Penyusunan dan penulisan surat perusahaan/surat bisnis adalah aktivitas yang lazim dilakukan perusahaan dalam berhubungan dengan perusahaan dan pihak lain, misalnya: pemasok, distributor, kantor akuntan publik, perusahaan konsultan, dan mitra lainnya. Dan bila Anda ingin mengelola aktivitas keuangan bisnis, segera aplikasikan SOP Finance dengan Accounting Tools Powerful.
Bagaimana cara membuat dan menulis surat perusahaan yang efektif? Seperti apa bentuk dan format surat perusahaan yang baik? Mari ikuti ulasan dan pembahasan dengan contoh surat konfirmasi, perjanjian, laporan internal audit, dan laporan auditor independen berikut ini…
Cara Menulis Surat Perusahaan Yang Efektif
B: Bagaimana Surat Perusahaan yang Baik?
Sebuah surat bisnis yang baik langsung membicarakan inti masalahnya dan tida bertele-tele. Surat tersebut harus jelas, enak dibaca dan luwes. Kedengarannya mudah.
Mungkin Anda sudah terbiasa menulis berbagai surat bisnis yang baik dengan mudah. Meskipun begitu, beberapa di antaranya bermasalah. Surat-surat tersebut tidak jelas atau ngawur, bahkan yang paling buruk tidak bermakna sama sekali.
Si pembaca yang mungkin saja seorang relasi penting, mengangkat bahu dan menggelengkan kepala.“Apa ini?” atau “Apa yang harus saya lakukan?”.
Jika surat Anda bernada kasar atau terkesan sombong, mungkin Anda akan kesulitan untuk menarik simpati relasi Ada.
B: Bagaimana Cara Membuat Surat Perusahaan yang Baik?
Bagian ini akan membantu Anda secara konsisten berbagai template dan contoh surat bisnis yang tajam dan bermakna yang bisa memberi cerminan siapa Anda dan bagaimana perusahaan Anda, seperti penawaran barang.
Menulis surat bukanlah proses permainan kata-kata, dan anda tidak perlu khawatir apakah anda seorang seorang yang pandai bermain kata-kata atau seorang yang kaku.
Menulis surat adalah proses akal sehat atau nalar, sebagaimana yang dipraktekkan oleh para ahli komunikasi yang sebagian besar adalah para konsultan perusahaan.
Dewasa ini, ada upaya yang sungguh-sungguh untuk memperbaiki mutu korespondensi bisnis dan banyak gagasan dari upaya-upaya tersebut yang sudah dimanifestasikan menjadi berbagai keterampilan dan sikap yang sangat penting bagi para pengelola usaha agar menguasai keterampilan menulis surat.
Yang Pantas dan Tidak Pantas Dilakukan Penulisan Surat Perusahaan
A: Pedoman Penulisan Surat Menurut Para Ahli
Mari kita mulai dengan apa yang dikatakan oleh Carl Goeller, seorang profesional yang memimpin berbagai kursus menulis bisnis di New York, USA.
Dia telah berhasil melakukan simflifikasi yang sangat penting mengenai apa yang harus dan jangan dilakukan, yang perlu diingat setiap kali Anda akan menulis, antara lain:
- Lakukan menulis untuk komunikasi. Tujuan utama kita dalam menulis adalah untuk menyampaikan sesuatu kepada orang lain.
- Jangan memaksakan kesan dengan tulisan kita. Semakin keras usaha kita untuk memaksakan kesan, semakin terlihat kelemahan kita, dan semakin sulit tulisan kita dipahami.
Goeller tidak hanya bicara sampai di situ. Dia telah berhasil meringkas berbagai hal menjadi sesuatu yang sangat berarti mengenai prinsip utama menulis yang efektif.
“saya menulis untuk berkomunikasi, bukan untuk memaksakan kesan”
Contoh Surat Konfirmasi
A: Pengertian Surat Konfirmasi
Definisi surat konfirmasi adalah surat yang dibuat oleh perusahaan untuk meminta atau memberikan konfirmasi kepada pihak lain.
Ada beberapa jenis surat konfirmasi perusahaan, antara lain: (a) contoh surat konfirmasi pembayaran utang piutang usaha, (b) contoh surat konfirmasi pesanan, dan (c) contoh surat konfirmasi audit.
B: Contoh Surat Konfirmasi
Dan pada kesempatan ini disajikan 4 contoh surat konfirmasi berikut ini:
- Surat Konfirmasi Hutang Audit
- Surat Konfirmasi ke Penasehat Hukum Perusahaan
- Kesanggupan Pembelian Saham
- Surat Jawaban Konfirmasi Pembelian Saham
Berikut ini disajikan contoh surat perusahaan mengenai konfirmasi. Mari dibahas satu-per-satu