Contoh SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk dan 2 Langkah Cara Membuatnya

Proses distribusi paling akhir dari perindustrian adalah produk itu sampai ke pelanggan. Agar proses itu berjalan sesuai harapan, maka perlu dibuat SOP Distribusi Produk.

Jada SOP distribusi produk adalah panduan yang berisi prosedur yang harus dilakukan agar proses distribusi produk sesuai dengan manajemen mutu penyaluran produk.

Bagaimana cara membuat SOP distribusi produk?

Yuk ikuti pembahasannya berikut ini, lengkap dengan contoh SOP perusahaan tersebut.

 

01. Cara Membuat Standar Operasional Prosedur – SOP Distribusi Produk

contoh distribusi produk

Izinkan sedikit cerita ya…

Standar Operasional Prosedur SOP Distribusi Produk atau lebih lengkapnya SOP Pengendalian Proses penyaluran Produk ini saya bahas dan buat sebagai jawaban dan penjelasan atas beberapa pertanyaan dari seorang peserta kursus akuntansi dan pembuatan Laporan Keuangan.

Baik pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan Excel maupun software akuntansi seperti MYOB Accounting dan Accurate di Surabaya.

Satu peserta kursus ini baru memulai menjalankan usaha/bisnis di bidang farmasi.

Peserta kursus ini menceritakan bahwa untuk tahap awal, perusahaannya menjalankan usaha distribusi produk farmasi dan alat kesehatan.

Produk-produk farmasi tersebut ada yang berasal dari perusahaan lain dan ada juga hasil dari kerja sama dengan perusahaan lain dalam proses produksinya.

Dan secara bertahap, perusahaannya akan memproduksi produk farmasi sendiri.

Kembali ke topik pembahasan…

Langsung saja mari kita mulai langkah-langkah membuat SOP Distribusi Produk.

Sebelum saya lanjutkan, saran saya Anda membaca juga artikel Membedah Anatomi SOP. yang membahas langkah-langkah dan cara membuat SOP (Standard Operating Procedur) secara umum.

Langkah-langkah membuat SOP Distribusi Produk ini dilakukan dengan asumsi:

  • langkah pembentukan tim penyusun,
  • penentuan perencanaan kegiatan (penyusunan time line),
  • pemetaan proses bisnis (business mapping),
  • penentuan format SOP, dan
  • penyusunan prosedur kerja tim penyusun SOP sudah dilakukan.

Untuk membuat SOP Distribusi Produk, sebenarnya cukup simple. Kita ‘hanya’ perlu melakukan dua langkah sederhana, yaitu:

 

Langkah #1. Membuat Bagian Header dan Pengesahan

fungsi distribusi produk

A. Bagian Paling Atas (Header) SOP Distribusi Produk

Bagian paling atas (header) dari SOP Distribusi Produk merupakan indentitas SOP yang terdiri dari:

  • Nama dan Logo perusahaan
  • Judul SOP
  • Nomor Dokumen
  • Waktu berlakunya SOP
  • Jumlah Revisi
  • Tanggal Revisi
  • Jumlah halaman dokumen SOP Distribusi Produk

Dan contoh SOP Distribusi Produk header, adalah seperti berikut ini :

cara melakukan distribusi dan contohnya

Keterangan :

  • Nama & Logo Perusahaan : Sudah jelas
  • Judul SOP : buat judul yang sederhana, simple, menarik dan menggambarkan isi
    • Contohnya, ‘Standard Operating Procedure Pengendalian Proses Penyaluran Produk’
  • Nomor Dokumen : Penomoran SOP merunut pada bidang, bulan dan tahun penetapan SOP. Dan setiap perusahaan biasanya memiliki prosedur pencatatan nomor yang berbeda-beda.
    • Contoh: BJ-SOP-PP-04.17-BJ.01.04
  • Mulai berlaku : Penetapan waktu mulai berlakunya SOP
    • Contoh: 01 April 2017
  • Revisi : Jumlah revisi (perubahan) yang pernah dilakukan.
    • Contoh: 00, berarti belum pernah¬† ada revisi.
  • Tanggal Revisi : Menunjukkan kapan dilakukan revisi (jika pernah dilakukan revisi/perubahan).
    • ¬†Contoh: 3, ini menunjukkan bahwa SOP Distribusi Produk ini telah mengalami perubahan atau revisi sebanyak 3 kali.
  • Jumlah Halaman: Menunjukkan berapa jumlah halaman dokumen SOP Distribusi Produk.
    • Contoh: 1 dari 3, artinya halaman satu dari total tiga halaman.

