2 Tips Pencatatan Dana Kas Kecil, Salah Satunya Mungkin Cocok untuk Usaha Anda

Pengertian Dana Kas Kecil (Bahas Inggris: petty cash) adalah sejumlah dana yang disediakan perusahaan dengan tujuan untuk keperluan yang sifatnya rutin terjadi setiap hari dan nilainya relatif kecil bagi perusahaan tersebut.

Bagaimana sistem pencatatan transaksi dana kas kecil di software akuntansi?

Seperti:

  • MYOB Accounting
  • Bee Accounting
  • Zahir Accounting
  • Accurate
  • Jurnal.id
  • Pawon
  • Siscom
  • MAS
  • Masteronline

Yuk ikuti pembahasannya berikut ini…

 

Pengertian Dana Kas Kecil

tujuan pengelolaan kas

Di paragraf pertama sudah disampaikan bahwa dana kas kecil adalah dana yang disediakan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan dana yang jumlahnya relatif kecil.

Dana kas kecil biasanya diambil dan disisihkan kemudiaan dipercayakan kepada seorang karyawan atau pegawai yang khusus mengelola dana itu.

Karyawan yang mengelola dan tersebut dikenal sebagai seorang kasir kas kecil.

Perlu diketahui bahwa ada dua sistim pencatatan kas kecil yang lazim digunakan perusahaan.

Dua sistem tersebut adalah :

  • Sistem Dana Tetap, sistem pengelolaan dana kas kecil dengan menentukan jumlah dana tetap.
  • Sistem Fluktuasi, sitem pengelolaan dana kas kecil dengan menentukan jumlah dana berfluktuasi.

Sebenarnya tidak ada ketentuan yang mengharuskan suatu perusahaan menggunakan salah satu dari 2 sistem pencatatan tersebut.

Setiap perusahaan memiliki kebijakan tertentu dalam menggunakan sistem pencatatan tergantung pada jenis usaha dan kebutuhan perusahaan.

Dan pada kesempatan ini, saya akan bahas bagaimana pencatatan dana kas kecil dengan menggunakan dua sistem tersebut di software akuntansi, yaitu MYOB Accounting.

Mengapa saya menggunakan software akuntansi tersebut?

Tidak ada alasan khusus, saya bukan karyawan atau menjual softawre akuntansi tersebut.

Alasan utamanya, karena saya pernah menggunakan software akuntansi tersebut.

Lucu kan, jika saya memberikan contoh TANPA PERNAH menggunakan Myob Accounting. itu saja sih.

dan berdasarkan pengamatan sekilas, bisnis proses disetiap software akuntansi adalah relatif sama, yang membedakan di fitur da tampilan.

so, saya rasa Myob Accounting sudah mewakili software akuntansi yang lain.

Jadi clear ya.

Yuk dilanjutkan….

 

#1. Sistem Dana Tetap

metode dana tetap dan tidak tetap mengelola dana kas kecil

Pengelolaan dana kecil dengan sistem dana tetap adalah dengan menetapkan dana kas kecil dalam jumlah tertentu, dan nilai tersebut relatif tidak berubah dari waktu ke waktu.

Pencatatan pengeluaran biaya yang telah dilakukan tidak langsung dicatat kedalam pembukuan perusahaan.

Pengakuan biaya yang dikeluarkan tersebut baru akan dicatat pada saat pengisian dana kembali pada suatu periode tertentu yang telah ditetapkan.

Pada kesempatan kali ini, software akuntansi yang digunakan sebagai contoh pengelolaan dana kas kecil adalah MYOB Accounting.

Apa kepanjangan MYOB?

MYOB kepanjangan dari Mind Your Own Bussiness.

Simple & mudah digunakan, Cetak & kirim faktur, lacak pengeluaran, stok barang, cetak laporan keuangan, rekonsiliasi pembayaran.

Untuk latihan bisa menggunakan Myob Accounting versi 19 atau 18.

