Contoh SOP – Penyusunan Investasi dan Software Akuntansi

Contoh SOP – Penyusunan Investasi dan Maintenance Software Akuntansi

Software akuntansi yang digunakan perusahaan untuk mendukung aktivitas perusahaan harus bisa berfungsi secara optimal. Fungsi tersebut akan bisa dicapai bila kinerja aplikasi akuntansi itu berjalan dengan baik.

Dan salah satu kunci yang menyebabkan software akuntansi memiliki kinerja ekselen adalah dilakukan pemeliharaan secara baik.

Oleh karena itu, agar fungsi pemeliharaan berjalan dengan baik, maka dibuat standard operating procedure (SOP) maintenance software akuntansi.

Bagaimana langkah-langkah pembuatannya?

Mari kita mulai tiap langkahnya…

Contoh SOP Maintenance Software Akuntansi

Bentuk atau struktur SOP masih menggunakan susunan : 1) bagian kepala atau header, 2) bagian isi, dan 3) bagian disposisi.

#1. Bagian Kepala atau Header SOP Maintenance Software Akuntansi

Bagian ini berisi nama perusahaan atau logo perusahaan, judul, nomor dokumen, masa berlaku, jumlah dan tanggal perbaikan, serta jumlah dokumen.

Bentuk tampilannya adalah seperti dibawah ini :

 

#2. Bagian Isi SOP Maintenance Software Akuntansi

Bagian ini memuat tujuan disusunnya SOP, ruang lingkup, definisi dan referensi. Yuk kita buat per item-nya sebagai berikut :

Tujuan

Pemeliharaan software akuntansi bertujuan menjaga dan merawat software agar dapat bekerja secara maksimal untuk mendukung kinerja user.

Ruang Lingkup

Memberikan pedoman bagi divisi dan cabang dalam melakukan usulan pemerliharaan software akuntansi di perusahaan, meliputi semua divisi dan cabang perusahaan yang membutuhkan pengembangan sistem aplikasi akuntansi.

Definisi

Software akuntansi/aplikasi akuntansi adalah jenis program komputer yang dibuat sesuai dengan bahasa pemrograman dan digunakan untuk berbagai kebutuhan yang diperlukan.

Referensi

ISO dan Quality Management System

 

#3. Bagian Pengesahaan SOP Maintenance Software Akuntansi

Pada bagian ini berisi dan menerangkah siapa yang membuat, memeriksa, dan menyetujui SOP, dilengkapi dengan nama, jabatan dan paraf.

Contoh bentuk bagian pengesahaan adalah sebagai berikut :

 

Deskripsi Prosedur

Bagian deskripsi prosedur memuat proses bisnis dan alur pelaksanaan SOP Maintenance Accounting Software. Biasanya di susun setelah halaman pengesahaan.

Untuk deskripsi prosedur mencakup pihak yang terkait, penangggung jawab, dan deskripsi pelaksanaan dilengkapi flowchart.  Untuk lebih jelasnya berikut ini contoh deskripsi prosedur SOP Pemeliharaan Aplikasi Akuntansi.

Pihak Terkait : User/Cabang perusahaan

Deskripsi :

  1. Membuat surat permohonan pemeliharaan yang ditujukan kepada bagian Teknologi Informasi, antara lain :
  • Pembuatan dan perubahan email
  • Penambahan username dan password
  • Penambahan hak akses
  • Penambahan software
  • Penambahan koneksi jaringan
  1. Menerima pemberitahuan dari bagian TI, bahwa pemeliharaan telah selesai dilakukan

Pihak Terkait : Bagian Teknologi Informasi

Penanggung Jawab : Development & Infrastruktur

Deskripsi :

  1. Menerima permohonan pemeliharaan di bidang terkait
  2. Membuat rencana pemeliharaan dan menyampaikan kepada manajer bagian TI untuk persetujuan
  3. Melakukan proses pemeliharaan
  4. Membuat Laporan Hasil Pemeliharaan

Manajer Bagian Teknologi Informasi

  1. Menerima rencana pemeliharaan dari bagian Development & Infrastruktur
  2. Menyetujui rencana pemeliharaan, jika disetujui mengembalikan disposisi kepada development & Infrastruktur
  3. Menerima hasil proses pemeliharaan
  4. Menyampaikan hasil pemeliharaan kepada bidang terkait

Dan  bila  digambarkan dalam diagram Alur (Flowchart) adalah sebagai berikut :

Diagram Alur : SOP Maintenance Accounting Software

 

Contoh SOP Penyusunan Investasi Software Akuntansi

Susunannya sama dengan SOP Maintenance Software akuntansi, yaitu bagian header, isi dan disposisi.

Langsung saja kita buat per bagiannya…

#1. Header SOP Penyusunan Investasi Software Akuntansi

 

#2. ISI – SOP Penyusunan Investasi Software Akuntansi

Tujuan

Agar setiap investasi teknologi informasi selaras dengan strategi bisnis perusahaan

Ruang Lingkup

Memberikan pedoman kepada bagian teknologi informasi dan accounting membuat rencana anggaran berdasarkan rencana kerja tahunan yang telah dibuat oleh masing-masing tim.

Definisi

  1. Rencana anggaran software akuntansi adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka yang meliputi seluruh kegiatan teknologi informasi untuk jangka waktu yang akan datang.
  2. Hardware adalah perangkat pendukung sistem
  3. Software adalah perangkat lunak pendukung sistem
  4. Teknologi Informasi adalah departemen teknologi informasi

Referensi

ISO, Quality Management System

Baca juga :

 

#3. Disposisi – SOP Penyusunan Investasi Software Akuntansi

 

Deskripsi Prosedur

Pihak Terkait : Bagian Teknologi Informasi

Penanggung jawab : Manajer Bagian Teknologi Informasi dan seluruh staf

Deskripsi :

  1. Tim Teknologi Informasi melakukan pembahasan mengenai rencana kerja setiap tahun
  2. Berdasarkan rencana kerja tersebut selanjutnya dituangkan ke dalam anggaran teknologi informasi
  3. Bagian Teknologi informasi mengajukan usulan anggaran TI kepada GM Akuntansi Keuangan untuk disetujui.
  4. Anggaran tersebut diajukan ke tim anggaran perusahaan

Selanjutnya sebagai penanggung jawab, tim anggaran perusahaan menerima usulan anggaran teknologi informasi.

Proses-proses tersebut bila digambarkan dalam diagram alur (flowchart) adalah seperti berikut ini :

Flowchart – SOP Penyusunan Investasi Software Akuntansi

Demikianlah pembahasan 2 contoh  SOP, yaitu SOP Penyusunan Investasi Software Akuntansi dan SOP Maintenance Software Akuntansi.

Dan ada satu SOP yang harus ada dan sangat penting peranananya dalam sebuah organisasi bisnis adalah SOP Akuntansi Keuangan. Bila anda ingin tahu lebih detil tentang SOP Akuntansi Keuangan, langsung saja ke Accounting Tools & SOP.