Standar Operasional Prosedur perusahaan adalah dokumen tertulis yang berisi prosedur-prosedur yang mengatur tata cara kerjasama bisnis antara perusahaan dengan pihak lain.
Mengapa perusahaan perlu membuat SOP tata cara kontrak perjanjian kerjasama?
Alasanya adalah agar kerjasama yang dilakukan perusahaan dengan pihak lain berjalan dengan baik dan saling menguntungkan. Dan kali ini blog manajemen keuangan akan memberikan contoh SOP kerjasama beserta pembahasan cara membuatnya. Yuk dimulai….
1: Langkah Membuat SOP Tata Cara Kerjasama Bisnis
Kerjasama seringkali dilakukan antara perusahaan dengan berbagai pihak, misalnya:
- Perusahaan pemasok raw material, bahan habis pakai, perlengkapan, dan barang kebutuhan lainnya,
- Pergudangan,
- Logistik
- Perusahaan distribusi.
Karena pentingnya kerjasama ini, maka prosedur kerjasama dan hal-hal terkait sebaiknya perusahaan membuat/menyusun prosedur (SOP).
SOP tersebut menjadi panduan yang mengatur tata cara kontrak kerjasama, sehingga kerjasama itu benar-benar berdampak baik bagi perusahaan. Selanjutnya yuk ikuti penjelasan tahap-tahap membuat SOP Kerjasama Usaha dan bisnis berikut ini….
♣
SOP Kerjasama Usaha dan Bisnis ini menggunakan format SOP yang sudah familiar, yaitu narasi dengan penjelasan menggunakan gambar atau flowchart. Pada format ini, bagian Standar Operasional Prosedur dibagi menjadi 3 bagian utama, yaitu:
- header,
- isi utama
- bagian pengesahan dan
- lampiran yang berisi deskripsi prosedur dan flowchart (bila perlu).
A: Bagian Header – SOP Tata Cara Kerjasama Bisnis
Seperti format-format SOP sebelumnya, misalnya:
- SOP Cara Membuat SOP,
- Standar Operasional Prosedur (SOP) Finalisasi Anggaran , dan
- SOP Pengendalian Proses Penyaluran Produk
Header SOP Kontrak Kerjasama Usaha dan Bisnis, terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut :
- Logo Perusahaan
- Nama/Judul SOP
- Nomor Dokumen
- Mulai Berlaku
- Jumlah Revisi
- Tanggal Revisi
- Jumlah Halaman
Dan berikut ini contoh tampilan dari header SOP Kerjasama Usaha dan Bisnis:
B: Bagian Isi SOP Tata Cara Kerjasama Usaha dan Bisnis
Bagian isi dari SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama terdiri dari : Tujuan, Penanggung jawab, dan prosedur. Mari kita bedah satu per satu…
1. Tujuan
Menetapkan prosedur cara kontrak kerjasama dengan pihak lain tentang distribusi, pengelolaan gudang yang baik, dan pengangkutannya.
2. Penanggung Jawab
Sebagai pihak yang bertanggung jawab adalah penanggung jawab produk dan direktur perusahaan.
3. Prosedur
Ada 9 prosedur dan 4 sub prosedur dalam SOP Kontrak Kerjasama Usaha dan Bisnis, yaitu :
- Analisa temuan dari inspeksi diri atau pemetaan (mapping) dari pihak luar.
- Buat kualifikasi pihak penerima kontrak atau pihak yang akan diajak bekerjasama.
- Ajukan kepada Direktur untuk diadakan kontrak kerjasama.
- Bila kontrak kerjasama yang akan dibuat itu dari kantor cabang perusahaan, maka kantor cabang mengajukan kepada kantor pusat tentang kontrak kerjasama yang akan dilakukan merujuk pada referensi yang ada di kantor cabang dengan melampirkan kualifikasi dan company profile pihak penerima kontrak dan hasil inspeksi atau pemetaan (mapping) dari pihak luar.
- Tindak lanjuti persetujuan dari kantor pusat dengan pembuatan kontrak kerjasama.
- Tentukan persyaratan pelaksanaan kerjasama diantaranya :
- Penanganan risiko kehilangan atau kerusakan produk obat selama pengiriman dan dalam kondisi tidak terduga (force major).
- Kewajiban penerima kontrak untuk mengembalikan produk perusahaan kepada pemberi kontrak jika terjadi kerusakan selama pengiriman dengan menyertakan berita acara kerusakan.
- Kehilangan selama pengiriman oleh penerima kontrak, penerima kontrak wajib melaporkan kepada pihak kepolisian dan pemberi kontrak.
- Pemberi kontrak berhak melakukan audit terhadap penerima kontrak setiap saat.
- Perbaharui kontrak jika akan dilakukan perpanjangan kontrak.
- Lakukan dari langka awal jika dilakukan kontrak kerjasama dengan pihak lain.
Catatan :
Catatan menjelaskan hal-hal detil yang belum dicantumkan pada point-point di atas. Misalnya : kontrak kerja sama dapat dilakukan antar fasilitas distribusi dengan penyedia jasa, seperti pengangkutan, pergudangan, dan keamanan.
C: Bagian Pengesahan SOP Tata Cara Kerjasama Usaha dan Bisnis
Bagian pengesahan berisi elemen-elemen yang bertanggungjawab terhadap SOP Tata Cara Kontrak Kerjasama, seperti siapa yang membuat, memeriksa, dan menyetujui SOP, lengkap dengan nama, jabatan dan paraf. Berikut ini contoh tampilan bagian pengesahan :
Demikian pembahasan tentang contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Tata Cara Kontrak Kerjasama, moga bermanfaat.
Dengan adanya standar baku yang dimiliki perusahaan, maka akan membantu perusahaan meminimalisir kerugian dan meningkatkan laba perusahaan.
Dan bila Anda ingin membuat SOP Keuangan untuk bisnis Anda, silahkan baca caranya di Accounting Tools dan SOP Perusahaan.
Semoga bermanfaat. Terima kasih
***
