Contoh SOP Pembuatan Perjanjian Bidang Keuangan dan Cara Praktis Membuatnya Step by Step

Contoh SOP Pembuatan Perjanjian

Pembuatan perjanjian adalah salah satu aktivitas penting di perusahaan, institusi, lembaga, atau organisasi. Oleh karena itu, agar aktivitas ini berjalan dengan baik maka perlu dibuat Standard Operation Procedure (SOP).

Bagaimana cara dan langkah-langkah membuat SOP Pembuatan Perjanjian?

Yuk kita bedah langkahnya satu per satu ….

Sebagai informasi tambahan, format SOP yang akan digunakan adalah seperti format-format sebelumnya, seperti SOP Finalisasi Anggaran, SOP Workshop Penyusunan Anggaran, dan SOP Cara Membuat SOP.

***

01. Langkah Menyusun SOP Pembuatan Perjanjian

Ada tiga bagian pokok dalam format ini, yaitu header, materi inti, dan pengesahaan. Untuk lebih jelasnya kita bahas tiap bagiannya berikut ini:

Bagian #1. Header

Elemen-elemen yang ada dalam header pada SOP Pembuatan Perjanjian adalah Logo Perusahaan di bagian kiri atas dan judul SOP di bagian bawah logo perusahaan.

Sedangkan Nomor Dokumen, waktu berlakunya SOP, jumlah revisi, tanggal revisi dan jumlah halaman SOP ada di bagian kanan.

Bentuk formatnya seperti berikut ini :

Gambar : Contoh Bagian Header SOP Pembuatan Perjanjian

 

Bagian #2. Isi (Materi Inti)

Bagian isi, terdiri dari Ruang Lingkup, siapa saja pihak yang terkait dengan SOP ini, pengertian atau definisi-definisi istilah yang digunakan dalam SOP, Daftar Formulir, Narasi kegiatan, Alur proses SOP yang digambarkan dengan flowchart.

Penjelasan detilnya sebagai berikut :

Ruang Lingkup  

Bagian Ruang Lingkup menjelaskan mengenai tujuan umum penyusunan SOP. Contoh isi Bagian Ruang Lingkup seperti berikut ini :

“SOP ini mengatur tentang proses pembuatan Perjanjian atau bentuk dokumen kesepakatan lainnya, sejak usulan dari Direktur Keuangan kepada Direksi, maupun General Manager Keuangan atau Manager Keuangan kepada Direktur Keuangan atau Direktur Utama sampai dengan pengarsipan dokumen yang telah ditandatangani di Bagian Legal.”

 

Pihak yang Terkait

Bagian ini menjelaskan mengenai siapa saja yang terkait dengan SOP Pembuatan Perjanjian Bidang Keuangan.

Pihak yang terkait antara lain :

  • Direktur Utama
  • Direktur Keuangan
  • General Manager atau Manager Keuangan atau Direktur Keuangan sebagai pengguna (user)
  • Legal Manager

 

Definisi

Bagian Definis berisi penjelasan tentang definisi atau pengertian dari istilah-istilah yang digunakan dalam SOP Pembuatan Perjanjian, misalnya :

  • Pengguna (user) adalah Direktur Keuangan, General Manager Keuangan, dan Manager Keuangan.
  • Perjanjian adalah Perjanjian kerjasama, kesepakatan bersama, Perubahan/addendum atau dokumen kesepakatan lainnya.

 

Daftar Formulir

Bagian Daftar Formulir adalah formulir-formulir yang digunakan dalam pelaksanaan SOP Pembuatan Perjanjian, misalnya :

  • Formulir Permintaan Pembuatan Perjanjian
  • Formulir Kajian Hukum

 

#1. Formulir Permintaan Pembuatan Perjanjian

Format formulir ini terdiri dari judul, nomor, kepada siapa ditujukan, perihal. Kemudian perihal dan penjelasan, misalnya,  apa jenis dokumen, maksud dan tujuan dibuatnya serta dokumen-dokum .dokumen, ketentuan dan seterusnya.