Bila pengelolaan dana kas kecil perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka saat pengisian dana kembali adalah melalui menu:

Banking | Spend Money.

Selanjutnya dengan memilih akun kas yang berkaitan dengan pengeluaran.

Yaitu akun Kas atau Bank (bukan Kas Kecil) dengan lawannya adalah akun-akun bersangkutan, yaitu akun biaya operasional yang sifatnya kecil-kecil.

Selain itu pencatatan biaya juga dilakukan diakhir periode karena adanya penyesuaian atas transaksi yang sudah terjadi tetapi belum dicatat.

Untuk penyesuaian ini dicatat melalui menu:

Banking | Spend Money

Yaitu dengan memilih akun Kas Kecil (sebagai pengeluaran dana) dan akun lawannya adalah biaya-biaya operasional yang sifatnya kecil.

 

#2. Sistem Fluktuasi

Apa yang dimaksud dengan Imprest Fund Method?

Mengelola dana kas kecil dengan metode fluktuasi adalah dengan menetapkan dana kas kecil sebesar nilai tertentu,

Di mana setiap ada pengeluaran untuk biaya sekecil apapun langsung dicatat dalam pembukuan perusahaan.

Bagaimana cara pencatatannya?

Masih melalui menu:

Banking | Spend Money

Yaitu dengan memilih akun Kas Kecil sebagai akun pengeluaran dana.

Dengan demikian setiap waktu kas kecil didalam laporan keuangan akan selalu berubah.

Agar pemahaman kita tentang penerapan dari 2 metode tersebut lebih jelas dan mendalam, maka berikut ini diberikan contoh transaksi dan contoh laporan dana kas kecil:

PT Manajemen Keuangan Education menyediakan dana kas kecil sebesar Rp. 5.000.000,-, kemudian melakukan transaksi-transaksi keuangan sebagai berikut :

Tanggal:

  • 16 Januari 2010 : Biaya Jamuan makan minum tamu Rp 400.000,-
  • 17 Feb 2010 : Biaya Reparasi dan Pemeliharaan Kantor Rp. 200.000,-
  • 18 Maret 2010 : Jamuan makan minum tamu Rp. 100.000,-
  • 19 April 2010 : Reparasi dan Pemeliharaan Kendr Kantor Rp. 200.000,-
  • 20 Mei 2010 : ATK Kantor (Utilitas) Rp. 300.000,-
  • 21 Juni 2010 : Reparasi Mesin Pabrik (Overhead Pabrik)Rp. 250.000,-
  • 1 Juli 2010 : Pengisian Dana Kembali dari KAS Rp. 1.450.000,-
  • 22 Juli 2010 : Jamuan makan minum tamu Rp. 200.000,-
  • 23 Agustus 2010 : Reparasi Mesin Pabrik (Overhead Pabrik) Rp. 350.000,-
  • 24 September 2010 : Biaya Telepon Kantor Rp. 450.000,-
  • 25 Oktober 2010 : Bayar Air PDAM Kantor Rp. 350.000,-
  • 26 Nopember 2010 : Biaya jamuan tamu Rp. 250.000,-
  • 27 Desember 2010 : Biaya reparasi kendaraan kantor Rp. 250.000,-
  • 31 Desember 2010 : Penyesuaian kas kecil (adjustment) Rp. 1.850.000,-

Dari contoh transaksi-transaksi tersebut, selanjutnya kita akan melakukan pencatatn dengan menggunakan 2 metode pencatatan kas kecil.

Bagaimana cara melakukan pencatatan dengan 2 sistem pencatatan terhadap contoh transaksi-transaksi di atas?

Yuk dilanjutkan pembahasannya…

#1. Pencatatan Transaksi Dana Kas Kecil dengan Sistem Dana Tetap

Apa tujuan dari pembentukan dana kas kecil?
Pengisian Dana Kas Kecil – Sistim Dana Tetap

Pencatatan transaksi kas kecil sebagian besar dicatat jurnal khusus pengeluaran uang.