 

B. Bagian Pengesahan SOP Distribusi Produk

Komponen pengesahaan SOP Distribusi Produk diletakkan pada hal pertama. Letaknya bisa setelah header ataupun bagian bawah halaman pertama.

Dan pada contoh SOP perusahaan ini, saya meletakkan komponen pengesahaan di bagian bawah halaman satu.

Dan berikut ini contoh format pengesahan SOP Distribusi Produk:

mata rantai distribusi

Keterangan :

Bagian pengesahan memuat dengan rinci:

  • Orang yang bertanggung jawab membuat Standar Operasional Prosedur.
  • Orang/person yang bertanggungjawab memeriksa Standar Operasional Prosedur
  • Orang /person yang bertanggungjawab untuk memberikan persetujuan Standar Operasional Prosedur.

Semua data dari bagian-bagian itu disajikan secara lengkap, mulai dari nama, jabatan, dan paraf atau tanda tangan.

sampai di sini sudah cukup jelas ya?

yuk dilanjutkan ke langkah berikutnya…

 

Langkah #2. Membuat Isi Utama SOP Distribusi Produk

saluran distribusi produk

Setelah kita menyelesaikan pembuatan header SOP Distribusi Produk, selanjutnya membuat bagian utama dari standar operasional prosedur perusahaan ini.

Apa saja komponen utama SOP Distribusi Produk?

Ada 3 komponen utama SOP Distribusi Produk, yaitu sebagai berikut:

 

A. Tujuan SOP Distribusi Produk

Bagian ini berisi penjelasan mengenai tujuan dibuat SOP Distribusi Produk.

Contoh:

“Untuk memastikan bahwa proses penyaluran produk memenuhi sistem manajemen mutu distribusi”

 

B. Kualifikasi Personal

Bagian ini menyajikan orang-orang yang ditunjuk sebagai tim yang bertanggung jawab terhadap penyusunan dan pelaksanaan SOP Distribusi Produk.

Contoh:

“Karyawan yang ditunjuk”

 

C. Prosedur Kerja SOP Distribusi Produk

Bagian ini berisi prosedur kerja dalam proses distribus produk, sejak dari proses pengelauran produk di gudang sampai laporan setelah proses pendistribusian produk.

Berikut contoh prosedur kerja SOP Distribusi Produk:

Produk Reguler/Rutin:

1. Pengeluaran produk dari gudang perusahaan/dari prinsipal:

  • Periksa kelengkapan data produk di antaranya nama prinsipal, nama produk, nomor registrasi, Batch No, ED, Jenis persediaan, jumlah, suhu penyimpanan produk dan penampakan fisik produk.
  • Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang dikirim.
  • Lakukan pengemasan dan pengepakan produk sesuai saran penyimpanan.

2. Pengiriman langsung dari perusahaan prinsipal:

  • Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim
  • Serahkan PO yang telah ditandatangani penanggung jawab perusahaan kepada prinsipal
  • Koordinasi dengan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.
  • Barang terlambat datang konfirmasi ke bagian gudang penerima.

3. Pengiriman dari kantor pusat perusahaan:

  • Hubungi kantor pusat untuk konfirmasi siap kirim.
  • Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.

4. Jasa Pengiriman:

  • Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.
  • Serahkan SP yang telah ditandatangani Penanggung Jawab kepada jasa pengiriman.
  • Untuk produk tertentu/khusus, pisahkan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan dapat menjamin keamanan serta terjaganya kualitas produk.