Berikutnya, dokumen pendukung apa saja yang dilampirkan. Pada bagian akhir ditandatangani oleh manager keuangan.

Dan bila perlu dibuat note atau keterangan singkat di bagian paling akhir.

Contoh form permintaan Pembuatan Perjanjian adalah seperti berikut ini :

 

#2. Formulir Kajian Hukum

Format Form Kajian Hukum terdiri dari judul, nomor form, ditujukan kepada siapa, dan perihal apa.

Kemudian permintaan pembuatan kajian hukum, yang meliputi jenis dokumen, deskripsi tentang calon mitra, dan ruang lingkup kerjasama, termasuk data lengkap calon mitra juga dilampirkan.

Pada bagian berikutnya, berisi kajian hukum dari tim legal. Dan bagian paling akhir adalah tanda tangan manajer keuangan/manajer terkait dan catatan-catan penting lainnya.

Dan berikut ini contoh formulir kajian hukum :

Narasi Kegiatan

Bagian Narasi Kegiatan berisi tentang siapa pihak yang terkait, penanggung jawab, dan penjelasan mengenai tugas, proses, alur pelaksanaan SOP Pembuatan Perjanjian.

Contoh detil dari Narasi Kegiatan adalah seperti berikut ini :

Narasi Kegiatan #1 :

Pihak Terkait : Pengguna (user)

Penanggung jawab : Pengguna, General Manager Keuangan, Manager Keuangan

Narasi :

User mengajukan permintaan pembuatan perjanjian dalam bentuk Formulir kepada Legal Manager.

  • Untuk royek baru atau penambahan ketentuan dalam perjanjian atas proyek yang sudah berjalan yang terkait dengan KEUANGAN perusahaan harus melalui proses :
  • Kajian bisnis meliputi kajian teknik
  • Kajian keuangan
  • Kajian risiko
  • Kajian hukum
  • Bila terkait dengan proses pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
  • Perijinan, bila transaksi yang akan dilaksanakan diperlukan perijinan menurut Anggaran Dasar Perusahaan :
  • Persetujuan Dewan Komisaris
  • Persetujuan RUPS
  • Telah dipastikan bahwa Rencana Transaksi sudah dianggarkan dalam Rencana Anggaran Perusahaan.

 

Narasi Kegiatan #2 :

Pihak Terkait : Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Legal Manager membuat arahan atau instruksi kepada staf legal untuk menyusun draft Naskah Perjanjian atau Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud.

 

Narasi Kegiatan #3 :

Pihak Terkait : Staf Legal

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Staf Legal menyusun draft naskah dokumen yang diminta berdasarkan dokumen pendukungnya.

 

Narasi Kegiatan #4 :

Pihak Terkait : Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Selanjutnya, legal manager memeriksa dan atau mengoreksi draft serta memberikan persetujuan atas draft naskah.

 

Narasi Kegiatan #5 :

Pihak Terkait : Legal Manager, General Manager Keuangan, Manager Keuangan

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Legal manager atau bagian legal melakukan diskusi atas draf naskah dengan general manager keuangan atau manager keuangan.

 

Narasi Kegiatan #6 :

Pihak Terkait : Pengguna (User)

Penanggung jawab : Legal Manager, Pengguna

Narasi :

Draf naskah disampaikan kepada pengguna untuk mendapatkan kepastian dan persetujuan atas draf dokumen dari pengguna.

 

Narasi Kegiatan #7 :

Pihak Terkait : Staf Legal

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Draf naskah difinalkan staf legal.

 

Narasi Kegiatan #8 :

Pihak Terkait : Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Manager Legal memeriksa dan atau mengkoreksi draf serta memberikan persetujuan atas draf naskah.

Narasi Kegiatan #9 :

Pihak Terkait : Staf Legal

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Draf naskah difinalisasi oleh staf legal

 

Narasi Kegiatan #10 :

Pihak Terkait : Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Draf naskah diparaf oleh Manager Legal.

