi-informasi yang belum disebutkan dalam 5 kriteria yang dipersyaratkan kepada calon pegawai. Dan berikut ini beberapa informasi yang perlu diketahui:
- Sebutkan hal-hal yang menjadi kelebihan (strong point) pelamar
- Jelaskan hal-hal yang disarankan perlu diperbaiki (weak point) pelamar
- Pernahkan menderita penyakit yang lama sembuhnya
- Nama penyakit
- Masa terjadinya
- Akibat
7: Minat dan Konsep Pribadi Pelamar Kerja
Seseorang akan mau dan bisa bertahan lama, bahkan sangat lama jika apa yang dikerjakan sesuai dengan minatnya. Sebaliknya, sebagus apapun jenis pekerjaan, bila seseorang tidak berminat maka akan ditinggalkannya, atau mau mengerjakan namun asal-asalan atau yang penting selesai. Jadi pencari calon karyawan perlu mengetahui minat dan konsep pribadi kandidat. Dan berikut ini beberapa informasi yang perlu diketahui:
- Cita-cita pelamar kerja
- Apa yang mendorong pelamar kerja ingin bekerja?
- Mengapa pelamar ingin bekerja di perusahaan ini?
- Kesediaan pelamar untuk bekerja di seluruh wilayah perusahaan
- Sebutkan gaji yang diinginkan
Di bagian akhir formulir pendaftaran kerja ini dituliskan “Diisi dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari ternyata ada hal-hal yang bertentangan, maka pelamar pekerjaan bersedia dituntut sesuai dengan hukum yang berlaku dan lamaran ini bisa dibatalkan.” Kemudian ditutup dengan lokasi, tanggal, dan tanda tangan.
8: Contoh Formulir Lamaran Kerja
Perhatikan contoh formulir lamaran kerja yang disusun dari komponen-komponennya berikut ini:
03: Formulir Hasil Seleksi Lamaran Kerja
A: Komponen Form Hasil Tes
Apa saja yang perlu dicantumkan dalam formulir hasil seleksi lamaran pekerjaan? Berikut ini point dan elemen yang perlu dicantumkan dalam form ini, yaitu:
1: Nomor pelamar pekerjaan
Adalah nomor yang diberikan oleh perusahaan kepada pelamar ketika akan melakukan tes seleksi dan wawancara. Contoh:
- FA-0100, yang diartikan pelamar departemen finance & accounting dengan nomor urut 100.
- LD-0025, pelamar kerja divisi logistic & distribution nomor ke-25.
- HRD-0010, nomor pelamar departemen HRD yang ke-10.
2: Posisi pekerjaan
Tugas, tanggungjawab, dan pekerjaan yang dilamar. Komponen ini tidak perlu diuraikan secara rinci, namun cukup singkat dan jelas. Contoh, Supervisor Accounting, Finance Manager, dan Mandor.
3: Nama lengkap pelamar
Identitas nama dari pelamar kerja, Contoh, Badrun, S.H, M.Hum.
4: Tempat & tanggal lahir
Lokasi di mana pelamar dilahirkan, bukan domisili saat ini, misalnya, Parakan Canggah, 22 April 2000
5: Pendidikan
Tingkat pendidikan yang diperlukan untuk mengisi jabatan atau posisi yang dibutuhkan, contoh S1 Teknik Industri.
6: Proses seleksi yang telah dilalui
Jenis tes seleksi yang sudah diikuti oleh pelamar kerja, misalnya psikologi, teori dan praktik lapangan.
7: Waktu tes
Kapan waktu tes-tes nomor (6) dilakukan, misalnya psikologi, 21 Maret 2022, teori, 22 April 2022, praktik, 1 April 2022.
8: Hasil tes
Penilaian dari hasil tes, misalnya, psikologi A, teori B dan praktik B.
9: Keterangan dan penjelasan hasil tes dan seleksi
Berdasarkan hasil tes seleksi, kami merekomendasikan agar yang bersangkutan diterima/ditolak sebagai:
- Karyawan perusahaan
- Status kepegawaian
- Golongan
- Gaji bruto
Di akhir form diisi oleh petugas atau karyawan perusahaan yang ditunjuk untuk memberikan usulan dan persetujuan terhadap calon kandidat yang dites dilengkapi dengan nama terang, jabatan, dan asal divisi.
B: Contoh Formulir Hasil Tes
Perhatikan contoh formulir hasil seleksi berikut ini:
04: Formulir Hasil Wawancara Lamaran Kerja
Adalah form yang berisikan hasil dari proses wawancara dengan calon pegawai.
A: Elemen Form Hasil Tes Wawancara
Berikut ini elemen-elemen yang perlu disajikan dalam formulir hasil wawancara, yaitu:
1: Judul formulir
Dalam banyak hal, judul menjadi identitas penting, seperti film, buku, SOP, head line dan lain sebagainya. Oleh karena itu sebaiknya buatlah judul yang singkat jelas dan mencerminkan isi dari form, sehingga ketika orang melihat form itu sudah bisa langsung menebak isinya.
2: Data pelamar kerja, meliputi; posisi/jabatan, nama lengkap, tempat & tanggal lahir, serta pendidikan terakhir.
Elemen ini menyangkut identitas dari pelamar dan pekerjaan.
3: Aspek yang dinilai
Adalah aspek-aspek yang dinilai oleh interviewer.
4: Komentar atau penilaian
Adalah hasil penilaian dari interviewer menyangkut hal-hal yang menjadi bahan pertimbangan penerimaan pegawai baru.
5: Rekomendasi
Selain memberikan komentar dan penilaian atas hasil wawancara, interviewer juga memberikan rekomendasi terhadap kandidat yang diwawancarai. Rekomendasi ini menjadi pertimbangan utama bagi perusahaan untuk menerima atau tidak calon karyawan baru.
Di elemen akhir dari form dicantumkan identitas dari pewawancara, tanggal wawancara, dan paraf atau tanda tangan dari personel yang bersangkutan.
B: Contoh Formulir Hasil Seleksi Wawancara Lamaran Kerja
Setelah komponen-komponen formulir hasil wawancara disatukan, maka akan menghasilkan sebuah form lengkap seperti berikut ini:
05: Kesimpulan tentang Formulir Lamaran Kerja
Menurut para ahli rekrutmen, pelatihan dan penempatan serta melakukan kegiatan analisis pekerjaan (job analysis) karyawan merupakan fungsi MSDM.
Untuk mendapatkan karyawan baru yang tepat sesuai kebutuhan, suatu perusahaan memerlukan proses recruitment yang membutuhkan biaya, waktu dan tenaga yang cukup besar.
Salah satu upaya untuk membantu pelaksanaan proses rekrutmen oleh bagian HRD yang bertanggungjawab dalam perekrutan karyawan bisa membuat alat-alat bantu/tools yang bisa digunakan, antara lain formulir usulan recruitment, form lamaran, hasil tes seleksi, dan wawancara.
Banyak perusahaan swasta maupun BUMN seperti Pertamina, PT Industri Kereta Api, bank, rumah sakit, dan hotel masih menggunakan formulir lamaran pekerjaan dengan format yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan dan jenis bisnisnya.
Bagaimana format dan elemen form-form recruitment karyawan telah dibahas dan dijelaskan serta diberikan contoh-contohnya. Silahkan Anda kembangkan dan modifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Demikian yang bisa kami share tentang formulir lamaran kerja, semoga bermanfaat dan terima kasih.
Bagaimana menurut Anda?