Contoh-contoh yang lain dapat dibaca di artikel: Bagaimana Cara Mencatat Jurnal Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Jika melakukan pencatatan dengan menggunakan metode dana tetap, maka transaksi yang terjadi dari tanggal 16 Januari 2010 hingga 21 Juni 2010 tidak dicatat di MYOB Accounting.

Begitu juga untuk transaksi dari tanggal 22 Juli 2010 hingga 27 Des 2010 juga tidak dicatat di MYOB Accounting.

Transaksi baru akan dicatat saat Pengisian kembali Kas Kecil pada tanggal 1 Juli 2010 dan pencatatan jurnal penyesuaian kas kecil metode imprest di akhir periode 31 Juli 2010 melalui menu:

Banking | Spend Money.

Berikut ini tampilan kedua transaksi pengisian dana kas kecil yang dicatat dari menu:

Banking | Spend Money.

  • Account : pilih Kas (yang mengeluarkan dana).
  • Isikan nomor transaksi dan tanggal serta keterangan.
  • Acct# : pilih akun biaya (gabungan untuk satu akun yang sejenis dijumlahkan nilainya) dan dimasukkan dalam kolom Amount.

Sedangkan untuk pencatatan kedua, yaitu transaksi penyesuaian atas pemakaian dana kas kecil hingga akhir periode  yang belum dicatat melalui menu:

Banking | Spend Money

  • Account : pilih Kas Kecil.
  • Isikan nomor transaksi dan tanggal serta keterangan.
  • Acct# : pilih akun biaya (gabungan untuk satu akun yang sejenis dijumlahkan nilainya) dan dimasukkan didalam kolom Amount.
Apa fungsi dari dana kas kecil?
Keterangan: Penyesuaian Sisa Dana Kas Kecil – Dana Tetap

 

#2. Pencatatan Transaksi Dana Kas Kecil dengan Sistem Dana Berubah

dana kas kecil biasanya diambil dari
Keterangan: Pengeluaran Dana Kas Kecil – Sistim Dana Berubah

Untuk mempercepat pengisian kas kecil yang menggunakan sistem dana berubah, maka setiap terjadi pengeluaran dana langsung dicatat dari menu:

Banking | Bank Register.

Langkah-langkah pencatatan transaksi adalah sebagai berikut :

  • Account : pilih aku Kas Kecil.
  • Date : tetapkan tanggal periode transaksi yang diinginkan.
  • Type : pilih Spend Money untuk transaksi pengeluaran kas kecil, atau Receive Money untuk penerimaan kas kecil.
  • Cheque Number : nomor voucher pengeluaran kas kecil.
  • Date : tanggal pengeluaran kas kecil.
  • Amount : nilai pengeluaran kas kecil.
  • Account : pilih jenis akun biaya.
  • Memo : keterangan jurnal di buku besar.
  • Record.

Untuk transaksi pengisian kembali Dana Kas Kecil bisa langsung dicatat dari menu:

Bank Register

dengan memilih type transaksi :

Receive Money

dan isikan seperti gambar dibawah ini:

contoh kas kecil
Keterangan: pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem dana berubah

Pada akhir periode tidak perlu dibuatkan jurnal penyesuaian dikarenakan setiap terjadi pengeluaran kas kecil sudah langsung dicatat.

Penyesuaian dengan metode dana berubah hanya perlu dilakukan jika ternyata terdapat perbedaan nilai antara catatan kasir dengan bukti fisik

Yaitu jumlah uang yang tersedia di kas kecil pada akhir periode.

Sampai di sini sudah cukup jelas ya.

Oke, demikian yang dapat saya sampaikan mengenai cara pencatatan dana kas kecil di software akuntansi.

Pada contoh ini menggunakan MYOB Accounting.

Semoga bermanfaat.

Bagaimana menurut Anda?

***

manajemen keuangan dan SOP