 

Narasi Kegiatan #11 :

Pihak Terkait : General Manager Keuangan, Manajer Keuangan

Penanggung jawab : General Manager Keuangan, Manajer Keuangan

Narasi :

Draf naskah diparaf oleh General Manager Keuangan dan Manajer Keuangan.

 

Narasi Kegiatan #12 :

Pihak Terkait : Pengguna (user)

Penanggung jawab : Pengguna (user)

Narasi :

Draf naskah diparaf oleh pengguna.

 

Narasi Kegiatan #13 :

Pihak Terkait : Direktur Keuangan, Pengguna (user), Legal Manager

Penanggung jawab : Legal Manager

Narasi :

Draf naskah yang sudah diparaf oleh pengguna, general manager keuangan, manager keuangan, dan manager legal disampaikan kepada Direktur Keuangan dan Manager Legal dengan memo.

Direktur keuangan membaca dan me-review draf naskah atau bila dipandang perlu, dilakukan pembahasan dengan pengguna dan manajer legal.

Apabila Direktur Keuangan setuju, maka turut membubuhkan paraf. Namun bila direktur keuangan melakukan koreksi, maka :

  • Dilakukan koreksi oleh staf legal sesuai dengan arahan atau instruksi direktur keuangan.]
  • Proses pembubuhan paraf oleh manajer legal, general manager (GM) keuangan, manajer keuangan, pengguna, dan direktur keuangan.

 

Narasi Kegiatan #14 :

Pihak Terkait : Direktur Keuangan

Penanggung jawab : Manajer Legal

Narasi :

Bila draf naskah sudah disetujui, maka direktur keuangan membubuhkan paraf.

 

Narasi Kegiatan #15 :

Pihak Terkait : Direktur Utama

Penanggung jawab : Manajer Legal

Narasi :

Draf dokumen ditandatangani oleh Direktur Utama atau Kuasa atau Pejabat yang ditunjuk sesuai ketentuan yang berlaku.

 

Narasi Kegiatan #16 :

Pihak Terkait : Direktur Utama, Pengguna

Penanggung jawab : Manajer Legal

Narasi :

Draf dokumen yang sudah ditandatangani oleh Direktur Utama diterima oleh bagian Legal untuk dilakukan proses pengiriman naskah kepada pengguna untuk dilaksanakan.

 

Narasi Kegiatan #17 :

Pihak Terkait : Bagian Legal

Penanggung jawab : Manajer Legal

Narasi :

Bagian Legal mengarsip naskah yang disiapkan untuk arsip.

Perhatikan alur aktivitas yang telah dituangkan dalam bagian Narasi Kegiatan, bila digambarkan dalam sebuah diagram alur atau flowchart adalah seperti berikut ini :

Gambar : Contoh Flowchart SOP Pembuatan Perjanjian

 

Bagian #3. Pengesahan

Bagian pengesahaan adalah bagian yang terakhir dari sebuah SOP. Bagian pengesahaan terdiri dari orang-orang yang diberi tanggungjawab untuk membuat, memeriksa, dan menyetujui SOP.

Nama lengkap, jabatan, dan paraf harus dicantumkan dalam bagian pengesahan ini. Contoh dari bagian pengesahaan adalah seperti berikut ini :

Gambar : Contoh Bagian Disposisi SOP Pembuatan Perjanjian

 

02. Kesimpulan

Demikian pembahasan contoh SOP Pembuat Perjanjian untuk bagian keuangan dan step by step cara sederhana, mudah serta praktis untuk membuatnya.

Bila ingin lebih yakin dalam pembuatan dan implementasi SOP bersama konsultan penyusunan SOP, informasi ini layak Anda baca juga: SOP dengan Accounting Tools yang powerful

Bagaimana menurut Anda? Adakah masukkan atau saran?

***

sop akuntansi keuangan powerful