5. Penerimaan produk oleh pelanggan:

  • Tandatangani Surat Penyerahan Barang oleh penanggung jawab jasa.
  • Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk
  • Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang memiliki ijin resmi dari pihak berwenang.

 

Produk Tender:

1. Pengeluaran produk dari gudang perusahaan / prinsipal:

  • Periksa kelengkapan data produk di antaranya:
    • nama prinsipal,
    • nama produk,
    • nomor registrasi,
    • Bacth No, ED,
    • Jenis persediaan,
    • jumlah,
    • suhu penyimpanan produk
    • penampakan fisik produk.
  • Kurangkan jumlah produk pada kartu stok sesuai jumlah produk yang dikirim.
  • Serahkan:
    • SPK pengiriman,
    • SPB dan Berita Acara Serah Terima Produk yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk, bagian Penjualan dan Manajer Logistik.

2. Pengiriman langsung dari prinsipal:

  • Hubungi prinsipal untuk konfirmasi siap kirim
  • Serahkan PO yang telah ditandatangani Penanggung Jawab Produk perusahaan kepada prinsipal.
  • Koordinasi dengan bagian gudang untuk waktu penerimaan produk.

3. Pengiriman langsung dari kantor perusahaan:

  • Hubungi kantor perusahaan untuk konfirmasi siap kirim
  • Koordinasi pengemudi dan bagian gudang penerima untuk waktu penerimaan produk.

4. Jasa pengiriman:

  • Hubungi pihak jasa pengiriman untuk konfirmasi siap kirim.
  • Buat SPB yang telah ditandatangani Penanggung Jawab jasa pengiriman.
  • Untuk produk tertentu/khusus, gunakan jasa pengiriman yang telah mengetahui pemisahan produk tertentu/khusus dengan produk lain dan dapat menjamin keamanan serta baiknya kualitas produk.

5. Penerimaan Produk oeh pelanggan

  • Penerima produk adalah penanggungjawab bagian produk.
  • Khusus produk tertentu, penerima produk harus seorang ahli yang memiliki ijin resmi dari pihak berwenang (pemerintah).

Sampai di sini, lengkap sudah langkah-langkah membuat SOP Distribusi Produk. Selanjutnya mari kita lihat contoh SOP perusahaan ini secara utuh dan lengkap dalam satu dokumen standar operasional prosedur.

 

02. Contoh SOP Distribusi Produk

contoh distribusi produk

Berikut ini saya sajikan contoh SOP perusahaan tentang pengendalian proses distribusi produk.

Contoh SOP Perusahaan ini saya sajikan dengan cara menyatukan komponen-komponen SOP Distribusi Produk yang sudah dibuat pada pembahasan sebelumnya.

Contoh SOP Distribusi Produk ini terdiri dari 3 halaman. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh berikut ini:

Halaman #1:

cara melakukan distribusi dan contohnya

 

Halaman #2:

saluran distribusi produk

 

Halaman #3:

contoh distribusi produk

 

03. Kesimpulan

Perlu diperhatikan, SOP Distribusi Produk adalah salah satu SOP perusahaan yang perlu dibuat untuk meningkatkan kinerja distribusi produk baik barang dan jasa.

Demikian yang dapat saya bagikan mengenai cara membuat SOP Pengendalian Proses Distribusi Produk beserta contoh SOP tersebut.

Bila Anda ingin menyusun SOP perusahaan sejenis ini, tidak harus ‘pleg’ dengan materi pembahasan yang saya sajikan di sini.

Silahkan sesuaikan dengan jenis, kondisi dan situasi usaha Anda. Dan sebagai bahan inspirasi bisa lihat-lihat contoh SOP lainya di Accounting Tools & SOP.

Dan bila ada yang ingin didiskusikan, silahkan tuliskan di forum diskusi setelah artikel ini.

Semoga bermanfaat.

Terima kasih.

***