Contoh SOP Pemetaan Risiko Pembukaan Kantor Cabang

Contoh SOP Pemetaan Risiko Pembukaan Kantor Cabang

Risiko dalam bisnis seringkali tidak dapat dihindari, namun bisa dikelola melalui risk management atau manajemen risiko perusahaan. Termasuk pembukaan cabang perusahaan di berbagai daerah atau negara.  Perusahaan yang memiliki banyak kantor cabang harus memiliki prosedur yang tepat untuk mengurangi risiko karena pembukaan kantor cabang.

Dibutuhkan sebuah Standard Operating Procedure (SOP) untuk memetakan risiko, sehingga perusahaan berjalan by system bukan by perasaan.

Dan kali ini blog manajemen keuangan akan menyajikan cara membuat SOP Pemetaan Risiko Kantor Cabang. Kami berharap tutorial dan contoh SOP ini bisa digunakan sebagai referensi untuk perusahaan Anda.

Baca juga : Membedah Anatomi SOP

Langsung saja yuk kita mulai step by step

Struktur SOP masih seperti sebelumnya, yaitu terdiri dari bagian header, isi dan pengesahaan.

 

#A. Bagian Header

Pada bagian ini terdiri dari Logo Perusahaan, judul dokumen SOP, Nomor dokumen, waktu dimulai SOP, jumlah revisi, waktu revisi, dan jumlah halaman dokumen SOP.

Berikut ini contoh bentuk header SOP :

Contoh SOP Pemetaan Risiko – Header

Nah, pada contoh bagian header dari SOP, kita bisa melihat elemen-elemen yang menyusunnya yaitu, bagian ujung kiri paling atas biasanya diletakkan logo perusahaan, dan dibawahnya adalah judul yang menerangkan topik atau tema SOP.

Sedangkan bagian kanan dari header di-isi dengan nomor dokumen, waktu berlakunya SOP, keterangan tentang jumlah revisi/perubahan, waktu revisi dan jumlah halaman SOP.

 

#B.  Bagian Isi SOP

Bagian isi dari SOP menunjukkan tentang tujuan, ruang lingkup, definisi, dan referensi yang digunakan untuk men-support SOP.

Tujuan

Pada bagian tujuan SOP, biasanya berisi penjelasan tentang tujuan SOP. Misalnya :” untuk memetakan aktual dan potensial risiko dalam aktivitas bisnis di kantor-kantor cabang perusahaan”

Ruang Lingkup

Bagian ini menjelaskan mengenai ruang lingkup dari SOP, misalnya : “ SOP ini mencakup pelaksanaan pemetaan risiko di seluruh kantor cabang perusahaan “

Definisi

Bagian ini menjelaskan tentang istilah-istilah yang digunakan dalam SOP. Misalnya :

  1. Kriteria audit adalah kumpulan kebijakan, prosedur dan persyaratan dalam perusahaan. Kriteria ini digunakan sebagai acuan untuk kemudian dibandingkan kesesuaianya dengan bukti audit.
  2. Bukti audit adalah record atau catatan, pernyataan yang mengandung fakta atau informasi lainnya, misalnya hasil observasi yang relevan dengan kriteria audit, dan dapat dibuktikan kebenarannya.
  3. Pengertian audit adalah proses sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit, kemudian mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan apakah kriteria audit telah terpenuhi.
  4. Pengertian auditor adalah seseorang yang mempunyai kompetensi dan kualifikasi melakukan audit.
  5. Pengertian auditee adalah seseorang atau organisasi yang diaudit.

 

Referensi

Bagian ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai referensi dalam SOP ini, misalnya peraturan perusahaan, ISO, Quality Management System.

 

#C. Bagian Pengesahan SOP

Bagian ini berisi tentang nama, jabatan, dan paraf dari yang membuat, memeriksa, serta menyetujui SOP. Berikut ini adalah contoh bagian pengesahan :

Contoh : SOP Risk Management – Disposisi

Halaman berikutnya berisi PROSEDUR kerja mengenai proses manajemen risiko atau tahapan manajemen risiko dilengkapi dengan flowchart, penanggung jawab, deskripsi, dan dokumen-dokumen yang terkait untuk setiap langkahnya. Berikut ini contohnya:

#1. Manajer

Mengkaji risiko berdasarkan :

  • Buku gabungan laporan keuangan cabang perusahaan dari bagian akuntansi.
  • Informasi atau isu-isu terkini yang beredar.
  • Laporan dari pihak-pihak terkait.
  • Permintaan dari direksi untuk melakukan pemeriksaan.

 

#2. Sekretaris Perusahaan

Jika ditemukan potensi risiko pada kantor cabang perusahaan tertentu, maka ditugaskan staf manajemen risiko untuk melakukan pemetaan risiko ke cabang tersebut.

Dokumen yang digunakan adalah surat tugas.

 

#3. Risk Management Staff

Mempersiapkan data-data potensi risiko dan rencana pemeriksaan, meliputi :

  • Kewajaran Laporan Keuangan
  • Termin piutang
  • Termin persediaan

Kantor pusat akan mengirim surat pemberitahuan ke kantor cabang tertentu sebelum staf manajemen risiko datang ke kantor cabang tersebut.

Selanjutnya staf manajemen risiko akan melakukan pemeriksaan langsung ke kantor cabang tertentu tersebut. Dokumen yang diperoleh berupa hasil pemeriksaan.

Dokumen hasil pemeriksaan tersebut yang berisi potensi risiko dituangkan dalam RISK REGISTER dan dibahas bersama kepala cabang.

Proses ini bila dituangkan dalam sebuah flowchart adalah sebagai berikut :

Contoh : Flowchart – Proses Audit Kantor Cabang

 

Prosedur berikutnya adalah :

#1. Kepala Cabang

Setelah dilakukan meeting antara staf manajemen risiko dan kepala cabang, akhirnya kepala cabang menyetujui laporan hasil Risk Register.

Baca juga : Antisipasi Risiko dengan SOP Pembuatan Laporan Manajemen Risiko

 

#2. Risk Management Staff

Menyusun Risk Response  berdasarkan Risk Register. Selanjutnya melaporkan ke Sekretaris Perusahaan, bila ada masukan dari sekretaris perusahaan maka dilakukan koreksi terhadap dokumen risk response.

Setelah dilakukan koreksi dan review dari sekretaris perushaan, berikutnya melaporkan ke Direksi. Bila direksi menyetujui selanjutnya memonitor tindakan pencegahan di kantor cabang yang telah diperiksa. Dokumen yang dihasilkan adalah berupa log book risk response.

Dan bila dibuat dalam sebuah flowchart prosedur ini adalah :

Flowchart – Pemetaan Risiko 

Demikianlah pembahasan mengenai pembuatan SOP pemetaan risiko kantor cabang. Ada SOP lain yang harus dimiliki perusahaan yaitu SOP Akuntansi Keuangan, bila ingin tahu lebih dalam tentangnya, langsung saja ke :  SOP Akuntansi Keuangan Super LENGKAP.